Intranet hankkeiden vaikeat kysymykset 2010, perttu tolvanen, v2
•Télécharger en tant que PPTX, PDF•
3 j'aime•926 vues
Esitys IIR:n Intranet & Extranet Forum -seminaarissa. Aihe: Intranet-hankkeiden vaikeat kysymykset. Käsittelyssä "sähköinen työpöytä" -määritelmä, esitutkimuksien kriittiset menestystekijät, fiksun tuotevalinnan tekeminen intraa varten ja vinkit onnistuneeseen käyttöönottoon.
Recommandé
Recommandé
Contenu connexe
Tendances
En vedette
En vedette (7)
Similaire à Intranet hankkeiden vaikeat kysymykset 2010, perttu tolvanen, v2
Similaire à Intranet hankkeiden vaikeat kysymykset 2010, perttu tolvanen, v2 (20)
Plus de Perttu Tolvanen
Plus de Perttu Tolvanen (20)
Intranet hankkeiden vaikeat kysymykset 2010, perttu tolvanen, v2
- 1. Intranet-hankkeiden vaikeat kysymykset ... ja vähän extranet-hankkeista. Konsultti Perttu Tolvanen 23.9.2010 Intranet & Extranet Forum ’10 23.9.-24.9.2010 Intranet- pallo Extranet- pallo
- 2. Perttu Tolvanen • KTM, tietojärjestelmätiede, digitaalinen media • Sisällönhallinnan konsultti, Sininen Meteoriitti, 2009- • Sisällönhallinnan konsultti (ECM), Digia • Projektipäällikkö, Sanoma-konserni & Nelonen Media • Projektipäällikkö, Kauppa- ja teollisuusministeriö • Tyypillisiä projekteja mm. • palvelukokonaisuuksien konseptisuunnittelu (intranet / internet / extranet) • intranet & sähköinen työpöytä – palveluiden esitutkimukset, vaatimusmäärittely, konseptisuunnittelu ja kehitystiekartat • Sininen Meteoriitti • Henkilöstöä 80. Konsultointia & projektitoteutuksia. Teknologiana SharePoint. • Sähköinen työpöytä ja intranet-projekteja. Asiakkaina mm.: Metsäteollisuus Ry, Varma, Fingrid, Oras, Rudus.
- 6. Intranet Extranet Dokumenttienhallinta Asiakirjojen hallinta Sähköinen asiointi Verkkopalvelut / internet-sivustot Henkilöhakemisto Uutiskanavat
- 7. Intranet Extranet Ryhmätyötilat Dokumenttienhallinta Asiakirjojen hallinta Sähköinen asiointi Verkkopalvelut / internet-sivustot Keskustelu ja kommentointi Henkilöhakemisto Hakukone Uutiskanavat
- 8. Intranet Extranet Ryhmätyötilat Dokumenttienhallinta Asiakirjojen hallinta Sähköinen asiointi Verkkopalvelut / internet-sivustot Oma sivu Keskustelu ja kommentointi Henkilöhakemisto Hakukone Uutiskanavat Lomakkeet & työnkulut Mittarit, liiketoimintatieto Blogit Wikit Pikaviestintä
- 9. Sähköinen työpöytä Intranet Extranet Ryhmätyötilat Dokumenttienhallinta Asiakirjojen hallinta Sähköinen asiointi Verkkopalvelut / internet-sivustot Oma sivu Keskustelu ja kommentointi Henkilöhakemisto Hakukone Uutiskanavat Lomakkeet & työnkulut Mittarit, liiketoimintatieto Blogit Wikit Pikaviestintä
- 10. Sähköinen työpöytä Intranet Extranet Ryhmätyötilat Dokumenttienhallinta Asiakirjojen hallinta Sähköinen asiointi Verkkopalvelut / internet-sivustot Oma sivu Keskustelu ja kommentointi Henkilöhakemisto Hakukone Uutiskanavat Lomakkeet & työnkulut Mittarit, liiketoimintatieto Blogit Wikit Pikaviestintä
