Congrès Le Nouveau
Monde du Travail

Le nouveau
monde du travail
comme ruse
Alexandra Giroux
Internal communications
manag...
@Contenu
Le nouveau monde du travail : le cas des
mutualités libres.

@Interaction
Utilisation du hashtag
#ohnwkluwer
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Qui sont les mutualités libres ?
Le contexte
Pourquoi le nouveau monde du travail ?
NWOW !

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La vision
Le programme InsideOut!
Objectif
Echange
Orientation
individus &
résultats
Satisfaction
Go for green!

L’ambition du programme

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Collaborer &
échanger des
connaissances

Moins de règles,
plus de confiance

Engagement &
résultats
MLOZ for
GREEN

Inside...
4 valeurs
Résultats attendus
La structure du programme
L’environnement de travail intégral de InsideOut!

CULTURE & BEHAVIOUR

ORGANISATION v2

BYTES

4 tracks

BRICKS
PROGRAM STEERING
Directeur
Général
Executive sponsor

Directeur
Operation
Org. V2

Directeur
Finance
Bricks

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IT
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3 vitesses
InsideOut! In een notendop…

3 projets
Le projet flex@work
Les principes directeurs de flex@work

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4 PHASES

Analyse
Pilote
Elargissement

Implémentation
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L’analyse des besoins
Analyse quantitave &
qualitative

L’analyse

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Le nouveau monde du travail est une ruse
Le cadre
3 types d’accords
Et en pratique ?
Le lancement du pilote
4 équipes lancées
(54 collaborateurs) :
6 télétravailleurs
occasionnels
48 télétravailleurs
structurels
1 jour flex : 15
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Les formations

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Je veux rester
en contact avec
mes collègues !
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Mon chef est
toujours sur
mon dos !

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L’évaluation intermédiaire
Le positif
Points positifs et risques

Les points d’attention
Les premières solutions
Les prochaines étapes
Les prochaines étapes
Questions ?

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CONGRÈS LE NOUVEAU MONDE DU TRAVAIL
ALEXANDRA GIROUX - @OLENKA
www.nouveaumondedutravail.be

Unfold your
potential
Le nouveau monde du travail est une ruse
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Le nouveau monde du travail est une ruse

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Nouveau monde du travail : étude de cas du projet flex@work présenté au congrès sur le nouveau monde du travail organisé par Kluwer.
Comment donner vie à ce projet complexe ? Quels obstacles imprévus ont été rencontrés et comment ont-ils été surmontés ? Comment les managers et les collaborateurs se sont-ils préparés à leur nouveau rôle ?

