Toolbox des Informationsmanagements: InfoMap

InfoMap
Ein Meta-Instrument zur Evaluation
des Informationsmanagements

isabella.mader@imac.de
josef.herget@donau-uni.ac.at

DGI Online Tagung 2008
15. - 17. Oktober 2008
Frankfurt/Main

© IMAC 2008 DGI Online Tagung 15. -17. Oktober 2008 Frankfurt/M.

Inhalt

 Problemstellungen in der Praxis

 Bisherige Ansätze

 InfoMap Konzept:
- methodischer Ordnungsrahmen
- Aufbau der Meta-Ebene
- Vorgehenskonzept

 Fallstudie


Problemstellungen in der Praxis

Wissens- und Informationsmanagement-Projekte
in der Praxis

Probleme:

 Zahlreiche Methoden und Instrumente wurden
entwickelt – teilweise redundant
 Relativ "junge" Disziplin
 Fehlen eines etablierten Sets von Methoden &
Vorgehensmodellen überrascht deshalb nicht
 Versuchung unkoordinierter Einzelmaßnahmen statt
systematische, nachhaltige Vorgehensweisen


Problemstellungen in der Praxis

Wissens- und Informationsmanagement-Projekte
in der Praxis

Die Wissens- und Informationsintensität von
Geschäftsprozessen und Produkten war noch nie
so hoch wie heute.

Ziele:
 Theoretisch reflektierte Auswahl- und
Anwendungsbedingungen, um einen
 zieladäquaten Einsatz geeigneter Methoden und
Instrumente zu ermöglichen


Bisherige Ansätze

Wissens- und Informationsmanagement in der Praxis

Bisherige Ansätze (1):
 Marchand et al. [2002]: Orientierung über Informationsfunktion
und Messung von IT Praxis, IM Praxis und Informationsverhalten
und -werten mit geeigneter Metrik erreichbar

 Analyseergebnis über den Zustand der Informationsfunktion
ermöglicht nachhaltigen Beitrag zum Geschäftserfolg

Dabei noch fehlend:
Verknüpfung mit daraus ableitbarem weiteren Vorgehen und
systematischer Methodenwahl (vorrangig Diagnoseinstrument)
Marchand, Donald A., Kettinger, William J.: Rollins, John D.: Information Orientation. The Link to Business Performance, New York, Oxford University Press, 2002


Bisherige Ansätze


 Wiseman [1985]: Strategy Generator zum systematischen
Aufbau strategischer Inhalte: strategische Zielgruppe,
Strategieparameter, Einsatzart, Einsatzrichtung

 Instrument zur Systematisierung des "Mittelbaus" (Planung und
Strategie) zwischen Analyse und Implementierung, Evaluierung

Dabei fehlend:
Systematische Analyse (vorher) und Evaluierung (begleitend,
nachher)
Wiseman, Charles M.: Strategy and Computers: Information Systems As Competitive Weapons, Dow Jones-Irwin, Homewood/IL, 1985


Bisherige Ansätze



 Heinrich und Lehner [2005] beschreiben in ihrem Standardwerk eine
Vielzahl von Methoden und Instrumenten

 Umfassende Sammlung der Methoden im Informationsmanagement

Dabei noch fehlend:
Konzept zur systematischen Methodenwahl

Heinrich, Lutz J.: Lehner; Franz; Informationsmanagement, 8. vollst. überarb. u. erg. Aufl., Oldenburg, München, 2005


InfoMap Konzept

Wissens- und Informationsmanagement Praxis

Vorgeschlagener methodischer Ordnungsrahmen:
InfoMap Konzept

 Diagnose des IST-Zustandes mit Hilfe ausgewählter Merkmale

 Planung nach qualitativen und quantitativen Kriterien erleichtert

 Messung des Implementierungsfortschritts (Umsetzungskontrolle)

 Begleitende Evaluierung nach den gleichen Kriterien


InfoMap Konzept

Wissens- und Informationsmanagement Praxis
Vorgeschlagener methodischer Ordnungsrahmen:
InfoMap Konzept

 Konsistente Erfolgsmessung,
Vermeidung von Beliebigkeit
und Zufälligkeit

 Zyklus kann evolutionär
immer wieder durchlaufen
werden


InfoMap Aufbau

Meta-Ebene des InfoMap Konzepts: Aufbau (Schritt 1)
4 Axiome des Wissens- und Informationsmanagements:

samtsys ng
tems
tu
ngsrich
ZIEL
 Trägheitsprinzip

Bewegu
An welchem Punkt ist der (Veränderungs-)Druck

des Ge
größer als die Trägheit eines Systems?

