O documento descreve um projeto de implantação de um Escritório de Projetos (PMO) nos níveis 2 e 3 no país de LISARB. O objetivo é aumentar a maturidade em gerenciamento de projetos do país, que atualmente está no Nível 2, melhorando o alinhamento dos projetos com os objetivos estratégicos e aumentando as chances de sucesso dos projetos. Foram analisados 24 projetos propostos baseados em critérios como prazo, público, viabilidade e retorno social, sendo os 5 primeiros projetos da área educacional
1. MBA GERENCIAMENTO DE PROJETOS
FGV GPROJ-19
PROJECT OFFICE & NÍVEL DE MATURIDADE
Profº Dr. Marco Antonio Coghi
SÃO LUIS-MA
MAR/2014
2. Empresa especializada em
consultoria em gerenciamento
de portfólios e projetos. Com
sede na cidade de São Luís-MA,
foi fundada em fevereiro de
2014, por seis estudantes da
Fundação Getúlio Vargas.
Projeto:
3. O QUE SOMOS
• O nosso negócio: excelência na administração por
projetos
• Missão: Oferta de soluções profissionais em
Gerenciamento de Projetos e Portfólios, baseadas nas
melhores práticas mundiais, garantindo a sustentabilidade
das empresas atendidas através do aumento da
efetividade no alcance dos seus objetivos estratégicos.
• Visão: Estar entre as cem melhores empresas de
consultoria em gerenciamento de portfólios e projetos, do
mundo, até 2025.
4. QUEM SOMOS
Antonio de Paiva
Marcelo Magalhães
Sandra Barata
Lucimeire Souza
Cleidiane Laranja
Mª do Perpétuo Socorro Furtado
Diretoria Brain Consulting
5. O PROJETO
• Objetivo do projeto:
Implantação de um PMO -
Project Management Office
(Escritório de Projetos) no
país LISARB;
6. O PROJETO
•Benefícios da Implantação do PMO
• Uma solução viável e adequada para dar mais agilidade e
flexibilidade na administração do país nesse ambiente atual de
constantes mudanças;
• Aumento da maturidade em gerenciamento de projetos, o que
proporcionará o desenvolvimento e implantação de metodologia
unificada para o gerenciamento do projeto possibilitando melhor visão,
tanto macro quanto micro, do conjunto de projetos;
7. O PROJETO
• Benefícios da Implantação do PMO
• Melhoria do desempenho do país através do alinhamento
dos projetos com o planejamento estratégico, objetivos e
metas do mesmo;
• Melhor e maior controle da alta administração sobre o país;
• Minimização dos riscos de fracassos dos projetos através do
gerenciamento de riscos (prevenção e tratamento dos
riscos);
8. O PROJETO
• Benefícios da Implantação do PMO
• Previsibilidade dos orçamentos dos projetos, com redução de
retrabalhos e de custos com inúmeros aditivos de contratos
firmados com terceiros;
• Melhoria da visão estratégica que proporcionará maior assertividade
na tomada de decisões do governo lisarbeano;
• Melhoria na gestão do conhecimento através da geração de um
banco de dados de lições aprendidas para o país LISARB, que
poderá ser consultado a fim de evitar cometer os mesmos erros;
9. O PROJETO
• Benefícios da Implantação do PMO
• Redução das ameaças (ambiente externo) e eliminação das
fraquezas (ambiente interno);
• Aumento da competividade do país – maior efetividade
(eficiência + eficácia) para atingir os objetivos estratégicos;
• Amento da qualidade, do impacto positivo e da visibilidade dos
resultados pelo povo lisarbeano, garantindo o aumento da
satisfação com o governo;
• Diminuição da burocracia e lentidão no sistema do país;
10. O PROJETO
• Benefícios da Implantação do PMO
• Agilidade e redução de erros nas prestações de contas dos
recursos utilizados;
• Gerenciamento adequado dos recursos públicos – maior
racionalidade e transparência na aplicação desses recursos;
• Contribuirá para o desenvolvimento econômico sustentável do
país, o que poderá: atrair investimentos nacionais e
estrangeiros; diminuir o risco-país; melhorar distribuição de
renda e melhoria da qualidade de vida dos lisarbeanos.
