O documento descreve o trabalho de uma empresa de consultoria para implantar um PMO (Project Management Office) na empresa cliente LISARB. O projeto envolveu a identificação e avaliação de projetos candidatos, seleção e priorização dos projetos aprovados, e balanceamento do portfólio de projetos. Após revisão dos critérios de avaliação, o portfólio foi balanceado com sucesso.

1. Project Office e Nível de Maturidade
Cidade: São Paulo
Turma: GEEP T08 – FGV Berrini

2. Logotipo da Empresa “CALF”
A CALF é uma empresa de consultoria que tem como
objetivo principal atuar em grandes projetos de
empresas/clientes através do desenvolvimento de um
plano com base nos objetivos a serem atingidos até sua
implementação, controle e verificação de resultados. Os
projetos gerenciados pela CALF atuam diretamente em
melhorias relacionadas ao desempenho, lucratividade,
competitividade e imagem social.
Os serviços da CALF são prestados por uma equipe de
profissionais de alta qualificação profissional e com
experiência nos assuntos envolvidos, conhecimento
técnico e habilidade para desenvolver, atuar, orientar e
estimular modificações necessárias durante o
desenvolvimento e implementação dos projetos.
Logotipo do projeto “PMO em LISARB”

3. Integrantes do Grupo: Lisete T. Utsunomiya, Fabricio Viveiros,
Caroline G. Mendes, Andreia A. Ferrarezi, Natália Oliveira.

4. Objetivo do Trabalho
• Atuar como empresa de consultoria no gerenciamento profissional de portfólios
e projetos e implantação de PMO em seus clientes.
• Atingir os objetivos do Planejamento Estratégico fornecido pelo cliente LISARB.
• Após rodar os processos de gerenciamento de portfólio, apresentar ao
presidente de LISARB os projetos e programas que o país deveria ter em sua
carteira de investimentos (portfólio de projetos).

5. Identificação de Projetos
Candidatos
A partir dos objetivos do planejamento estratégico de Lisarb foram identificados
os seguintes projetos candidatos:
- Lisarb Saúde - Corrupção Zero
- Lisarb 100% Saudável - Lisarb Cuida
- Lisarb Melhor Idade - Lisarb + Justa
- Lisarb Sem Drogas - Sustenta Lisarb
- Lisarb Cidadã - Lisarb Sustentável
- Lisarb Segura - Lisarb Verde
- Lisarb Informa - Protege Lisarb
- Lisarb Escuta - Lisarb Suporta
- Lisarb Cultura - Lisarb Qualivida
- Lisarb Educa - Tecno Lisarb
- Lisarb Diversifica - Lisarb Inova
- Justiça On Line
- Cadeia Já

6. Categorização de Projetos
Candidatos
Foram definidas as categorias informadas a seguir e os projetos candidatos
foram classificados de acordo com as categorias:

7. Critérios de Avaliação
dos Projetos
Foram identificados os seguintes critérios para avaliação dos projetos:
Os critérios foram definidos considerando a urgência, duração, benefícios, riscos
e investimento com o objetivo de identificar projetos prioritários que poderão
ser executados com baixo investimento e gerando benefícios no menor tempo
possível.
Os pesos de cada critério foram definidos considerando a importância de cada
critério para a execução dos projetos. O modelo de avaliação definido permite
identificar e classificar a importância de cada critério por projeto.

8. Seleção dos Projetos
A partir dos critérios de avaliação definidos foram efetuados cálculos
considerando os pesos de cada critério e o modelo de avaliação (Baixo, Médio
ou Alto) para cada critério em cada projeto e, dessa forma, chegamos a uma
valor total de nota para cada um dos projetos.
A partir de análises foi definida a nota de corte para definir se determinado
projeto será aprovado ou reprovado. A nota de corte é um valor limite e caso o
projeto tenha obtido nota total inferior ou igual a esse valor será
automaticamente reprovado.
O valor da nota de corte foi definida em 600.

9. Seleção dos Projetos
A partir dos cálculos e análises efetuadas temos a seguinte relação de projetos
aprovados e reprovados:

10. Priorização dos Projetos
A partir da identificação dos projetos aprovados foi definida a priorização. Para
a priorização dos projetos consideramos a nota total da categoria, que indica as
categorias prioritárias a partir dos critérios definidos.

