El documento describe los procedimientos para gestionar las colecciones en Millennium, incluyendo objetivos como aproximar la información del catálogo a la realidad y establecer elementos clave de los registros para revisar. Explica cómo trabajar de forma homogénea en un entorno integrado, documentando los procedimientos. Detalla cómo gestionar diferentes tipos de ejemplares como donativos, no disponibles temporalmente, enviados a depósito o expurgados, modificando los campos correspondientes.

1. Gestión de las colecciones con MILLENNIUM:

2. Gestión de la colección: objetivos Aproximar la información recogida en el catálogo sobre las obras disponibles en nuestras bibliotecas a la realidad Adoptar procedimientos periódicos de control que mejoren la calidad de nuestro catálogo Establecer qué elementos de los registros son clave y es necesario revisar y mantener porque: Afectan a la información sobre qué tenemos y qué no tenemos disponible realmente en nuestras estanterías Afectan al opac recuperación y visualización de la información que ofrecemos a los usuarios Afectan a los datos estadísticos

3. Gestión de la colección: procedimientos Trabajamos en un entorno integrado (Sistema de Gestión de Bibliotecas) Trabajamos con una base de datos única Necesidad de: Homogeneizar los procedimientos que se siguen en las distintas bibliotecas Consensuar estos procedimientos  vías de comunicación Documentar por escrito estos procedimientos  Intranet

4. Gestión de la colección: documentación Àgora Categoría=Gestióde la col·leccióhttp://agora.blogs.uv.es/category/gestiocol%c2%b7leccio/ Documentos breves y prácticos. La mayoría afectan a los registros de ejemplar Tratan temas como: Inventario Donativos Movimiento de ejemplares a otra sala Envíos a la Biblioteca Depósito Ejemplares extraviados y perdidos definitivamente Ejemplares reclamados sucesivamente Expurgo Baja de Registros de Ejemplar: BARRE http://barre.uv.es

6. Renovaciones

7. Devoluciones

8. Reservas

9. Uso en sala

10. Inventario

11. Ubicación del ejemplar

12. Localización física del ejemplar (signatura)

13. Identificación rápida y segura (código de barras)

14. Ocultación de ejemplares del opac

15. Ordenación de ejemplares en el opac (ubicación > signatura > volumen)

16. Datos de la adquisición (Registro)

17. Información adicional (notas públicas o internas)

18. Bibliografía recomendada (reg. de curso)Control de las acciones relativas a la circulación Datos estadísticos de la actividad de circulación Control de la presencia y uso en las salas Localización e identificación del ejemplar Visualización en OPAC Datos de adquisición y origen

19. Relaciones de los registros de ejemplar con otros registros Creación y envío del pedido Reg. BIBLIOGRÁFICO (b.) Reg. ASOCIADO Reg. de PEDIDO (o.) CORRELACIÓN DE UBICACIONES Reg. de EJEMPLAR (i.) Recepción del pedido y creación del ejemplar Préstamos Renovaciones Devoluciones Reservas Uso en sala Fecha inventario Datos de adquisición (Registro) Control ubicación del ejemplar Control localización del ejemplar (signatura) Reg. de CURSO (r.)

20. El registro de ejemplar (i.): estructura (1) Documento: http://biblioteca.uv.es/intranet/mil/general/registro_item.html#tabla Campos externos Campos fijos Campos variables

21. El registro de ejemplar (i.): estructura (2) Campos a destacar: Campos fijos: NO OPAC/Procedencia Ubicación / Sububicación Estado Tipo Ejemplar / Tipo préstamo Prestado (fecha) / Prestado en / Vencimiento Usuario actual / Regla préstamo Usuario anterior / Última devolución / Devuelto en Nº atrasos / Fecha aviso Total préstamos / Nº prestamos año actual / Nº año pasado Campos variables: Signatura Código barras Nota pública / Nota N.P. Volumen

22. Control de calidad en el OPAC Documento: http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/calidad_opac.html Registro de ejemplar (i.) NO OPAC/Procedencia Ubicación / Sububicación Tipo Ejemplar Tipo préstamo Estado Signatura Registro bibliográfico (b.) Idioma Ubicación Tipo material NO OPAC/Fondo Antiguo Scope Catalogado (fecha catalogación) Año edición Campos enlace Verificar encabezamientos

23. ¿Debo crear un ejemplar? Algunos casos conflictivos Documento: http://biblioteca.uv.es/intranet/mil/cata/pautas/volumenes.htm Obras en varios volúmenes que se catalogan en 1 solo registro bibliográfico: 1 ejemplar para cada volumen En el campo variable Volumen se indicará el número siempre en números arábigos y precedidos de v.:v.23v.2.B Obras con material de acompañamiento: libro + cd-rom 1 ejemplar para el libro 1 ejemplar para el cd-rom

24. Ejemplares de donativos Documento: http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_donatiu.html Plantilla específicas Registro de ejemplar (i.) Ejemp Code 2 (d) DONATIU / (o) SUPRI DONATIU Nota pública Donatiu: Alfons CucóDonatiu: Servei de Publicacions UPVDonatiu

25. Movimiento de ejemplares dentro de una biblioteca Documento: http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_reubicacio.html Campos del ejemplar (i.) a tener en cuenta: Sub-ubicación Tipo Ejemplar  cambio condiciones de préstamo? Tipo préstamo  cambio condiciones de préstamo? Estado  ¿No disponible temporalmente?  volver a cambiar al final del proceso Signatura Posibles cambios globales creando una lista por Criterio común Escaneando códigos de barras Revisión final por la biblioteca: completar signatura