11. O PROJETO
• Objetivos do Planejamento Estratégico de LISARB
• Aliança por um Lisarb mais justo;
• Política cidadã baseado em princípios e valores;
• Educação para a sociedade do conhecimento;
• Economia para uma sociedade sustentável;
• Proteção social;
• Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos;
• Cultura fortalecimento da diversidade;
• Política externa para o século 21;
• Combate a corrupção;
12. • Projetos Propostos
• Fortaleza Digital
• Educação sem fronteiras
• Carbono bom
• Eco Lisarb
• Justiça Leve
• Mobilidade 10
• Lisarb sem fronteiras
• Educação para todos
• Educação de qualidade
• Criança na escola
• Lisarb limpa
• SOS Lisarb
• Xô Poluição
• Paz para Lisarb
• Segurança para todos
• Policia cidadã
• Estou seguro
• Lisarb para todos
• Droga nunca mais
• Qualidade de vida
• Sustentabilidade em duas rodas
• Fala povo
• Lisarb livre!
• Corrupção Zero
O PROJETO
13. • Categorização dos Projetos
A Categorização do projeto está relacionada aos objetivos do
planejamento estratégico de Lisarb, sendo de acordo com as
necessidades de projetos para o País.
• Categorias:
• Projetos Educacionais
• Projetos de Sustentabilidade
• Projetos de Segurança
• Projetos Sócio-políticos
O PROJETO
14. • Categorização dos Projetos
Projetos
Educacionais
Projetos de
Sustentabilidade
Projetos de
Segurança
Projetos Sócio-
Políticos
Fortaleza Digital
Sustentabilidade
em duas rodas
Paz para Lisarb Mobilidade 10
Educação sem
fronteiras
Carbono bom Justiça leve
Lisarb sem
fronteiras
Educação para
todos
Lisarb limpa
Segurança para
todos
Droga nunca mais
Educação de
qualidade
Eco Lisarb Polícia cidadã Qualidade de vida
Criança na escola SOS Lisarb Lisarb para todos Fala povo
Xô poluição Estou seguro Lisarb livre!
Corrupção zero
O PROJETO
15. • Critérios de aceitação e pesos atribuídos:
• Ordem dos critérios de desempate:
CRITÉRIO JUSTIFICATIVA PESO
PRAZO Deverão ter prazo inferior a 4 anos. 1
PÚBLICO Projeto com maior visibilidade junto ao eleitorado. 2
VIABILIDADE
Custo dos projetos. Quando menor o custo, maior a
viabilidade.
3
RETORNO SOCIAL Projeto com maior visibilidade junto ao eleitorado. 4
O PROJETO
1 – Viabilidade;
2 – Retorno Social;
3 – Prazo;
4 – Público;
16. • Classificação dos Projetos
O PROJETO
PROJETOS/CRITÉRIOS
PROJ. 01 PROJ. 02 PROJ. 03 PROJ. 04 PROJ. 05 PROJ. 06 PROJ. 07 PROJ. 08 PROJ. 09 PROJ. 10 PROJ. 11 PROJ. 12
MOBILIDADE
10
LISARB SEM
FRONTEIRAS
JUSTIÇA LEVE
LISARB PARA
TODOS
POLÍCIA
CIDADÃ
XÔ POLUIÇÃO
FORTALEZA
DIGITAL
EDUCAÇÃO
SEM
FRONTEIRAS
CARBONO
BOM
EDUCAÇÃO
PARA TODOS
EDUCAÇÃO
DE
QUALIDADE
CRIANÇA NA
ESCOLA
CRITÉRIO PESO NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA
PRAZO 1 5 5 4 4 5 5 6 6 6 6 4 4 5 5 5 5 7 7 7 7 8 8 9 9
PÚBLICO 2 10 20 3 6 5 10 7 14 7 14 7 14 8 16 8 16 8 16 8 16 8 16 8 16
VIABILIDADE 3 5 15 0 0 10 30 5 15 5 15 0 0 5 15 5 15 5 15 10 30 10 30 8 24