- 11. Sähköinen työpöytä Intranet Extranet Ryhmätyötilat Dokumenttienhallinta Asiakirjojen hallinta Sähköinen asiointi Verkkopalvelut / internet-sivustot Oma sivu Keskustelu ja kommentointi Henkilöhakemisto Hakukone Uutiskanavat Toiminnanohjaus / prosessiohjaus Lomakkeet & työnkulut Mittarit, liiketoimintatieto Blogit Wikit Pikaviestintä
- 12. Sähköinen työpöytä Intranet Extranet Ryhmätyötilat Dokumenttienhallinta Asiakirjojen hallinta Sähköinen asiointi Verkkopalvelut / internet-sivustot Oma sivu Keskustelu ja kommentointi Henkilöhakemisto Hakukone Uutiskanavat Toiminnanohjaus / prosessiohjaus Lomakkeet & työnkulut Mittarit, liiketoimintatieto Blogit Wikit Pikaviestintä
- 13. Sähköposti, toimisto-ohjelmistot Sähköinen työpöytä Intranet Extranet Ryhmätyötilat Dokumenttienhallinta Asiakirjojen hallinta Sähköinen asiointi Verkkopalvelut / internet-sivustot Oma sivu Keskustelu ja kommentointi Henkilöhakemisto Hakukone Uutiskanavat Toiminnanohjaus / prosessiohjaus Lomakkeet & työnkulut Mittarit, liiketoimintatieto Blogit Wikit Pikaviestintä
- 14. Sähköinen työpöytä on ytimeltään ryhmätyön ja tiedonhallinnan työkalu, jonka keskeinen tavoite on tehostaa ryhmien yhteistoimintaa ja yksittäisten tietotyöläisten ajanhallintaa. Jos surullinen ”portaaliaikakausi” jotain opetti, niin liian maailmoja syleileviä käsitteitä ei kannata harrastaa. Mutta esim. ”Intranet” ja ”sähköiset ryhmätyötilat” ovat myös hyvä käsitepari jota voi hyvin käyttää. Kunhan ei puhuta portaaleista eikä yritetä tehdä sähköisestä työpöydästä taas uutta kahvitkin keittävää ja ”kaikki-ongelmat-ratkaisevaa-macgyverin- linkkuveitsi” –monsteria.
- 16. Evoluutio kohti sähköistä työpöytää TASO 0 : Sähköpostikivikausi Sähköposti keskeinen viestintäkanava ja dokumenttivarasto. Verkkolevyt satunnaisessa käytössä. Tieto siiloutunut toisiinsa kytkeytymättömiin tietovarastoihin. Sähköposti = työlista. TASO 1 : Viestinnällinen intranet – tiedostojen yhteiskäyttö Verkkolevyt laajassa käytössä. Intranet sisäisen uutisoinnin ja viestinnällisten dokumenttien jakoväline (johdon propagandaväline). Yritysidentiteetin rakennusväline. TASO 2 : Ryhmätyötilat intran rinnalla – dokumentit hallinnassa Intranet arkinen työväline, joka sisältää ryhmätyötiloja ja dokumenttivarastoja. Dokumentit hallitaan suunnitelmallisesti. Itsepalvelulomakkeet. Raportteja jaetaan mm. excel-tiedostoin. TASO 3 : Kommentointi ja keskustelu arkipäivää - vuorovaikutus toimii Vuorovaikutus blogeissa, wikeissä, chateissä ja online-kokoustiloissa. Reaaliaikainen organisaatio: läsnäolo- ja tilatietoisuus. Intran uutisissa on kommentointi. TASO 4 : Sähköinen työpöytä lähestyy – oma sivu yhdistää tietovirrat Vuorovaikutusta tukeva personoitu sähköinen työpöytä. Yritystason hakupalvelu. Tapahtumavirrat. Ryhmätyötilat. Raportit. “Oma sivu yhdistää tietovirrat”. TASO 5 : Sähköinen työpöytä ohjaa toimintaa – mittarit ja sovellukset Liiketoimintasovellukset osana intraa/työtiloja. Esim. “myynnin työtila”, “tuotannon työtila”, “projektipäällikön työtila”. Sosiaalinen sähköinen vuorovaikutus arkipäivää. Tehostuminen&yhteishenki Inspiraatiota otettu useista eri lähteistä. Mm: Razorfish intranet maturity model & Peltola, T.: Tiedonhallinta – avain tietotyön tuottavuuteen. Kirja 2009.
