1. เทคนิคการปฏิบัตงานสานักงานสานักงาน (Office Operation)
ิ
คาอธิบายรายวิชา
ศึกษาและปฏิบติงานเกี่ยวกับด้านการติดต่อสื่ อสาร งานด้านการ
ั
ให้บริ การเอกสาร งานผลิตเอกสารในรู ปแบบต่าง ๆ งานการใช้
เครื่ องใช้สานักงานที่ทนสมัย การบารุ งรักษาเครื่ องใช้สานักงาน งาน
ั
รวบรวมเก็บรักษาข้อมูล และการนาไปใช้ประโยชน์ งานการบันทึก
และรายงานผลการปฏิบติงาน ั
อ.ประไพศรี นิลวงศ์

2. การติดต่อสื่อสาร (Communication)
สื่อ
เข้ารหัส ข่าวสาร ผู้รับสาร
ผู้สงสาร
่ ถอดรหัส
Encodin (Message)
Sources Decoding Receive
g
Medias
สิ่งรบกวน
Noise
ผลสะท้ อนกลับ การตอบสนอง
Feedback Response
ประไพศรี นิลวงศ์

3. การติดต่อสื่ อสาร (Communication)
การติดต่ อสื่อสาร คือ การแลกเปลี่ยนข่ าวสารระหว่ างบุคคลต่ างๆ
ประเภทของการติดต่ อสื่อสาร
การติดต่อสื่ อสารที่เป็ นภาษา (Verbal Communication) คือ
ภาษาเขียน เช่น จดหมายธุรกิจ จดหมายข่าว บันทึกภายในสานักงาน
คู่มือเกี่ยวกับกฎระเบียบ นโยบายต่าง ๆ ข้อความทางโทรศัพท์ที่จดบันทึกไว้
 ข้ อดีของภาษาพูด
ข้อดีของภาษาเขียน รวดเร็วเป็ นกันเองเห็นผลสะท้ อน
เก็บไว้เป็ นหลักฐานได้และ สามารถ ได้ รวดเร็ว
ั
กระจายข่าวให้กบบุคคลจานวนมากได้เร็ ว
ประไพศรี นิลวงศ์

4. การติดต่อสื่อสารที่ไม่เป็ นภาษา (Nonverbal Communication)
การติดต่อสื่อสารที่แสดงออกทางพฤติกรรมการเคลื่อนไหวของร่างกาย
(Kinesics Behavior)ลักษณะท่าทาง สีหน้ า สายตา
ความใกล้ ของสถานที่ (Proxemics)
อิทธิพลของสถานที่ที่ มีตอการติดต่อสื่อสาร
่
ลักษณะของน ้าเสียง (Paralanguage)
น ้าเสียงที่เปล่งออกมาแสดงถึงอารมณ์
วัตถุสิ่งของที่ใช้ (Object Language)
วัตถุสิ่งของที่ใช้ (Object Language)
เกิดจากวัตถุสิ่งของที่ใช้ “การติดต่อสื่อสารที่แสดง
ออกทางพฤติกรรม”
“การติดต่อสื่อสารที่แสดง
ออกทางพฤติกรรม”
ประไพศรี นิลวงศ์

5. องค์ประกอบของการติดต่อสื่ อสาร
• ข่าวสาร (Message) ผลลัพท์ที่เกิดขึ ้นจากการใส่รหัส“ข่าวสารที่
ส่งไปให้ ผ้ รับต้ องอาศัย สื่อ (Medium)”
ู
• ผู้รับ (Receiver) บุคคลที่ต้องการให้ ข่าวสารเปลี่ยนมือไปถึง
• การถอดรหัส (Decoding) กระบวนการแปลสัญลักษณ์ที่ได้ รับให้
อยูในรูปของข่าวสารที่เข้ าใจ
่
• สิ่งรบกวน (Noise) สิ่งที่สอดแทรก หรื อ ก่อกวนในการสื่อสาร
• ข้ อมูลย้ อนกลับ (Feedback)
ประไพศรี นิลวงศ์

