1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
GRUPO A
MARIA ISABEL CARRILLO RANGEL
PAULA ANDREA FINO TORO
LUCIA MARISOL RONDON SANCHEZ
HENRY OSWALDO AVILA ESCOBAR
CLAYRE CAMILA ARDILA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
GRUPO O4
Abril 2012

2. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
EJE TEMÁTICO Nº5.
TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
GRUPO A:
MARIA ISABEL CARRILLO RANGEL
PAULA ANDREA FINO TORO
LUCIA MARISOL RONDON SANCHEZ
HENRY OSWALDO AVILA ESOBAR
CLAYRE CAMILA ARDILA
Docente:
DORIS AMANDA ZULUAGA SERNA
INGENIERA DE SISTEMAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
Abril 2012

3. INTRODUCCIÓN
.
Actualmente vivimos en una sociedad sumergida en las nuevas tecnologías, las
cuales giran en torno a las actividades sociales, económicas, culturales y en
ocasiones personales.
En la gestión documental electrónica es necesario conservar y que sea
accesible al usuario en cualquier momento.
En nuestros días, es difícil encontrar una organización que no gestione la
información mediante herramientas electrónicas y de fácil entendimiento y
manejo.

4. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Los documentos electrónicos son también documentos administrativos o de
archivo.
Para que un documento electrónico sea considerado un documento
administrativo o de archivo debe conservar los valores a lo largo de su ciclo vital
para que se pueda decidir al final del ciclo si su vida prosigue o si es eliminado.
El documento electrónico debe ser:
- Auténtico: el documento debe ser idéntico, es decir que se puede comprobar.
- Íntegro: que el documento no se puede modificar.
- Aumentable: que sea considerado original aunque se deba incluir nueva
información.
Para gestionarlo durante su ciclo de vida debe ser:
 Capturable
 Clasificado
 Localizable
 Conservable

5. El tratamiento de los documento electrónicos son la selección, organización
recuperación y distribución de los documentos recurriendo a herramientas y
técnicas informáticas.
Los documentos electrónicos deben ser creados con herramientas informáticas,
se reproducen con herramientas informáticas y son accesibles mediante
herramientas informáticas.
Los documentos electrónicos no solo dependen de la tecnología informática, son
en sí mismos tecnología en movimiento que crea apariencias y funcionalidades
que podemos comprender y utilizar.
El usuario de un documento electrónico lo experimenta a través de aspecto
determinado, de una distribución de la información y de unas funcionalidades
OBJETIVOS
Facilidad en su acceso a los diversos documentos

6. Brindar una plena garantía al recibir y distribuir plenamente los
documentos
Garantizar la absoluta disponibilidad en las bases de datos para el acceso
de los usuarios
Que los documentos sean originales
No generar la reproducción de sus documentos.
Darle un trato especial al documento en cuanto a su conservación,
organización y su respectivo almacenamiento.
Implantar un sistema integral en el manejo de los diversos documentos en
cuanto a la parte de la recepción y la distribución de su información.
Ofrecer confiabilidad a los usuarios para que su acceso sea de una forma
fácil, rápida y oportuna a los documentos.
Que el manejo sea el más adecuado y acorde a sus necesidades.
RESPONSABLES
Con el nuevo avance en cuanto a los documentos electrónicos, a estos se les ha
brindado el mejor manejo en todos sus procesos que requieran con el fin de
optimizar, agilizar y minimizar todas sus actividades que se generen dentro de
una organización, ayudando en la toma de decisiones, para que lo anterior se
realice se requieren de la intervención de los principales responsables en este

7. proceso como son las personas naturales o jurídicas, las empresas y la
sociedad.
En un organización se deben tener en cuenta los estándares que allí se manejan
según sus políticas y su reglamento, además de la asignación de funciones y
competencias, la gestión de los documentos son practicas realizadas tanto por
los responsables como por cualquier otra persona que dentro de su organización
le de el buen uso al documento, en función a sus diversas actividades.

8. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
Es un documento de archivo en forma
electrónica, porque se ha creado con un
programa informático o porque se ha
digitalizado
El expediente electrónico de archivo
participa de los mismos rasgos que el resto
de los documentos de archivo, como son:
Originalidad, unicidad, organicidad, y valor
probatoria,
El expediente electrónico tiene la ventaja de facilitar la separación del contenido
del documento del medio en el que se registró originalmente con el fin de facilitar
la difusión y el acceso. Sin embargo, a cambio presenta el inconveniente de que
en el proceso de separación y regrabación se puede manipular con mucha
facilidad, levantando sospechas sobre la autenticidad y la fiabilidad de la copia.
EXPEDIENTE MIXTO O HÍBRIDO
El expediente mixto o híbrido es un conjunto
de documentos de archivo, electrónicos o
tradicionales relacionados entre sí, y
conservados en parte en soporte electrónico,
en parte como expediente
La aplicación de los sistemas híbridos o
mixtos, son los de producir, almacenar y
mantener documentos en soporte físicos y
otros soporte que la tecnología nos ofrece,
como pueden ser el microfilme o los medios
electrónicos que se relacionan entre sí.

9. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
A través de este proceso se garantiza la atención oportuna en la recepción de
documentos y un excelente tiempo de respuesta en su distribución, asegurando
la confidencialidad de la información.
La gestión de documentos comprende varios procesos, entre ellos encontramos:
1. Valoración y
selección
2. Digitalización de
los documentos
3. Organización
documental
4. Análisis
documental
5. Almacenamiento
6. Recuperación de
información
7. preservación de
documentos
digitales.
8. Integridad y
autenticidad

10. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO
En general, todos estamos mucho tiempo en el lugar de trabajo, por ello debe
estar bien organizado y diseñado de manera que se pueda trabajar con eficacia
y con el mínimo de obstáculos posible. Todo funciona mucho mejor cuando el
puesto de trabajo se dispone de forma que siempre se pueda mantener una
visión general y se puedan controlar las tareas.
El modo de organizar el puesto de trabajo es un asunto muy personal, cada cual
sabe como tiene que ordenar sus elementos de trabajo; a continuación
exponemos algunos punto importantes que se deben tener en cuenta para una
buena organización de nuestro sitio de trabajo.
Mantener la mesa de trabajo completamente ordenada
Utilizar bandejas de entrada / salida
Clasificar los asuntos nuevos
Asuntos en los que hay que trabajar
Asuntos en los que se está seguro no se van a tratar
No acumular papeles
Mantener el archivo organizado y al día
ORGANIZACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
Mantener la mesa de trabajo
perfectamente ordenada
Utilizar las bandejas de
entrada y salida
Clasificar los asuntos nuevos
No acumular papeles
Mantener el archivo organizado
y al día

11. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
El documento electrónico de archivo es el registro de información generada,
recibida, almacenada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios
durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus
actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
“La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión
consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenecen la
cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental “.
ARCHIVO ELECTRÓNICOS DESORDENADOS

12. En esta gráfica se observa un ejemplo de que casi nunca es posible encontrar equipos
de cómputo debidamente ordenados con parámetros que faciliten la información
contenida en ellos; es por ello que resultan dificultades cuando se necesita recuperar
algún documento que se ha guardado y en muchas ocasiones no se conoce el nombre
que se le dio inicialmente al archivo ni en que carpeta se guardó; en muchos casos
nunca aparecen los documentos.
A continuación ejemplificamos como se deben de organizar los documentos
electrónicos de archivo:
I. Estructura básica de carpetas (directorios):
El diagrama muestra la estructura de carpetas usada para el almacenamiento de
documentos electrónicos. Al tope hay una carpeta única que contiene toda la
estructura de almacenamiento. Las carpetas del segundo nivel (PDF y TIFF)
corresponden a los tipos de formatos de archivos digitales usados por la
metodología. El tercer nivel corresponde a los idiomas de los documentos
II. Formato de los archivos de documentos electrónicos:
 El documento debe almacenarse en formato TIFF y en formato PDF. El
contenido que se almacena en la carpeta TIFF debe ser una copia fiel del
contenido almacenado en la carpeta PDF (un espejo), sólo que
almacenado en diferentes formatos de archivo.

