La facturation et l'archivage électroniques en Belgique

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le point sur la situation légale en Belgique sur la facturation électronique et l'archivage électronique (Exposé du 26/5/2011 au Salon Demat-Tech à Alençon)

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La facturation et l'archivage électroniques en Belgique

  1. 1. Exposé du 26/05/2011 <ul><li>La facturation (et l’archivage) </li></ul><ul><li>Électronique </li></ul><ul><li>Le point sur la situation légale en Belgique </li></ul><ul><li>Exposé de Damien JACOB, </li></ul><ul><li>Agence Wallonne des Télécommunications </li></ul><ul><li>Au salon DematTech à Alençon (www.demat-tech.com) </li></ul>
  2. 2. Plan de l’exposé <ul><li>Pourquoi ? </li></ul><ul><li>Cadre juridique </li></ul><ul><li>Conditions à respecter : </li></ul><ul><ul><li>pour la facturation électronique </li></ul></ul><ul><ul><li>pour l’archivage électronique </li></ul></ul><ul><li>Faut-il passer la facturation électronique ? </li></ul><ul><ul><li>Avantages / inconvénients </li></ul></ul><ul><ul><li>Solutions sur le marché </li></ul></ul>
  3. 3. Pourquoi ? <ul><li>1) Intérêt financier (1 à 2%) : </li></ul><ul><ul><li>Division au moins par 2 du coût du traitement des factures (sortantes, mais surtout entrantes car coût important de l’opération de ‘rapprochement commande / facture’) </li></ul></ul><ul><ul><li>Contestations mieux gérées </li></ul></ul><ul><ul><li>la chaîne envoi – réception peut être sensiblement accélérée et fiabilisée => recouvrement plus rapide, et donc économies en trésorerie. </li></ul></ul><ul><li>2) Impact écologique </li></ul><ul><ul><li>moins de transport physique de documents, </li></ul></ul><ul><ul><li>moins de papier : estimation de 15 000 tonnes / an en Belgique. </li></ul></ul>
  4. 4. Cadre juridique de la facturation électron. <ul><li>Au niveau européen </li></ul><ul><li>Directive du Conseil 2001/115/CE du 20/12/2001 </li></ul><ul><li>Directive du Conseil 2006/112/CE du 28/11/2006 (refonte complète de la 6ème directive) </li></ul>
  5. 5. Cadre juridique de la facturation électron. <ul><li>2) Au niveau belge : </li></ul><ul><li>Article 53octies, §1er du Code de la TVA qui permet la délivrance de la facture sous forme de transmission de données </li></ul><ul><li>Arrêté d’application : article 1er, § 2 de l’arrêté royal n°1 </li></ul><ul><li>Spécifiquement pour l’archivage : </li></ul><ul><li>Articles 60 (et 61) du Code de la TVA </li></ul><ul><li>Circulaire AFER n°16/2008 du 13 mai 2008 </li></ul>
  6. 6. Cadre juridique de la facturation électron. <ul><li>Evolutions : </li></ul><ul><li>1) Au niveau belge, depuis le 1/1/2010: </li></ul><ul><li>Assouplissement des conditions de reconnaissance de la facture : suppression de l’obligation d’utiliser une méthode de certification préalablement reconnu </li></ul><ul><ul><li>… mais toujours pas d’équivalence totale entre les 2 formats </li></ul></ul><ul><li>2) Conseil de l’Union Européen (EcoFin du 16/3/2010 ) </li></ul>
  7. 7. Plan de l’exposé <ul><li>Pourquoi ? </li></ul><ul><li>Cadre juridique </li></ul><ul><li>Conditions à respecter : </li></ul><ul><ul><li>pour la facturation électronique </li></ul></ul><ul><ul><li>pour l’archivage électronique </li></ul></ul><ul><li>Faut-il passer la facturation électronique ? </li></ul><ul><ul><li>Avantages / inconvénients </li></ul></ul><ul><ul><li>Solutions sur le marché </li></ul></ul>
  8. 8. Facturation électronique 5 conditions à respecter <ul><li>Sur le plan fiscal, 5 conditions à réunir pour ne maintenir que le circuit électronique (émission / réception : </li></ul><ul><li>Accord préalable du preneur </li></ul><ul><li>Garantir l’authenticité et l’intégrité du contenu </li></ul><ul><li>Respect des mentions obligatoires (ex: détail des prestations) </li></ul><ul><li>Archivage électronique obligatoire (une impression papier ne sera pas considéré comme un original) </li></ul><ul><li>La facture doit être délivrée </li></ul>