Geplante Bewegungsrichtung
n
te
ei g
 Aktionsprinzip b
ar tun
r
über die Bewegungsrichtung von Systemen te ch
ei Ri
rb e
ita ies
M d
 Reaktionsprinzip 5 in

Wechselwirkung in Systemen

 Superpositionsprinzip
nur Kräfte, die auf den gleichen Punkt wirken,
können addiert werden START


InfoMap Aufbau

Meta-Ebene des InfoMap Konzepts: Aufbau (1)

Aufgabe:

 Ableitung einer Anzahl gegenläufiger Kräftepaare
aus einem Set von Determinanten des IM, um
Kräftegleichgewicht oder Ungleichgewicht
abbilden zu können

 Höhere Systemstabilität erreichbar
durch systematische Balancierung
antagonistischer Maßnahmen


InfoMap Aufbau

6 Determinanten des IM und ihre Antagonismen:
WIR DIE ANDEREN
unser Unternehmen Raum
Konkurrenz, Gesellschaft
HERKUNFT ZUKUNFT
Zeit (IM)-Strategie
Chronologie, Dokumentation
Transformation
STABILISIERUNG VERÄNDERUNG
Budgets, Werte, Add-ons Trade-Offs
Engagement
FÜHRERSCHAFT KOOPERATION
USPs, Marktführerschaft Netzwerke, Allianzen

WISSEN Wissen REFLEXION
IM, WIM Synthese, Wissensnutzung
Unternehmenskultur
ERTRAG INVOLVEMENT
Wirtschaftlichkeit, Rentabilität Mitarbeiterorientierung

InfoMap Aufbau



InfoMap Aufbau

Methodenrepertoire (Tool-Box):
 Sammlung der Instrumente des IM und WIM

 Geordnet nach Analyse-, Planungs-, Implementierungs- und
Evaluationsinstrumenten

 Bewertet in heuristischem Verfahren nach ihrem Beitrag zu einem
oder mehreren der 12 antagonistischen Faktoren

 Die 12 antagonistischen Faktoren werden so zu den Meta-
Kriterien für die Instrumentebewertung

 Die Instrumentebewertung erleichtert in der Folge die
systematische Auswahl von Methoden und Instrumenten


InfoMap Aufbau

Methodenrepertoire (Tool-Box) - Auszug:


InfoMap Vorgehenskonzept

Vorgehensmodell
Analyse – Planung – Umsetzung – Evaluation

 Schritt 1: InfoMap Assessment

 Schritt 2: InfoMap Planning

 Schritt 3: InfoMap Implementation

 Schritt 4: InfoMap Evaluation



Vorgehensmodell
Schritt 1: InfoMap Assessment

Anhand der Meta-Kriterien werden Fragen zur Erhebung
des IST-Zustandes gestellt
Je nach Bedarf in verschiedener Tiefe durchführbar:
 Quick-Check: 1 Frage pro Kriterium
 Basic: 5 Fragen pro Kriterium
 Professional: 10 Fragen pro Kriterium


Fragenkatalog
Vorgehensmodell
ad Schritt 1: Fragenkatalog
Fragen entstanden in systematischer Ableitung aus zentralen unter-
nehmensrelevanten Bestimmungsfaktoren:
Geschäftsmodell, Produkte, Absatzmärkte/Kunden,
Bezugsmärkte/Lieferanten, Qualitätssicherung/Prozesse, Innovation/F&E,
Wettbewerbsverhalten, Controlling, Flexibilität/Reaktionsfähigkeit,
Image/Reputation

Bewertung (Beantwortung) der Fragen systematisch nach dem erreichten
Reifegrad je Kriterium:
0 Punkte (keine Aktion, nicht vorhanden)
2,5 Punkte entsprechend 25% (initiiert)
5 Punkte entsprechend 50% (wird durchgeführt)
7,5 Punkte entsprechend 75% (durchgeführt und evaluiert)
10 Punkte entsprechend 100% (durchgeführt, evaluiert und optimiert).