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  • Étude de cas : Le Nouveau Monde du Travail aux Mutualités Libres
  • Présentation Alexandra GirouxInternal communications managerChef de projet de :Flex@workPaperless office40 minutes de présentation20 minutes de questions / réponsesContinuons la discussion sur Twitter :#ohnwkluwer@olenkaPour ce voyage vous aurez besoin de votre tablette/smartphone et de votre bonne humeur.
  • Présentation des mutualitéslibresL’Union Nationale des Mutualités Libres regroupe 7 mutualités apolitiques et dynamiques qui, ensemble, représentent plus de 2 millions d’affiliés.Les 3 missions spécifiques de l'Union Nationale des Mutualités LibresInterlocuteur légal des autorités et des acteurs de l’assurance maladie obligatoire. En tant que co-gestionnaire du système de santé, nous participons à  l’élaboration des politiques de santé, négocions les accords tarifaires avec les prestataires de soins, et veillons à la pérennité du système;  Centre d’expertise pour des matières spécifiques telles que la réglementation belge et européenne, le médical, le juridique, les études stratégiques, les relations internationales; Centre de services pour les 7 Mutualités Libres autour d’activités dont la centralisation est source d’efficacité accrue et de gains de productivité
  • Le contexteLa visionLa structure du programmeLe projet flex@workL’analyse des besoinsLe cadreLe lancement du piloteL’évaluation intermédiaireLes prochaines étapes
  • Pourquoi le nouveau monde du travail ?Aujourd’hui :TRAVAIL ROUTINIERMÊME LIEU, MÊMES HEURESPEU D’AUTONOMIEDemain (NWOW) : ECONOMIE DU SAVOIRAUTRES LIEUX, AUTRES HEURES !RENCONTRES INTELLIGENTES !-----------LA REVOLUTION DIGITALE« IT IS THE NEW NORMAL »Voilà le collaborateur 2.0 !« The cultural creative »HiérarchieContrôle et règlesBénéfices économiques1 employeurProjets inspirants ! Entrepreunariat ! Réseaux ! Développement personnel ! Mentor, coach et facilitateur ! Environnement ! Famille ! Equilibre travail/vie privée ! (conditions de travail)QUELS INCONVENIENTS RENCONTREZ-VOUS SUR LE CHEMIN DU TRAVAIL ?Retards et annulations de trains ?Embouteillages interminables ?Métros bondés ?À vélo dans les gaz d’échappement ?COMMENT COMBINEZ-VOUS TRAVAIL ET FAMILLE ?COMMENT GEREZ-VOUS L’EXPLOSION DE L’INFORMATION ?COMMENT CONSIDEREZ-VOUS NOS BUREAUX ?PENSEZ-VOUS QUE NOTRE ENVIRONNEMENT ACTUEL REPOND AU MIEUX A VOS BESOINS EN MATIERE DE TRAVAIL, DE CONCERTATION ET DE REUNION ?- Au niveau de l’aménagement ?En matière d’ergonomie ?Au niveau de l’ICT ?EMPREINTE ECOLOGIQUE :Egalement notre responsabilité en tant que société ou collaborateur ?L’ORGANISATION FLEXIBLE : LE « TRAVAIL PLUS INTELLIGENT » DOIT ENGENDRER LE RENDEMENT !
  • Sortir de notre caverne ! (cf. Platon !)Le nouveau monde du travail = une ruseruse /ʁyz/ fémininProcédé ingénieux utilisé pour avoir le dessus sur un ennemi, échapper à un prédateur.
  • Le nouveau monde du travail comme solutionPLAATSONAFHANKELIJK:Ikkieszelf de meestgeschiktewerkplek in functie van mijnactiviteit:Op kantoor in open space, in concentratieruimte, etcThuis (home office: recht, geenplicht)In eengedeeldkantoor al dan niet bijeen externe partner (coworking)TIJDONAFHANKELIJK:Ikkrijgmeerflexibiliteit om te bepalenwanneerikwerk:Glijdendewerkuren op kantoorGeencontrole op wanneer je thuiswerktBetere balans werk- en privétijdVoordelen• De interne en externe arbeidsmarkt is vragende partij• Flexibiliteit in 2 richtingen (werkgever én werknemer)• Telewerk laat toe dat mensen efficiënter en kwalitatiever werk afleveren• Verbetering van de balans werk/privé• Reductie van de mobiliteitsproblematiek (minder stress en efficiëntertijdsgebruik)• Vermindering van de ecologische voetafdruk als werkgever(maatschappelijkverantwoordondernemen)• Efficiëntergebruik van kantooroppervlakte• Being employer of choice• Imago van vooruitstrevendedienstverlenerDoelstellingenTelewerken• Productiviteitstoename van de telewerker• Verhoging van de retentie• Daling van hetabsenteïsme• Vermindering van facilitairekosten• Coherent met de visie, waarden en strategieLes types d’organisation de travail flexible  : Homeworking = travail à la maisonCoworking = travail dans un bureau autre qu’MLOZ donner des exemples (mut, mteam)Télétravail = travail à distance (homeworking ou coworking) (à préciser aussi dans les sessions d’information)Heures glissantes : Une heure glissante est une période qui commence à n'importe quelle heure pour se terminer une heure plus tard. Ainsi, par exemple, une période de travail de 8 heures glissantes peut débuter à n'importe quelle heure et se terminera 8 heures plus tard.
