Met O3Spaces EduHub, kunt u eenvoudig een veilig en gecentraliseerd elektronisch archief creëren. O3Spaces maakt het mogelijk uw bestaande leerling- en personeelsarchieven te digitaliseren en zo de informatie op gecontroleerde wijze te ontsluiten.

1. O3Spaces® Workplace
EduHub
O3Spaces Document-hub voor het onderwijs: O3Spaces EduHub
Met O3Spaces EduHub, kunt u eenvoudig een veilig en gecentraliseerd elektronisch archief creëren. O3Spaces maakt het mogelijk uw bestaande
leerling- en personeelsarchieven te digitaliseren en zo de informatie op gecontroleerde wijze te ontsluiten.
De huidige situatie en de uitdaging Gewenste situatie
Het raadplegen van papieren archieven, die vaak verspreid op De beschikbaarheid en ontsluiting van decentraal bewaarde
verschillende vestigingen onderhouden worden, is tijdrovend. informatie, de groeiende archieven en bewaarplicht staan bij veel
Papieren archieven leggen beslag op waardevolle ruimte en zijn instellingen reeds hoog op de agenda.
slechts effectief te bevragen middels een consciëntieuze archivaris.
Dossiers dienen op elk moment en vanaf elke plek door bevoegde
Veelal is informatie bij afwezigheid van de archivaris niet of
personen geraadpleegd kunnen worden, zonder tussenkomst van
nauwelijks vindbaar. Met name bij urgente situaties, wanneer
anderen.
dossiers direct beschikbaar dienen te zijn, is deze afhankelijkheid
zeer onwenselijk. Zowel papieren als elektronische documenten moeten eenvoudig en
eenduidig opgenomen kunnen worden in een digitaal archief.
Kortom, binnen het onderwijs gaat veel tijd, ruimte en geld verloren
met het bijhouden en raadplegen van leerling- en personeelsdossiers. De kans op fouten door het verkeerd archiveren van informatie
Vaak zijn de werkelijke kosten niet eens direct inzichtelijk en veelal moet worden verkleind door gebruik te maken van geautomatiseerd
zijn de bestaande (gefragmenteerde) archieven en bijbehorende dossierbeheer, waarmee de juiste orde wordt aangebracht. Gegevens
procedures met de jaren zo gegroeid. worden altijd op de juiste plek worden opgeslagen en zijn tevens
eenvoudig weer opvraagbaar.
Iedere keer dat een dossier wordt geraadpleegd bestaat er in de
praktijk een niet geringe kans dat er documenten verloren gaan, Het raadplegen van gegevens mag niet langer een bron van fouten
of in de toekomst onvindbaar worden. Denk aan het uitnemen en en verlies van informatie zijn.
verkeerd terugplaatsen van een dossier-hangmap, of het uitnemen Er bestaat ook een sterke wens om vanuit de aanwezige schooladm
en niet of verkeerd terugplaatsen van een document. inistratiesystemen dossiers te kunnen raadplegen.
Het is, zeker met het oog op de toekomst, een zeer relevante en
actuele uitdaging om uw archieven en de gerelateerde informatie
stromen te integreren in uw digitale omgeving.
Digitale dossiers Documentgeneratie
 Digitaal Leerlingdossier.  Automatische documentgeneratie (brieven, formulieren, etc).
 Digitaal Personeelsdossier.  Geïntegreerde huisstijl in alle documenten en communicatie.
 Digitalisering van bestaande archieven en post.  Gecentraliseerd beheer en distributie van documentsjablonen.
samenwerkingsverbanden.
 Digitale distributie van binnengekomen post, naar dossiers,
personen, werkgroepen, projecten of zaken.
 Geïntegreerd documentbeheer voor de schooladministratie-
omgeving.
Documentbeheer en Samenwerken vs-nl_3.2.1 | Copyright © 2010 O3Spaces B.V. Alle rechten voorbehouden.

2. -2-
Digitaal leerlingdossier
Naast het actieve leerlingdossier wordt de gehele leerlinghistorie gedigitaliseerd. Gekoppeld aan de personalia van het individu kan elke vorm van relevante
informatie worden ontsloten, zoals informatie over vooropleidingen, inschrijving en betaling. Deze gegevens zijn direct te raadplegen vanuit bestaande
schoolapplicaties (-bijlagen).
