Presentation in Dutch. Article 'Zuivere Speeltijd & P3O' for BPUG NL Seminar 2012

1. www.creativeinn.nl @BPUG_NL 1

2. Zuivere Speeltijd
• Bij zuivere speeltijd komt bij mij de associatie naar boven van effectiviteit,
de juiste man op de juiste plaats, een elftal dat goed op elkaar is
ingespeeld en een coach die ervoor zorgt dat elke professional tiptop
getraind is en weet wat van hem of haar verwacht wordt.
• Naast de individuele professional gaat het om het team. Zonder voorzet
komt die bal niet in het doel. Je kijkt om je heen, zoekt je man of vrouw en
speelt de bal door naar iemand die de mogelijkheid heeft om te scoren. En
scoren doe je met zijn allen! En de fans juichen mee en soms ook niet...
Kritische stakeholders houden je scherp.
• Zo staan er ook bij projecten fans aan de zijlijn mee te kijken naar de
projecten die gedaan worden. En stelt de projectleider zijn team samen
met mensen die goed in hun vak zijn en elkaar in het team kunnen
aanvullen. In het ideale plaatje tenminste. De praktijk blijkt lastiger.
www.creativeinn.nl @BPUG_NL 2

3. www.creativeinn.nl @BPUG_NL 3

4. Geldt ook voor mensen!
• Waar loop je nu tegenaan? In de huidige tijd is efficiency een
noodzaak. Organisaties moeten zuinig zijn met mensen en
middelen.
• Als je geen mensen wilt ontslaan, dan zet je ze in in rollen die
anders zijn dan ze gewend waren. Dat is de realiteit van vandaag. Er
moeten keuzes worden gemaakt en die zijn niet gemakkelijk.
• Duurzaamheid is een term die meestal met milieu wordt
geassocieerd. Maar duurzaam betekent ook duurzaam omgaan met
de mensen waar je mee werkt en soms houdt dat in dat hun
eigenlijke baan ophoudt te bestaan, maar dat zij een andere rol
bijvoorbeeld in projecten kunnen spelen.
www.creativeinn.nl @BPUG_NL 4

5. www.creativeinn.nl @BPUG_NL 5

6. • Hoe zorg je dat nieuwe medewerkers in jouw
projectenorganisatie gaan zorgen voor die zuivere
speeltijd?
• Hoe zorg je dat de kennis op peil komt, dat standaarden
en Best Practices die gebruikelijk zijn in jouw
organisatie bekend zijn?
• Hoe vind je de juiste man op de juiste plek? Hoe zorg je
dat ze de juiste dingen doen?
• Waar vinden zij hun informatie?
• En wie heeft het totaaloverzicht van wat er wanneer
gedaan wordt en of dat inderdaad hetgeen is dat het
meeste bijdraagt aan de bedrijfsdoelstellingen?
www.creativeinn.nl @BPUG_NL 6

7. P3O & Organisatie
• Juist in een situatie als deze kan het helpen om een P3O structuur neer te zetten,
waarin de Portfolio Office een centrale rol speelt. Zoals er voor de reguliere
activiteiten van de organisatie de stafafdelingen zijn voor planning en control,
inkoop, HR en marketing om te zorgen dat alles goed loopt, zo is dat ook geen
overbodige luxe voor het geheel aan projecten die veelal complexer zijn en meer
risico's in zich dragen dan de reguliere activiteiten van de organisatie.
• Moeten we daarvoor absoluut een Portfolio Office hebben? Nee, dat hoeft niet.
Het kan ook anders heten. Welke business unit het ook doet, de essentie is dat er
een plek is waar het totaaloverzicht is van alle projecten en resources, zodat
prioriteiten kunnen worden gesteld en het management besluiten kan nemen op
basis van een integraal dashboard met daarin alleen de informatie die echt nodig
is. Back to basic.
• En datzelfde of een ander bedrijfsonderdeel kan verantwoordelijk zijn voor de
ontwikkeling van de spelers.
www.creativeinn.nl @BPUG_NL 7

8. Kennisdelen in het virtuele tijdperk
• In een kenniseconomie zijn de mensen het kapitaal. Hun kennis ontsluiten op een
zo laagdrempelig en eenvoudig mogelijke manier is van grote meerwaarde.
• Kennisdelen, standaardisatie en educatie kan vanuit een organisatieonderdeel
gedaan worden, maar leren van elkaar kan natuurlijk ook.
• Wie over specifieke expertise beschikt kan dat delen met anderen en dienen als
vraagbaak binnen de organisatie.
• Om elkaar te kunnen vinden is tegenwoordig niet veel meer nodig dan een
mobieltje met internettoegang of de juiste app om met elkaar te kunnen
communiceren. LinkedIn werkt ook zo. Mensen vinden elkaar op expertise en
interesse. Je stelt een vraag en krijgt van verschillende kanten een antwoord.
• Het hoeft niet veel te kosten om hiermee te starten, het is een kwestie van doen.
www.creativeinn.nl @BPUG_NL 8

9. • Hoe je het inricht, virtueel, fysiek, met social
media of een ‘Community of Practice' binnen je
organisatie, doe wat bij je past en waar je zonder
investering mee kunt beginnen als het om het
ontsluiten van kennis en kennis delen gaat.
• Wat wel een investering waard is en zich zal
terugverdienen in zuivere speeltijd is overzicht
hebben en houden op alle projecten, inzicht in
de beschikbare resources en de werkelijk
beschikbare capaciteit binnen de reguliere
organisatie.
• Met een integrale planning en control kunnen
prioriteiten worden vastgesteld. Dan is het zaak
dat voor iedereen inzichtelijk te maken. Zo is
helder voor elke speler in de organisatie wie
waarmee bezig is, waarom dat nu of later is en
gaat er geen kostbare speeltijd verloren.
Voor zover deze voorzet. Nu ligt de bal bij u.
Klaar voor de start… Laat uw team scoren... Goal!!!
www.creativeinn.nl @BPUG_NL 9

10. Dit artikel is oorspronkelijk geschreven en
gepubliceerd ter gelegenheid van de BPUG NL
seminar ‘Zuivere Speeltijd’, 2012
Hartelijke groet, Petra Rona
Een praktische start maken met P3O? Dat kan.
Voor (Skype) coaching & P3O workshops kom ik graag bij u langs.
Contact
Follow me @P3O
Skype: petrarona
Email: petra.rona@creativeinn.nl Creative Inn
Linkedin: www.linkedin.com/in/pmoconsultant
Website: www.creativeinn.nl
www.creativeinn.nl @BPUG_NL 10