RETORNO SOCIAL 4 10 40 7 28 8 32 7 28 6 24 7 28 7 28 6 24 7 28 8 32 6 24 6 24
∑notas 80 38 77 63 59 46 64 60 66 85 78 73
PROJETOS/CRITÉRIOS
PROJ. 13 PROJ. 14 PROJ. 15 PROJ. 16 PROJ. 17 PROJ. 18 PROJ. 19 PROJ. 20 PROJ. 21 PROJ. 22 PROJ. 23 PROJ. 24
LISARB LIMPA SOS LISARB
PAZ PARA
LISARB
SEGURANÇA
PARA TODOS
ESTOU
SEGURO
DROGA
NUNCA MAIS
QUALIDADE
DE VIDA
SUSTENTABILI
DADE EM
DUAS RODAS
FALA POVO LISARB LIVRE
CORRUPÇÃO
ZERO
ECO LISARB
CRITÉRIO PESO NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA
PRAZO 1 10 10 5 5 5 5 10 10 5 5 5 5 7 7 3 3 2 2 10 10 6 6 6 6
PÚBLICO 2 10 20 2 4 3 6 3 6 4 8 6 12 9 18 7 14 8 16 9 18 10 20 10 20
VIABILIDADE 3 3 9 4 12 5 15 6 18 8 24 9 27 5 15 4 12 4 12 3 9 2 6 2 6
RETORNO SOCIAL 4 6 24 7 28 5 20 4 16 6 24 7 28 7 28 6 24 5 20 4 16 3 12 2 8
∑notas 63 49 46 50 61 72 68 53 50 53 44 40
17. • Priorização dos Projetos
O PROJETO
PROJETO MÉDIA VIABILIDADE CATEGORIA PRIORIDADE
EDUCAÇÃO PARA TODOS 85 30 Projetos Educacionais 1
MOBILIDADE 10 80 15 Projetos Sócio- Políticos 2
EDUCAÇÃO DE QUALIDADE 78 30 Projetos Educacionais 3
JUSTIÇA LEVE 77 30 Projetos de Segurança 4
CRIANÇA NA ESCOLA 73 24 Projetos Educacionais 5
DROGA NUNCA MAIS 72 27 Projetos Sócio- Políticos 6
QUALIDADE DE VIDA 68 15 Projetos Sócio- Políticos 7
CARBONO BOM 66 15 Projetos de Sustentabilidade 8
FORTALEZA DIGITAL 64 15 Projetos Educacionais 9
LISARB PARA TODOS 63 15 Projetos de Segurança 10
LISARB LIMPA 63 9 Projetos de Sustentabilidade 11
ESTOU SEGURO 61 24 Projetos de Segurança 12
EDUCAÇÃO SEM FRONTEIRAS 60 15 Projetos Educacionais 13
POLÍCIA CIDADÃ 59 15 Projetos de Segurança 14
SUSTENTABILIDADE EM DUAS RODAS 53 12 Projetos de Sustentabilidade 15
LISARB LIVRE 53 9 Projetos Sócio- Políticos 16
SEGURANÇA PARA TODOS 50 18 Projetos de Segurança 17
FALA POVO 50 12 Projetos Sócio- Políticos 18
SOS LISARB 49 12 Projetos de Sustentabilidade 19
PAZ PARA LISARB 46 15 Projetos de Segurança 20
XÔ POLUIÇÃO 46 0 Projetos de Sustentabilidade 21
CORRUPÇÃO ZERO 44 6 Projetos Sócio- Políticos 22
ECO LISARB 40 6 Projetos de Sustentabilidade 23
LISARB SEM FRONTEIRAS 38 0 Projetos Sócio- Políticos 24
18. • Balanceamento do Portfólio
O PROJETO
Legenda:
Categoria dos projetos
Projetos
19. • Nível de Maturidade
O PROJETO
LISARB
69 pontos
(Método de Maturidade
Marco Antonio Coghi)
CLASSIFICAÇÃO
(conforme MMMAC)
Acima de 160
pontos
Nível 5
Entre 121 e
160 pontos
Nivel 4
Entre 81 e 120
pontos
Nível 3
Entre 41 e 80
pontos
Nível 2
Entre 10 e 41
pontos
Nível 1
20. O PROJETO
LISARB – Maturidade Nível 2
Características:
• Conhecimento básico de gerenciamento de projetos com utilização de
linguagem comum;
• Necessidade de definir processos comuns para o gerenciamento dos
projetos;
• Reconhecimento da importância do gerenciamento profissional de projetos
para alcance dos resultados estratégicos;
