Gestión documentos electrónicos en la Universidad del Quindío

EJE TEMÁTICO NUMERO 2
CAROLINA BRAVO FLOREZ
OFELIA MUÑOZ CASTILLO
PABLO GARCÍA CHINCHILLA
SURELLY ANDREA VASQUEZ CORREA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BILBIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
ARMENIA QUINDÍO

EJE TEMÁTICO NUMERO 2
CAROLINA BRAVO FLOREZ
OFELIA MUÑOZ CASTILLO
PABLO GARCÍA CHINCHILLA
SURELLY ANDREA VASQUEZ CORREA
Tutor
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
Ingeniero de Sistemas
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BILBIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
ARMENIA QUINDÍO

TABLA DE CONTENIDOTABLA DE CONTENIDO
 Introducción
 Objetivos
 Definición
 Componentes
 Características
 Clasificación
 Problemática de la conservación de documentos
electrónicos
 Documentos electrónico de archivo

INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓN
Los documentos electrónicos son hoy por hoy uno de los
temas de mayor importancia debido a la ayuda que están
generando a las organizaciones y a las personas del común,
por su agilidad, versatilidad, espacio, pronta entrega, fácil
acceso, comodidad, etc.
En los componentes de la información y clasificación
documental se manejan técnicas muy exactas para mantener
la información al día en el lugar donde debe de estar y como
debe estar para ser ubicada fácilmente al momento de ser
requerida.

OBJETIVOSOBJETIVOS
Objetivo General
 Comprender la racionalidad económica que opera detrás del
documento electrónico y de las iniciativas cero papel.
Objetivos Específicos
 Conocer y entender porque son importantes los documentos
electrónicos.
 Saber entender la clasificación de la documentación y
aprovechar lo que proporciona el uso de las nuevas tecnologías
de la información a las empresas públicas y privadas.

Un documento electrónico es un documento cuyo
soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico
o magnético, y en el que el contenido está codificado
mediante algún tipo de código digital, que puede ser
leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de
detectores de magnetización.
Que son los documentosQue son los documentos
electrónicos?electrónicos?

COMPONENTES DELCOMPONENTES DEL
DOCUMENTO ELECTRÓNICODOCUMENTO ELECTRÓNICO
Los componentes característicos del documento electrónico
son:
1. Medio (el portador físico del mensaje).
2. Contenido (el mensaje que el documento trata de comunicar).
3. Forma física e intelectual (las reglas de representación
tenidas en cuenta para la comunicación del mensaje).
4. Acción (el ejercicio de voluntad que da origen al documento).
5. Cuatro personas (las entidades actuantes por medio
del documento: autor, destinatario, redactor, creador).
6. Vínculo archivístico (la relación que vincula cada
documento con el anterior y con el siguiente).
7. Contexto (el marco jurídico, administrativo, procedimental
y documental en el que es creado el documento).

Documento electrónico
“Información registrada,
producida, recibida en torno a la
implantación, realización y ámbito
de una actividad institucional o
personal que engloba el
contenido, contexto y estructura y
permite probarla existencia de la
actividad que lo generó”.
[Definición del CIA] [Consejo
Internacional de Archivos]
Contenido
Estructura
Contexto

El documento electrónico y sus partes
CONTENIDO = DATOS
Textuales (páginas, párrafos, palabras)
Numéricos
Gráficos
Sonoros
Enlaces hipertexto

El documento electrónico y sus
partes
CONTEXTO
• Información necesaria para una comprensión
completa y adecuada de:
- Los documentos
- Las actividades y operaciones
- Procesos asociados a los documentos
• Información para la gestión y conservación
• Información la recuperación y el acceso a
esos documentos

El documento electrónico y sus
partes
ESTRUCTURA
“Forma en la está registrado el documento, lo que
incluye la utilización de signos, diseño, formato,
soporte”
Guide for Managing Electronic Record froman
Archival perspective

 Metadatos.
Se definen como datos /
obre los datos
y hacen que el documento pueda ser utilizado y
comprendido.
Éstos describen cómo se ha registrado la
información, cuándo y por quien, cómo está
estructurada, cuándo se ha utilizado…
Para cumplir los requisitos funcionales
archivísticos se pueden organizar en seis capas o
niveles.
1. Registro: información relativa a la captura del
documento.
2. Términos y condiciones: para saber si está
disponible para su lectura, por parte de quién, bajo
qué condiciones.

