AIESEC SYSU GC Quality Control Guideline Version: 1.02 By: Patrick Lee

1. AIESEC SYSU
V 1.2

2. oGCDP Standards & Satisfaction
Exchange Programme Policies (XPP)
oGCDP EP Checking Tool

3. 1. S&S

4. IN PROGRESS
EP together with EP manager will sign contract to
clarify responsibilities between them as well as EP
will confirm payment procedure.
Contract
All EPs that are selected for winter and summer peak are
obligated to attend Regional Induction Conference. If EP is
selected in other time or can`t come to the conference LC is
obligated to deliver all knowledge by local conference or
meeting.
RIC

5. MA & RE
All EPs once they are selected will have EP manager as well
as will be informed about stable communication channel
with Home LC and LC Quality Head contacts. Once EP is
matched, EP manager will ensure EP knows Host LC needed
contacts (LCP, LCVP, TN manager, Buddy, host family).
Communication
Channel
Within 3 x 24 hours EP need to confirm acceptance of the
opportunity and EP together with EP manager will send
EPAN to TN manager.
AN
After EP is matched in the system EP manager will support
him/her to receive complete, clear information about visa
process application in the Hosting Entity.
VISA

6. MA & RE
Each EP is obligated to have International SOS and
Insurance before departure to the Hosting Entity. In the
same time Home Entity will provide vaccination consultancy.
Insurance
&
Vaccination
All EPs after match, before departure need to attend local
Outgoing Preparation Seminar. If EP can`t come, EP
manager should deliver all knowledge by separate meeting.
OPS
All EPs will have opportunity, provided from local level to
have at least one external touch point. Possible ways:
External training session/ Social Issue Forum/ NGO Visit/
Board meeting/ Personal conversation/ AIESEC events.
One External
touch point

7. 2. XPP

8. EP要求 TN要求
Break
Match
Policy
Break
Realization
Policy
投诉
流程

9. EP要求
a. 至少在结束大学教育的两年内并且30
岁以下，或者至少在完成AIESEC full
time position后的三年内并且30岁以
下。
b. 最多不能超过36个月。
c. 在居住超过6个星期的国家或地区申请
Exchange。
d. 项目最短工作时间为六周。
e. EP要遵守当地的风俗习惯和项目的纪
律要求。

10. a. 提供给EP的工资数量和交付形式（如
果可申请的话）
b. 住宿和具体情况（例如单间，寄宿家庭
等等）
c. 住宿，交通，保险，签证费用责任
d. 其他住宿条件（比如提供食物）以及主
办的LC和EP的必要话费
e. 具体细致的工作描述
f. AIESEC和TN taker的上传的协议
TN要求
TN Form

11. a. 提供给EP的工资数量和交付形式（如
果可申请的话）
b. 住宿和具体情况（例如单间，寄宿家庭
等等）
c. 住宿，交通，保险，签证费用责任
d. 其他住宿条件（比如提供食物）以及主
办的LC和EP的必要话费
e. 具体细致的工作描述
f. AIESEC和TN taker的上传的协议
TN要求
TN Form

12. a. 项目时长为6-78周
b. 每周工作时间最少25小时
c. 具体细致的工作描述
d. 工作活动和工作描述必须与match和接
收是AN form上的一致。任何改动都需
要写在form上并且取得TN taker，EP
和AIESEC的同意。
e. EP工作的第一天必须有AIESECer带去
TN要求
Work

13. a. 在签证申请过程中要得到AIESEC的援
助
b. 住宿在EP到达前安排好；
c. 住宿达到分会在Reception Wiki上申
明的最低要求；
d. 住宿是被cover的。除非该分会没有能
力实现它，在这种情况下需要在TN
form中有一个全面的细节的呈现并且
被EP同意。住宿花费不应超过分会的
标准生活花费。
e. 接机是必须的。如果EP入境底单和TN
目的地不一样，细节的旅行指南必须在
match的时候提供给EP。
TN要求
Reception