  • Le contexteLa visionLa structure du programmeLe projet flex@workL’analyse des besoinsLe cadreLe lancement du piloteL’évaluation intermédiaireLes prochaines étapes
  • VisionInside Out!Faire tomber les murs entres collègues, services,… Montrer notre motivation & notre enthousiasme.Maison/lieux de rencontre ouverts pour les collègues, Muts, partenaires ext. Rendre notre expertise accessible au maximum + sortir, rencontrer…Encourager les initiatives et l’entrepreunariatdes collaborateurs. Communication & politique du personnel transparentes.Comment allons-nous aborder le NMT ?Dans quoi nous lançons-nous ?Comment allons-nous commencer ?Le programme NMT « InsideOut » doit dévoiler le cœur de notre organisation, à savoir nos collaborateurs, leur expertise, leur motivation et leur enthousiasme , le rendre visible et tangible.
  • InsideOut! a pour ambition de placer l’EXPERTISE et la MOTIVATION des collaborateurs au CENTRE de l’organisation et de mettre en place un nouvel ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL, qui contribue un maximum : AUX ECHANGES DE CONNAISSANCES & A LA COLLABORATION (entre collaborateurs, avec les Muts, avec les acteurs externes)A UNE CULTURE ORIENTEE INDIVIDUS ET RESULTATS (confiance & responsabilité)A LA SATISFACTION DES COLLABORATEURS (une ambiance de travailpositive et unmeilleuréquilibretravail/vieprivée)A uneEMPREINTE ECOLOGIQUE REDUITE et unenvironnementsain
  • 6 principes conducteurs du nouvel environnementde travail de InsideOut!Collaborer et échanger des connaissancesEnsemble avant tout ! L’initiative est plus importante que le titre de votre fonction ou votre place dans la hiérarchie ! Un environnement de travail (bureau, ICT…) qui facilite la collaboration ! Nous rencontrons nos clients (internes) !Moins de règles, plus de confianceCulture d’entreprise ouverte et transparenteRelation employeur-travailleur basée sur la confiance (règles d’ordre intérieur)Davantage d’autonomieTravail indépendant du lieu et du tempsEngagement & résultatsCollaborateurs qui couplent la motivation et l’engagement à la confiance et l’autonomie.Managers et direction qui évaluent en fonction de la responsabilité, du résultat et de la plus-value pour l’équipe, le projet, l’organisation.Chefs-coachsLes managers visent l’autonomie et pilotent sur la base de la confiance.Ils concluent des accords en matière de résultat et de disponibilité.Ils évaluent en fonction des résultats convenus.Ils encouragent le travail d’équipe, l’initiative, le dialogue et le travail en réseau.Ils aident et encadrent leurs collaborateurs.« Economies of motivation » : bien-être des collaborateursCroissance grâce au développement personnel de chaque collaborateur.Meilleur équilibre travail/vie privée et plus grande satisfaction des collaborateurs.Employeur attrayant.MLOZ GO FOR GREENInvestissement durable (follow me printing, lieu de travail peu énergivore).Réduction de notre empreinte écologique : consommation d’énergie, paperless office, etc.Pas d’initiatives isolées, mais un choix conscient et une stratégie pour l’ensemble de l’organisation.
  • 4 valeursINDEPENDANCE« J’organise ! »Je planifie, structure et organise moi-même mon travail (comment, où et quand).Je choisis moi-même le lieu de travail le mieux adapté.ENGAGEMENT« Je m’engage !»Je définis et atteins mes objectifs.Je rends mes résultats visibles.EQUIPE« NOUS partageons »Je partage mes connaissances avec d’autres.Je cherche à collaborer avec d’autres experts.VITALITE« Je m’investis ! » J’investis dans mes connaissances professionnelles et “digitales”, je prends des initiatives.J’avance grâce à l’auto-épanouissement.