- 17. Evoluutio kohti sähköistä työpöytää
- 18. Organisaation ja yksilön hyödyt tulevat olla tasapainossa jotta käyttöönotto onnistuu. Tietotyövälineitä ei voi pakottaa käyttöön.
- 19. HANKKEEN VALMISTELU Kriittiset tehtävät ja päätöspisteet. 1. Esitutkimus – mitä ongelmia ratkaistaan? 2. Intran ja extranetin suhde? 3. Tuotevalinta vai räätälöity toteutus?
- 20. 1. ESITUTKIMUS Hankkeen valmistelun kriittinen tehtävä:
- 21. Esitutkimuksen tavoitteet ja tulokset • Tavoite 1: Mitkä ovat tiedonhallinnan ja yhteistyön kipupisteet? • Tavoite 2: Mikä on hankkeen suhde muihin projekteihin ja tietojärjestelmiin? • Tavoite 3: Millaisia toimintatapamuutoksia edellytetään organisaatiolta? • Tulokset: 1. Hankkeen rajaus & tavoitteet/visio 2. Lisäselvityskohteet & uusien työvälineiden pilotointi/tutustuminen 3. Toimintatapamuutosten hankkeistaminen
- 22. ”Tieto on siiloutunut useisiin tietovarastoihin.” ”Ei ole selvää kuvaa minne mikäkin tieto kuuluu.” ”Samasta dokumentista liikkuu useita eri versioita. Vaikea selvittää mikä on viimeisin.” ”Asiakkaille jaellaan vanhoja versioita dokumenteista joista sisäisesti on jo uudempia käytössä.” ”Tietoa jaetaan vasta kun se on jonkun komitean hyväksymä.” ”Keskeneräisistä hankkeista tai asioista ei saa mistään tietoa...” ”Jos ei tiedä keneltä kysyä, niin ongelmiin on vaikea löytää vastauksia.” ”Tehokkuusvaatimukset ovat kasvaneet valtavasti – miten hallita omaa työlistaa? Mistä tietää mitkä ovat tärkeitä ja mitkä vähemmän tärkeitä työtehtäviä? Apuja priorisointiin!” ”Etänä ei pääse käsiksi keskeisiin tietoihin ja työkaluihin.” ”Sähköpostitennikseen hukkuu paljon tärkeitä asioita – unohtuu että kuka hoitaa asiat loppuun!” ”Kaikki hukkuvat jo sähköpostiin – mutta silti pitäisi jakaa enemmän tietoa. Mikä neuvoksi?” ”Miten erotella tietotulvasta tärkeitä ja vähemmän tärkeitä asioita?” ”Diginatiivit tulevat ja jyräävät meitin!”
- 23. Sähköiset lomakkeet Vanha intranet Sähköisen työpöydän kehitysprojekti Identiteetinhallintajärjestelmä (2011 keväällä v1) Windows 7 työasemiin Lotus Notes Verkkolevyt Office-paketti päivitetään Pikaviestintä Toiminnanohjausjärjestelmän päivitys (SAP-hanke) Levyjakojen & postituslistojen kartoitus & yhtenäistäminen ollut suunnitteilla pitkään... Active Directory kuntoon! Ryhmätyötilat Hakukone Avoimuuden lisääminen (johto!) Viestinnän kanavien linjaaminen & kouluttaminen Sähköisten asiakirjojen hallinta (Jari vastaa) Tietohallinnon wiki- ympäristö Extranet isoille asiakkaille Markkinoinnin projektityötila-extra Vanha eLearning- työkalu (HR omistaa) MS Project Server 2003 (ei laajassa käytössä) Liiketoimintatiedon jakelu (BI)
- 24. Tiedonhallinnan kehityshankkeita ei tule aloittaa helpoista kohteista. Tietotyön tehokkuuden kehittämisessä on kyse samantyyppisestä ekosysteemin rakentamisesta kuin uuden kaupunginosan tekemisessä. Jos ei ensin kaavoita ja vedä vesijohtoja, niin asuinalueen kasvu tulee olemaan hidasta.