11. Priorização dos Projetos
Dessa forma, serão priorizados os projetos aprovados de cada uma das
categorias abaixo obedecendo a esta ordem de priorização:
- Justiça
- Saúde
- Educação
- Segurança
- Sustentabilidade
- Inovação

12. Balanceamento do
Portfólio de Projetos
Para efetuar o balanceamento do portfólio de projetos utilizamos o método do
Diagrama de Bolhas que permite analisar as relações entre projetos, categorias
de investimentos, custo dos projetos e quantidade de projetos.
Para isso foram utilizadas as categorias, os projetos, os custos dos projetos e
quantidade de projetos aprovados em cada categoria.

13. Balanceamento do
Portfólio de Projetos
O Diagrama de Bolhas representa as seguintes variáveis:
- Eixo X: Apresenta a Categoria de Projetos
- Eixo Y: Apresenta o custo dos Projetos da categoria
- Tamanho da bolha: Apresenta a quantidade de projetos da Categoria

14. Balanceamento do
Portfólio de Projetos
A partir de análises do Diagrama de Bolhas apresentado podemos observar:
- As categorias 1 - Saúde, 3 - Educação e 4 - Justiça possuem muitos projetos em
relação as demais categorias.
- As categorias 1- Saúde e 3 - Educação possuem projetos com alto custo
enquanto as categorias 2 - Segurança e 6 - Inovação possuem projetos com
médio custo e as categorias 4 - Justiça e 5 - Inovação possuem projetos de baixo
custo.
De acordo com as análises e observações realizadas podemos afirmar que o
Portfólio de Projetos está desbalanceado.

15. Análise do Balanceamento
do Portfólio de Projetos
Como o portfólio de projetos está desbalanceado podem ser tomadas medidas
para balanceamento ou uma análise da estratégia da empresa para avaliar se
esta pode ser atendida mesmo com o portfólio desbalanceado.
Lisarb pode utilizar como estratégia iniciar o desenvolvimento dos projetos das
categorias 4 - Justiça e 5 - Inovação pois são projetos que possuem custo baixo e
podem trazer resultados a curto prazo e, dessa forma, com apresentação de
resultados aos clientes, conseguir a aprovação de orçamento para a execução de
próximos projetos.
Lisarb também pode optar por revisar os critérios de cada projeto e com isso
fazer melhorias no balanceamento do portfólio, podendo reprovar projetos que
foram aprovados e vice-versa.
A análise do portfólio deve ser apresentada aos stakeholders-chave para
definição da estratégia com o melhor potencial para proporcionar o alcance das
metas estratégicas.

16. Análise do Balanceamento
do Portfólio de Projetos
Após apresentação do portfólio de projetos desbalanceado aos stakeholders-
chave foram efetuadas análises e discutidas as opções para melhor atender as
estratégias de Lisarb.
Os stakeholders fizeram a avaliação e decidiram por balancear o portfólio de
projetos de forma a desenvolver inicialmente um projeto de baixo custo de cada
uma das categorias, de forma a utilizar o menos possível de recursos e obter
resultados a curto prazo.
Para fazer o balanceamento, foram reavaliados os critérios de cada projeto e,
dessa forma, ocorreram alterações nos projetos aprovados, que são
apresentados a seguir.

17. Projetos Aprovados Após
Revisão de Critérios
Após a reavaliação dos critérios de cada projeto, foram considerados aprovados
os seguintes projetos:

18. Priorização dos Projetos Após
Revisão de Critérios
Dessa forma, serão priorizados os projetos aprovados de cada uma das
categorias abaixo obedecendo a esta ordem de priorização:
- Saúde/Educação/Justiça
- Segurança
- Sustentabilidade/Inovação

19. Balanceamento do Portfólio
Após Revisão de Critérios
O Diagrama de Bolhas desenvolvido inicialmente foi revisado, considerando o
novo portfólio de projetos aprovados.
Novamente foram utilizadas as categorias, os projetos, os custos dos projetos e
quantidade de projetos aprovados em cada categoria.