 Metadatos…
3. Estructura: informa sobre la dependencia del software
necesario para su representación y las posibilidades
de interoperabilidad con otros sistemas en función de
las normas seguidas en su diseño.
4. Contexto: son los metadatos que preceden al
contenido y cumplen la función de demostrar la
procedencia, el entorno en el que el documento ha
sido creado.
5. Contenido: son los datos y pueden tener cualquier
forma.
6. Historia del uso: para conocer cuándo, cómo y de qué
manera ha sido archivado, clasificado, valorado y
seleccionado, y utilizado.

1. Los documentos electrónicos deberán cumplir los
siguientes requisitos para su validez:
a) Contener información de cualquier naturaleza.
b) Estar archivada la información en un soporte
electrónico según un formato determinado y susceptible
de identificación y tratamiento diferenciado.
c) Disponer de los datos de identificación que permitan su
individualización, sin perjuicio de su posible incorporación
a un expediente electrónico.
2. Los documentos administrativos electrónicos deberán,
además de cumplir las anteriores condiciones, haber sido
expedidos y firmados electrónicamente.
CARACTERISTICAS DE LOSCARACTERISTICAS DE LOS
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

CARACTERISTICAS DE LOSCARACTERISTICAS DE LOS
3. Otras características básicas son:
Es capaz de almacenar información tanto en forma de
texto, imágenes diagramas.
Se opera desde un ordenador o pc
No tiene limite de caracteres. Es virtual
Optimiza los recursos de recuperación de la información
en cuanto formato y tiempo
Eficacia de realizar transacciones en la información
Facilita el proceso del texto y da recuperación de
respaldo a la información
El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo
en un directorio, subdirectorio o carpeta dado por el
individuo almacenado en el equipo de computo
 Puede abrirse cuantas veces sean necesarias para:
modificar - imprimir- eliminar

CLASIFICACIÓN DE LOSCLASIFICACIÓN DE LOS
Toda clasificación pretende sistematizar,
aclarar conceptos e ideas, agrupar (y por
tanto diferenciar) por criterios de afinidad,
dependiendo del punto de vista que
adoptemos para clasificar obtendremos una
clasificación u otra para el mismo
documento.
Algunas de esas clasificaciones (si no
todas) plantean controversias desde el
momento en el que no resulta fácil o claro
incluir un documento en una u otra de las
clases o cuando no quedan bien delimitados
los márgenes de las mismas.

A los soportes tradicionales como son:
Papel
Película (imagen fija: fotográfica; imagen en movimiento:
cine, televisión y vídeo; rayos x: para uso médico, etc.)
Se han unido los nuevos soportes que se pueden resumir en
dos categorías distintas:
 Magnéticos
 Vídeocasete o Video tape (analógico)
 Radio casete o Audio tape (analógico)
 Casete digital o Digital tape
 Mini DV
 Disquetes o Floppy Disk
 Discos Zip o Zip Disc

 Audio MiniDisc
 Tarjetas de Memoria
 Discos duros
 Ópticos:
 CD-Audio
 CD-ROM
 DVD
Aunque también existe un nuevo tipo
de soportes que combina ambas
tecnologías, se trata de los
soportes:
 Magnético-Ópticos: Discos Mo

Problemática de la conservación deProblemática de la conservación de
Documentos ElectrónicosDocumentos Electrónicos
• La información digital es intrínsecamente
más fácil de alterar que las tecnologías
tradicionales de papel o microfilm.
• Los soportes de almacenamiento digital
tienen menos esperanza de vida y requieren
de la existencia de unas tecnologías para
acceder a los mismos que cambian a una
velocidad incluso mayor que los propios
formatos. Además se deterioran más
fácilmente haciendo que se pierdan los
contenidos.

Problemática de la conservaciónProblemática de la conservación
de Documentos Electrónicosde Documentos Electrónicos
• Mantenimiento de los documentos “Calidad de la información”
Los documentos digitales no deben ser mantenidos completamente
separados de los documentos en papel: un documento aislado no
tiene valor si esta separado de su contexto y su documentación
(Termino “Calidad de la información”). El acceso a los documentos
debe ser extremadamente sencillo, a la vez que debemos
controlarlos mejor, para ponerlos a disposición de las generaciones
futuras.