- 25. 2. INTRAN JA EXTRANETIN SUHDE Hankkeen valmistelun kriittinen tehtävä:
- 26. Sähköposti, toimisto-ohjelmistot Sähköinen työpöytä Intranet Extranet Ryhmätyötilat Dokumenttienhallinta Asiakirjojen hallinta Sähköinen asiointi Verkkopalvelut / internet-sivustot Oma sivu Keskustelu ja kommentointi Henkilöhakemisto Hakukone Uutiskanavat Toiminnanohjaus / prosessiohjaus Lomakkeet & työnkulut Mittarit, liiketoimintatieto Blogit Wikit Pikaviestintä
- 27. Sähköinen työpöytä Intranet Extranet Ryhmätyötilat Dokumenttienhallinta Asiakirjojen hallinta Sähköinen asiointi Verkkopalvelut / internet-sivustot Oma sivu Keskustelu ja kommentointi Henkilöhakemisto Hakukone Uutiskanavat Toiminnanohjaus / prosessiohjaus Lomakkeet & työnkulut Mittarit, liiketoimintatieto Blogit Wikit Pikaviestintä Sähköposti, toimisto-ohjelmistot
- 28. Kärjistetysti: Joko tehdään yhteistä kokonaisuutta tai täysin erillisiä kokonaisuuksia. Perustelu: Käyttäjien tulisi tallentaa tiedot vain yhteen paikkaan JA tietojen tulisi myös myöhemmin löytyä tästä kyseisestä paikasta. Ohjaava periaate: Tietojen tallentaminen moneen paikkaan ei ole järkevää. Piste. Sitä ei pidä tavoitella.
- 29. 3. TUOTEVALINTA VAI RÄÄTÄLÖITY TOTEUTUS? Hankkeen valmistelun kriittinen tehtävä: ... vai jotain muuta?
- 31. Portaalin perilliset ”helposti laajennettava tuote” ”räätälöintialusta” Eikö räätälöinnin idea olekaan tehdä puhtaalta pöydältä ilman rajoitteita? Jos tuotteen tärkein ominaisuus on laajennettavuus, niin onko se enää tuote? ”Argh!”
- 32. Mikä on tuote? Käyttöliittymässä on selkeä, yhtenäinen visio. Käyttöliittymä on viimeistelty. Tuotteella on tietty, täsmällinen määrä ominaisuuksia. Näitä on mahdollista esitellä etukäteen. Laajennettavuus on rajallista, jopa tiukasti rajoitettua.
- 33. Mikä on alusta? ”Alustasta löytyy tuhansittain eri toimintoja ja mahdollisuuksia aivan valmiina!” ”Kaiken saa muokattua juuri sellaiseksi kuin asiakas haluaa!” ... ja usein täytyykin tehdä kaikki itse, koska suoraan paketista alustat eivät yleensä tee mitään hyvin!
- 34. Erilaisia vaihtoehtoja räätälöity alusta tuote palvelu Erittäin kallis ja haastava toteutus. Laajentuu, muokkautuu ja muuttuu. Ei lisenssikuluja. Kallis. Toteutuksen laatutaso paljon kiinni integraattorin osaamisesta. Laajentuu isolla rahalla. Kustannustehokas jos omat vaatimukset vastaavat tuotetta. Laajennettavuus rajallista. Edullisin. Yleensä paras käytettävyys. Erittäin rajallinen laajennettavuus.
- 35. räätälöity alusta tuote palvelu
- 36. Esitutkimus Vaatimusten kuvaaminen & priorisointi Tuotteiden arviointi priorisoidun listan avulla Tuotteen ehdoilla tapahtuva toteutus Tuotevalinta Tiimin ja teknologioiden valinta Räätälöity toteutus
- 37. Esitutkimus Vaatimusten kuvaaminen & priorisointi Tuotteiden arviointi priorisoidun listan avulla Alustan päälle tehty toteutus Tuotteen ehdoilla tapahtuva toteutus Tuotevalinta Tiimin ja teknologioiden valinta Palvelumallin valinta Räätälöity toteutus
- 38. Priorisoi vaatimukset ja tee tuotevalinta tärkeimpien vaatimuksien perusteella. Jos haluat valmiita ominaisuuksia, niin valitse tuote ja tee sen ehdoilla. Jos haluat räätälöidä, niin valitse alusta tai räätälöi ”aidosti”. Alustat eivät ole hopealuoteja vaikka niin jatkuvasti väitetäänkin.
