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             PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
                                 GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES




ANÁLISIS DE SOFTWARE PARA GESTIÓN DOCUMENTAL
                     OpenKM




                BELLO MELO NORBERTO
               ESPEJO DÍAZ CINDY PAOLA
                  GÓMEZ CRUZ OMAR
            SILVA CRISTANCHO LUZ ANGELA




                  Trabajo presentado a
                  PEDRO DELGADILLO




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           CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
 PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
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                                  TABLA DE CONTENIDO



INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 3
OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................... 4
1.     OBJETIVO DEL SOFTWARE ..................................................................................... 5
2.     FUNCIONALIDAD PRINCIPAL ................................................................................... 5
     2.1.    PARA QUÉ SE UTLIZA ........................................................................................... 5
     2.2.    DESCRIPCIÓN DE LOS MÓDULOS .......................................................................... 8
3.     REQUERIMIENTOS DE HADWARE ........................................................................ 13
4.     REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE COMPLETOS ............................................... 14
     4.1.    SISTEMAS OPERATIVOS ...................................................................................... 14
     4.2.    SERVIDOR DE APLICACIONES ............................................................................. 15
     4.3.    BASES DE DATOS ................................................................................................ 16
     4.4.    OTRAS PIEZAS DE SOFTWARE ............................................................................ 17
5.     MANEJO DE LICENCIAMIENTO .............................................................................. 20
6.     COSTOS .................................................................................................................. 20
8.     CONCEPTO DEL GRUPO ....................................................................................... 21
9.     PRÁCTICA – DEMO ................................................................................................. 25
CONCLUSONES ............................................................................................................. 31
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................ 32




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                               INTRODUCCIÓN


Para el desarrollo de este taller, se realizó una búsqueda por Google acerca de
OpenKM un software orientado a la Gestión Documental, con el objetivo de identificar
sus funciones, módulos, licencias, requerimientos, entre otras características que
permitan fortalecer y definir criterios de selección e implementación de herramientas
orientadas a la Gestión Documental.




                                                                                   3
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OBJETIVO GENERAL

Permitir que los estudiantes, tengan la experiencia de interactuar con soluciones de
software para la gestión de archivos virtuales.




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   1. OBJETIVO DEL SOFTWARE

   Brindar una herramienta para pequeñas y grandes empresas, orientada a la
   gestión de la información mejorando su accesibilidad en todo el entorno
   corporativo disminuyendo la producción innecesaria de información.


   2. FUNCIONALIDAD PRINCIPAL

OpenKM, una aplicación basada en una interfaz web 2.0 de código abierto, permite una
completa gestión de documentos electrónicos, usuarios, roles, procesos, etc. a nivel
empresarial. Funciona con Explorer, Safari, Firefox y Opera, construido en JAVA y como
servidor JBoss. Puede instalarse en los SO Windows, GNU/Linux, MacOS, Unix, etc.

   2.1.   PARA QUÉ SE UTLIZA

   Es un gestor documental que permite la gestión y almacenamiento de los
   documentos y contenidos que se vallan generando dentro de una organización,
   teniendo presente los principales riesgos a los que se enfrenta la administración
   documental en la actualidad:

              Almacenamiento
              Recuperación
              Seguridad
              Autenticación
              Clasificación
              Distribución
              WorkFlow




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Por lo tanto, garantiza a los trabajadores de información encontrar, usar,
compartir y proteger el contenido más valioso de la compañía. Esto se logra a
partir de sus PRINCIPALES FUNCIONALES QUE SON:

a. CONTROL DE VERSIONES: lleva un historial del documento, registra todas las
   modificaciones realizadas para ser recuperadas en cualquier momento.

          Basado en el modelo del Check-in / Check-out
          Actualiza a los usuarios cuando se realizan modificaciones a los
           documentos.
          Dejar notas de flujo de trabajo asociados a los mismos

b. SEGURIDAD: a partir de la identificación de perfiles y roles de trabajo define
   unas medidas de seguridad para carpetas y documentos.

          Plug-in para autenticación basado en JAAS
          Quedan registradas todas las operaciones del usuario

c. GESTIÓN DE DOCUMENTOS: administración documental en cuanto a:

          Extraer metadatos de los documentos
          Indexación de documentos de texto office, Open Office, pdf, HTML, XML,
           RTF, Multimedia (MP3, JPG)bases de datos, etc.

d. GROUPWARE: herramienta que permite a diferentes usuarios trabajar
   simultáneamente con los recursos de las organizaciones.

e. ACCESO REMOTO A CLIENTE: facilita el acceso a los recursos de las
   organizaciones como una extranet.

f. RECONOCIMIENTO OCR: facilita la recuperación de información de imágenes
   a partir de lector de binarios, escala de grises o imágenes a color.

          Extrae texto
          Escanea y asegura el almacenamiento de todos los documentos
          Búsqueda de datos en TIFF




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g. MOTOR DE BÚSQUEDA: facilita:

           Búsquedas por sinónimos
           Búsquedas ordenadas por relevancia
           Almacena consultas
           Opciones de búsqueda avanzada
           Búsquedas a partir de metadatos
           Opciones de descarga o ir directamente a la ubicación del documentos



h. REPOSITORIO:

     Respecto al almacenamiento de la información se puede almacenar en un
     directorio o en cualquier SGBD:

           Oracle
           PostgreSQL
           MySQL
           MS SQL Server


i.   GENERALIDADES:

           Usuario puede modificar su configuración de cuenta
           Registro de las operaciones del usuario en una BD
           Restaura documentos desde la papelera de reciclaje
           Permite ilimitados documentos, carpetas, workflows, tipos de
            documentos.
           Integración con escáner
           Servicio de chat
           URL única para cada documento


De esta manera OpenKM, nos demuestra que puede brindar soluciones para:

1.   Controlar el creciente volumen de información
2.   Impide la duplicidad de información
3.   Reducir el consumo de tiempo y recursos para recuperar información
4.   Evite fugas de información a partir de los perfiles de seguridad.


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    2.2.   DESCRIPCIÓN DE LOS MÓDULOS



“OpenKM es un sistema de gestión documental con una interfaz de usuario web que le
permite de una forma muy simple las operaciones a través de sus módulos
de: compartir, establecer la seguridad, auditar, así como localizar documentos
teniendo presente el ciclo de los mismos”1.

A continuación describimos la función de cada uno de los módulos:




                    Se debe ingresar a través de una cuenta y una contraseña.




1
 OpenKM knowledge management. Presentación [en línea]. [citado el 20 de septiembre de 2011].
Disponible en:http://www.openkm.com/es/Presentacion.html


                                                                                          8
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   1. MÓDULO DE COMPARTIR Y COLABORAR




                   Interfaz inicial con algunas de las propiedades del software



Facilita el trabajo en equipo, potencializando los equipos de trabajo para compartir,
acceder, enriquecer y almacenar la información. OpenKM gestiona todos los
documentos de la empresa manteniendo la seguridad y propiedad intelectual a través
del repositorio seguro y estable.