  9. 9. Facturation électronique 5 conditions à respecter <ul><li>1) Accord préalable du preneur </li></ul><ul><li>D’application partout en Europe (  Directive Européenne ) </li></ul><ul><li>Principe du libre choix. Une partie ne peut obliger l’autre à dématérialiser le flux de facturation (et donc à archiver électroniquement. CF condition n°4  à ne pas prendre à la légère) </li></ul><ul><li>Cet accord doit être démontré  accord écrit recommandé (peut être sur une plate-forme en ligne) </li></ul>
  10. 10. Facturation électronique 5 conditions à respecter <ul><li>2) Garantir l’authenticité et l’intégrité du contenu </li></ul><ul><li>Pas une obligation pour la facture papier !  méfiance des administrations fiscales </li></ul><ul><li>Jusqu’en 2009, 3 méthodes de certification étaient admises. Depuis le 1er janvier 2010, l’usage d’une de ces méthodes n’est plus obligatoire.  Libéralisation </li></ul><ul><li>Il n’est donc pas indispensable de faire agréer préalablement sa méthode. Par contre, en cas de contrôle par l’administration, il sera nécessaire de démontrer ces garanties. </li></ul>
  11. 11. Facturation électronique 5 Conditions à respecter <ul><li>2) Garantir l’authenticité et l’intégrité du contenu </li></ul><ul><li>Que faut-il démontrer ? </li></ul><ul><li>d’une part, il faut être certain que la facture reçue par l’acheteur provient réellement du fournisseur (authenticité de l’origine) </li></ul><ul><li>d’autre part, il faut que l’acheteur et le fournisseur soient assurés que la facture originale n’a pas été modifiée. </li></ul><ul><li>REM: Techniquement, un simple document au format .pdf de base (non signé et crypté) ne présente pas ces caractéristiques. </li></ul>
  12. 12. Facturation électronique 5 conditions à respecter <ul><li>2) Garantir l’authenticité et l’intégrité du contenu </li></ul><ul><li>Précisions apportées par le SPF Finances en janvier: </li></ul><ul><li>Pour juger de ces garanties, le SPF se basera sur un ensemble d’éléments, notamment : </li></ul><ul><ul><li>un virement ou autre paiement bancaire (pas de garantie en cas de paiement cash de la facture) </li></ul></ul><ul><ul><li>Un contrat </li></ul></ul><ul><ul><li>Un bon de commande ou de livraison </li></ul></ul><ul><li>Obligation en cas de facturation intra-groupe : l’horodatage(« timestamp ») des factures. </li></ul><ul><li>Une note de crédit est tolérée au format papier, même si la facture est électronique (si l’accord le prévoit). </li></ul>
  13. 13. Facturation électronique 5 conditions à respecter <ul><li>3) Respect des mentions obligatoires </li></ul><ul><li>Mêmes obligations que pour les factures papier : </li></ul><ul><li>Facture conforme à l’article 5 de l’arrêté royal n°1 </li></ul><ul><li>Autres mentions obligatoires (régime de la marge bénéficiaire, régime de la franchise,…) </li></ul><ul><li>Respect des délais légaux de délivrance </li></ul><ul><li>Remarque : </li></ul><ul><li>Si certaines de ces mentions (telles que le détail des prestations) ne figurent pas dans la facture, qui se contente par exemple de faire référence à un devis, les annexes à cette facture (ex : devis, contrat,..) en font partie intégrante  . </li></ul>
  14. 14. Facturation électronique 5 conditions à respecter <ul><li>4) Archivage électronique obligatoire </li></ul><ul><li>Une facture électronique doit obligatoirement être archivée électroniquement, de façon valable d’un point de vue fiscal, contrairement à une facture papier qui peut être archivée dans son état originel ou sous forme électronique. </li></ul><ul><li>Une impression papier de ce document dématérialisé ne sera donc pas considérée comme un original  </li></ul>
  15. 15. Facturation électronique 5 conditions à respecter <ul><li>5) Toute facture doit être « délivrée » </li></ul><ul><li>Le fournisseur peut l’envoyer électroniquement, mais peut également la mettre à disposition sur une plateforme en ligne, à condition: </li></ul><ul><ul><li>qu’il laisse un temps raisonnable pour la télécharger (que l’Administration estime à minimum 2 mois) </li></ul></ul><ul><ul><li>et que la facture soit effectivement délivrée au terme de ce délai si elle n’a pas été téléchargée (cette obligation ne s’applique qu’en BtoB).  </li></ul></ul><ul><ul><li>REM: il s’agit d’une interprétation de l’Administration. </li></ul></ul>