• Necessidade de difusão de conhecimento em gerenciamento de projetos.;
• Os fracassos ainda são muito comuns nos projetos;
21. Serão implantados dois níveis de PMO:
O PROJETO
PMO nível 2
Métodos e
Procedimentos
Estação Meteorológica
(Weather Station)
Nível Hierárquico Função Modelo
PMO nível 3
Integração com o
Negócio
Torre de Controle
(Control Tower)
22. O PROJETO
• Somente o PMO nível 3 não teria êxito devido ao baixo nível de
maturidade, uma vez que não se conseguiria difundir
adequadamente os conhecimentos;
• Somente PMO nível 1 seria um risco alto, devido ao tamanho
da carteira de projetos, pois trata-se de um país e, não haveria
uma unidade;
• O PMO nível 2, sozinho, traria um resultado razoável, mas
aliado ao PMO nível 3, trará resultados mais palpáveis, pois
envolveremos a alta administração (nível estratégico) mais o
nível tático (que coordenará o operacional);
23. O PROJETO
• Grandes mudanças tem um impacto mais efetivo quando envolvem,
também, a alta administração porque ela será imposta a toda a
organização através das estratégias da mesma;
• O PMO nível 2 terá a função de incorporar as melhores práticas
através do planejamento, execução e controle da metodologia de
gerenciamento de projetos de LISARB; ele fará o acompanhamento
e reportará o desempenho para a alta administração, mas sem
exercer influência nos projetos;
• O PMO nível 3 terá a função estratégica de integrar todos os
envolvidos na mudança, através da tomada de decisão baseada nos
relatórios enviados pelo PMO nível 2, a fim de sempre buscar o
melhor direcionamento para atingir os objetivos institucionais.
24. • Profissionais Envolvidos:
• Diretor Executivo do projeto
• Gerente de Portfólio de Projetos - GPP
• Analistas PMO’s para auxiliar na elaboração de
documentação.
• Coordenador para cada subprojeto.
• Consultores Especialistas em cada segmento.
• Representantes de todas as esferas de poder do país.
O PROJETO
25. • Métricas do Sucesso:
Os indicadores a serem utilizados serão:
a) Quantidade de projetos fracassados antes e depois da
implantação do PMO;
b) Nº de projetos em execução em LISARB antes e
depois da implantação do PMO;
c) Avaliação geral da carteira de projetos;
O PROJETO
26. O PROJETO
• Métricas do Sucesso:
c) Índice de desempenho das entregas (IDE = Nº de
entregas dentro do prazo/Nº total de entregas);
d) Índice de atraso de cronograma (IAC = Nº de projetos
com cronograma atrasado/Nº total de projetos);
e) Índice de estouro do orçamento (IEO = Nº de projetos
com orçamento estourado/Nº total de projetos).
27. • Fatores Críticos de Sucesso
• Ter apoio do sponsor do projeto (presidente do
LISARB);
• Definir matriz de responsabilidades de acordo com as
habilidades pessoais da equipe;
• Definir prioridades;
• Propor objetivos SMART;
• Ter recursos humanos e materiais suficientes e
adequados disponíveis.
