Sistema de gestión documental

2. Trabajo presentado por.
PATRICIA OSPINA DAVILA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÒN Y LA DOCUMENTACIÒN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
SEPTIEMBRE - 2013

4. Con la siguiente investigación busco conocer aspectos
generales acerca de los Sistemas de Gestión Documental y el
Sistema Gestor de Archivos dentro de una organización.
A su vez, reconocer los aspectos más importantes en la
implantación de un Sistema de Gestión Documental,
identificando las fases para la organización de un sistema
dentro de una entidad.

5. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Es un sistema de información que
incorpora, gestiona y facilita el acceso a
los documentos a lo largo del tiempo. Ya
que realiza la captura y organización de
todos los documentos para facilitar la
tarea de encontrar la información en las
empresas. Los documentos en papel son
escaneados con destino al sistema de
gestión documental,

6. Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una
relación estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos
de archivo los cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y
Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención
Documental y por las Tablas de Valoración Documental.
Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de
gestión por ser de uso frecuente. Se conservan más o menos cinco
años.
Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no
se conservan más de cincuenta años.
Los documentos del archivo histórico se conservan definitivamente.
Corresponde a los archivos históricos.
El Archivo General de la Nación, describe la gestión documental como el conjunto de
normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo
en una organización, los cuales permiten la recuperación de la información,
determinando el tiempo de los documentos para que estos sean guardados o eliminados .
El AGN también destaca la definición de
sistema de gestión documental como una
base de datos que disponen de una
tecnología idónea para el tratamiento de
documentos científicos culturales y técnicos
CONCEPTO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

7. El presente trabajo está basado en la consulta realizada al archivo de la
memoria histórica del Colegio San Juan Bosco de Dosquebradas, Risaralda.
En el momento el sistema de gestión se encuentra en proceso de formación.
Por motivos de privacidad, no fue posible tomar pantallazos o fotos del
sistema. Aún así, observaremos a continuación la estructuración del sistema
de gestión documental del centro de información histórico – SJBMH.

8. Permitir que la Información sea al instante
Proteger los documentos contra robo, incendios, inundaciones, entre otros.
Eliminar la perdida de información por descuido y mal manejo al pasar de administración
Establecer una mayor eficiencia de flujo de documentos dentro de la organización.
Crear una bitácora histórica de accesos a los documentos
Tener la opción de proveer información a terceros - proveedores, clientes, usuarios de la
institución.
OBJETIVO DEL SISTEMA SJBMH
DE GESTION DOCUMENTAL.

9. PROGRAMA QUE SE EMPLEA
Cuenta con una plataforma interna, solo para
estudiantes, docentes y un grupo cerrado de
administrativos pertenecientes al área. Su
principio de estructura se basa en el programa
Onbase
Consta de los siguientes módulos:
¬Recopilación ¬clasificación, ¬escaneo ¬Ítems (
código de barra) ¬consulta en sala¬ préstamo
entre administraciones.
El programa SJBMH. es un programa hecho a la medida, bajo requerimientos de la
institución, es un aplicativo para la administración integrada de documentos de
registro histórico los cuales son escaneados y llevados a PDF.

10. NORMATIVA
• Ley 527 de 1999, que define y reglamenta el acceso y
uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas digitales, en su artículo 12
establece que los libros y papeles del comerciante
podrán ser conservados en cualquier medio técnico
que garantice su reproducción exacta.
• Decreto 2150 de 1995, suprime autenticación de
documentos originales y el uso de sellos; prohíbe
exigir copias o fotocopias de documentos que la
entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar
documentos de los archivos de las entidades públicas;
autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y
transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las
tecnologías de archivo documental por parte de los
particulares, entre otros.
• Norma ISO-19005 de 2005, basado en el estándar
PDF 1.4 (PDF/A-1), permite a las organizaciones
archivar documentos electrónicamente de manera que
se asegure la preservación de su contenido, aspecto
visual y apariencia sobre un extenso periodo de
tiempo.
• También permite que los documentos sean
recuperados y revisados con consistencia y resultados
predecibles en el futuro, independiente de las
herramientas y sistemas usados para su creación.
Ley 6 de 1992, artículo 74: valor probatorio de
la impresión de imágenes ópticas no
modificables. Adicionase el Estatuto Tributario
con el siguiente artículo:
"Artículo 771-1. Valor probatorio de la
impresión de imágenes ópticas no
modificables.
Decreto 2620 de 1993, por el cual se
reglamenta el procedimiento para la utilización
de medios técnicos adecuados para conservar
los archivos de los comerciantes.
Considerando entre otros, lo expresado por el
artículo 48 del código de comercio decreta:
“Artículo 1º Todo comerciante podrá conservar
sus archivos utilizando cualquier medio técnico
adecuado que garantice la reproducción
exacta de documentos, tales como la
microfilmación, la micrografía y los discos
ópticos entre otros.”