20. Balanceamento do Portfólio
Após Revisão de Critérios
O Diagrama de Bolhas representa as seguintes variáveis:
- Eixo X: Apresenta a Categoria de Projetos
- Eixo Y: Apresenta o custo dos Projetos da categoria
- Tamanho da bolha: Apresenta a quantidade de projetos da Categoria

21. Balanceamento do Portfólio
Após Revisão de Critérios
A partir de análises do novo Diagrama de Bolhas, após a revisão de critérios dos
projetos, podemos observar:
- Todas as categorias possuem a mesma quantidade de projetos.
- Todas as categorias apresentam projetos com uma mesma faixa de custo, que
no caso é considerado baixo custo.
- O portfólio possui projetos pequenos e de baixo custo que trarão resultados a
curto prazo e, dessa forma, com apresentação de resultados aos interessados, é
possível conseguir a aprovação de orçamento para a execução de próximos
projetos.
De acordo com a revisão de critérios e a decisão estratégica definida por Lisarb,
podemos afirmar que o Portfólio de Projetos está balanceado.

22. Benefícios
Pesquisa conduzida pelo Dr. William Ibbs em 52 diversas empresas nos EUA:
• Somente 16% dos projetos são entregues no tempo e custo previsto;
• 94% dos projetos terão ao menos um reinício;
• 188% de estouros em orçamentos;
• 222% de estouros em prazo.

23. Benefícios
Fonte: Relatório Benchmarking 2010

24. Benefícios
Benefícios para LISARB:
• Maior comprometimento com objetivos e resultados;
• Facilita a comunicação entre gerentes de projetos e stakeholders;
• Efetivo acompanhamento de progresso e nas métricas;
• Priorização das estratégias, programas e projetos;
• Racionalização de recursos compartilhados;
• Minimiza riscos e seu impacto;
• Melhora a estimativa e cumprimento dos prazos;
• Garantia de um melhor gerenciamento dos custos;
• Melhora da performance dos projetos;
• Melhoria da consolidação dos dados dos projetos;
• Gerenciamento adequado: da complexidade e/ou volume de projetos, da
escassez de recursos X pressão crescente sobre os Gerentes de Projeto, das
expectativas dos stakeholders.

25. Foco adotado
Focos de implementação adotados: Comunicação e Reporte
Justificativa: Reporting e Communication são de suma importância para a
administracao de LISARB que tem Nível 2 de maturidade uma vez que
permitem a disponibilização das informações dos projetos (Relatórios) à Alta
direção e Stakeholders além da comunicação dentro da equipe do projeto.

26. Função adotada
Função adotada: Integração com o Negócio
Justificativa: Sendo a administracao de LISARB Nível 2 em maturidade a
função Integração com o Negócio é mais adequada ao gerenciamento do
portfólio pois é a mais operacional, mais comumente aplicada e mais tangível,
uma vez que permite o desenvolvimento, implementação, manutenção e a
avaliação do uso da metotologia de gerência de projetos, a incoporação de
melhores práticas e a proximidade com o presidente da organização.

27. Modelo adotado
Modelo Estacão Meteorológica (Weather Station)
Justificativa: Como o PMO vai se reportar diretamente ao presidente de
LISARB, não exerce influência nos projetos analisados e deve fazer um
acompanhamento simples, com a definição de parâmetros, frequência, formato
e ferramentas para o reporte do andamento dos projetos para alta
administração.
Deve informar quais os principais riscos e problemas e fazer comparações e
identificação de melhores práticas.

28. Nível hierárquico adotado
PMO Nível 3
Justificativa: O PMO estratégico deve cuidar da organização como um todo e
tratar de fornecer informações para a alta administracao de LISARB.
Com a evolução, deve trabalhar de forma integrada com os PMO Nível 2 e Nível 1
que cuidam dos processos e da otimização de recursos em projetos diferentes e
de projetos e/ou programas individuais, respectivamente.

29. Profissionais envolvidos
É necessário muito cuidado ao definir quantos e quais profissionais serão
envolvidos neste projeto, pois o PMO a princípio não gera renda e pode gerar
questionamentos da necessidade da mudança da estrutura de poder.
Como o portfólio possui muitos projetos e necessário um Diretor Executivo, um
Gerente para cada projeto/programa, profissionais responsáveis pela
Comunicacao, QA-QC, Mudanças, Riscos e Especialistas em documentação e
Gestão do conhecimento.

