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DigiBox, la dématérialisation de vos documents

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Passez à l'ère du bureau sans papier et dématérialisez vos documents. Un gain de temps, d'argent et de productivité. Vos documents numérisés sont transférés vers votre ordinateur. Du simple classement professionnel à l'intégration automatique dans vos logiciels de gestion, plusieurs possibilités s'offrent à vous. Les avantages de la dématérialisation sont nombreux pour votre activité.

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DigiBox, la dématérialisation de vos documents

  1. 1. DigiB x   Vers un bureau sans papier DigiBox récupère, classe et numérise le courrier papier des PME. Pour les fiduciaires ainsi que leurs clients. Dématérialisez sereinement, sans contrainte administrative, organisationnelle ou technique. Présentation fiduciaire – Novembre 2013
  2. 2. DigiB x     by plug&go Pourquoi « No future for paper ? » !   Gain  de  temps   -­‐  Circula)on  plus  rapide  des  documents  (en  interne  et  avec  l’extérieur)  et  des  informa)ons     -­‐  Recherche  et  consulta)on  des  documents  accélérées  (classement  plus  précis  et  accès   rapide)   -­‐  Surplus  de  réac)vité     !   Gain  de  produc0vité   -­‐  Moins  de  manipula)ons  (ouverture,  impression,  classement,  rangement)   -­‐  Moins  de  photocopies  nécessaires   -­‐  Moins  d’encodage  et  d’espace  de  stockage     !   Gain  en  sécurité   -­‐  Traçabilité  et  ges)on  des  versions   -­‐  Ges)on  des  accès  aux  documents   -­‐  Limita)ons  des  risques  d’erreur  et  de  perte    
  3. 3. DigiB x     by plug&go Contexte belge favorable pour l’e-facturation !   50%  des  factures  dématérialisées  d’ici  fin  2014  en  Belgique   -­‐  Objec)f  belge  supporté  par  une  dynamique  européenne   -­‐  Message  fort  des  Ministères  belges  qui  disent  stop  aux  factures  papier  dès  2015     !   Consensus  des  principaux  acteurs  belges     -­‐  Ministères,  éditeurs  de  logiciels,  IEC,  IPCF,...  se  sont  mis  d’accord  sur  un  standard  d’échange   pour  la  facture  électronique  (e-­‐FFF)   !   Tournant  en  ma0ère  fiscale  exigeant  plus  de  traçabilité   -­‐  Le  fait  d’exigibilité  de  la  TVA  provient  de  la  livraison  du  bien/service  ou  du  paiement   -­‐  Bon  de  commande  et  de  livraison  à  conserver  (lourdeur  administra)ve)  
  4. 4. DigiB x     by plug&go Plus seulement en multinationales   !   Une  réalité  pour  Indépendant/TPE/PME   -­‐  La  dématérialisa)on  se  gère  aujourd’hui  même  à  domicile  (scanners  devenus  accessibles)   -­‐  Avantages  dès  la  1ère  personne     -­‐  Améliora)on  de  la  ges)on  via  une  rela)on  Client-­‐Fiduciaire  plus  efficiente     Nos  partenaires  sont  fiers  d'avoir  proposé  DigiBox  à  leurs  clients   Nous  avons  demandé  à  nos  clients  de  jouer  le  jeu:  aujourd’hui,  c’est  un  pari  gagné,   les  documents  nous  parviennent  numérisés  au  quo;dien.  Cela  nous  permet  d’être   toujours  à  jour  et  de  fournir  à  nos  clients  plus  de  conseils  et  de  recommanda;ons  a   priori.     Marc,  Expert-­‐comptable  dans  la  région  de  Liège  