Crear, compartir y enriquecer los documentos con los equipos de trabajo de las
empresas, garantizar la aprobación y revisión de los mismos a través de procesos de
workflow.




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   2. MÓDULO PROCESO Y REVISIÓN


Para cualquier gestión documental es vital que los documentos pasen por el ciclo de
vida, cumpliendo con la normatividad y que satisfagan los flujos de trabajo de la
organización. OpenKM tiene la capacidad de gestionar los flujos de trabajo internos
con rapidez.




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   3. MÓDULO BUSCAR Y ENCONTRAR

Con OpenKM, buscar documentos es muy sencillo y son localizados a partir de su
contenido y metadatos. Las consultas frecuentes pueden almacenarse para
reutilizarse. Mejorando así la calidad de las respuestas a los usuarios de una forma
eficiente y eficaz.




                                                                                  11
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4. MÓDULO DE CONFIGURACIÓN ESPECIAL DE OPENKM Y SERVICIOS
   ADICIONALES

    OpenKM - cluster (Para grandes infraestructuras, sistema de gestión
     documental escalable).
    OpenKM - mirror (Asegúrese que su sistema está siempre accesible, prevenga
     caídas de hardware).




Módulo de administración, genera informes completos junto a graficas estadísticas de consultas, numero de
                                        documentos, entre otras.




                                          Tablero de notas o pizarra




                                                                                                            12
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3. REQUERIMIENTOS DE HADWARE

  Dependiendo de la compañía, las necesidades, el número de usuarios, la
  configuración del sistema y recursos tecnológicos disponibles. Sin embargo se
  presentan las siguientes características para tener una idea general de este
  punto:




                                            OpenKM

                                  Descripción de los requerimientos de HADWARE




                                                                Para                     Para Un
                         Para pequeñas
        Requisitos                                          Instalaciones                Servidor
                          Instalaciones
         Mínimos                                              Medianas                 Virtualizado
                          25 Usuarios
                                                             50 Usuarios               50 Usuarios



                                                  * 2 GB RAM            * 4 GB RAM
      * Intel Pentium     * 1 GB RAM             * Quad Core
                                                     2.2                               * 1 GB RAM
      4                   * Dual Core 2
                                                 *250-500 GB                          * Due Core 2.2
      * 256 MB RAM        * 150-250 GB
                        SATA (Disco Duro)        SATA (Disco                         *80-100 GB SATA
                                                    Duro)                              (Disco Duro)




                                                                                             13
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   4. REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE COMPLETOS


   4.1.   SISTEMAS OPERATIVOS



                                        Unix




                                                              GNU
                  Mac OS
                                                             Linux
                                       Sistemas
                                      Operativos
                                     Compatibles




                           solaris                 windows




      Unix
      GNU Linux (Ubuntu / Debian / SuSE / Red Hat) - Recomendado
      Windows: 2000, XP, Vista, 2003 Server
      Solaris
      Mac OS

Se recomienda el uso de Linux por el costo / potencia y una mayor estabilidad del
sistema operativo.




                                                                                   14
2011
                                                          UNIVERSIDAD DE LA SALLE
                                     FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
                               PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
                                                   GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES




    4.2.   SERVIDOR DE APLICACIONES

El software se puede descargar OpenKM con facilidad es necesario tener conexión de
banda ancha. OpenKM se basa en J2EE y la tecnología JBoss servidor de aplicaciones.2



El OpenKM por lo tanto, puede ser instalado y ejecutado en varias plataformas.




J2EE: Java Platform, Enterprise Edition o Java EE. Es una plataforma de
programación—parte de la Plataforma Java—para desarrollar y ejecutar software.3
JBoss es   un servidor     de    aplicaciones J2EE de código   abierto implementado
en Java puro. Al estar basado en Java, JBoss puede ser utilizado en cualquier sistema
operativo para el que esté disponible Java. 4




2
  Openkm knowledge management. Tecnología de Openkm [en línea]. [citado el 19 de septiembre
de 2011]. Disponible en: http://www.openkm.com/Technology.html
3
  Diccionary.com. Definición de J2EE. [en línea]. [citado el 19 de septiembre de 2011]. Disponible
en: http://dictionary.reference.com/browse/J2EE
4
  Wikipedia. Definición de JBoss. [en línea]. [citado el 19 de septiembre de 2011]. Disponible en:
http://es.wikipedia.org/wiki/JBoss

                                                                                               15
2011
                                                       UNIVERSIDAD DE LA SALLE
                                  FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
                            PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
                                                GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES


Características del SERVIDOR5 para OpenKM:

       Java 1.6 o superior
       JBoss Application server 4.2.x
       GNU/Linux, Unix, MacOs, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003,
        Windows Vista
       Repositorio almacenado en el sistema de ficheros, MySQL, PostgreSQL, Oracle,
        MS SQL Server, etc.
       Integración con otro software utilizando WebServices

    4.3.   BASES DE DATOS

OpenKM necesita depósito de almacenamiento de BACK-END, un sistema de archivos
para el almacenamiento o DBMS puede ser utilizado para almacenar información,
tales como:

       Oracle
       PostgreSQL
       MySQL
       MS SQL Server




5
 Openkm knowledge management. Tecnología de Openkm [en línea]. [citado el 20 de septiembre
de 2011]. Disponible en: http://www.openkm.com/Technology.html

                                                                                       16
2011
                                                            UNIVERSIDAD DE LA SALLE
                                       FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
                                 PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
                                                     GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES


      4.4.   OTRAS PIEZAS DE SOFTWARE


Configuración especial de OpenKM y servicios adicionales6:


     OpenKM - hosted. (Incluye hosting y servicios de backup ).
     OpenKM - cluster (Para grandes infraestructuras, sistema de gestión documental
      escalable).
     OpenKM - mirror (Asegúrese que su sistema está siempre accesible, prevenga
      caídas de hardware).


Versiones de OpenKM7:




                        •    Mejorarmiento en Oracle
                        •    Visualizacion de los metadatos de la BD en administracion
         v5.1.7 Po      •    Informe de problemas con el foro
         (fecha de      •    Creacion de planilla de formulacio sin incluir metadatos
       lanzamiento:
        14/07/11)




                         •   Mejoramiento del soporte de Oracle y SQL
                         •   Mejoramiento de informes
    v5.1.6 Coches (fecha
                         •   Mejora del correo del usurio
      de lanzamiento:    •   mejoramiento BD con metadatos
        27/06/11)




6
  On services. Software empresariales, OpenKM gestion documental. [en línea]. [citado el 20 de
septiembre de 2011]. Disponible en: http://www.onservices.es/openkm-gestion-documental
7
  Wiki OpenKM. Versiones [en línea]. [citado el 20 de septiembre de 2011]. Disponible
en:http://wiki.openkm.com/index.php/Changelog#v5.1.7_-_Po

                                                                                           17
2011
                                                       UNIVERSIDAD DE LA SALLE
                                  FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
                            PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
                                                GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES




VERSIONES                            ACCIONES DE MEJORA
                                     Crear metadatos de base de datos
v5.1.5 - Esperanza
                                     Vista previa no se actualiza cuando se restaura la
Fecha       de     lanzamiento :
                                     versión
25/05/2011
                                     Mejoras generales de administración
                                     Añadir soporte para consultas sencillas al estilo
                                     Google
v5.1.4 - Misterio
                                     Fijar la configuración de usuario de
Fecha       de       lanzamiento :
                                     desbordamiento de diálogo
23/05/2011
                                     Varios errores en el manejo de documentos nota
                                     Mejoras generales de administración
                                     De apoyo como crontab-las tareas programadas
                                     Toma nota además de las carpetas
                                     Hacer configurable Aplicaciones logotipo
                                     Manejar los tipos MIME en la base de datos
                                     Documento sellado (ampliación)
                                     La conversión de documentos a distancia
                                     Apoyo a los documentos codificados
                                     Añadir soporte para Tesseact 3 OCR
                                     Añadir soporte para escritura cuneiforme OCR
v5.1.3 - Boogie                      Mejora de OCR con el diccionario
Fecha       de       lanzamiento :   Mejor extracción de texto PDF
05/03/2011                           Una mayor compatibilidad con Oracle
                                     Normalizar las definiciones de base de datos de
                                     la tabla
                                     Crea documentos PDF a partir de la plantilla
                                     Implementar la generación de documentos
                                     motor de plantillas
                                     Informes con parámetros
                                     La extracción de texto mejorado
                                     Nueva extensión de foro
                                     Nueva extensión de mensajería
v5.0.4 - sin dolor                   Mejorado el soporte LDAP
Fecha        de      lanzamiento :   Arreglado el problema con ALT + Q
07/04/2011                           Añadir POP3S en importador de correo
                                     electrónico
v5.0.3 - Behemot                     Mejorar la compatibilidad con WebDAV
Fecha       de       lanzamiento :   Arreglo para el error buscar con ""
11/03/2011                           Fix              método               WebService
                                     PropertyGroup.setProperties




                                                                                      18
2011
                                                       UNIVERSIDAD DE LA SALLE
                                  FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
                            PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
                                                GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES


En esta tabla se resaltan las versiones correspondientes a este año, la primera versión
de OpenKM fue v1.0 llamada Floppy el perro, la fecha de lanzamiento fue el 29 de
enero de 2007. Con las siguientes características:
   OpenKM liberación inicial.
   Autodetección de idioma (según la configuración del navegador).
   Traducción al holandés (gracias a Philippe Vervoort).
   Traducción al portugués de Brasil añadido (gracias a heindrickson).
   Ahora usted puede cambiar los permisos recursivamente.
   Algunas mejoras visuales.
   Añadido enlaces a la sección "Acerca" del menú.
   Entrada de los usuarios la acción.
   No se pierde la sesión si la página está abierta OpenKM.
   Botón de cierre de diálogo de carga se desactiva durante el proceso.
   Ahora hay un diálogo de confirmación para las acciones peligrosas, como la
    eliminación de documentos.
   Carpetas en las que no se puede escribir se muestran en rojo.


Finalmente, OpenKM tiene la siguiente arquitectura de información8, como se
visualiza en la imagen.




8
  Openkm knowledge management. Arquitectura básica de Openkm [en línea]. [citado el 20 de
septiembre de 2011]. Disponible en: http://www.openkm.com/Architecture.html

                                                                                      19
2011
                                                         UNIVERSIDAD DE LA SALLE
                                    FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
                              PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
                                                  GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES




    5. MANEJO DE LICENCIAMIENTO


OpenKM utiliza la Licencia Pública General GNU (versión 2)9 de la licencia. Esta licencia es la
primera para uso general bajo el concepto de software libre, quiere decir que los trabajos con
esta licencia PGL pueden ser distribuidos y no comercializados.
Esta es una licencia de software desarrollada por la organización “free software foundation”,
creada en 1985 y cuyo objetivo es la difusión de un movimiento de software libre. Licencia
que busca proporcionar mayor libertad para compartir, copiar y modificar el software libre.




    6. COSTOS

Con respecto al servicio de soporte profesional, OpenKM brinda apoyo técnico y
actualizaciones de software, cuyo precio del servicio está basado en estimaciones de
número de usuarios, tamaño de repositorio así como número de archivos en el mismo.

OpenKm ofrece precios especiales para entidades relacionadas con la educación y
entidades sin ánimo de lucro. “Trabajan bajo la modalidad de Feedback, es decir
cualquier usuario puede descargar e instalar la versión y su soporte esta dado a través
del equipo de desarrolladores y técnicos entusiastas, quienes aportan importantes
opiniones con miras a mejorar y adaptar a las necesidades organizacionales”10, todo
esto bajo la licencia GNU Licencia Pública Genera Versión 2.


9
 Wikipedia. Licencia publica general GNU [en línea]. [citado el 20 de septiembre de 2011].
Disponible en: http://en.wikipedia.org/wiki/GNU_General_Public_License
10
   OpenKM. [en línea HTML].[citado 27/9/11] Disponible en: http://www.openkm.com/Professional-
Support.html

                                                                                            20
2011
                                                            UNIVERSIDAD DE LA SALLE
                                       FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
                                 PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
                                                     GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES




Dentro de las “configuraciones y servicios especiales OpenKM ofrece”11:
  OpenKM alojado: incluye alojamiento y copia de seguridad.
  OpenKM cluster: para grandes infraestructuras
  OpenKM mirror: prevención frente a caídas de hadware

Con respecto a OpenKM comercial es 100% open source ofreciendo apoyo profesional
disponible cualquier instalación OpenKM certificadas.


      7. PROVEEDORES


Estuvimos en contacto con algunos de los coordinadores directos de OpenKM, quienes
nos informaron que al ser una versión Libre, no existen proveedores como tal, ya que
la metodología de trabajo y desarrollo de software que ellos manejan es de FeedBack,
es decir a través de un grupo de colaboradores entusiastas crean comunidades para
brindar asesoría de implementación del software. Por lo tanto no existen empresas
dedicadas exclusivamente al desarrollo e implementación de OpenKM sino grupos
minoritarios empeñados en dar soluciones desarrolladas por ellos mismos incluyendo
en algunos casos la infraestructura necesaria para la implementación.




      8. CONCEPTO DEL GRUPO


Para definir qué tan apropiado es el software de Gestión Documental, es importante
definir unos parámetros de selección de acuerdo a las necesidades de la organización;
esto facilitará realizar una tabulación para medir su nivel impacto en la organización y
hasta qué punto resulta benéfico la incorporación de esta tecnología.

Por lo tanto, comprendemos que no es una tarea fácil ya que debemos considerar
muchas opciones que van desde su costo hasta la definición de cada uno de los
procesos que acompañaran y orientaran esta decisión. Siendo así, a continuación
relacionamos una tabla con algunos aspectos relevantes a considerar en el momento
de la selección de un proveedor de software, todo orientado en los procesos de la
Gestión Documental:



11
     Op. Cit. Disponible en: http://www.openkm.com/Professional-Support.html

                                                                                         21
2011
                                                     UNIVERSIDAD DE LA SALLE
                                FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
                          PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
                                              GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES



                    PREGUNTAS                                         %

Administración del software

_    ¿Evidencia la trazabilidad de los documentos?
Uso y movimiento
_      ¿Permite la reasignación de perfiles o
transferencias de documentos a otros perfiles?
_     ¿Permite manipular documentos con varios
formatos?
_      ¿Permite acceso vía web? ¿Cumple con
estándares de accesibilidad y diseño web?