14. 提供给EP的reception wiki需要包括：
a. 签证申请信息
b. MC设置的在该国最低住宿标准
c. 旅行和安全信息，关键的联系信息
和地址
d. EP每月支出的预估
e. 法律和文化标准汇总
f. 分会和国家历史
g. 其他关键信息
TN要求
Reception

15. a. Host LC必须send reception wiki给EP
b. Host LC必须提供VISA协助文件
c. 接待LC必须给EP提供相关的VISA和劳
动的法律知识
d. 接待LC必须提供EP以下联系信息：TN
manager/EP responsible/buddy person,
LCP, LCVPICX, TN taker’s responsible
person, LC and MC office address and
accommodation address
e. 接待LC必须提供TN的expectation给EP
f. 接待LC必须根据当局官方公告提供TN
所在地区和住宿地区的地区特殊安全
信息
TN要求
Reception

16. a. EP没有在2周内收到一系列与申请VISA
相关的重要文件，导致EP不能着手准
备exchange；或EP没有被通知准备文
件所需要的时间
b. EP符合政策但是第三方造成了delay，
并且这个delay根本性影响了Exchange
情况（需要证据）
c. 工作地方因为战争、自然灾害、革命
或恐怖袭击被正式通知处于紧急状态，
EP可能会有危险。
d. 生病或特定情形会对健康造成危险
（需要证据）
Break
Match
Policy
EP有权
Break match

17. a. 在到达exchange国家后拿不到官方的
工作/生活许可
b. 工作与AN描述不一样，并且这种不符
合改变了工作的性质。EP应该先尝试
和TN Taker, 项目分会解决这件事
c. EP被性侵
d. 基本工作环境太差或不符合AN规定；
EP应该先主动和TN Taker以及host
entity沟通解决
Break
Realization
Policy
EP有权
Break
Realization

18. a. EP基本信息造假
b. EP违反法律或组织内部规范
Break
Realization
Policy
TN有权
Break
Realization

19. 1. 通知host entity和被诉方，先尝试私下
解决。
2. 如果Step1.尝试失败了，投诉方应该通
知sending entity, sending entity被通知
后应该根据XPP与host entity协商。
3. 如果Step2.也尝试失败了，sending
entity和host entity应该通知他们的MC
来一起解决（联系ECB
ncb.moc@aiesec.net）。另外，他们可
以把这个issue分享给global network.
4. 如果两周内各方不能达成共识的，这
个案子应该交给ICB裁决。
投诉
流程

20. 3. oGCDP EPM Checking Tool

21. IN PROGRESS
 EP是否有接受合同的training？
 是否有了解EP的意向国家或地区？
 是否有了解EP的意向项目类型？
 是否有了解EP上述意向的背后动机？
 是否有结合GC现状调整EP期望值？
 是否有了解EP的时间安排？
 是否有和EP确定匹配流程中大致的时间安排？
（包括GRIC, Issue training, OPS, VISA etc.）

22. IN PROGRESS
 EP是否清楚GIS的操作流程？
 EP是否清楚S&S上列明自己的权利和义务？
 EP是否有参加 GRIC？
 EP是否有参加 Issue training？
 EP是否有参加 OPS？

23. MATCH
 EP是否有被告知获得必要的面试技巧？
 EP是否有从RTN report、CEED report上了
解必要的信息？
（关于项目、城市、国家、文化习俗 etc.）

24. MATCH
 EP是否清楚匹配项目的diversity状况？
 EP是否清楚匹配项目的收费情况？
 EP是否清楚匹配项目的居住情况？
 EP是否有接受XPP的基本培训？
 EP是否清楚匹配项目的关键联系人？
（TN OC，VP iGCDP，ICB，其他紧急联系人etc.）
 EP是否清楚匹配项目的关键地址？

25. MATCH
 EP是否了解Int’SOS的使用方法？并通过它
了解当地的安全、健康情况？
 EP是否有购买保险？