  16. 16. Archivage électronique 4 conditions à respecter <ul><li>Sur le plan fiscal, 4 conditions à réunir : </li></ul><ul><li>1. Durée d’archivage </li></ul><ul><li>Les fichiers informatiques doivent être stockés pendant une période minimale de 7 ans à dater du 1 er janvier qui suit la date de facture (15 ans pour les factures relatives à des investissements immeubles neufs et pour les tableaux de biens d’amortiss.). </li></ul><ul><li>La législation en matière de TVA exige en outre la conservation de toutes les pièces susceptibles de permettre la détermination des activités imposables (bons de commande, contrats, documents de transport, ... ) </li></ul>
  17. 17. Archivage électronique 4 conditions à respecter <ul><li>2. Garanties d’authenticité et d’intégralité </li></ul><ul><li>Ces garanties d’authenticité de l’origine de la facture et d’intégralité du contenu doivent être maintenues pendant cette durée pour que la facture puisse bien être considérée comme un original. </li></ul><ul><ul><li> ! Toutes les données électroniques permettant de s’assurer du maintien de ces garanties doivent également être archivées dans leur état jusqu’au terme de la durée légale de conservation. Imprimer ces données est inutile; </li></ul></ul>
  18. 18. Archivage électronique 4 conditions à respecter <ul><li>3. Lisibilité pendant cette durée </li></ul><ul><li>Cette obligation n’est pas forcément aisée à respecter compte tenu de l’obsolescence rapide des solutions informatiques ; </li></ul><ul><li>4. Localisation de l’archivage </li></ul><ul><li>La conservation en dehors de l’UE n’est pas autorisée . </li></ul><ul><li>Les fichiers peuvent par contre être conservés dans un autre Etat membre que la Belgique, à condition que : </li></ul><ul><ul><li>un accès en ligne des données soit possible ; </li></ul></ul><ul><ul><li>l’administration en ait été préalablement informée. </li></ul></ul>
  19. 19. Archivage électronique Précisions <ul><li>Un Archivage mixte est-il possible ? </li></ul><ul><li>Oui. Mais même si les 2 modes d’archivage coexistent, une même facture ne peut être archivée que sous une seule forme (2 archivages complets ne peuvent donc être effectués en parallèle). </li></ul><ul><li>Pratiquement: un journal différent sera établi pour la filière papier et pour la filière électronique </li></ul><ul><li>Pour engendrer le maximum d’économie (archivage et traitement), il est préférable d’opter pour un archivage exclusivement sous forme numérique, tant des factures sortantes qu’entrantes, en scannant les factures papier de façon conforme aux 4 conditions ci-dessus. </li></ul>
  20. 20. Archivage électronique Précisions <ul><li>Un « faux » (du point de vue fiscal) archivage mixte : </li></ul><ul><li>si l’entreprise, par facilité, scanne par un procédé standard (non conforme) ses factures entrantes. Cela peut présenter un intérêt pour faciliter par exemple le processus d’approbation. Mais l’entreprise doit maintenir un archivage papier de l’original, qui est le seul document qui sera pris en considération au niveau de la réglementation TVA. </li></ul>
  21. 21. Que risque t-on ? <ul><li>2 sanctions possibles : </li></ul><ul><ul><li>le droit à déduction de la TVA pour le client peut être refusé s’il ne peut être montré notamment que les garanties d’authenticité et d’intégrité sont rencontrées. </li></ul></ul><ul><ul><li>En pratique, il y a lieu d’être particulièrement attentif à la conformité d’un point de vue fiscal de factures dématérialisées d’un montant élevé et/ou portant sur des biens d’investissement. </li></ul></ul><ul><ul><li>2. + amende administrative, tant au client qu’au vendeur ( double du montant de la TVA due, avec un minimum de 50€ par document. Heureusement rarement appliquée) . </li></ul></ul>