_   ¿Permite el acceso remoto a los documentos?

_      ¿Cómo se garantiza la conservación y
preservación de documentos digitales?
_     ¿Qué estrategias de seguridad son utilizadas
para garantizar la integridad de los documentos?
_    ¿Genera reportes, estadísticas generales y por
documento?
_     ¿Permite la visualización de la información
independiente de su formato?

_   ¿Cuántos usuarios puede gestionar?

_     ¿Permite la definición de perfiles y permisos de
acceso?
_       ¿Controla la producción de documental,
estandarizando las plantillas para la creación de
documentos?
_    ¿Cuándo los documentos son definitivos, permite
modificarlos?
_     ¿Utiliza el formato PDF, como estándar para la
digitalización?
_      ¿Permite exportar la información en formato
XML?
_      ¿Permite la Asignación de metadatos a los
documentos?
_     ¿Qué estrategias de búsqueda utiliza el software
para localizar los documentos? Tecnologías OCR, ICR,
Metadatos, Búsqueda en texto completo, operadores

                                                                                  22
2011
                                                       UNIVERSIDAD DE LA SALLE
                                  FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
                            PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
                                                GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES


booleanos o filtros.

_    ¿Qué estándares de digitalización son utilizados
para la captura de documentos?

_    ¿Permite la gestión de expedientes virtuales?

_    ¿Posee controles de duplicidad y manipulación
de documentos?

_    ¿Permite gestionar TRD y TVD?

_    ¿Permite la actualización de las tablas?

Estructura del software

¿Utiliza estándares ISAD G, ISAAR CPF, ISAF, EAD,
EAC?

¿Contiene una interfaz intuitiva?

Otros

¿Cuáles son sus clientes?

¿Incluyen     programas    de     capacitación    y
sensibilización?
¿Cuántas versiones y actualizaciones, ha tenido el
aplicativo?
¿Para la implementación del software, incluye los
pasos de la ISO 15489?
¿Después de haber instalado el software, se hace el
acompañamiento necesario, para hacer los ajustes y
modificaciones necesarias?


Frente a estas preguntas que realizamos, notamos que la información que disponemos
en este momento es muy básica para lo que queremos evaluar. Sin embargo podemos
concluir que por las herramientas que utilizan están a la vanguardia en cuanto a
tecnología ya que cuenta con la integración de:

   WorkFlows


                                                                                    23
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                                   FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
                             PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
                                                 GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES



   Sistemas de recuperación de imágenes con OCR (reconocimiento óptico
    caracteres),
   Integra correo electrónico permitiendo controlar la información que se gestiona
    desde las cuentas de los usuarios
   Control de versiones que fácilmente se puede recuperar el historial de los
    documentos
   Pero lo más importante que pudimos detallar en este software, es que integra los
    componentes básicos de un DMS, gracias a su peculiar diseño que permite la
    gestión y el almacenamiento de documentos y contenidos que se vayan generando
    en la organización, estos son:

                         Repositorio de documentos
                         Estructura de carpetas
                         Control de versiones
                         Seguridad
                         Indexación
                         OCR
                         Integración con herramientas de Office


    Sin embargo observamos que es una aplicación básica, sencilla que brinda las
    mismas características y funcionalidades de otro software, con la mínima diferencia
    que manejan el concepto de Gestión del Conocimiento al contar con un Repositorio
    para compartir documentos y almacenarlos, facilitando tener trazabilidad de la
    información haciendo revisiones de un mismo documento, integra procesos,
    documentos digitales, correos electrónicos, etc. Pero es una función que no tiene un
    margen de diferencia con otros proveedores.

    Frente a la interfaz es bastante amigable, pero no se diferencia cuales son los
    módulos que maneja precisamente por el Diseño de las pestañas y tipo de letra en
    toda la plantilla.




                                                                                     24
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9. PRÁCTICA – DEMO


     1. Iniciamos la exploración del Demo OnLine, por la página principal de
        Google y seleccionamos la opción ONLINE DEMO.




                                                                          1




                                                                              25
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2. Nos arroja la siguiente ventana con un listado de Usuarios con su
   respectivo Password. Elegimos cualquiera de las opciones e iniciamos el
   Demo de OpenKM.
                                                 2




                                                      De acuerdo a la disponibilidad
                                                      del Usuario, ingresamos su
                                                      contraseña.




                                                     Listado de Usuarios y Password
                                                     para ingresar al DEMO




                                                                               26
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                                                GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES




           3. Obtenemos el software OpenKM version Online.

                                                                                              3




El recorrido de este software lo hará un representante de OpenKM vía Skype el día Miercoles
28 de Septiembre de 2011.




                                                                                        27
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Sin embargo también intentamos instalarlo por Windows que a continuación ubico los
pantallazos, pero infortunadamente no solo ejecutar el archivo:

  1. Instalamos JDK java en la página de http://java.sun.com/javase/downloads/index.jsp




                        1




        2




                                                                                          28
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2. Una vez tenemos instalado JDK Java procedemos a la instalación de OpenKM, siguiendo
   estos pasos:




            1




                                                      2




                                                                                   29
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                                                3




Pero lamentablemente nos genera este error:




                                                                                   30
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                              CONCLUSIONES


Concluimos que realizar la selección de un proveedor de software no es una tarea
fácil, situación ante la cual debemos tener en cuenta suficientes criterios para
identificarlo como un recurso que realmente brinde accesibilidad y confiabilidad de la
información y cumpla a cabalidad con las necesidades de la organización.

Igualmente se logró observar, que este tipo de trabajo requiere de cierta competencia
y experiencia profesional y ante todo es un trabajo colaborativo, interdisciplinar del
cual se debe apoyar para la consecución de los mejores resultados al finalizar un
pequeño o grande proyecto de implementación de software para Gestión Documental.

Teniendo presente esta experiencia que una entidad por pequeña o grande que sea
debe tener definidos sus metodologías y políticas para la adquisición de herramientas
como OpenKM para que de acuerdo a estas se lleven cabo todos los por menores de
este tipo de actividades tan importantes para cada organización.