6. เทคนิคการผลิตจดหมายธุรกิจ
ประไพศรี นิลวงศ์

7. ประไพศรี นิลวงศ์

9. ประไพศรี นิลวงศ์

10. การผลิตเอกสารราชการ

11. จดหมายราชการภายนอก
ประไพศรี นิลวงศ์

12. หนังสื อราชการภายใน
ประไพศรี นิลวงศ์

13. หนังสื อประทับตราแทนการลงชื่อ
ประไพศรี นิลวงศ์

14. หนังสื อสังการ
่
ประไพศรี นิลวงศ์

15. บันทึกข้อความ
ประไพศรี นิลวงศ์

16. การทาบันทึก
ประไพศรี นิลวงศ์

19. การจัดประชุม
ประไพศรี นิลวงศ์

20. ประไพศรี นิลวงศ์

21. ประไพศรี นิลวงศ์

22. ประไพศรี นิลวงศ์

23. ประไพศรี นิลวงศ์

24. ประไพศรี นิลวงศ์

25. เทคนิคการจัดเก็บเอกสาร
วัสดุตาง ๆ เช่น เครื่ องเย็บกระดาษ
่
เครื่ องเจาะกระดาษ และกะบะเก็บ
เอกสาร
วัสดุอปกรณ์
ุ
แฟมเก็บเอกสารที่นิยมกันมากคือแฟมกระดาษมีทงชนิด
้ ้ ั้ ข้ อแนะนำ
ตัดตรง หรื อมีสวนยื่นในตาแหน่งต่าง ๆ บางชนิดมีรอย
่ 1.ทุกตู้เก็บเอกสำรและทุกลินชักต้ องมีปำยบอก
้ ้
พับถี่ ๆ ให้ ขยายรอบรับกับปริ มาณเอกสาร รำยละเอียดกำรเก็บเอกสำรตำมระบบใดระบบ
หนึ่ง
2.กำรใช้ บัตรนำค้ นหำเอกสำรได้ รวดเร็วสำหรับ
เอกสำรที่หนำ 1 นิว ้
บัตรนา ช่วยนารายการในการเก็บเอกสาร มีสวนยื่นใน
่ 3.แฟมเอกสำรจะช่ วยให้ เอกสำรอยู่รวมกัน และ
้
ตาแหน่งต่าง ๆ ของแฟม หรื ออาจเลื่อนเปลี่ยนตาแหน่งได้
้ ช่ วยเก็บรักษำเอกสำร เอกสำรหมวดเดียวกัน
ควรมีจำนวน 6-7-8 แผ่ น
บัตรนาอาจทาด้ วยโลหะหรื อพลาสติก หรื อเป็ นกระดาษาติด
- แฟมเฉพำะ (Individual folder)
้
กับตัวแฟม
้ - แฟมเบ็ตเตล็ด (Miscellaneous
้
Folder)
- แฟมพิเศษ (Special folder
้
ตู้เก็บเอกสารที่นิยมที่สดคือตู้เหล็กแบบ4 ลิ ้นชัก
ุ

26. องค์ประกอบการเก็บเอกสาร
สร้ างเอกสาร
การเก็บเอกสาร
กลับคืนหรื อ จาแหนกเอกสาร
ทาลาย และการนาไปใช้
การนากลับมา
การจัดเก็บเอกสาร
อ้ างอิงเมื่อจาเป็ น
ประไพศรี นิลวงศ์

27. อายุการเก็บเอกสาร
1.ตามพระราชบัญัตการบัญชีให้ เก็บรั กษา ไม่ น้อยกว่ า 10 ปี
ิ
2.ตามประกาศกระทรวงพาณิ ชย์ ให้ เก็บรั กษาบัญชีไม่ น้อยกว่ า 5 ปี
3.ตามกฎหมายแรงงานให้ นายจ้ างเก็บรั กษาทะเบียนลูกจ้ างไม่ น้อยกว่ า 2 ปี
4.เอกสารที่ต้องเก็บตลอดไป เช่ นเอกสารก่ อตังบริษัท ทะเบียน หุ้นส่ วนระเบียบ และข้ อปฏบติต่างๆ
้
5.เอกสารที่ต้องเก็บไว้ 10 ปี เอกสารประกอบการลงบัญชี สัญญาเงินกู้ การชาระภาษีอากร ใบเสร็จรั บเงิน
6.เอกสารที่ต้องเก็บไว้ 5 ปี สัญญาเงินกู้ท่ ชาระเสร็จแล้ ว หลักฐานการจ่ ายค่ าจ้ างเงินเดือน
ี
7.เอกสารที่ต้องเก็บไว้ 1 ปี เอกสารทั่วไปที่ไม่ มึความสาคัญ
ระบบการจัดเก็บ 8.เอกสารที่ต้องเก็บไว้ 2 ปี หลักฐานกรจ่ ายค่ าแรงบริการ ค่ าเช่ าต่ าง ๆ ทะเบียนประวัตพนักงานที่ออกแล้ ว
ิ
เรี ยงตามตัวอักษร (Alphabetic filing) เรี ยงตามภูมิศาสตร์ เรี ยงตามตัวเลข
เรี ยงตามชื่อบุคคล ชื่อเรี ยงของเอกสาร (Geographic Filing) (Numeric filing)
อัมริ นทร์ ชิดเชื ้อ (นาย)
สุวภา คงอยู่ (นางสาว อุดรธานี 3.50001 4.0001
สระบุรี 3 3.00001 3.50000
คนึงนิจ จิตเจื่อ (นาง) นครสวรรค์ 2.50001 3.00000
กรุงเทพมหานคร 2 2.00001 2.50000
กันยา หยาง (นาง, แซ่)
ประไพศรี นิลวงศ์

