ROI PMO Avaliação

WORKSHOP
Proposta de avaliação de retorno do
investimento (ROI) de um PMO

Colaboradores
Michelly Gonçalves – IBEMA
michelly.goncalves@ibema.com.br
Joseane Zoghbi – GOV. ES
joseane.zoghbi@planejamento.es.gov.br
Juliana Prado – DER ES
julianaprado@gmail.com
Paulo Campos – NOORDEN GROUP
paulohbcampos@gmail.com
Davi Cohen – NOORDEN GROUP
d_cohen@outlook.com.br

Objetivos e Premissas
Cenário
Serviços de um PMO x Problemas de um portfólio
Encerramento
Agenda
Contexto e Simulação

Objetivos
• O objetivo principal deste encontro é compartilhar conceitos e visões
sobre a avaliação do retorno (ROI), facilitando a tomada de decisão na
criação ou expansão de um PMO. Para isso, será necessário responder a
qual a configuração traz retorno na hora de investir em um PMO?
• Para isso, vamos analisar variáveis da gestão financeira de um portfólio e
do próprio PMO como:
• a – Problemas que podem surgir na gestão do portfólio;
• b – Serviços que são ou podem ser oferecidos por um PMO;
• c – Transformação dos custos e perdas do portólio em
oportunidades de ganhos para a companhia em questão.
Premissas
• Todos nós conhecemos o termo “PMO” (Project Management Office);
• Todos nós conhecemos o termo “ROI” (Return on Investiment);
• Não existem verdades absolutas: todas as percepções são bem-vindas

1
5
1.Investimento para projetos
2
3
7
4
6
2.Portfólio
3.Projetos
4.Expectativa de Retorno
5.Problemas = Perdas
6.PMO
7.Serviços/Ferramentas do PMO
8
8.ROI do PMO
Cenário

Possibilidade de serviços aplicados por um PMO
Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.

Possibilidade de serviços aplicados por um PMO
1. Implementar e operar sistemas de
informação para projetos
2. ProverMetodologia de Gerenciamento
de Projetos
3. Coordenar e integrar projetos de um
portfólio
4. Monitorar e controlar o desempenho de
projetos
5. Provermentoring para os gerentes de
projetos
6. Desenvolver as competências dos
profissionais, incluindo treinamento
7. Desenvolver e manter um quadro
estratégico de projetos (project scoreboard)
8. Gerenciar um ou mais portfólios
9. Gerenciar um ou mais programas
10. Informar o status dos projetos a alta
gerência
11. Prover um conjunto de ferramentas
para o gerenciamento de projetos
12. Identificar, selecionar e priorizar
novos projetos
13. Implementar e gerenciar banco de
dados de lições aprendidas
14. Alocar recursos entre projetos
15. Prover aconselhamento à alta
administração
16. Implementar e gerenciar banco de
dados de riscos
17. Mapear o relacionamento e o
ambiente de projetos na organização
18. Participar do planejamento
estratégico
19. Gerenciar arquivos/acervos de
documentação de projetos
20. Conduzir revisões pós-gerenciamento do
projeto (lições aprendidas)
21. Promover o gerenciamento de projetos
na organização
22. Gerenciar os benefícios de programas
23. Gerenciar interfaces com os clientes dos
projetos
24. Conduzir auditorias de projetos
25. Recrutar, selecionar, avaliar e determinar
salários dos Gerentes de Projetos
26. Executar tarefas especializadas para os
Gerentes de Projetos (Ex: cronogramas,
análises de riscos, etc.)
27. Monitorar e controlar o desempenho do
próprio PMO
Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.

Possibilidade de problemas de um portfólio
1 Problemas de comunicação
2 Baixo cumprimento de prazos
3 Escopo não definido adequadamente
4 Mudanças de escopo constantes
5 Recursos humanos insuficientes
6 Riscos não avaliados corretamente
7
Concorrência entre o dia a dia do projeto
na utilização de recursos
8 Mudança ou falta de prioridade
9 Baixa qualidade na estimativa de custos
10
Estimativas incorretas ou sem
fundamento
11 Problemas com fornecedores
12
Retrabalho em função da qualidade do
produto
13 Falta de definição de responsabilidades
14 Falta de apoio da alta administração
15
Falta de competência para gerenciar
projetos
16 Falta de metodologia de apoio
17 Falta de ferramenta de apoio
18 Insatisfação dos clientes dos projetos
19
Falta de conhecimento técnico sobre o
negócio
20 Falta de consenso nas decisões
Fonte: Pesquisa com 20 PMOs da turma do PMO Master Class.