Fragenkatalog

Vorgehensmodell
ad Schritt 1: Fragenkatalog,
Auszug

0 Punkte (keine Aktion, nicht vorhanden)
2,5 Punkte entsprechend 25% (initiiert)
5 Punkte entsprechend 50% (wird durchgeführt)
7,5 Punkte entsprechend 75% (durchgeführt und evaluiert)
10 Punkte entsprechend 100% (durchgeführt, evaluiert und optimiert).



Vorgehensmodell
Schritt 1: Auswertung Assessment - Radargrafik



Vorgehensmodell
Schritt 2: InfoMap Planning
Defizite Instrumente Punkte Auswertung
identifizieren auswählen auftragen Radargrafik



Vorgehensmodell
Schritt 3: InfoMap Implementation - Projektfortschritt



Vorgehensmodell
Schritt 4: InfoMap Evaluation



Vorgehensmodell Übersicht


InfoMap Fallstudie (1)

Anwendung auf einen realen Beratungsauftrag
Problemstellungen: IM-Workshop

• Zugriffsproblematik
• Redundanz
• Versionierungsproblem
• Traceability Problem
• Intranet nicht nutzergerecht
• Fehlende Benutzerführung
trotz QM System
• Mangelnde Wissensteilung


InfoMap Fallstudie (2)
Anwendung auf einen realen Beratungsauftrag
Ausgewählte Instrumente: Darstellung Radargrafik
Information Audit:
2 Punkte bei WI und INVOLVEMENT,
1 Punkt bei WISSEN und VERÄNDERUNG.
Benchmarking:
2 Punkte bei ANDERE,
1 Punkt bei FÜHRERSCHAFT und REFLEXION.
Prozessanalyse:
1 Punkt bei WIR, WISSEN und STABILISIERUNG.
Dokumentenmanagementsystem / Enterprise Search:
2 Punkte bei WISSEN, ZUKUNFT, 1 Punkt bei
STABILISIERUNG, VERÄNDERUNG, REFLEXION.
IM-Strategie:
2 Punkte bei ZUKUNFT, 1 Punkt bei FÜHRERSCHAFT,
VERÄNDERUNG und REFLEXION.
Change Management
2 Punkte bei INVOLVEMENT, STABILISIERUNG,
VERÄNDERUNG und ZUKUNFT.
Wiki
1 Punkt bei WISSEN, REFLEXION und INVOLVEMENT.


Fazit und Ausblick
Fazit
 Das InfoMap Assessment in der Fallstudie zeigt
Handlungsfelder, die mit den gewählten Instrumenten deutlich
verbessert werden können.
 Augenmerk kann auf jene Bereiche gerichtet werden, die zum
Scheitern von Projekten führen können.

Ausblick
 InfoMap eignet sich als "Fitness-Check" für Projekte oder
Organisationen (Stichwort "Früherkennung").
 Eignung als Modell zur Systematisierung des IM/WIM.
 Weiterentwicklung notwendig: Toolbox ergänzen, Gewichtung
validieren, Geeignetheit der Meta-Kriterien weiter evaluieren,
Evaluierung überprüfen.
 Anwendungsprojekte gerne willkommen.


… demnächst als Buch:
Herget, J./Mader, I.; InfoMap. Meta-Instrument und Toolbox
des Wissens- und Informationsmanagements, 2009.

Prof. Dr. Josef Herget Isabella Mader, MSc
Donau Universität Krems IMAC
Information & Management Consulting
Dr.-Karl-Dorrek-Str. 30 Uferstrasse 36
3500 Krems 78465 Konstanz
ÖSTERREICH DEUTSCHLAND
t: +43 2732 893-2332 t: +43 699 102 55 124
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