- 39. KÄYTTÖÖNOTTO Kriittiset tehtävät ja päätöspisteet. 4. Käyttöönottostrategian valinta 5. Stabilointivaiheen budjetointi 6. Organisaation tiedonhallinta tarvitsee päällikön
- 40. 4. KÄYTTÖÖNOTTO- STRATEGIAN VALINTA Käyttöönottovaiheen kriittinen tehtävä:
- 41. Erilaisia strategioita 1. Suoran vaihdon strategia ‒ Kustannustehokkain aina, mutta riskikerroin on suuri. Ongelmatilanteissa voi aiheuttaa merkittäviä maineongelmia. Perinteisin. Eniten väärinkäytetty. 2. Rinnakkaisstrategia ‒ Uusi järjestelmä vanhan rinnalla kunnes toimivuus on varmistettu. Haasteena kustannukset ja vaadittavat resurssit. Yleensä vieroksuttu ilman hyviä perusteita. 3. Pilottistrategia ‒ Joitain organisaation osia käytetään pilottiryhmänä ennen laajempaa lanseerausta. Laajempi lanseeraus tehdään yleensä suoran vaihdon strategialla tai vaiheistetulla strategialla. Pidetään usein kalliina mallina, koska suhtaudutaan pilotointiin kuten ennakkotestaukseen. Mainettaan parempi – erityisesti tiedonhallintahankkeissa. 4. Vaiheistettu strategia ‒ Voidaan vaiheistaa organisaation osien tai tietojärjestelmän ominaisuuksien mukaan. Vaatii paljon ennakkoviestintää. Tulisi olla oletusmalli tiedonhallintajärjestelmien käyttöönotoissa.
- 42. Tiedonhallintajärjestelmien erityispiirteitä 1. Osa toiminnoista tuottaa isoimmat hyödyt vasta kun koko organisaation käytössä (esim. pikaviestintä, wikit). ‒ Perinteinen pilotilla testaaminen ei näin tuota hyötyjä useissa tapauksissa. Myös käyttöönottomallia valittaessa huomioitava tämä. 2. Osa toiminnoista vaatii organisaatiolta, tiimeiltä ja yksilöiltä poikkeuksellisen paljon oppimista ja toimintatapojen ”hoksaamista” (esim. ryhmätyötilat). ‒ Vain pilotoiva & vaiheistettu käyttöönotto sallivat organisaation oppimisen ja tämän hyödyntämisen seuraavissa aalloissa.
- 43. Luovuutta käyttöönottomallien suunnitteluun! Tiedonhallintajärjestelmien käyttöönotoissa keskeistä on a) uusien toimintamallien ajaminen sisään ja b) yksilön kokemien hyötyjen varmistaminen. Näitä ei ymmärretä ilman oppimisaikaa eikä näitä voi pakottaa!
- 45. Stabilointivaiheen ennakkosuunnittelu • Stabilointivaihe tarkoittaa tietojärjestelmän käyttöönoton jälkeisiä kuukausia, joiden on havaittu olevan ratkaisevia laajojen sisällönhallintajärjestelmien käyttöönottojen onnistumisessa. • Lähteenä akateemisia tutkimuksia joissa on arvioitu sisällönhallintajärjestelmien käyttöönottojen ja projektien onnistumista pidemmän seurantajakson jälkeen. • Avainkysymykset: ‒ Millainen käyttöönottostrategia? ‒ Kehitetäänkö järjestelmää edelleen aktiivisesti myös käyttöönoton jälkeisenä 6kk:n aikana? ‒ Onko käyttäjille tarjolla koulutusta, tukea ja valmennusta ensimmäisen 6kk:n aikana?