28. เทคนิ คการนาเสนอข้อมูล
บุคลิกภาพ หมายถึง ภาพโดยรวมของบุคคลที่ปรากฏให้เห็น ได้แก่ หน้าตา วาจา หากผูพด ้ ู
มีบุคลิกภาพที่ดี แสดงออกให้เหมาะสมกับบุคคล กาลเทศะแล้ว ก็จะสามารถสร้างความ
ประทับใจแก่ผฟังได้
ู้
1.น้ าเสี ยง
รักษาระดับน้ าเสี ยงให้อบอุ่นและเป็ นมิตร พูดให้ดงและชัดเจน พูดด้วยความเร็ วที่
ั
เหมาะสม ไม่เร็ วหรื อช้าจนเกินไป
รู้จกการใช้เสี ยงสูง – ต่า ในการเน้นความหมายอย่างเหมาะสม รู ้จกใช้ความดัง – ค่อย
ั ั
ในการเน้นหรื อแสดงความรู้สึก
2. การหยุดในบางจังหวะการพูดเพื่อให้เวลาผูฟังในการจับประเด็นได้ทน เพื่อให้เวลาผูฟัง
้ ั ้
ในการคิด และทาความเข้าใจความสาคัญของเนื้อหาที่เราพูด
3.ภาษาที่ใช้ ขยายความศัพท์เทคนิค หรื อข้อความบางอย่างที่คลุมเครื อ พยายามเลี่ยง
ศัพท์เทคนิคที่ไม่จาเป็ น หลีกเลี่ยงการใช้คาขยะ เช่น นะครับ นะคะ แบบว่า เอ้อ อ้า ฯลฯ

29. • การใช้ ภาษาท่ าทาง
• 1. การแสดงออกและท่าทาง
• 1.1 ทาตัวให้ ดอบอุน และเป็ นมิตรยิ ้ม และทาตัวให้ ผอนคลาย
ู ่ ่
• 1.2 ให้ กริ ยาท่าทางที่เป็ นธรรมชาติแต่ต้องสุภาพ
• 2. ตาแหน่งและการเคลื่อนไหว
• 2.1 หาทางยืนในการนาเสนอจะดีกว่าการนัง ่
• 2.2 เคลื่อนไหว และเคลื่อนไหวที่บ้าง แต่อย่ามากเกินไปเพื่อใกล้ ชิดกับกลุมต่างๆ ทุกกลุม ซึงเท่ากับเป็ นการ
่ ่ ่
กระตุ้นคนฟั ง
• 2.3 หันหน้ าเข้ าหาผู้ฟังตลอดเวลา แม้ กระทังในเวลาที่กาลังใช้ อปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์ตางๆ
่ ุ ่
• 3. การใช้ สายตา
• 3.1 มองทุกคนทีละคนบ่อย ๆ เพื่อรักษาการสื่อสาร
• 3.2 พยายามรักษาระกับสายตาโดยไม่มองเพดานหรื อพื ้น
• 4. การใช้ ภาษากาย
• 4.1 ใช้ มือประกอบในขณะนาเสนอให้ เข้ ากับข้ อความที่นาเสนอบ้ างแต่พองาม
• 4.2 ขยับเขยื ้อนศีรษะได้ บ้างแต่พองามขณะนาเสนอ ให้ เข้ ากับข้ อความที่นาเสนอ
•
ประไพศรี นิลวงศ์

30. การนาเสนอข้ อมูลด้ วยแผนภูมิ
1. การนาเสนอในรูปของบทความ
เช่น " ในระยะเวลา 1 ปี ที่ผ่านมาการเมืองของไทยอยูในสภาพที่ขาดเสถียรภาพ มีการเดินขบวนเรี ยกร้ องในด้ านต่างๆมากมาย เนื่องจากความ
่
เป็ นอยูที่แตกต่างกัน พระบาทสมเด็จพระเจ้ าอยูหว ท่านได้ ให้ แนวทางในการดาเนินชีวิตแบบเศรษฐกิจพอเพียงและแนวทางสมานฉันท์เพื่อให้
่ ่ ั
ความเป็ นอยูที่ดีและเกิดความปองดองในชาติ"
่
2. การนาเสนอข้ อมูลในรูปของข้ อความกึ่งตาราง เป็ นการนาเสนอข้ อมูลที่มีข้อความและมีสวนหนึงนาเสนอข้ อมูลด้ วยตาราง เช่น
่ ่
"การท่องเที่ยวจังหวัดเชียงใหม่ได้ มีแผนกลยุทธในการจัดการด้ านการท่องเที่ยว ทาให้ มีนกท่องเที่ยวทังนอกประเทศและในประเทศ
ั ้
สนใจมาท่องเที่ยวในจังหวัดเชียงใหม่ ไ ดังตาราง
พ.ศ ชาวต่ างชาติ ชาวไทย
2545 1,558,317 1,639,473
2546 1,431,351 1,714,843
2547 1,746,201 1,877,197

31. การนาเสนอข้ อมูลอย่ างเป็ นแบบแผน
.1. การนาเสนอข้ อมูลโดยใช้ ตาราง อัตราการเสียชีวิตจากอุบติเหตุในปี พ.ศ. 2546
ั ประไพศรี นิลวงศ์
สาเหตุการเสียชีวิต จานวนผู้เสียชีวิต (คน)
อุบติเหตุทางรถยนต์
ั 168,943
ไฟฟาช๊ อต
้ 32,945
ทะเลาะวิวาท 18,644
สิ่งของตกใส่ 2,587
อื่น ๆ 95,142