11. PROCESO DE EJECUCION DE LOS MODULOS
• Adquisición, el material (fotos, documentos escritos, revistas,
narraciones de sucesos recopilados en CD – DVD )es buscado
dentro de las diferentes dependencias de la institución y en línea
con la inspectoría de San Luis Beltrán, registrados por medio de
actas, las cuales son llevadas al archivo de gestión de memoria
histórica.
• Clasificación, esta se hace por cronología, a su vez se cataloga por
medio de presentación (material impreso, material audio-visual o
material físico)
• El material impreso o formato papel, es digitalizado y escaneado,
una vez escaneados los documentos se les asigna términos de
índices, y se convierte en documento de PDF para protección de la
información, luego es registrado en el archivo de memoria histórica
por medio del sistema SJBMH en la carpeta de acuerdo a la
cronología del evento.

12. • Ítems. se utilizan para mirar la información que
está ligada a un expediente, por medio de un
código de barras.
• Consulta en sala, se podrá acceder al archivo de
memoria histórica por medio de SJBMH, con un
código de usuario y contraseña personalizada
• Préstamo de material, debe solicitarse al archivo
central por medio de correspondencia física, para
que el oficio sea radicado y tramitado con
administración general(rectoría), pasado ocho días
calendario, se accede al sistema SJBMH y en la
carpeta de respuestas del archivo central, se
efectúa una encuesta para retirar el material.

13. • El cargue del préstamo se hace por el módulo de préstamo en SJBMH, donde
se digita el código del usuario, luego se registra con un lector los códigos de
barras de cada uno de los materiales solicitados en préstamo.
• inmediatamente se genera el préstamo,
este se indexa en la base de datos de
PRESTAMO A USUARIOS del sistema
SJBMH con palabras claves y se notifica
por correo interno (intranet) al usuario la
oficialización del préstamo.
Nota: como este es un sistema que esta en periodo de
prueba, entre la inspectoría principal (casa dirigente con
sede en Medellín) por el momento solo los registros de
prestamos se otorga al docente encargado del área.

14. CONCLUSIONES
• El aplicativo de un sistema de gestión documental facilita el
almacenamiento, conservación y consulta de la documentación
institucional y promueve la racionalidad en el consumo de papel.
• Aunque el aplicativo se ejecute, este en ningún momento remplaza la
obligatoriedad de organizar la documentación institucional en soporte
papel, de acuerdo con la normatividad archivística.
• La implementación de un sistema de gestión hace mucho mas ágil la
consulta, dando a la institución una imagen de progreso ya que el
acceso se hace de modo mas optimo
• .Cuando se tiene un SGD, los datos se encuentran almacenados en un
archivador electrónico permitiendo acceder a la información desde
cualquier estación de trabajo, facilitando el seguimiento de los
documentos

15. WEB-GRAFIA
• Archivo General de la Nación, 19 de septiembre del 2013.
http://www.archivogeneral.gov.co
• Sociedad Colombiana de Archivistas, 17 de septiembre del 2013.
http://www.scarchivistas.org
• MURTO, Guillermo. Sistema de gestión documental, 17 de septiembre del 2013.
http://electivaiigroupsgd.blogspot.com

16. Gracias.