Passo a passo para identificação do ROI do PMO
1 – Com os 27 serviços existentes, e identificar qual deles são realizados
ou não pelo PMO (S = 1, N = 0)
Serviços
Faz o
servico?
Implementar e operar sistemas de informação para projetos 1
Prover Metodologia de Gerenciamento de Projetos 1
Coordenar e integrar projetos de um portfólio 0
Monitorar e controlar o desempenho de projetos 1
Prover mentoring para os gerentes de projetos 0
Desenvolver as competências dos profissionais, incluindo
0
treinamento
Desenvolver e manter um quadro estratégico de projetos
(project scoreboard)
0
Gerenciar um ou mais portfólios 1
Gerenciar um ou mais programas 0
Informar o status dos projetos a alta gerência 0
Prover um conjunto de ferramentas para o gerenciamento de
projetos
0
Identificar, selecionar e priorizar novos projetos 0
Implementar e gerenciar banco de dados de lições aprendidas 0
Serviços
Faz o
servico?
Alocar recursos entre projetos 0
Prover aconselhamento à alta administração 0
Implementar e gerenciar banco de dados de riscos 0
Mapear o relacionamento e o ambiente de projetos na
organização
0
Participar do planejamento estratégico 0
Gerenciar arquivos/acervos de documentação de projetos 0
Conduzir revisões pós-gerenciamento do projeto (lições
aprendidas)
0
Promover o gerenciamento de projetos na organização 0
Gerenciar os benefícios de programas 0
Gerenciar interfaces com os clientes dos projetos 0
Conduzir auditorias de projetos 0
Recrutar, selecionar, avaliar e determinar salários dos Gerentes
de Projetos
0
Executar tarefas especializadas para os Gerentes de Projetos
(Ex: cronogramas, análises de riscos, etc.)
0
Monitorar e controlar o desempenho do próprio PMO 0

2 – Definir os problemas que impactam em seu portfólio, e qual o % de
impacto desse problema em relação ao total (obrigatoriamente total 100%)
Problemas de comunicação
Baixo cumprimento de prazos
Escopo não definido adequadamente
Mudanças de escopo constantes
Recursos humanos insuficientes
Riscos não avaliados corretamente
Concorrência entre o dia a dia do projeto na
utilização de recursos
Mudança ou falta de prioridade
Baixa qualidade na estimativa de custos
Estimativas incorretas ou sem fundamento
Problemas com fornecedores
Retrabalho em função da qualidade do
produto
Falta de definição de responsabilidades
Falta de apoio da alta administração
Falta de competência para gerenciar
projetos
Falta de metodologia de apoio
Falta de ferramenta de apoio
Insatisfação dos clientes dos projetos
Falta de conhecimento técnico sobre o
negócio
Outros
20% 10% 5% 15% 25% 10% 15%

3 – A planilha utilizará a base de dados de grau de contribuição da
aplicação na resolução dos problemas
Serviços
Faz o
servico?
Problemas de comunicação
Baixo cumprimento de
prazos
Escopo não definido
adequadamente
Mudanças de escopo
constantes
Recursos humanos
insuficientes
Riscos não avaliados
Concorrência entre o dia a
dia do projeto na utilização
corretamente
Mudança ou falta de
de recursos
prioridade
Baixa qualidade na
estimativa de custos
Estimativas incorretas ou
sem fundamento
Problemas com
fornecedores
Retrabalho em função da
qualidade do produto
Falta de definição de
responsabilidades
Falta de apoio da alta
administração
Falta de competência para
gerenciar projetos
Falta de metodologia de
apoio
Falta de ferramenta de
apoio
Insatisfação dos clientes
dos projetos
Falta de conhecimento
técnico sobre o negócio
Outros
20% 10% 5% 15% 25% 10% 15%
Implementar e operar sistemas de informação para projetos 1
75% 25% 0% 25% 0% 100% 75% 25% 0% 25% 0% 0% 0% 0% 100% 25% 50% 50% 25% 0%
Prover Metodologia de Gerenciamento de Projetos 1
25% 0% 25% 0% 100% 25% 0% 100% 75% 25% 100% 75% 25% 0% 25% 100% 75% 25% 0% 0%
Coordenar e integrar projetos de um portfólio 0
0% 25% 0% 100% 75% 0% 100% 75% 25% 0% 0% 100% 25% 0% 100% 75% 25% 0% 25% 0%
Monitorar e controlar o desempenho de projetos 1
25% 0% 100% 75% 25% 100% 75% 25% 0% 25% 100% 75% 25% 0% 100% 0% 25% 0% 25% 0%
Prover mentoring para os gerentes de projetos 0
0% 25% 0% 100% 75% 0% 100% 75% 25% 0% 75% 25% 75% 25% 0% 25% 0% 25% 25% 0%
Desenvolver as competências dos profissionais, incluindo
treinamento 0
25% 0% 25% 0% 100% 25% 0% 100% 75% 25% 100% 75% 100% 75% 25% 25% 0% 25% 0% 0%
(project scoreboard) 0
0% 25% 0% 100% 100% 75% 25% 0% 25% 0% 0% 100% 100% 75% 25% 0% 25% 0% 25% 0%
Gerenciar um ou mais portfólios 1
25% 0% 100% 75% 0% 100% 25% 0% 25% 100% 75% 25% 0% 100% 25% 0% 25% 0% 25% 0%