  • Résultatsattendus1. ELIMINER LES OBSTABLES A DAVANTAGE D’INTERACTION2. CRÉER UN LIEU DE TRAVAIL FLEXIBLE ET AGREABLE3. ACCROITE LE BIEN-ÊTRE & LA SATISFACTION DES COLLABORATEURS4. ECONOMISER INTELLIGEMMENT ET INVESTIR DURABLEMENTArguments de l’UN500 en faveur du NMT ?ELIMINER LES OBSTABLES A DAVANTAGE D’INTERACTIONL’expertise, l’enthousiasme et la « cohésion » des collaborateurs (« Union ») sont nos principaux atouts.Beaucoup d’énergie positive est perdue au sein de la structure organisationnelle actuelle (concertation transversale qui prend du temps).Notre investissement est souvent invisible pour le monde extérieur.De nombreuses possibilités en matière d’ICT, de collaboration et de réseau sont encore sousutilisées (Sharepoint, Yammer, Intranet, etc.)2. CRÉER UN LIEU DE TRAVAIL FLEXIBLE ET AGREABLEPeu de lumière du jour Espaces vides vs open spaces bondésPas vraiment un bâtiment d’entreprise + quartier résidentielPas de « lieux de concentration » ou de brainstorming.ICT 3. ACCROITE LE BIEN-ÊTRE & LA SATISFACTION DES COLLABORATEURSBesoin de moins de règles d’ordre intérieur et davantage de confiance (p.ex. horaires, télétravail, utilisation des médias sociaux).Abolir la culture du présentéisme (du contrôle de la présence au contrôle du résultat).Mise en place d’une culture d’entreprise visant davantage d’initiatives propres et l’« entrepreunariat » de chaque collaborateur individuel.Trajet domicile/travail prenant du temps – Télétravail. 4. ECONOMISER INTELLIGEMMENT ET INVESTIR DURABLEMENTFrais élevés de déménagement et de réorganisation.Postes de travail inoccupés et bureaux vides.Frais élevés d’énergie .Besoin d’une philosophie « tout le monde participe ».La pensée et l’investissement écologiques ne sont pas encore ancrés dans notre culture d’entreprise, notre politique du personnel ou d’investissement.InsideOut ! souhaite créer un environnement de travail physique et mental qui soutient au maximum l’UN dans ses ambitions en tant que centre d’expertise et de services vis-à-vis des autorités, des mutualités et des partenaires externes.Vis-à-vis des autorités & des acteurs : « PARTENAIRE DE DISCUSSION »Ambition d’exercer une influence active sur la politique.Veiller à un système durable.Pour les Muts :« SERVICES/CENTRE D’EXPERTISE »Ambition de contribuer, en coulisse, à la création d’une prestation de services pour les membres MLOZ.Pour les partenaires externes« CENTRE D’EXPERTISE »Ambition d’être une référence (études stratégiques, connaissance du cadre légal, etc.)Pour les collaborateurs : EMPLOYEUR ATTRAYANTMettre en place une culture orientée individus et résultats.Un environnement de travail flexible.
  • Le contexteLa visionLa structure du programmeLe projet flex@workL’analyse des besoinsLe cadreLe lancement du piloteL’évaluation intermédiaireLes prochaines étapes
  • CULTURE & BEHAVIOURCulture d’entreprise orientée individus et résultats ORGANISATION V.2 Structure organisationnelle qui permet de partager des connaissances et favorise la collaborationBYTESEnvironnement ICT facilitant la collaboration et le travail flexible BRICKSEnvironnement de travail flexibleBureaux comme lieu de rencontre Synchronisation des 4 domaines d’objectif
  • Program structure & governanceSteering: visie + beslissenChange team: Begeleiden veranderingsprocesPDM – project delivery meetings: Overleg tussen PM’s + FF verantwoordelijken InsideOut! Communication : 3 piliersINFORMATIONSENSIBILISATIONCOCREATIONCréation d’un groupe de travail permanent« Internal communication & change »Général : Gérer la communication interneRédiger un plan de communication interne pour l’UN Communiquer via les canaux disponiblesPiloter les comités de rédaction sous-jacents (MLOZoom, intranet, yammer…) Attention spécifique : Insideout! Information & sensibilisationCocréation : coordination et organisation des groupes de discussion
  • AND THE FAST FOLLOWERS 2013 ARE…BU gestion clientèle -BU Contentieux, Dossiers et recouvrements, Matières régionales --Financial Services -Legal Services -COCREATION !Réunions de travail avec les responsables (cadre, objectifs, timing, budget)2. Concertation avec les collaborateurs (contenu concret du projet)
  • -------Projets :Flex@work (AGX)Feelgood@work (EVN)Paperless office (AGX)Move & Mobility 2014Social Media 2014
  • Le contexteLa visionLa structure du programmeLe projet flex@workL’analyse des besoinsLe cadreLe lancement du piloteL’évaluation intermédiaireLes prochaines étapes
  • Het HOOFDDOEL van flex@work: de geleidelijkeinvoering van een FLEXIBELE én SLIMME organisatie van werkenHet LEIDENDE PRINCIPE van flex@work:Tijd- en plaatsonafhankelijkwerken