                                                                                   31
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                                   BIBLIOGRAFÍA


3.   Openkm knowledge management. Tecnología de Openkm [en línea]. Disponible en:
     http://www.openkm.com/Technology.html

4.   Diccionary.com.       Definición   de     J2EE.         [en      línea].       Disponible       en:
     http://dictionary.reference.com/browse/J2EE

5.   Wikipedia. Definición de JBoss. [en línea]. Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/JBoss

6.   Openkm knowledge management. Tecnología de Openkm [en línea]. [citado el 20 de septiembre
     de 2011]. Disponible en: http://www.openkm.com/Technology.html

7.   On services. Software empresariales, OpenKM gestion documental. [en línea]. Disponible en:
     http://www.onservices.es/openkm-gestion-documental

8.   Wiki           OpenKM.         Versiones         [en                 línea].           Disponible
     en:http://wiki.openkm.com/index.php/Changelog#v5.1.7_-_Po

9.   Openkm knowledge management. Arquitectura básica de Openkm [en línea]. Disponible en:
     http://www.openkm.com/Architecture.html

10. Wikipedia.    Licencia    publica   general    GNU      [en         línea].       Disponible     en:
    http://en.wikipedia.org/wiki/GNU_General_Public_License

11. OpenKM. [en línea HTML]. Disponible en: http://www.openkm.com/Professional-Support.html

12. OpenKM. Disponible en: http://www.openkm.com/Professional-Support.html

13. Openkm knowledge management. Tecnología de Openkm [en línea]. Disponible en:
    http://www.openkm.com/Technology.html

14. Diccionary.com.       Definición   de     J2EE.          [en      línea].       Disponible       en:
    http://dictionary.reference.com/browse/J2EE

15. Wikipedia. Definición de JBoss. [en línea]. Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/JBoss

16. Openkm knowledge management. Tecnología de Openkm [en línea]. Disponible en:
     http://www.openkm.com/Technology.html

17. OpenKM       knowledge   management.       Presentación            [en        línea].   Disponible
     en:http://www.openkm.com/es/Presentacion.html