  5. 5. DigiB x     by plug&go Une évolution rapide est attendue   !   L’ère  du  cloud  et  du  numérique  a  déjà  commencé   -­‐  -­‐  -­‐  -­‐  Echanges  avec  TVA,  précompte,  déclara)on  fiscale,...déjà  informa)sés   Boite  aux  leres  électroniques  hébergée  «  dans  les  nuages  »  depuis  longtemps   Applica)ons  de  partage  via  le  cloud  tel  que  Dropbox   Après  le  cinéma,  la  musique,  l’édi)on,...au  tour  de  la  ges)on  d’entreprise       !   Les  éditeurs  de  logiciels  de  ges0on  montre  l’exemple     -­‐  Signature  des  principaux  éditeurs  à  une  charte  d’engagement  pour  la  promo)on  de  la   factura)on  électronique  et  la  dématérialisa)on   -­‐  Reconnaissance  op)que  des  factures  et  intégra)on  en  comptabilité  est  déjà  disponible  (Ex.:   Sage  DigiDesk)  
  6. 6. DigiB x     by plug&go Dans quelle ère êtes-vous ? Tout  papier   Coût  et  temps   d’impression  (-­‐)   Peu  viable  avec   l’augmenta)on  des  flux   digitaux  (-­‐)         Papier  et  numérique   Pas  de  centralisa)on  (-­‐)     Pas  d’avantage   organisa)onnel  (-­‐)   Deux  types  d’ou)l  (-­‐)         Tout  numérique   Efficience   organisa)onnelle  (+)   Coût  moindre  (+)  
  7. 7. DigiB x     by plug&go La solution adaptée... A   Dématérialiser  >  Qualifier  >  Comptabiliser   Les  documents  sont  dématérialisés,  traités  par  le  moteur  de  reconnaissance  (OCR),  qualifiés  par   Échéances   l’u)lisateur  puis  comptabilisés.  Les  pièces  jus)fica)ves  et  les  écritures  sont  donc  mieux   automa)quement  reliées  au  moment  de  la  qualifica)on.   maitrisées   B   Comptabiliser  /  Dématérialiser  >  Relier   Les  documents  sont  comptabilisés  et  dématérialisés  à  des  moments  différents.  Ensuite,  les   pièces  jus)fica)ves  sont  reliées  aux  écritures  comptables.     C   Dématérialiser  et  Comptabiliser   Les  documents  sont  comptabilisés  et  dématérialisés  séparément.  Il  n’y  a  donc  pas  de  lien  entre   les  écritures  comptables  et  les  pièces  jus)fica)ves  numérisées.  
  8. 8. DigiB x     by plug&go ...pour une clôture « zéro papier » A.     Des  tâches  à  plus   forte  valeur   ajoutée   B.     Des  documents   associés  à  chaque   écriture   C.     Échéances  mieux   maitrisées   Plus  d’analyse,  de   contrôle  et  de  conseil   pour  vos  clients  grâce   à  une  op)misa)on  du   temps  de  travail.   Pour  plus  d’efficacité   au  quo0dien,  vous   accédez  aux  pièces   jus)fica)ves     numérisées  depuis  les   écritures  comptables.   Pour  échanger  en   temps  réel  avec  vos   clients,  passez  à  la   dématérialisa)on.   Vous  évitez  ainsi  les   périodes  de  “rush”.  
  9. 9. DigiB x     by plug&go La mission DigiBox Promouvoir,  conseiller  et   implémenter  la  dématérialisa)on  au   sein  des  entreprises  belges  
  10. 10. DigiB x     by plug&go Notre valeur ajoutée en 3 mots 1-­‐  Acheteur   2-­‐  Consultant   En  mode  centrale   d’achat   -  -  -  Mutualisation des services postaux (boite postale) Rapatriement du courrier Négociation des meilleurs prix pour le tri et le scannage 3-­‐  Facilitateur   Spécialiste  de  la   dématérialisa)on   -  -  -  -  -  -  Audit dématérialisation Définition du plan de classement Adaptation et optimisation des processus internes Règles d’archivage Intégration en comptabilité ou dans un système de partage Sécurité et confidentialité Disponible  à  tous   moments   -  -  -  Assistance technique (installation de l’accès FTP sur bureau PC/Mac, transfert des données,…) Questions ponctuelles Accompagnement
  11. 11. DigiB x   Merci pour votre intérêt Un  service  de  Plug  And  Go  SPRL   Quai  Ma)va  23  -­‐  4020  Liège   T:  04  239  19  38      

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