  • Phases du projetAnalyse et design Analyse des besoins Sensibilisation du management Planning détaillé et objectifs Analyse aspects juridiques, techniques et autres Préparation pilote Communication Juin 2013Pilote Pilote avec groupe test représentatif Suivi des objectifs Communication sur pilote Evaluation intermédiaireGO / NO GOElargissementElargissement à un plus grand groupe (MLOZ), départements, scope Communication sur le pilote et élargissement Evaluation intermédiaire 2Implémentation Correction Intégration à une politique RH globaleLancement avec communication et formations Fin projetFASE 1: Analyse• Behoefte analyse bij werkgever: verwachtingen van de medewerkers,verwachtingen van de directie, verwachtingen van het (line)management.• Definitiedoelstellingenvanuit analyse• Middelen en investeringen• Functies die in aanmerking kunnen komen• Rol van HR / rol van de andere betrokken partijenFASE 2: Voorbereiding• Uitwerken van het model en het kader• Budgettering• Beschrijving van hetproces/stappenplan• Welke functie komen finaal in aanmerking• Welke criteria vragen we aan de functiehouder• Verfijnen van de procedures• “Go” van de directie• Methode: workshop, soundboardsessies• Budget (excl.BTW)Fase 3: Pilootgroep• Op niveau van 3 à 4 departementen “Believers”• Doelstellingenbepalen en meten• Lessonslearned• ROI meten• Geleidelijke change• Quick win• Telewerk ambassadeurs in de organisatieFase 4: Lancering en communicatie• Opstellen van hetcommunicatieplan• Samenwerking HR en Internal communication• Communicatiekanalen• Informeren van syndicale partners• Informeren van management, medewerkers, klanten en stakeholders• Vaste info-plaats op intranet• Interne SPOC• Invoering telewerken = (cultural) change = verhalen van communicatie
  • Le contexteLa visionLa structure du programmeLe projet flex@workL’analyse des besoinsLe cadreLe lancement du piloteL’évaluation intermédiaireLes prochaines étapes
  • 1) Questionnaire d’analyse sur Inside (notre intranet)BesoinsPerceptions Confidentialité Enquête collaborateurs/managers Template/exemples politiques Plan de communication « Outils » Managers Tips & Tricks CollaborateursApproche étape 1 « démarrage »Analyse des besoinsQuestions : Quels sont les besoins de MLOZ, du management, des collaborateurs ?Quelles sont les attentes ? Quels sont les avantages potentiels ? Quel(le) est l’intention/enthousiasme? Quelles fonctions entrent en ligne de compte ?Quels sont les critères ? Quels moyens et investissements y-a-t-il à gagner ? Quel est le rôle des RH ? Quel est le rôle de l’IT ?Adapter les demandes et la méthode aux groupes cibles !Etapes :Délimitation scope souhaité par project team« Poll » sans engagement auprès des collaborateurs Via InsideEnquête cadres supérieurs et moyensSéances qualitatives cadres moyensPrésentation résultats & approche piloteSurvey insideDétecter besoins individuelsAnalyser : mais ce n’est pas parce qu’on a un tel % qui souhaite une chose X qu’on va le faireOn ne communique pas sur qui a dit quoi2/ Analyse qualitative1 - Le fait que l'accompagnateur du workshop soit une personne externe. > éviter qu'un membre du personnel de direction ou autre collaborateur "stratégique" ne participe à ces workshops2 - Le fait que l'anonymat soit garanti (le rapport fourni au terme du workshop ne mentionnera pas de nom) 3 - Une explication sur la manière dont les participants ont été sélectionnésSélection de volontaires (collaborateurs et noms donnés par le manager) > rôle d’ambassadeurs. Pas forcément des gens très positifs ou très négatifs.Un groupe « collaborateurs » et un groupe « managers »RésultatsProblèmesSolutionsPar la suite, il sera important de communiquer sur ce qui est ressorti de la phase d'analyse des besoins et de communiquer sur les étapes ultérieures du projet. Discussion des résultats
  • enquête
  • Le contexteLa visionLa structure du programmeLe projet flex@workL’analyse des besoinsLe cadreLe lancement du piloteL’évaluation intermédiaireLes prochaines étapes
  • Pour les Fastfollowers mais aussi pour les non FFJuridisch kader en kader landsbond (bv. minimale aanwezigheid op kantoor, uitgesloten functies, enz.)Afspraken binnen de ploeg (team meetings, permanentie, enz.)Collaboration et travail d’équipeManagement par résultatDisponibilité (et indication)Cohésion sociale Afspraken medewerker – manager (functie, eigen voorkeur, enz.)  feuille de route par équipeFlex fixe (dans un premier temps) oucoworkingNombres de jours de télétravailHeuresglissantes3 jours au bureau minimum – ancienneté d’un an Co créationOn décide ensemble où on va Flex = in functie van de behoeften van elke dienst, ploeg én medewerker