                                                                                                     32
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  • 2. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 3 OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................... 4 1. OBJETIVO DEL SOFTWARE ..................................................................................... 5 2. FUNCIONALIDAD PRINCIPAL ................................................................................... 5 2.1. PARA QUÉ SE UTLIZA ........................................................................................... 5 2.2. DESCRIPCIÓN DE LOS MÓDULOS .......................................................................... 8 3. REQUERIMIENTOS DE HADWARE ........................................................................ 13 4. REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE COMPLETOS ............................................... 14 4.1. SISTEMAS OPERATIVOS ...................................................................................... 14 4.2. SERVIDOR DE APLICACIONES ............................................................................. 15 4.3. BASES DE DATOS ................................................................................................ 16 4.4. OTRAS PIEZAS DE SOFTWARE ............................................................................ 17 5. MANEJO DE LICENCIAMIENTO .............................................................................. 20 6. COSTOS .................................................................................................................. 20 8. CONCEPTO DEL GRUPO ....................................................................................... 21 9. PRÁCTICA – DEMO ................................................................................................. 25 CONCLUSONES ............................................................................................................. 31 BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................ 32 2
  • 3. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES INTRODUCCIÓN Para el desarrollo de este taller, se realizó una búsqueda por Google acerca de OpenKM un software orientado a la Gestión Documental, con el objetivo de identificar sus funciones, módulos, licencias, requerimientos, entre otras características que permitan fortalecer y definir criterios de selección e implementación de herramientas orientadas a la Gestión Documental. 3
  • 4. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES OBJETIVO GENERAL Permitir que los estudiantes, tengan la experiencia de interactuar con soluciones de software para la gestión de archivos virtuales. 4
  • 5. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 1. OBJETIVO DEL SOFTWARE Brindar una herramienta para pequeñas y grandes empresas, orientada a la gestión de la información mejorando su accesibilidad en todo el entorno corporativo disminuyendo la producción innecesaria de información. 2. FUNCIONALIDAD PRINCIPAL OpenKM, una aplicación basada en una interfaz web 2.0 de código abierto, permite una completa gestión de documentos electrónicos, usuarios, roles, procesos, etc. a nivel empresarial. Funciona con Explorer, Safari, Firefox y Opera, construido en JAVA y como servidor JBoss. Puede instalarse en los SO Windows, GNU/Linux, MacOS, Unix, etc. 2.1. PARA QUÉ SE UTLIZA Es un gestor documental que permite la gestión y almacenamiento de los documentos y contenidos que se vallan generando dentro de una organización, teniendo presente los principales riesgos a los que se enfrenta la administración documental en la actualidad:  Almacenamiento  Recuperación  Seguridad  Autenticación  Clasificación  Distribución  WorkFlow 5
  • 6. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES Por lo tanto, garantiza a los trabajadores de información encontrar, usar, compartir y proteger el contenido más valioso de la compañía. Esto se logra a partir de sus PRINCIPALES FUNCIONALES QUE SON: a. CONTROL DE VERSIONES: lleva un historial del documento, registra todas las modificaciones realizadas para ser recuperadas en cualquier momento.  Basado en el modelo del Check-in / Check-out  Actualiza a los usuarios cuando se realizan modificaciones a los documentos.  Dejar notas de flujo de trabajo asociados a los mismos b. SEGURIDAD: a partir de la identificación de perfiles y roles de trabajo define unas medidas de seguridad para carpetas y documentos.  Plug-in para autenticación basado en JAAS  Quedan registradas todas las operaciones del usuario c. GESTIÓN DE DOCUMENTOS: administración documental en cuanto a:  Extraer metadatos de los documentos  Indexación de documentos de texto office, Open Office, pdf, HTML, XML, RTF, Multimedia (MP3, JPG)bases de datos, etc. d. GROUPWARE: herramienta que permite a diferentes usuarios trabajar simultáneamente con los recursos de las organizaciones. e. ACCESO REMOTO A CLIENTE: facilita el acceso a los recursos de las organizaciones como una extranet. f. RECONOCIMIENTO OCR: facilita la recuperación de información de imágenes a partir de lector de binarios, escala de grises o imágenes a color.  Extrae texto  Escanea y asegura el almacenamiento de todos los documentos  Búsqueda de datos en TIFF 6
  • 7. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES g. MOTOR DE BÚSQUEDA: facilita:  Búsquedas por sinónimos  Búsquedas ordenadas por relevancia  Almacena consultas  Opciones de búsqueda avanzada  Búsquedas a partir de metadatos  Opciones de descarga o ir directamente a la ubicación del documentos h. REPOSITORIO: Respecto al almacenamiento de la información se puede almacenar en un directorio o en cualquier SGBD:  Oracle  PostgreSQL  MySQL  MS SQL Server i. GENERALIDADES:  Usuario puede modificar su configuración de cuenta  Registro de las operaciones del usuario en una BD  Restaura documentos desde la papelera de reciclaje  Permite ilimitados documentos, carpetas, workflows, tipos de documentos.  Integración con escáner  Servicio de chat  URL única para cada documento De esta manera OpenKM, nos demuestra que puede brindar soluciones para: 1. Controlar el creciente volumen de información 2. Impide la duplicidad de información 3. Reducir el consumo de tiempo y recursos para recuperar información 4. Evite fugas de información a partir de los perfiles de seguridad. 7
  • 8. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 2.2. DESCRIPCIÓN DE LOS MÓDULOS “OpenKM es un sistema de gestión documental con una interfaz de usuario web que le permite de una forma muy simple las operaciones a través de sus módulos de: compartir, establecer la seguridad, auditar, así como localizar documentos teniendo presente el ciclo de los mismos”1. A continuación describimos la función de cada uno de los módulos: Se debe ingresar a través de una cuenta y una contraseña. 1 OpenKM knowledge management. Presentación [en línea]. [citado el 20 de septiembre de 2011]. Disponible en:http://www.openkm.com/es/Presentacion.html 8
  • 9. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 1. MÓDULO DE COMPARTIR Y COLABORAR Interfaz inicial con algunas de las propiedades del software Facilita el trabajo en equipo, potencializando los equipos de trabajo para compartir, acceder, enriquecer y almacenar la información. OpenKM gestiona todos los documentos de la empresa manteniendo la seguridad y propiedad intelectual a través del repositorio seguro y estable. Crear, compartir y enriquecer los documentos con los equipos de trabajo de las empresas, garantizar la aprobación y revisión de los mismos a través de procesos de workflow. 9
  • 10. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 2. MÓDULO PROCESO Y REVISIÓN Para cualquier gestión documental es vital que los documentos pasen por el ciclo de vida, cumpliendo con la normatividad y que satisfagan los flujos de trabajo de la organización. OpenKM tiene la capacidad de gestionar los flujos de trabajo internos con rapidez. 10
  • 11. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 3. MÓDULO BUSCAR Y ENCONTRAR Con OpenKM, buscar documentos es muy sencillo y son localizados a partir de su contenido y metadatos. Las consultas frecuentes pueden almacenarse para reutilizarse. Mejorando así la calidad de las respuestas a los usuarios de una forma eficiente y eficaz. 11
  • 12. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 4. MÓDULO DE CONFIGURACIÓN ESPECIAL DE OPENKM Y SERVICIOS ADICIONALES  OpenKM - cluster (Para grandes infraestructuras, sistema de gestión documental escalable).  OpenKM - mirror (Asegúrese que su sistema está siempre accesible, prevenga caídas de hardware). Módulo de administración, genera informes completos junto a graficas estadísticas de consultas, numero de documentos, entre otras. Tablero de notas o pizarra 12
  • 13. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 3. REQUERIMIENTOS DE HADWARE Dependiendo de la compañía, las necesidades, el número de usuarios, la configuración del sistema y recursos tecnológicos disponibles. Sin embargo se presentan las siguientes características para tener una idea general de este punto: OpenKM Descripción de los requerimientos de HADWARE Para Para Un Para pequeñas Requisitos Instalaciones Servidor Instalaciones Mínimos Medianas Virtualizado 25 Usuarios 50 Usuarios 50 Usuarios * 2 GB RAM * 4 GB RAM * Intel Pentium * 1 GB RAM * Quad Core 2.2 * 1 GB RAM 4 * Dual Core 2 *250-500 GB * Due Core 2.2 * 256 MB RAM * 150-250 GB SATA (Disco Duro) SATA (Disco *80-100 GB SATA Duro) (Disco Duro) 13