O PROJETO
29. O PROJETO
• Dicionário EAP
ID TAREFA DA EAP DESCRIÇÃO CRITERIOS DE ACEITAÇÃO
1 PLANEJAMENTO
1.1 Identificar Stakeholders
Processo onde são listadas todas as partes
interessadas do projeto
Pelo menos um representante de cada
ministério do governo de Lisarb
1.2 Definir Sponsor
Processo de definição do patrocinador do
projeto
Indicado pelo Presidente
1.3 Agendar Reuniões
Elaborar calendário com datas das principais
reuniões do projeto
Todas as datas deve ser avaliadas pelo G.P. para
evitar conflitos com os eventos do calendario
oficial de Lisarb
1.4 Realizar Diagnostico
Aplicação da ferramenta MMMAC* para
detecção do nivel de maturidade de Lisarb
A ferramenta deve abranger o maior numero de
projetos realizados em Lisarb
1.5 Definir Objetivo e Metas
Listar e aprovar junto aos S.H. os objetivos e
metas do projeto
100% dos objetivos e metas de acordo com o
planejamento estrategico do governo de Lisarb
1.6 Mapear Vulnerabilidades
Identificar as principais necessidades do país
Lisarb
Abranger os principais itens do plano de governo
2 PREPARAÇÃO
2.1
Apesentar Plano de
Gerenciamento
Divulgar o plano de genciamento aos S.H.
Aprovação do plano de gerenciamento pelo
sponsor
2.2
Adotar Metodologia Unificada
para G.P.
Adequar a metodologia de G.P. de acordo com
o nivel de maturidade identificado
Metodologia fundamentada nas boas praticas de
G.P.
2.3 Formar Equipe de Trabalho
Seleção de profissionais exparientes para
compor a equipe de G.P.
Os lideres das celulas de trabalho deve ser
profissionais certificados
2.4 Definir Metricas
Desenvolver indicadores para medir a evolução
do projeto
A alimentação dos indicadores deve ser feita
automaticamente por meio do software de G.P.
adotado no projeto
2.5 Validação de Orçamentos
Apresentar e buscar aprovação dos orçamentos
pelo sponsor
Aprovar os orçamentos em ate 15 dias úteis
Projeto PMO em Lisarb
* MMMAC: Modelo de Maturidade Marco Coghi
30. O PROJETO
• Dicionário EAP
ID TAREFA DA EAP DESCRIÇÃO CRITERIOS DE ACEITAÇÃO
3 EXECUÇÃO
3.1 Identificação
Levantar e enumerar os projetos elegiveis de
Lisarb
Todos os projetos devem atender os requisitos
do item 1.5
3.2 Categorização Definir categorias para enquadrar os projetos Quantas categorias forem necessarias
3.3 Avaliação Definir criterios e pesos para avaliar os projetos
Utilizar pelo menos 4 criterios para avaliação e 4
para desempate
3.4 Seleção
Selecionar os projetos com maior nota de
avalaiação
Pelo menos 3 projetos de cada categoria
3.5 Priorização
Eleger os projetos de maior necessidade e
viabilidade para o governo de Lisarb
Os projetos devem ter prazo de duração menor
ou igual ao tempo de governo da atual
presidência de Lisarb
3.6 Balanceamento
Distribuir os projetos de acordo com os
objetivos definidos
Alcançar a maior equalização possivel
3.7 Autorização
Aceite do sponsor aos projetos eleitos no item
3.5
Aceite e autoização do sponsor
4
MONITORAMENTO E
CONTROLE
4.1
Acompanhamento de
Indicadores
Verificação dos indicadores de desempenho
definidos no item 2.4
Serão considerados como positivos os indices
iguais ou maiores que 70%
4.2 Avaliar Impactos de Mudanças
Avaliar os principais impactos de mudanças
decorrentes dos projetos em execução
Aceite do sponsor após reavaliação do plano de
G.P.
5 ENCERRAMENTO
5.1
Adicionar Lições Aprendidas
ao Banco
Criar e alimentar um banco de lições
aprendidas para historico e consulta em futuros
projetos
Todas as alterações que gerarem impacto nos
projetos deveram ir para o banco
5.2 Divulgar Relatórios
Apresentar os relatórios de todos os projetos
concluídos aos S.H.
Seram considerados concluídos os projetos que
tiverem o aceite final do sponsor do projeto
Projeto PMO em Lisarb