  • Organisation facilitée via :Cadre juridique flexPolicyAvenantStructure / OccasionnelFixe (au départ mais plus maintenant) / flexibleEn concernation avec tous les acteus interne / externeMatériel (laptops, 2e écran, GSM)indemnité payée par moisGSM & avantage en natureLaptops + matériel supplémentaire par vagueIdem HROutils IT (lync, yammer, sharepoint)Procédures (règlement du travail, encodage des jours de travail)Guides (ergonomie, prévention accidents du travail)Parcourons les différentes possibilités de télétravail :Vous êtes télétravailleur structurel (fixe)Vous êtes télétravailleur structurel (flexible temps et fixe pour les lieux)Vous êtes télétravailleur structurel (flexible temps et lieux)Vous êtes télétravailleur occasionnelVous pratiquez les heures glissantes Des précautions doivent êtres prises pour être couvert en cas d’accident.Si télétravail structurel fixeLes jours de télétravail sont encodés par le SP dans HRACCENTSi télétravail structurel flexible (temps et lieu(x) ou que temps), occasionnelLes jours de télétravail sont encodés par le collaborateur dans HRACCENT (au préalable)
  • Le contexteLa visionLa structure du programmeLe projet flex@workL’analyse des besoinsLe cadreLe lancement du piloteL’évaluation intermédiaireLes prochaines étapes
  • FormationsYummyyammer sessionAction vérité LyncComment s’organiser dans le nouveau monde du travail ?Le nouveau leadershipFormation avec shadow team pour donner du feedbackFormations commencées pour les pilotes à partir de septembre : 3 mois de test sans formation pour être confronté aux aspects concretsRéactions qui reviennent souvent :Ce n’est pas dans ma job description.Ce n’est pas dans les objectifs.Je n’ai pas le temps pour les médias sociaux.On a toujours fait comme ça, je ne vois pas pourquoi on changerait.Comment je vais pouvoir contrôler si mon équipe travaille réellement en homeworking ?
  • HNO: Het nieuwe organiserenChallenges collaborateurs : Responsabilité, collaboration, organisation.
  • HNL: Het nieuwe leidinggevenChallenges managers : devenir un leader coach, faire confiance, évaluer le résultat.
  • Le contexteLa visionLa structure du programmeLe projet flex@workL’analyse des besoinsLe cadreLe lancement du piloteL’évaluation intermédiaireLes prochaines étapes
  • Points positifs :Evaluation de manière générale très positive car les avantages ont plus de points que les inconvénients. Principaux : ProductiviteitswinstTijdswinst (minder/geen traject)Verhoogde concentratie/minder storing thuisMinder stressBalans werk/privéSecondairesBetere relatie met collega'sLync als tool voor contact met collega's op afstandVerhoogde tevredenheid rond productiviteit en afgewerkte takenGerichtere planning van vergaderingenWaardering dankzij vertrouwen en hogere autonomieMeer variatie in het takenpakket dankzij hogere autonomieSturing op resultaat Rustigere open space omgevingGemakkelijke registratie in HR accentGeen klachten van externe klantenMeer rust
  • Points négatifs :Moeilijkereinplanningwerkvergaderingen (cf. deeltijdsen, thuiswerk, verlof en site mloz/mteam -> moeilijk om aancollega te vragenzijnthuiswerkdag te verplaatsenPlus d'emails à gérer.Beschikbaarheidsinfo van collega'sontbreektZich de (nieuwe) beschikbaarheidstools en tools social collaboration eigenmaken / stress de devoir avoir un "statut vert"Onduidelijkheid quid in gevalproblemen IT (bv. server onbeschikbaar, Lync instable)Sociale cohesie in de ploeg en communicatie met de collega's (combinatiethusiwerk en in stiltewerken in open space)Niet alledocumentenzijn online beschikbaar -> sommigetakenblijvenuitgesloten van thuiswerkLimite entre droit et obligation (cf contraintes) par exemple sur le nombre de joursJalousie Ergonomie thuis / bruit, etcBeschikbaarheids- en permanentieafspraken en met de collega's (wiewerktwanneerthuis en wanneer op kantoor)Verliesvoordelenwerken in BU Integratie van nieuwkomersPlanifier des journées de homeworking pour les managers. / Disponibilité du managerEnvironnement de travail au bureau non adapté aujourd’hui (disponibilité des salles, double écrans, etc)Téléphonie (déviation téléphone, gestion pro/privé).Planning allongés quand les différents collaborateurs doivent trouver une date commune pour un meeting.Balance vie privée/pro.Risque d'isolement. Transport du PC ou des documents.Storing op kantoordoorcollega's