26. Ejemplares a encuadernación Documento: http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_enquadernar.html Campos del ejemplar (i.): Estado(b) ENCUADERNACIÓN Nota no pública (opcional) Enviat a Enquadernació 21/05/2008 Cuando el libro vuelva habrá que cambiar su Estado. La nota NP se puede dejar

27. Ejemplares no disponibles temporalmente o en exposición Documento: http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_no_disponibles.html Campos del ejemplar (i.): Estado(v) NO DISPONIBLE / (p) EXPOSICIÓ NO OPAC/Procedencia (opcional)  valor de supresión Nota pública (opcional) - En exposició: “La llum de les imatges”,Xàtiva 2007- Remodelación Sala 2B Cuando el libro vuelva habrá que cambiar su Estado. La nota NP se quitará o no según los casos

28. Envío de libros a la Biblioteca Depósito Documento:http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_bca_deposito.html Campos del ejemplar (i.): Ubicación (m) BIBLIOTECA DIPÒSIT Tipo Ejemplar  (1) PRÉSTAMO NORMAL para todas las monografías (5) SIN PRÉSTAMO para las tesis Tipo préstamo  (n) PRÉSTAMO NORMAL para todas las monografías (c) SIN PRÉSTAMO para las tesis Estado (-) DISPONIBLE tanto para monografías coma para tesis (para que se puedan reservar) Signatura A fijar de acuerdo con la Biblioteca Depósito Nota N.P.  Se copiará en este campo la signatura antigua que tenía el libro en la biblioteca de orígen Posibles cambios globales creando una lista por Criterio común  rango de signaturas Escaneando códigos de barras Informe de remisión generado a partir de una lista de revisión

29. Ejemplares extraviados en la biblioteca (No prestados) Documento:http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_extraviats.html Campos del ejemplar (i.): Estado (m) EXTRAVIADO NO OPAC/Procedencia (opcional)  (n) SUPRIMIR OPAC (o) SUPRI DONATIU (z) SUPRI COMPRA Campos del bibliográfico (b.) a tener en cuenta (si se oculta el ejemplar): Ubicación NO OPAC/Fondo Antiguo Revisar periódicamente los “extraviados” paso a (e) PERDIDO

30. Ejemplares perdidos definitivamente (No prestados) Documento:http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_perdut_bca.html Campos del ejemplar (i.): Estado (e) PERDIDO NO OPAC/Procedencia  (n) SUPRIMIR OPAC (o) SUPRI DONATIU (z) SUPRI COMPRA Campos del bibliográfico (b.) a tener en cuenta: Ubicación No opac Los ejemplares perdidos se darán de baja periódicamente y pasarán a BARRE

31. Ejemplares perdidos y repuestos por el usuario (Prestados) Documento:http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_perdut_repost.html Campos del ejemplar (i.): Estado  ($) PERDIDO Y PAGADO NO OPAC/Procedencia  (n) SUPRIMIR OPAC (o) SUPRI DONATIU (z) SUPRI COMPRA Nota N.P.  Repuesto por el ejemplar: i.____ Campos del bibliográfico (b): Ubicación No opac Los ejemplares perdidos y pagados se darán de baja periódicamente y pasarán a BARRE Crear un nuevo ejemplar para la obra repuesta, NO reutilizar el registro i. anterior NO OPAC/Procedencia = (-) Nota N.P.  “Reposiciód’exemplarperdut”

32. Ejemplares expurgados Documento: http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_expurgo.html Campos del ejemplar (i.): Estado (s) EXPURGO NO OPAC/Procedencia  (n) SUPRIMIR OPAC (o) SUPRI DONATIU (z) SUPRI COMPRA Nota N.P.  Motivo del expurgo: “exemplardeteriorat” “exemplarobsolet” Campos del bibliográfico (b.): Ubicación  No opac Los ejemplares expurgados se darán de baja periódicamente y pasarán a BARRE

33. Baja de registros de ejemplar (i) en Millennium y paso a BARRE Documentos:http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_baja_barre.html Condiciones: Estado EXPURGO (s) PERDIDO (e ) PERDIDO Y PAGADO ($) NO OPAC/Procedencia  valor de supresión: SUPRIMIR OPAC SUPRI COMPRA SUPRI DONATIU SBD elaborará una lista periódicamente que se enviará a la biblioteca para la confirmación Se sacarán estadísticas de los registros a borrar Se borrarán definitivamente los ejemplares de Millennium y se pasarán a BARRE

34. Baja de registros bibliográficos (b.) en Millennium Documentos: http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/b_baja.html Baja de bibliográficos (b.): condiciones No tener registros asociados de ejemplar (i.) ó fondos (c ) Campo NO OPAC/Fondo Antiguo = (d) BORRAR Campo Ubicación = NONE - - - - - - - - - - - - - En el caso bibliográficos creados para hacer pedidos que se han cancelados (z), el sistema “invita” a ponerlos No opac Mensualmente desde el SBD se ocultarán del opac todos los pedidos cancelados Pasado un tiempo (2-3 años) se procederá a ir borrando los pedidos cancelados antiguos y los bibliográficos que se queden “huérfanos”