El camino a recorrer
Considerar en los proyectos de Administración electrónica el cumplimiento de los
aspectos relacionados con la gestión y acceso a los documentos electrónicos.
• Estrategia: Cada organización debe construir su estrategia sobre los
documentos electrónicos, y un plan de cómo se va a llevar a cabo (UNE-ISO-
15489)
• Tecnología: la tecnología cambia lo importante es el contenido –los datos, y
documentos electrónicos- y no el continente (MoReq 2, servicios @firma, SNTS,
tram.)
• Reglas: adaptar disposiciones y rediseño de los procedimientos internos de
trabajo a la nueva realidad que supone la Administración Electrónica (manuales de
gestión no de usuarios de aplicaciones, cuadro de clasificación)
• Personas: tareas de carácter organizativo, técnico y de coordinación que
deberán ser asignadas en el marco de las organizaciones. (responsables de
políticas hasta ejecución)

El camino a recorrer: cuestiones
• Qué documentos van a estar firmados, sellados; con qué tipo de firma o
sellos de los que la normativa permite.
• Cuándo se establece que un documento es definitivo y qué medidas hay
que aplicar a lo largo del tiempo
• Establecer su calendario de conservación
• Qué tipo registros auditables se van a establecer para garantizar y
demostrar que los documentos no han sido manipulados y alterados.
• Qué estrategia tecnológica se va a adoptar para que los documentos sean
legibles y para mantener los metadatos asociados que facilitan su
localización y comprensión.
• Qué medios hay que establecer para asegurar la seguridad de acceso.
• En qué nivel de la organización es responsable del seguimiento del
cumplimiento de las medidas.

Documento Electrónico deDocumento Electrónico de
ArchivoArchivo
Según el Archivo General de la Nación un
documento electrónico de archivo es:
El conjunto de documentos electrónicos,
producidos y tratados archivísticamente,
siguiendo la estructura orgánico-funcional
del productor, acumulados en un proceso
natural por una persona o institución pública
o privada, en el transcurso de su gestión.

ArchivoArchivo
Aquel documento que es producido, recibido o
reunido por una persona física o jurídica de modo
involuntario, natural y espontáneo en el transcurso
y como apoyo de sus actividades, de la que es
testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se
conserva y trasmite también mediante los medios
electrónicos, en depósitos de conservación
permanente, tras efectuar una selección a partir de
la identificación y valoración de las series, con
medidas de autentificación y preservación
adecuadas y con una organización respetuosa con
su modo de producción, con el fin de garantizar su
valor informativo, legal y cultural, así como de
permitir su acceso y uso también mediante las
tecnologías de la información.

ArchivoArchivo
Propuesta de programa de intervención en archivos de documentos
electrónicos
1. El plan de preservación contendrá instrucciones para:
Planificar y crear depósitos acordes con las directrices y normas
internacionales de conservación.
Un reglamento para el uso y la manipulación de los documentos.
Planes de emergencia para actuar ante desastres como incendios e
inundaciones.
Medidas de seguridad contra el robo que deberán ampliarse también a
sistemas de seguridad informática contra intervenciones no autorizadas que
puedan modificar los documentos.
2. Las medidas de conservación preventiva actuarán en tres frentes:
Protección de los soportes de los agentes de deterioro físicos y bióticos.

ArchivoArchivo
 Defensa de los contenidos de los virus informáticos.
 Reproducción de los documentos, tanto para disponer de copias de
seguridad como para luchar contra la obsolescencia.
3. El estudio de estrategias y técnicas adecuadas para llevar a cabo la
reproducción masiva y continua de los documentos electrónicos es prioritario.
Cuatro tipos de soluciones son las más difundidas durante el proceso de
copia:
 La salvaguarda de la especificación de las versiones de los formatos junto
con los documentos para permitir su futura decodificación.
 La migración de formatos.
 La eliminación de las dependencias no esenciales de los documentos con los
programas que los crearon para facilitar su recuperación por tecnología
estándar.
 El desarrollo de aplicaciones informáticas que emulen el funcionamiento de
hardware y software obsoletos.