  • Solutions du collaborateur, de l’équipe, du manager ou du project managementPistes de solutionsLa solution doit venir du collaborateur, de l’équipe, du manager ou du program management fonction du manager de rappeler les objectifsles collègues doivent se faire confiance entre euxêtre transparent sur lync en disant par exemple "off cork - revient à X heure"indiquer dans lync éléments de disponibilitéremonter les remedys à une équipe dédiée chez M-team pour qu'is soient gérésChange periode - sensibiliserenSuivi des remedysLync chez M-teaminstaller un espace dédiéfaire en sorte que son environnement de travail soit confortablematieriel MLOZ (après déménagement)mettreson PC la bonne hauteurconseils ergonomieun jour de présence obligatoire pour toute l'équipe : privilégier ce jourflexibité / dépend taille de l'équipe > accord sur les jours préférés pour l'équipepuzzleéviter les réunions qui s'enchainent > bloquer du temps pour soi dans son agendadire non à certains meetings en fonction des prioritésquand c'est possible (petites réunions), lync, avoir un micro multidirectionnel pour l'utiliser dans les vidéo conférencesorganiser sa journée la veilleprévoir un petit budget pour avoir une malette à roulettes où mettre tous les documents (option)s'habituer au paperless - one note à testerattribution se fait papier : discussion pour voir si on peut le faire de manière digitalePaperlessOfficeouverte des agendaslynctenue de l'agenda et l'ouverture obligatoire. Pour le homeworking mettre les mêmes infos dans l'agenda. Utilisation des statutrs et ou couleurs. > prévoir évaluation avec GC et légalsystème de back up : une personne doit être là au bureau dans le binomerestrictions liées à la fonction / nombre de jours, système de permanence, succession des joursOutlook en lyncbijhouden - locatie en keuze 'beschikbaar - extern - busy' Opnemen in de richtlijnen (good practices) HNWHarmoniesringis niet zobelangrijk - de inhoudwelStandaardafkortingens'organise en anticipantautonomiedonner l'organisation à l'équipeplanning complété pour voir qui prend quel jour de homeworking (accord au sein de l'équipe) NA : cohésion d'équipe okrepas de département (plus facile en petite équipe)trop tôt pour le direun travail de soi même pour prendre des initiatives et contacter ses collèguesTeam spirit en activiteiten (facultatievedeelname)réinitialiser son mot de passe au bureau plutôt qu'à la maison Contacter M-teamVérifier si les collègues ont aussi le problèmeSi le problème est individuel, voir avec le responsable (besoin d'accéder à De Novo sinon collaborateurs bloqués)remedy pour avoir procédure + conseils pour les problèmes qui reviennent régulièrement + nettoyage de la mailbox + faire la liste des choses à ne pas faire en vpn (bonnes pratiques)    NA idem téléphone ?Utilisation du casquetéléphone est une option pour ne pas devoir sortir de la pièce / devoir crier  organisationune réunion obligatoire (présence physique) est toujours prioritaire sur le télétravail => formulation du pointNA possibilité de faire du télétravail occasionnel - la durée d'un an est un guidelinesaccompagner le collaborateur flexibleindisponibilité ne vient pas du fait de faire du homeworking mais lié à la fonctionpropre organisationtemps bloqué1/2 journées de homeworking / test de différences fréquences en fonction des personnes, métiers, périodesNA temporairebâtiment > inventariser idées de quick wins (AGX)dévier fixe sur GSMindiquer son numéro de GSM dans outlookparamétrer la déviation dans le bureauétoile 64repréciser les règles / étoile 63NAessayer de se tenir à ses engagementsdiscipline et rigueurflexibilité lync quand possibmedépend du caractère - tout est respectablepro entre dans privé et privé rentre dans le propas forcer les autres  auto discipline / formationformation gestion emails  médias sociaux  continuer d'avoir des activités en équipe type lunch    accord / HNO   valise à roulettes / PC plus légers / tablettes malette à roulettes  paperless office
  • Le contexteLa visionLa structure du programmeLe projet flex@workL’analyse des besoinsLe cadreLe lancement du piloteL’évaluation intermédiaireLes prochaines étapes
  • Le plus court chemin entre deux points, c'est le rêve !
  • Le nouveau monde du travail est une ruse