  • 14. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 4. REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE COMPLETOS 4.1. SISTEMAS OPERATIVOS Unix GNU Mac OS Linux Sistemas Operativos Compatibles solaris windows  Unix  GNU Linux (Ubuntu / Debian / SuSE / Red Hat) - Recomendado  Windows: 2000, XP, Vista, 2003 Server  Solaris  Mac OS Se recomienda el uso de Linux por el costo / potencia y una mayor estabilidad del sistema operativo. 14
  • 15. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 4.2. SERVIDOR DE APLICACIONES El software se puede descargar OpenKM con facilidad es necesario tener conexión de banda ancha. OpenKM se basa en J2EE y la tecnología JBoss servidor de aplicaciones.2 El OpenKM por lo tanto, puede ser instalado y ejecutado en varias plataformas. J2EE: Java Platform, Enterprise Edition o Java EE. Es una plataforma de programación—parte de la Plataforma Java—para desarrollar y ejecutar software.3 JBoss es un servidor de aplicaciones J2EE de código abierto implementado en Java puro. Al estar basado en Java, JBoss puede ser utilizado en cualquier sistema operativo para el que esté disponible Java. 4 2 Openkm knowledge management. Tecnología de Openkm [en línea]. [citado el 19 de septiembre de 2011]. Disponible en: http://www.openkm.com/Technology.html 3 Diccionary.com. Definición de J2EE. [en línea]. [citado el 19 de septiembre de 2011]. Disponible en: http://dictionary.reference.com/browse/J2EE 4 Wikipedia. Definición de JBoss. [en línea]. [citado el 19 de septiembre de 2011]. Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/JBoss 15
  • 16. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES Características del SERVIDOR5 para OpenKM:  Java 1.6 o superior  JBoss Application server 4.2.x  GNU/Linux, Unix, MacOs, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003, Windows Vista  Repositorio almacenado en el sistema de ficheros, MySQL, PostgreSQL, Oracle, MS SQL Server, etc.  Integración con otro software utilizando WebServices 4.3. BASES DE DATOS OpenKM necesita depósito de almacenamiento de BACK-END, un sistema de archivos para el almacenamiento o DBMS puede ser utilizado para almacenar información, tales como:  Oracle  PostgreSQL  MySQL  MS SQL Server 5 Openkm knowledge management. Tecnología de Openkm [en línea]. [citado el 20 de septiembre de 2011]. Disponible en: http://www.openkm.com/Technology.html 16
  • 17. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 4.4. OTRAS PIEZAS DE SOFTWARE Configuración especial de OpenKM y servicios adicionales6:  OpenKM - hosted. (Incluye hosting y servicios de backup ).  OpenKM - cluster (Para grandes infraestructuras, sistema de gestión documental escalable).  OpenKM - mirror (Asegúrese que su sistema está siempre accesible, prevenga caídas de hardware). Versiones de OpenKM7: • Mejorarmiento en Oracle • Visualizacion de los metadatos de la BD en administracion v5.1.7 Po • Informe de problemas con el foro (fecha de • Creacion de planilla de formulacio sin incluir metadatos lanzamiento: 14/07/11) • Mejoramiento del soporte de Oracle y SQL • Mejoramiento de informes v5.1.6 Coches (fecha • Mejora del correo del usurio de lanzamiento: • mejoramiento BD con metadatos 27/06/11) 6 On services. Software empresariales, OpenKM gestion documental. [en línea]. [citado el 20 de septiembre de 2011]. Disponible en: http://www.onservices.es/openkm-gestion-documental 7 Wiki OpenKM. Versiones [en línea]. [citado el 20 de septiembre de 2011]. Disponible en:http://wiki.openkm.com/index.php/Changelog#v5.1.7_-_Po 17
  • 18. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES VERSIONES ACCIONES DE MEJORA Crear metadatos de base de datos v5.1.5 - Esperanza Vista previa no se actualiza cuando se restaura la Fecha de lanzamiento : versión 25/05/2011 Mejoras generales de administración Añadir soporte para consultas sencillas al estilo Google v5.1.4 - Misterio Fijar la configuración de usuario de Fecha de lanzamiento : desbordamiento de diálogo 23/05/2011 Varios errores en el manejo de documentos nota Mejoras generales de administración De apoyo como crontab-las tareas programadas Toma nota además de las carpetas Hacer configurable Aplicaciones logotipo Manejar los tipos MIME en la base de datos Documento sellado (ampliación) La conversión de documentos a distancia Apoyo a los documentos codificados Añadir soporte para Tesseact 3 OCR Añadir soporte para escritura cuneiforme OCR v5.1.3 - Boogie Mejora de OCR con el diccionario Fecha de lanzamiento : Mejor extracción de texto PDF 05/03/2011 Una mayor compatibilidad con Oracle Normalizar las definiciones de base de datos de la tabla Crea documentos PDF a partir de la plantilla Implementar la generación de documentos motor de plantillas Informes con parámetros La extracción de texto mejorado Nueva extensión de foro Nueva extensión de mensajería v5.0.4 - sin dolor Mejorado el soporte LDAP Fecha de lanzamiento : Arreglado el problema con ALT + Q 07/04/2011 Añadir POP3S en importador de correo electrónico v5.0.3 - Behemot Mejorar la compatibilidad con WebDAV Fecha de lanzamiento : Arreglo para el error buscar con "" 11/03/2011 Fix método WebService PropertyGroup.setProperties 18
  • 19. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES En esta tabla se resaltan las versiones correspondientes a este año, la primera versión de OpenKM fue v1.0 llamada Floppy el perro, la fecha de lanzamiento fue el 29 de enero de 2007. Con las siguientes características:  OpenKM liberación inicial.  Autodetección de idioma (según la configuración del navegador).  Traducción al holandés (gracias a Philippe Vervoort).  Traducción al portugués de Brasil añadido (gracias a heindrickson).  Ahora usted puede cambiar los permisos recursivamente.  Algunas mejoras visuales.  Añadido enlaces a la sección "Acerca" del menú.  Entrada de los usuarios la acción.  No se pierde la sesión si la página está abierta OpenKM.  Botón de cierre de diálogo de carga se desactiva durante el proceso.  Ahora hay un diálogo de confirmación para las acciones peligrosas, como la eliminación de documentos.  Carpetas en las que no se puede escribir se muestran en rojo. Finalmente, OpenKM tiene la siguiente arquitectura de información8, como se visualiza en la imagen. 8 Openkm knowledge management. Arquitectura básica de Openkm [en línea]. [citado el 20 de septiembre de 2011]. Disponible en: http://www.openkm.com/Architecture.html 19
  • 20. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 5. MANEJO DE LICENCIAMIENTO OpenKM utiliza la Licencia Pública General GNU (versión 2)9 de la licencia. Esta licencia es la primera para uso general bajo el concepto de software libre, quiere decir que los trabajos con esta licencia PGL pueden ser distribuidos y no comercializados. Esta es una licencia de software desarrollada por la organización “free software foundation”, creada en 1985 y cuyo objetivo es la difusión de un movimiento de software libre. Licencia que busca proporcionar mayor libertad para compartir, copiar y modificar el software libre. 6. COSTOS Con respecto al servicio de soporte profesional, OpenKM brinda apoyo técnico y actualizaciones de software, cuyo precio del servicio está basado en estimaciones de número de usuarios, tamaño de repositorio así como número de archivos en el mismo. OpenKm ofrece precios especiales para entidades relacionadas con la educación y entidades sin ánimo de lucro. “Trabajan bajo la modalidad de Feedback, es decir cualquier usuario puede descargar e instalar la versión y su soporte esta dado a través del equipo de desarrolladores y técnicos entusiastas, quienes aportan importantes opiniones con miras a mejorar y adaptar a las necesidades organizacionales”10, todo esto bajo la licencia GNU Licencia Pública Genera Versión 2. 9 Wikipedia. Licencia publica general GNU [en línea]. [citado el 20 de septiembre de 2011]. Disponible en: http://en.wikipedia.org/wiki/GNU_General_Public_License 10 OpenKM. [en línea HTML].[citado 27/9/11] Disponible en: http://www.openkm.com/Professional- Support.html 20
  • 21. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES Dentro de las “configuraciones y servicios especiales OpenKM ofrece”11:  OpenKM alojado: incluye alojamiento y copia de seguridad.  OpenKM cluster: para grandes infraestructuras  OpenKM mirror: prevención frente a caídas de hadware Con respecto a OpenKM comercial es 100% open source ofreciendo apoyo profesional disponible cualquier instalación OpenKM certificadas. 7. PROVEEDORES Estuvimos en contacto con algunos de los coordinadores directos de OpenKM, quienes nos informaron que al ser una versión Libre, no existen proveedores como tal, ya que la metodología de trabajo y desarrollo de software que ellos manejan es de FeedBack, es decir a través de un grupo de colaboradores entusiastas crean comunidades para brindar asesoría de implementación del software. Por lo tanto no existen empresas dedicadas exclusivamente al desarrollo e implementación de OpenKM sino grupos minoritarios empeñados en dar soluciones desarrolladas por ellos mismos incluyendo en algunos casos la infraestructura necesaria para la implementación. 8. CONCEPTO DEL GRUPO Para definir qué tan apropiado es el software de Gestión Documental, es importante definir unos parámetros de selección de acuerdo a las necesidades de la organización; esto facilitará realizar una tabulación para medir su nivel impacto en la organización y hasta qué punto resulta benéfico la incorporación de esta tecnología. Por lo tanto, comprendemos que no es una tarea fácil ya que debemos considerar muchas opciones que van desde su costo hasta la definición de cada uno de los procesos que acompañaran y orientaran esta decisión. Siendo así, a continuación relacionamos una tabla con algunos aspectos relevantes a considerar en el momento de la selección de un proveedor de software, todo orientado en los procesos de la Gestión Documental: 11 Op. Cit. Disponible en: http://www.openkm.com/Professional-Support.html 21