30. Etapas de Implementação
As principais etapas de implementação de um PMO são:
-Diagnóstico: esta etapa consiste na identificação do nível de maturidade que se
encontra a empresa. Geralmente é aplicado um questionário com perguntas que
permitem diagnosticar a maturidade da empresa em relação ao gerenciamento
de projetos.
- Identificação de sponsor: o sponsor é uma figura imprescindível para a evolução
do projeto. É importante que seja uma pessoa de alto poder sobre a empresa.
- Infra e pessoal: esta etapa consiste na avaliação de toda a infraestrutura e
recursos humanos necessários para a implementação do PMO.
- Preparação e comunicação: é importante se determinar como será realizada a
comunicação dentro de equipe, como por exemplo, boletins semanais/mensais,
e-mails informativos, reuniões mensais com a presença do sponsor, etc.
- Plano e orçamento: esta etapa consiste na elaboração do plano de
implementação do PMO, bem como levantamento do orçamento necessário.
- Obtenção de recursos humanos e financeiros: com os resultados da etapa de
elaboração do plano e orçamento, inicia-se a fase de alocação de recursos
humanos e financeiros, nesta etapa, determina-se a equipe que irá fazer parte do
PMO.

31. Etapas de Implementação
- Execução de um piloto: após toda a estruturação do PMO, é recomendável que
se escolha um projeto e se realiza uma implementação “piloto” para se verificar
se o que foi planejado realmente atende as necessidades da empresa. Se
necessário, devem ser feitas alterações para tornar o PMO o mais eficiente
possível.
- Implementação: após a realização do piloto e implementação dos ajustes
necessários, o PMO é implementado. É importante que acha constante controle
para se verificar a eficácia e a necessidade de implementação para tornar o
processo o mais produtivo e eficiente possível.

32. Etapas de Implementação
- Diagnóstico: no caso da Lisarb esta etapa foi realizada através da aplicação de
um questionário e foi identificado que a empresa encontra-se em um nível 2 de
maturidade.
- Identificação do sponsor: Presidente de Lisarb.
-Infra e pessoal: deverá ser realizada uma análise de todas as necessidades de
infra estrutura necessárias (espaço físico, sistemas...) e de recursos humanos
(número de pessoas necessárias, habilidades, conhecimentos...).
- Preparação e Comunicação: a comunicação do PMO será realizada através de
um boletim online semanalmente distribuído e de uma reunião mensal com a
presença do sponsor.
- Plano e Orçamento: deverá ser determinado um cronograma de implementação
e uma planilha de recursos financeiros necessários.
- Obtenção de recursos financeiros e humanos: com os resultados obtidos da
etapa de infra e pessoal somado ao orçamento, serão alocados os recursos
financeiros e humanos com a aprovação do sponsor.
- Execução de um piloto: será executado um piloto com o projeto Lisarb Escuta.
- Implantação: após a execução do piloto, o PMO será implementado para todos
os projetos do portfólio.

33. Métricas a serem adotadas
As métricas devem possuir algumas características básicas, tais como:
representatividade, complexidade de coleta, categorização e peso, medidas
quantitativas e qualitativas, divulgação e devem sofrer revisão sistemática.
Métricas a serem adotadas em Lisarb:
Escopo:
- Quantidade de alterações em relação ao escopo inicial do projeto.
- Quantidade de entregáveis concluídos dentro do escopo esperado.
Qualidade:
- Quantidade de entregáveis concluídos dentro da qualidade esperada.
Prazo:
- Quantidade de entregáveis em atraso.
- Quantidade de dias de atraso dos entregáveis.

34. Métricas a serem adotadas
Métricas a serem adotadas em Lisarb:
Orçamento:
- SPI (Schedule Performance Index): é a razão entre o valor agregado e o valor
planejado.
Riscos:
- Quantidade de riscos não mapeados.
Gerais:
- Quantidade de projetos em andamento e concluídos com o acompanhamento
do PMO.
- Avaliação da satisfação da população com os projetos implantados.
- Avaliação da satisfação dos stakeholders com os projetos implantados.