O3Spaces EduHub als uitbreiding van uw schoolapplicaties zorgt er eveneens voor dat het werken met documenten die gerelateerd zijn aan een leerlingdossier
optimaal ondersteund wordt:
 Office-documenten zijn direct te bekijken in een online viewer.
 Alle documenten vallen automatisch onder versiebeheer. Documentversies blijven bewaard, en het is altijd duidelijk wie, wanneer een wijziging heeft
gedaan.
 Papieren dossiers en nieuwe papieren toevoegingen kunnen direct worden ingescand
naar een LVS dossier. De gedigitaliseerde documenten worden automatisch ontsloten
door middel van tekstherkenning.
 Het classificeren van informatie wordt overzichtelijk en eenduidig m.b.v. dynamische
labels. Deze vorm van meta-data kan geautomatiseerd of met de hand worden
gedefinieerd.
 Ten behoeve van verslaglegging aan bijvoorbeeld externe instanties ondersteund
O3Spaces EduHub audit-trails. Hiermee wordt inzichtelijk gemaakt welke activiteiten er
op een dossier hebben plaatsgevonden.
 Om te voldoen aan (toekomstige) archiveringseisen kunnen documenten middels
geautomatiseerde documentconversies worden geconverteerd naar bijvoorbeeld het
PDF/A formaat.
Digitaal personeelsdossier
HR-bestanden - op papier of digitaal - moeten veilig en gecontroleerd toegankelijk zijn. Slechts een selecte groep mensen mag tenslotte toegang toegang
tot de betreffende documenten hebben. Doordat verschillende medewerkers documenten gebruiken, ontstaat er een risico dat gegevens (onbedoeld)
toegankelijk worden of dat documenten die zoek raken. Tevens komt het voor dat wanneer originele documenten niet makkelijk beschikbaar zijn, gebruikers
ongeautoriseerde kopieën maken. Zelfs wanneer hier controle op is, kunnen verschillende kopieën in omloop zijn. Dit staat de nauwkeurigheid en privacy van
gevoelige informatie in de weg.
O3Spaces EduHub als uitbreiding van uw schoolapplicaties zorgt ervoor dat het werken met documenten die gerelateerd zijn aan een personeelsdossier
optimaal ondersteund wordt:
 Toegang tot documenten eenvoudig en gedetailleerd in te stellen.
 Office-documenten zijn direct te bekijken in een online viewer.
 Documenten zijn eenvoudig terug te vinden op basis van inhoud en/of kenmerken.
 Alle documenten vallen automatisch onder versiebeheer. Documentversies blijven bewaard, en het is altijd duidelijk wie, wanneer een wijziging heeft
gedaan.
 Papieren dossiers en nieuwe papieren toevoegingen kunnen direct worden ingescand naar een personeelsdossier. De gedigitaliseerde documenten
worden automatisch ontsloten door middel van tekstherkenning
 Het classificeren van informatie wordt overzichtelijk en eenduidig m.b.v. dynamische labels. Deze vorm van meta-data kan geautomatiseerd of met de
hand worden gedefinieerd
 Ten behoeve van verslaglegging aan bijvoorbeeld externe instanties ondersteund O3Spaces EduHub audit-trails. Hiermee wordt inzichtelijk gemaakt
welke activiteiten er op een dossier hebben plaatsgevonden.
 Om te voldoen aan (toekomstige) archiveringseisen kunnen documenten middels geautomatiseerde documentconversies worden geconverteerd naar
bijvoorbeeld het PDF/A formaat..
O3Spaces B.V. | Stavorenweg 4, 2803 PT Gouda | Nederland | Tel. (+31) 182 680 269 | info@o3spaces.nl | www.o3spaces.nl
Disclaimer: Alle Productnamen, logo’s, merknamen en alle overige handelsmerken zijn eigendom van de respectievelijke eigenaren. | Copyright © 2010 O3Spaces B.V. Alle rechten voorbehouden.