  22. 22. Que risque t-on ? <ul><li>L’Administration de la TVA considère que c’est l’assujetti qui doit démontrer que la facture est originale. </li></ul><ul><li>L’essentiel du risque « fiscal » pèse sur le client (refus du droit de déduction) </li></ul><ul><li>REMARQUE IMPORTANTE : </li></ul><ul><li>en droit commercial ou civil , même si ces conditions ne sont pas respectées, une facture peut très bien être considérée par le juge comme un document recevable (comme mode de preuve, pour affirmer par exemple l’existence d’une créance ou pour obtenir un crédit). </li></ul><ul><li>Cependant, le respect de ces conditions renforce bien entendu la recevabilité des documents. </li></ul>
  23. 23. Quid de la facture .pdf standard ? <ul><li>Un fournisseur peut très bien chercher à accélérer la transmission de l’information au client en transmettant par e-mail une facture. </li></ul><ul><li>Si le fichier ne présente pas les garanties d’authenticité et d’intégrité (le cas par exemple d’un fichier .PDF standard), il s’agira toutefois d’une dématérialisation dite « simple » et non d’une « dématérialisation fiscale ». Le fichier est considéré comme une copie d’un original que le fournisseur est censé avoir transmis sous format papier au client. </li></ul><ul><li>Dès lors pour éviter toute contestation du droit à déduction, le client a tout intérêt à exiger de son fournisseur l’original papier, qu’il archivera. </li></ul>
  24. 24. Quid en BtoC ? <ul><li>Aucun texte ne prévoit un régime différent et donc seules des factures électroniques respectant les conditions ci-dessus sont en principe valables. </li></ul><ul><li>Mais seuls les assujettis encourent un risque réel en cas de non-respect de la réglementation. </li></ul><ul><li>Aussi, les 2 parties peuvent donc convenir de pratiquer la dématérialisation dite « simple ». </li></ul><ul><ul><li>L’Administration de la TVA considérera toutefois qu’il n’y a pas eu de facturation électronique, mais juste une délivrance d’une copie par e-mail d’un original papier. </li></ul></ul><ul><li>Dès lors, à tout moment, le client peut exiger de recevoir l’original sous forme papier. </li></ul>
  25. 25. Plan de l’exposé <ul><li>Pourquoi ? </li></ul><ul><li>Cadre juridique </li></ul><ul><li>Conditions à respecter : </li></ul><ul><ul><li>pour la facturation électronique </li></ul></ul><ul><ul><li>pour l’archivage électronique </li></ul></ul><ul><li>Faut-il passer la facturation électronique ? </li></ul><ul><ul><li>Avantages / inconvénients </li></ul></ul><ul><ul><li>Solutions sur le marché </li></ul></ul>
  26. 26. Faut-il passer à la facturation électronique ? <ul><li>Freins et difficultés : </li></ul><ul><li>résistance au changement : </li></ul><ul><li>L’attitude exagérément prudente des fiscalistes et de l’administration de la TVA qui ne méfient beaucoup moins d’un document papier; </li></ul><ul><li>Les fournisseurs de solutions de signatures électroniques ont déployé beaucoup d’énergie au niveau du développement technologique mais très peu pour proposer des solutions conviviales et universelles. Tentatives d’imposer sa solution. </li></ul><ul><li>Aucune harmonisation internationale significative pour l’instant, tant sur le plan technique que réglementaire . Pas de solution opérationnelle pour l’instant dans l’ensemble des pays européens. </li></ul>
  27. 27. Faut-il passer à la facturation électronique ? <ul><li>Le contexte le plus favorable : </li></ul><ul><li>Un logiciel comptable capable de gérer des factures électroniques; </li></ul><ul><li>Affaires régulières avec quelques gros fournisseurs ou donneurs d'ordre qui sont déjà en mesure de réceptionner des factures électroniques (et sont parfois prêts à accepter d'honorer plus rapidement de telles factures) </li></ul><ul><li>et/ou fort volume de factures nationales en BtoB </li></ul><ul><ul><li>Ex: plusieurs factures par mois à de mêmes clients). </li></ul></ul>