Serviços
Faz o
servico?
Problemas de
comunicação
Baixo cumprimento
de prazos
Escopo não definido
adequadamente
Riscos não avaliados
corretamente
Baixa qualidade na
estimativa de custos
Retrabalho em
função da qualidade
do produto
Falta de apoio da
alta administração
Outros
20% - 10% 5% 15% 25% 10% 15%
Implementar e operar sistemas de informação para
projetos
1 75% 75% 25% 25% 0% 0% 100% 100% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
Prover Metodologia de Gerenciamento de Projetos 1 25% 25% 0% 0% 25% 25% 25% 25% 75% 75% 75% 75% 0% 0% 0% 0%
Coordenar e integrar projetos de um portfólio 0 0% 0% 25% 0% 0% 0% 0% 0% 25% 0% 100% 0% 0% 0% 0% 0%
Monitorar e controlar o desempenho de projetos 1 25% 25% 0% 0% 100% 100% 100% 100% 0% 0% 75% 75% 0% 0% 0% 0%
Desenvolver e manter um quadro estratégico de
projetos (project scoreboard)
0 0% 0% 25% 0% 0% 0% 75% 0% 25% 0% 100% 0% 75% 0% 0% 0%
Gerenciar um ou mais portfólios 1 25% 25% 0% 0% 100% 100% 100% 100% 25% 25% 25% 25% 100% 100% 0% 0%
Percentual Máximo dentre os servícos 75% - 100% 100% 75% 75% 100% 0%

5 – Identificar o valor da perda do portfólio, mediante o total financeiro e
custo de operação do PMO
Serviços
Faz o
servico?
Problemas de
comunicação
Baixo
cumprimento de
prazos
Escopo não
definido
adequadamente
Riscos não
avaliados
corretamente
Baixa qualidade
na estimativa de
custos
Retrabalho em
função da
qualidade do
produto
Falta de apoio da
alta
administração
Outros
20% - 10% 5% 15% 25% 10% 15%
projetos 1 75% 75% 25% 25% 0% 0% 100% 100% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
(project scoreboard) 0 0% 0% 25% 0% 0% 0% 75% 0% 25% 0% 100% 0% 75% 0% 0% 0%
Valor do portfolio:
20.000.000
Percentual de perda:
20%
Perda Total:
4.000.000
Custo do PMO
2.000.000,00

6 – Identificar o total recuperável por peso do problema
Serviços
Faz o
servico?
Problemas de
comunicação
Baixo
cumprimento de
prazos
Escopo não
definido
adequadamente
Riscos não
avaliados
corretamente
Baixa qualidade
na estimativa de
custos
Retrabalho em
função da
qualidade do
produto
Falta de apoio da
alta
administração
Outros
20% - 10% 5% 15% 25% 10% 15%
projetos 1 75% 75% 25% 25% 0% 0% 100% 100% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
Valor do portfolio:
20.000.000
20%
Perda Total:
4.000.000
Custo do PMO
2.000.000,00
Perda total recuperável por peso do problema: 4.000.000 800.000 400.000 200.000 600.000 1.000.000 400.000 600.000
Perda ajustado recuperável por peso do problema: 2.800.000 600.000 400.000 200.000 450.000 750.000 400.000 -

7 – Ajustar o total recuperável por peso do problema
Serviços
Faz o
servico?
Problemas de
comunicação
Baixo
cumprimento de
prazos
Escopo não
definido
adequadamente
Riscos não
avaliados
corretamente
Baixa qualidade
na estimativa de
custos
Retrabalho em
função da
qualidade do
produto
Falta de apoio da
alta
administração
Outros
20% - 10% 5% 15% 25% 10% 15%
projetos 1 75% 75% 25% 25% 0% 0% 100% 100% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
Valor do portfolio:
20.000.000
20%
Perda Total:
4.000.000
Custo do PMO
2.000.000,00
Perda total recuperável por peso do problema: 4.000.000 800.000 400.000 200.000 600.000 1.000.000 400.000 600.000
Perda ajustado recuperável por peso do problema: 2.800.000 600.000 400.000 200.000 450.000 750.000 400.000 -

8 – Avaliar o valor do ROI do PMO, de acordo com os passos anteriores.
Valor do portfolio:
20.000.000
20%
Perda Total:
4.000.000
Custo do PMO
2.000.000,00
Perda total recuperável por peso do problema: 4.000.000
Perda ajustado recuperável por peso do problema: 2.800.000
ROI
40%
Perda ajustada – Custo PMO
Custo PMO
2.800.000 – 2.000.000
2.000.000
ROI
40%

1 – Com os 27 serviços existentes, e identificar qual deles são realizados ou
não pelo PMO (S = 1, N = 0)
2 – Definir os problemas que impactam em seu portfólio, e qual o % de
impacto desse problema em relação ao total (obrigatoriamente total 100%)
5 – Identificar o valor da perda do portfólio, mediante o total financeiro e
custo de operação do PMO
6 – Identificar o total recuperável por peso do problema
7 – Ajustar o total recuperável por peso do problema
8 – Avaliar o valor do ROI do PMO, de acordo com os passos anteriores

Contexto para avaliar o potencial de ganhos na atuação do PMO
Portfólio
Executado
Potencial de
recuperação
Perda
inacessível
Executado
Perda

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