3. -3-
Huisstijl, Sjabloonbeheer & Documentgeneratie
Het bewaken van de juiste huisstijl is cruciaal voor de uitstraling en het imago van een onderwijsinstelling. Waarom investeren in een huisstijl als deze niet
wordt doorgevoerd in alle communicatiemiddelen?
De huisstijl kenmerkt de identiteit van de onderwijsorganisatie en de correspondentie naar externe partijen en ouders weerspiegelt de professionaliteit van
een organisatie. Vaak echter worden documenten of correspondentie individueel door de auteur individueel vormgegeven. Deze manier van werken leidt
doorgaans to inconsistentie, fouten en uiteindelijk imagoschade.
Het juist opstellen van documenten zou dus hoge prioriteit moeten krijgen in de gehele organisatie.
Waarborg uw huisstijl middels documentsjablonen
Door gebruik te maken van centraal beheerde documentsjablonen, draagt u zorg voor een uniforme ‘corporate identity’ in al uw uitgaande communicatie.
Iedere eindgebruiker (auteur) heeft de voor hem of haar relevante documentsjablonen ter beschikking. Vormgeving en opmaak kosten niet langer onnodig tijd
en aandacht en de resulterende documenten voldoen aan uw kwaliteitseisen.
Documentgeneratie: juistheid, volledigheid en traceerbaarheid
Op basis van uw documentsjablonen, kunt u met O3Spaces documentgeneratie een verdere efficiëntie- en kwaliteitsslag realiseren. Door middel van intelligente
documentsjablonen kunt u ervoor zorg dragen dat specifieke documenttypen altijd voorzien zijn van alle relevante informatie, keer op keer.
Voordelen:
 Uniforme sjablonen voor alle uitgaande correspondentie.
 NAW-gegevens direct gevuld vanuit uw administratiepakket.
 Opslag van uitgaande correspondentie voor onweerlegbaarheid.
 Verzameling met standaard onderwijssjablonen voor vergadering, projectoverleg, ‘brief aan ouders’, uitnodigingen, etc.
 Lay-out en logica volledig gescheiden van de inhoud.
 Beschikbaar voor de eindgebruiker vanuit de bestaande Office-omgeving.
 Alleen de sjablonen waartoe gebruikers gemachtigd zijn, zijn zichtbaar.
O3Spaces B.V. | Stavorenweg 4, 2803 PT Gouda | Nederland | Tel. (+31) 182 680 269 | info@o3spaces.nl | www.o3spaces.nl
Disclaimer: Alle Productnamen, logo’s, merknamen en alle overige handelsmerken zijn eigendom van de respectievelijke eigenaren. | Copyright © 2010 O3Spaces B.V. Alle rechten voorbehouden.

4. Internationale referenties onderwijs
O3Spaces heeft samen met haar partners Simac Onderwijs en WIS gedetailleerde kennis van de onderwijsmarkt. Daarnaast wordt O3Spaces
Workplace – EduHub wereldwijd reeds door toonaangevende onderwijsinstellingen ingezet. Enkele voorbeelden:
 Princeton University (USA).
 University of New Mexico (USA).
 University of Georgia (USA).
 Free University of Berlin (Duitsland).
 Umwelt Forschungs Zentrum (Duitsland).
 University of Warsaw (Polen)
O3Spaces Workplace uitproberen Contactinformatie
 Bezoek http://trial.o3spaces.com en download een O3Spaces B.V.
voorgeconfigureerde installatie van O3Spaces Workplace.
Stavorenweg 4, 2803 PT Gouda
 Bezoek www.o3spaces.nl voor meer informatie, Nederland
schermvoorbeelden, functionaliteit, systeemeisen en prijzen. Tel. (+31) 182 680 269
info@o3spaces.nl | www.o3spaces.nl
Documentbeheer en Samenwerken
O3Spaces B.V. | Stavorenweg 4, 2803 PT Gouda | Nederland | Tel. (+31) 182 680 269 | info@o3spaces.nl | www.o3spaces.nl
Disclaimer: Alle Productnamen, logo’s, merknamen en alle overige handelsmerken zijn eigendom van de respectievelijke eigenaren. | Copyright © 2010 O3Spaces B.V. Alle rechten voorbehouden.