  28. 28. Faut-il passer à la facturation électronique ? <ul><li>1) Pour un émetteur important de factures : </li></ul><ul><li>Economies non négligeables </li></ul><ul><ul><li> privilégier l’approche « win-win » avec l’autre partie </li></ul></ul><ul><li>2) Pour la PME qui émet un faible volume : </li></ul><ul><li>Pas forcément. Attention : accepter ne fut-ce qu’une facture électronique entrante a pour conséquence de devoir mettre en place un système d’archivage électronique conforme. </li></ul><ul><li>Heureusement de plus en plus de solutions sur le marché, y compris en ligne. </li></ul><ul><li>Mais attention à l’interopérabilité des solutions et aux régimes de reconnaissance différents selon les pays (+/- de souplesse) </li></ul>
  29. 29. Faut-il passer à la facturation électronique ? <ul><li>Tenir compte du risque de pression de certains grands fournisseurs / clients </li></ul><ul><li>à l’instar des chèques bancaires, les factures sous format papier seront vraisemblablement inéluctablement amenées à disparaître </li></ul><ul><li>Les avantages significatifs ne surgiront qu’en cas de dématérialisation fiscale et en automatisant la circulation du document </li></ul><ul><ul><li>Intégration avec le logiciel comptable </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>éviter les ré-encodage de données </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>mise en regard de la facture avec l’extrait de compte </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>gain de temps pour le service comptable </li></ul></ul></ul></ul>
  30. 30. Evolutions <ul><li>Conseil de l’Union Européen (EcoFin du 16/3/2010 ) : </li></ul><ul><li>Le Conseil a approuvé une orientation générale sur un projet de directive visant à simplifier les exigences en matière de facturation de la TVA, en particulier en ce qui concerne la facturation électronique (doc. 7132/2/10 REV 2). </li></ul><ul><li>Objectif : suppression des obstacles juridiques à la transmission et au stockage des factures électroniques  mêmes conditions que pour le papier  18 Md€ d’économies espérées. </li></ul><ul><li>La directive sera adoptée par le Conseil dès que le Parlement aura rendu son avis. </li></ul>
  31. 31. Principaux acteurs <ul><li>Certipost ( www.certipost.be ). </li></ul><ul><li>Isabel ( www.isabel.be ) </li></ul><ul><li>Babelway ( www.babelway.com ) </li></ul><ul><li>Ekyona ( www.ekyona.com ) </li></ul><ul><li>The IDCompany ( www.eidcompany.be ) </li></ul><ul><li>… et les fournisseurs de logiciels comptables qui intègrent ces solutions </li></ul>
  32. 33. S’informer <ul><li>Des sites Internet : </li></ul><ul><li>www.awt.be </li></ul><ul><ul><li>Une soixantaine d’articles par an </li></ul></ul><ul><ul><li>Des dossiers détaillés (ex: paiement, choix d’un fournisseur,…) </li></ul></ul><ul><ul><li>Des témoignages de PME </li></ul></ul><ul><li>www.charte-etic.be (base de données de fournisseurs TIC signataires de la Charte ‘eTIC’) </li></ul>
  33. 34. S’informer <ul><li>Des organisations : </li></ul><ul><li>Les Centres de compétences en TIC : services de formation et d’accompagnement de Technofutur (Charleroi), Technocité (Mons), Technobel (Ciney), Technifutur (Liège) </li></ul><ul><li>Le club « e-business » de l’AWT : échange d’expériences entre pairs ( www.awt.be/entreprenautes ) </li></ul><ul><li>Les organismes d’animation économique (ex: CCI,…) </li></ul><ul><li>Des experts et des aides : </li></ul><ul><li>Les 50 consultants agréés en e-Business (RENTIC) </li></ul><ul><li>Les aides financières en e-business de la RW ( http://ebusiness.awt.be ) </li></ul>
  34. 35. S’informer
  35. 36. Des questions, remarques, suggestions ? <ul><li>Coordonnées de contact : </li></ul><ul><ul><ul><ul><li>E-mail: [email_address] </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Tel dir. : 081/77.80.65 </li></ul></ul></ul></ul>
  36. 37. Des questions ? <ul><li>Coordonnées de contact : </li></ul><ul><li>Claude Houet, premier attaché des Finances AFER – SERVICES CENTRAUX </li></ul><ul><li>02/577.99.12 claude.houet@minfin.fed.be </li></ul>

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