  • 22. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES PREGUNTAS % Administración del software _ ¿Evidencia la trazabilidad de los documentos? Uso y movimiento _ ¿Permite la reasignación de perfiles o transferencias de documentos a otros perfiles? _ ¿Permite manipular documentos con varios formatos? _ ¿Permite acceso vía web? ¿Cumple con estándares de accesibilidad y diseño web? _ ¿Permite el acceso remoto a los documentos? _ ¿Cómo se garantiza la conservación y preservación de documentos digitales? _ ¿Qué estrategias de seguridad son utilizadas para garantizar la integridad de los documentos? _ ¿Genera reportes, estadísticas generales y por documento? _ ¿Permite la visualización de la información independiente de su formato? _ ¿Cuántos usuarios puede gestionar? _ ¿Permite la definición de perfiles y permisos de acceso? _ ¿Controla la producción de documental, estandarizando las plantillas para la creación de documentos? _ ¿Cuándo los documentos son definitivos, permite modificarlos? _ ¿Utiliza el formato PDF, como estándar para la digitalización? _ ¿Permite exportar la información en formato XML? _ ¿Permite la Asignación de metadatos a los documentos? _ ¿Qué estrategias de búsqueda utiliza el software para localizar los documentos? Tecnologías OCR, ICR, Metadatos, Búsqueda en texto completo, operadores 22
  • 23. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES booleanos o filtros. _ ¿Qué estándares de digitalización son utilizados para la captura de documentos? _ ¿Permite la gestión de expedientes virtuales? _ ¿Posee controles de duplicidad y manipulación de documentos? _ ¿Permite gestionar TRD y TVD? _ ¿Permite la actualización de las tablas? Estructura del software ¿Utiliza estándares ISAD G, ISAAR CPF, ISAF, EAD, EAC? ¿Contiene una interfaz intuitiva? Otros ¿Cuáles son sus clientes? ¿Incluyen programas de capacitación y sensibilización? ¿Cuántas versiones y actualizaciones, ha tenido el aplicativo? ¿Para la implementación del software, incluye los pasos de la ISO 15489? ¿Después de haber instalado el software, se hace el acompañamiento necesario, para hacer los ajustes y modificaciones necesarias? Frente a estas preguntas que realizamos, notamos que la información que disponemos en este momento es muy básica para lo que queremos evaluar. Sin embargo podemos concluir que por las herramientas que utilizan están a la vanguardia en cuanto a tecnología ya que cuenta con la integración de:  WorkFlows 23
  • 24. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES  Sistemas de recuperación de imágenes con OCR (reconocimiento óptico caracteres),  Integra correo electrónico permitiendo controlar la información que se gestiona desde las cuentas de los usuarios  Control de versiones que fácilmente se puede recuperar el historial de los documentos  Pero lo más importante que pudimos detallar en este software, es que integra los componentes básicos de un DMS, gracias a su peculiar diseño que permite la gestión y el almacenamiento de documentos y contenidos que se vayan generando en la organización, estos son:  Repositorio de documentos  Estructura de carpetas  Control de versiones  Seguridad  Indexación  OCR  Integración con herramientas de Office Sin embargo observamos que es una aplicación básica, sencilla que brinda las mismas características y funcionalidades de otro software, con la mínima diferencia que manejan el concepto de Gestión del Conocimiento al contar con un Repositorio para compartir documentos y almacenarlos, facilitando tener trazabilidad de la información haciendo revisiones de un mismo documento, integra procesos, documentos digitales, correos electrónicos, etc. Pero es una función que no tiene un margen de diferencia con otros proveedores. Frente a la interfaz es bastante amigable, pero no se diferencia cuales son los módulos que maneja precisamente por el Diseño de las pestañas y tipo de letra en toda la plantilla. 24
  • 25. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 9. PRÁCTICA – DEMO 1. Iniciamos la exploración del Demo OnLine, por la página principal de Google y seleccionamos la opción ONLINE DEMO. 1 25
  • 26. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 2. Nos arroja la siguiente ventana con un listado de Usuarios con su respectivo Password. Elegimos cualquiera de las opciones e iniciamos el Demo de OpenKM. 2 De acuerdo a la disponibilidad del Usuario, ingresamos su contraseña. Listado de Usuarios y Password para ingresar al DEMO 26
  • 27. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 3. Obtenemos el software OpenKM version Online. 3 El recorrido de este software lo hará un representante de OpenKM vía Skype el día Miercoles 28 de Septiembre de 2011. 27
  • 28. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES Sin embargo también intentamos instalarlo por Windows que a continuación ubico los pantallazos, pero infortunadamente no solo ejecutar el archivo: 1. Instalamos JDK java en la página de http://java.sun.com/javase/downloads/index.jsp 1 2 28
  • 29. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 2. Una vez tenemos instalado JDK Java procedemos a la instalación de OpenKM, siguiendo estos pasos: 1 2 29
  • 30. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 3 Pero lamentablemente nos genera este error: 30
  • 31. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES CONCLUSIONES Concluimos que realizar la selección de un proveedor de software no es una tarea fácil, situación ante la cual debemos tener en cuenta suficientes criterios para identificarlo como un recurso que realmente brinde accesibilidad y confiabilidad de la información y cumpla a cabalidad con las necesidades de la organización. Igualmente se logró observar, que este tipo de trabajo requiere de cierta competencia y experiencia profesional y ante todo es un trabajo colaborativo, interdisciplinar del cual se debe apoyar para la consecución de los mejores resultados al finalizar un pequeño o grande proyecto de implementación de software para Gestión Documental. Teniendo presente esta experiencia que una entidad por pequeña o grande que sea debe tener definidos sus metodologías y políticas para la adquisición de herramientas como OpenKM para que de acuerdo a estas se lleven cabo todos los por menores de este tipo de actividades tan importantes para cada organización. 31
  • 32. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES BIBLIOGRAFÍA 3. Openkm knowledge management. Tecnología de Openkm [en línea]. Disponible en: http://www.openkm.com/Technology.html 4. Diccionary.com. Definición de J2EE. [en línea]. Disponible en: http://dictionary.reference.com/browse/J2EE 5. Wikipedia. Definición de JBoss. [en línea]. Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/JBoss 6. Openkm knowledge management. Tecnología de Openkm [en línea]. [citado el 20 de septiembre de 2011]. Disponible en: http://www.openkm.com/Technology.html 7. On services. Software empresariales, OpenKM gestion documental. [en línea]. Disponible en: http://www.onservices.es/openkm-gestion-documental 8. Wiki OpenKM. Versiones [en línea]. Disponible en:http://wiki.openkm.com/index.php/Changelog#v5.1.7_-_Po 9. Openkm knowledge management. Arquitectura básica de Openkm [en línea]. Disponible en: http://www.openkm.com/Architecture.html 10. Wikipedia. Licencia publica general GNU [en línea]. Disponible en: http://en.wikipedia.org/wiki/GNU_General_Public_License 11. OpenKM. [en línea HTML]. Disponible en: http://www.openkm.com/Professional-Support.html 12. OpenKM. Disponible en: http://www.openkm.com/Professional-Support.html 13. Openkm knowledge management. Tecnología de Openkm [en línea]. Disponible en: http://www.openkm.com/Technology.html 14. Diccionary.com. Definición de J2EE. [en línea]. Disponible en: http://dictionary.reference.com/browse/J2EE 15. Wikipedia. Definición de JBoss. [en línea]. Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/JBoss 16. Openkm knowledge management. Tecnología de Openkm [en línea]. Disponible en: http://www.openkm.com/Technology.html 17. OpenKM knowledge management. Presentación [en línea]. Disponible en:http://www.openkm.com/es/Presentacion.html 32
  • 33. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES LICENCIA DE ESTE DOCUMENTO Reconocimiento 2.5 Usted es libre de: hacer obras derivadas solamente haciendo referencia a los autores Bajo las condiciones siguientes: Reconocimiento. Debe reconocer los créditos de la obra de la manera especificada por el autor o el licenciador. Al reutilizar o distribuir la obra, tiene que dejar bien claro los términos de licencia de esta obra. Alguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso del titular de los derechos de autor Los derechos derivados de usos legítimos u otras limitaciones reconocidas por ley no se ven afectados por lo anterior. Esto es un resumen fácilmente legible del texto legal (la licencia completa). 33