ArchivoArchivo
Principios en el ámbito de archivo Documentos electrónicos
Autentificación:
El documento electrónico de archivo participa de los mismos rasgos que
el resto de los documentos de archivo: originalidad, unicidad,
organicidad y valor probatorio. Las diferencias con el resto derivan del
hecho de que su creación, manipulación, transmisión, recuperación y
lectura se realiza mediante herramientas informáticas apropiadas ya
sean de tipo físico (ordenadores, periféricos y redes) o lógico (sistemas
operativos, aplicaciones y protocolos de comunicaciones).
Su fin es identificar los elementos de los documentos electrónicos que
son necesarios para mantener su autenticidad a lo largo del tiempo y
fijar los controles que se deben realizar para comprobar no sólo la
integridad física y lógica de los documentos, sino también su calidad
cuando se almacenan y transfieren a los diversos depósitos.

ArchivoArchivo
Preservación:
La conservación preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la
información y del valor jurídico del documento es uno de los principios que rigen la
gestión de los archivos. La investigación en su preservación se enfrenta a dos retos:
primero, la creación de depósitos de conservación adecuados, tanto físico-lógicos
(disquetes, discos compactos, video discos digitales, etc.) para los originales y las
copias, como contenedores y almacenes de estos depósitos seguros, siempre en
óptimas condiciones. También, se hace necesario tomar nuevas y más urgentes
medidas ya que lo digital es más vulnerable al paso del tiempo que el papel.
Los soportes de los documentos digitales tienen una capacidad de resistencia
menor a la acción de agentes de deterioro naturales como humedad, oxidación,
magnetismo y elementos bióticos. Además, se enfrentan a un nuevo fenómeno aún
más peligroso: la obsolescencia técnica tanto de los depósitos físico-lógicos, como
de los elementos de hardware y de software mediante los que se han creado.

ArchivoArchivo
Organización:
Las recomendaciones de las principales organizaciones archivísticas, son la
defensa de la validez de representar y organizar los archivos de documentos
electrónicos de acuerdo con su modo de producción. Los principios de
procedencia, integridad de los fondos y respeto a la estructura orgánica, que se
concretan en la reunión de los documentos manteniendo las agrupaciones
naturales y en la realización de una descripción multinivel según la jerarquía
documental, de acuerdo con la Norma Internacional General de Descripción
Archivística, son de aplicación, por su carácter universal, en este tipo de
archivos.
En los archivos electrónicos se seguirán identificando los fondos y secciones
mediante el análisis del fin, las funciones y los órganos de las instituciones
productoras, y las series documentales mediante el estudio de los tipos
documentales.

ArchivoArchivo
Acceso:
La facilidad en el acceso a los archivos de documentos electrónicos es la
principal aportación de lo digital en esta área de la gestión. Ofrece, la
velocidad y la precisión de la búsqueda y la recuperación gracias a la
automatización de los instrumentos de descripción, junto con su
necesaria normalización. Y, el aumento del grado de difusión y uso del
archivo que brinda la posibilidad de acceder a los documentos por vía
telemática tanto dentro de la institución productora en la intranet como
desde el exterior por usuarios ajenos a la organización a través de
internet.
A lo anterior sumamos tres pilares en áreas actuales de investigación y
desarrollo: —la edición y difusión de los documentos en formatos
electrónicos universales basados en estándares abiertos, —la definición
electrónica de los distintos tipos de documentos creados por una
institución mediante la identificación de su origen, contenido, estructura y
otros datos de interés que se asocian como metadatos a los documentos,
y —la normalización y codificación de los instrumentos de descripción.

CONCLUSIONESCONCLUSIONES
El reconocimiento de cada uno de los temas investigados es
altamente significativo para este proceso de aprendizaje ,sobre todo por
que se tiene la posibilidad de documentar y visualizar los contenidos de
esta manera es más afectivo el aprendizaje.
Para hacer un adecuado manejo de la información es indispensable
conocer del procedimiento de cada uno de los documentos digitales y
cada una de sus definiciones es realmente confortable la realización del
presente documento porque en el se plasma los temas más relevantes
sobre la documentación digital.
VIDEOVIDEO
https://www.youtube.com/watch?v=vX1k0sv5yzA

BIBLIOGRAFIABIBLIOGRAFIA
 http://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electr%C3%B3nico
http://www.criptored.upm.es/descarga/20110412_ENI_DOCe_TASSI_UPM_
99_final.pdf
http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembre/9.pd
f
http://infonautica.net/docs/infomag/infodigital/contenidos/textos/Esteban_1.pd
f
http://www.hipertexto.info/documentos/soportes.htm
http://www.ub.edu/gestiodocumentalarxiu/ca/gda/normativa/Adm_electronica
_docum_exped_archivo.pdf

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