- 46. Ensimmäinen kuusi (6) kuukautta ratkaisee käyttöönoton onnistumisen! Budjetoi ja suunnittele sen mukaisesti. Budjetoi vähintään 1/3 perustoteutuksen kehityskustannuksista ensimmäisen 6kk aikana tapahtuviin pienmuutoksiin, parannuksiin ja ”stabilointiin”. Varaa resurssit! Suunnittele ensimmäinen 6kk tarkkaan. Ole aktiivinen! Unohda palaute-excel!
- 47. 6. ORGANISAATION TIEDONHALLINTA TARVITSEE PÄÄLLIKÖN Käyttöönottovaiheen kriittinen tehtävä:
- 48. Tiedonhallinta tarvitsee päällikön • Kuka omistaa ryhmätyön? • Kuka vahtii metatietomallia? • Kuka järjestää koulutuksia, tukee käyttäjiä? • Kuka perustaa ryhmätyötilat, kuka vahtii arkistoitumista? • Johtopäätös: Jatkuvaa kehitystä tärkeämpää on nimittää organisaatioon selkeä vastuuhenkilö tiedonhallintaan ja ryhmätyön kehittämiseen. • Perustelu: Uusia toimintoja on vaikea ottaa käyttöön jos edes perusasiat (tallennus, löydettävyys, jakaminen) eivät pysy hallinnassa organisaatiossa.
- 49. Käsittele vastuukysymykset ja tulevan järjestelmäkokonaisuuden päällikkyys hankkeen alussa – tai viimeistään käyttöönottovaiheessa! Tiedonhallinnan vastuuta on vaikea hajauttaa. Perinteiselle IT:lle vastuu istuu huonosti ja viestintä katsoo asiaa usein liian yksipuoleisesti. Harkitse esimerkiksi ”sähköisen työpöydän päällikkö” –nimikkeen perustamista.
- 50. Yhteenveto: Ratkaisuja vaikeisiin kysymyksiin 1. Määrittele käsite & rajaa hanke. 2. Tasapainota organisaation ja yksilön hyödyt. 3. Tee esitutkimus laajalla näkökulmalla. 4. Priorisoi tiedonhallinnan kipupisteet. 5. Tee priorisoitu vaatimusluettelo. 6. Vertaile tuotteita priorisoinnin perusteella. 7. Valitse tuote joka ratkaisee suoraan paketista tärkeimmät vaatimukset. ‒ ... tai suhtaudu hankkeeseen räätälöitynä tietojärjestelmänä. 8. Valitse käyttöönottostrategia käyttäjien näkökulmasta. 9. Budjetoi ensimmäiselle 6kk ajalle kehitysrahaa 1/3 perustoteutuksen kustannuksista. Käytä se raha. 10. Nimitä organisaatioon ”Sähköisen työpöydän päällikkö”.
- 51. Lisätietoa Sinisestä Meteoriitista, SharePointista ja sähköinen työpöytä – hankkeista: http://www.meteoriitti.com Lisää pohdintoja, väittämiä ja markkinatietoa Perttu Tolvasen blogista: http://viidestaso.wordpress.com
Notes de l'éditeur
- Jos surullinen ”portaaliaikakausi” jotain opetti, niin liian maailmojasyleileviä käsitteitä ei kannata harrastaa. .. Mutta esim. ”Intranet” ja ”sähköiset ryhmätyötilat” ovat myös hyvä käsitepari jota kannattaa käyttää jos näillä on omassa organisaatiossa parempi maine. ... Kunhan ei puhuta portaaleista eikä yritetä tehdä sähköisestä työpöydästä taas uutta kahvitkin keittävää ja ”kaikki-ongelmat-ratkaisevaa-macgyverin-linkkuveitsi” –monsteria.
- Selvityksen perusteella on tehtävä toimenpiteitä: - esim. pilotointi (ryhmätyötilat, wiki, pikaviestintä, yammer-tyylinen keskustelu) --> on vaikea asettaa tavoitteita jos ei tiedä miten työkalut toimivat ja mitä niiltä voi odottaa - toimintatapamuutoksien ajaminen ei yleensä tarvitse uusia tietojärjestelmiä, esim. avoimuutta voi lisätä nykyisten työkalujen avulla yleensä, samoin keskeneräisyyden sietokykyä ja eri tietovarastojen rooliakin voi määritellä selkeämmäksi ilman uusia työkaluja