    1. 1. Congrès Le Nouveau Monde du Travail Le nouveau monde du travail comme ruse Alexandra Giroux Internal communications manager & project manager Mutualités libres
    2. 2. @Contenu Le nouveau monde du travail : le cas des mutualités libres. @Interaction Utilisation du hashtag #ohnwkluwer @Timing 40 minutes de présentation Et 20 minutes de questions
    3. 3. Qui sont les mutualités libres ?
    4. 4. Le contexte
    5. 5. Pourquoi le nouveau monde du travail ?
    6. 6. NWOW ! 7
    7. 7. La vision
    8. 8. Le programme InsideOut!
    9. 9. Objectif Echange Orientation individus & résultats Satisfaction Go for green! L’ambition du programme 10
    10. 10. Collaborer & échanger des connaissances Moins de règles, plus de confiance Engagement & résultats MLOZ for GREEN InsideOut! Chefs-coachs Bien-être des collaborateurs 6 principes conducteurs
    11. 11. 4 valeurs
    12. 12. Résultats attendus
    13. 13. La structure du programme
    14. 14. L’environnement de travail intégral de InsideOut! CULTURE & BEHAVIOUR ORGANISATION v2 BYTES 4 tracks BRICKS
    15. 15. PROGRAM STEERING Directeur Général Executive sponsor Directeur Operation Org. V2 Directeur Finance Bricks Directeur IT Bytes Directeur RH Culture & Behaviour PROGRAM WORKSTREAMS PROGRAM & CHANGE MANEGEMENT CULTURE & BEHAVIOUR INTERNAL COMMUNICATONS & CHANGE TEAM ORGANISATION v2 Building & design BYTES Structure du programme BRICKS … Workspace sharing Paperless office Coaching & leadership
    16. 16. 3 vitesses
    17. 17. InsideOut! In een notendop… 3 projets
    18. 18. Le projet flex@work
    19. 19. Les principes directeurs de flex@work 20
    20. 20. 4 PHASES Analyse Pilote Elargissement Implémentation
    21. 21. 22
    22. 22. L’analyse des besoins
    23. 23. Analyse quantitave & qualitative L’analyse 24
    24. 24. 25
    25. 25. Le nouveau monde du travail est une ruse
    26. 26. Le cadre
    27. 27. 3 types d’accords
    28. 28. Et en pratique ?
    29. 29. Le lancement du pilote
    30. 30. 4 équipes lancées (54 collaborateurs) : 6 télétravailleurs occasionnels 48 télétravailleurs structurels 1 jour flex : 15 1 jour fixe : 1 2 jours flex : 30 2 jours fixes : 0 Quelques chiffes 38
    31. 31. Les formations 39
    32. 32. Je veux rester en contact avec mes collègues ! 40
    33. 33. Mon chef est toujours sur mon dos ! 41
    34. 34. L’évaluation intermédiaire
    35. 35. Le positif
    36. 36. Points positifs et risques Les points d’attention
    37. 37. Les premières solutions
    38. 38. Les prochaines étapes
    39. 39. Les prochaines étapes
    40. 40. Questions ? 48
    41. 41. 49
    42. 42. CONGRÈS LE NOUVEAU MONDE DU TRAVAIL ALEXANDRA GIROUX - @OLENKA www.nouveaumondedutravail.be Unfold your potential

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