13.  El contenido de un documento electrónico (archivo/s) debe almacenarse
en una misma carpeta.
 El número de archivos de cada documento dependerá del tamaño de los
archivos generados en formato PDF. Cada archivo PDF idealmente
debería tener un tamaño de 1.2 megabytes, para permitir su fácil
recuperación remota (tomando en consideración la velocidad de
transferencia de información a través de Internet en la región). En el caso
de que el tamaño de un documento electrónico sobrepase 1.2MB, se
recomienda seccionar en varios archivos el contenido del documento, de
modo que cada uno de estos archivos no sobrepase mucho de 1.2MB.
 Cada carpeta que almacena un documento (ver punto siguiente) debe
incluir los archivos en formato PDF y el archivo en formato JPG que
contiene la imagen reducida de la portada. Esta carpeta también incluirá
el archivo de la página índice en formato HTML y el archivo con
metadatos en formato XML. 85
III. Nomenclatura de las carpetas (directorios) que contienen documentos
electrónicos:
 La carpeta debe nombrarse con el mismo número consecutivo que se
asignó al documento al ingresarlo a la base de datos (número
identificador del documento), precedido por el prefijo: “doc”.
Ejemplo: doc12 (documento con número identificador 12).

14. IV. Nomenclatura de los archivos de documentos electrónicos:
Archivos en formato PDF:
 En el caso de almacenar todo el contenido del documento en un mismo
archivo (archivo PDF ≤ 1.2MB) debe nombrarse como: docx-contenido;
donde “x” es el número de identificación del documento.
Ejemplo: doc12-contenido.pdf (documento con número identificador 12).
 Existen palabras normalizadas para llamar algunos archivos según su
contenido, siempre que el contenido del archivo no tenga que
seccionarse.
Portada (ejemplo: doc12-portada.pdf)
Introducción (ejemplo: doc12-introduccion.pdf)
Contenido (ejemplo: doc12-contenido.pdf)
Anexo (ejemplo: doc12-anexo.pdf)
Apéndice (ejemplo: doc12-apendice.pdf)
Contraportada (ejemplo: doc12-contraportada.pdf)
 En el caso de dividir o seccionar el contenido del documento en varios
archivos (archivo PDF ≥ 1.2MB), en la medida de lo posible y si así lo

15. permite el documento, se debe utilizar como referencia la estructura
lógica del documento en secciones, capítulos o partes bien 86 definidas,
para tratar de no dejar ideas inconclusas en una sección al separarlas
inapropiadamente.
Caso #1 Caso: Cuando el documento se divide explícitamente en capítulo o
secciones. Para esta explicación, asumamos que el documento electrónico
con el número identificador de documento “12" tiene las siguientes partes.
Nota: Los archivos en formato TIFF pueden tener una estructura de nombres
similar.
Caso #2: Cuando el documento no presenta una división por capítulos o
secciones explícitamente. En este caso se recomienda usar letras para
nombrar los archivos. Las letras en los nombres deben ser consecutivas,
reflejando así el orden de las partes del documento. 87
Ejemplo:
 docx-a.pdf
 docx-b.pdf
 docx-c.pdf
 docx-d.pdf
*Donde x es el número de identificación del documento.
Archivos de formato JPEG con extensión “.jpg” y formato HTML con
extensión “.htm”

16.  Cada uno de los documentos electrónicos debe incluir en la carpeta, el
archivo de la imagen de la portada reducida en formato JPG y el
archivo de la página índice del documento en formato HTM.
Veamos un ejemplo, del contenido de la carpeta para el documento número 12
(doc12):

17. BIBLIOGRAFÍA
Sierra Sierra, Jordi / Los documentos electrónicos: qué y como se tratan.
Ediciones Tres
Casanovas, Inés / Gestión de archivos electrónicos. Alfagrama ediciones S.R.L.
Organización del puesto de trabajo en la oficina,
https://www.serina.es/empresas/aspm/documentos/formacion/puesto_trabajo.pdf
Organización de los documentos electrónicos,
http://www.crid.or.cr/PDF/Manual_Metadoc
http://www.cobdc.org/jornades/7JCD/27.pdf