ZippSlip_Documentation_FR

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ZippSlip_Documentation_FR

  1. 1. Supprimer le papier. Engager les parents. C'est indolore... et facilement abordable. La communication entre l’école et les parents est primordiale. La plupart des écoles communiquent d’ailleurs avec eux de différentes façons, que ce soit au travers de leur site Web, de l’email ou du document papier transmis par l’enfant. Chacune de ces méthodes a ses avantages et ses inconvénients: • En plus d’être une vitrine, le site Web fournit un nombre croissant de renseignements à qui veut bien le visiter. Mais combien de parents visitent régulièrement ces sites web ? Y trouvent-ils facilement l’information qui concerne leurs enfants ? • L’email est l’outil de communication par excellence. Ici encore deux remarques : l’école sait-elle quels parents reçoivent et lisent ses messages ? Leurs adresses email sont-elles à jour ? • Le document papier reste le moyen de communication préféré lorsque l’école attend une réponse des parents. Il souffre cependant de plusieurs inconvénients : il repose sur l’élève comme vecteur de l’information et surtout, il nécessite la récolte, le suivi et le traitement des réponses par le personnel enseignant et/ou administratif. Les qualités et défauts de chaque méthode ne sont pas les seuls aspects à considérer. Car en fait, l’école choisit le moyen de communiquer le plus adéquat selon l’information qu’elle veut partager. Mais ce souci d’efficacité nourrit l’incertitude, sinon la lassitude des parents qui doivent jongler avec une multitude d’interfaces. De nombreux parents ignorent ainsi certains messages de l’école, répondent tardivement à d’autres ou appelle régulièrement le secrétariat pour demander des informations qu’ils devraient déjà connaître. Ces problèmes, ZippSlip les a pris à bras le corps et est en mesure aujourd’hui de fournir une nouvelle méthode pour interagir avec les parents comme jamais auparavant. Efficace et mesurable ZippSlip (www.zippslip.com) est un service internet qui permet aux écoles de publier toutes leurs communications et demandes d’information sur un site Web sécurisé. Grâce à une interface conviviale et des outils inégalés de suivi et de rappel, les écoles sont – pour la première fois – assurées que tous les parents se connecteront pour lire leurs messages et y répondre en ligne. Lorsque l’école veut communiquer avec les parents, elle compose simplement son message, sélectionne les élèves concernés, puis le publie. Les parents concernés sont automatiquement avertis par email. Lorsqu’ils se connectent, ils voient d’entrée leur communication. Si un formulaire à remplir l’accompagne, ils pourront y répondre dans la foulée. Et si des frais y sont associés, ils pourront les payer en ligne et en toute sécurité. Toutes les réponses et paiements des parents concernés sont automatiquement enregistrés dans ZippSlip. Plutôt que d’encoder et de traiter les réponses papier, le personnel éducatif peut tout simplement suivre les réponses des parents à partir d’un tableau de bord convivial et intuitif, facilitant rappels et analyses. On le devine, comparée aux méthodes décrites en introduction, l’application ZippSlip présente de multiples avantages. Elle est en effet : • Conviviale, les parents voyant d’entrée toutes les communications de l’école ; • Personnalisée, les parents ne voyant que les messages concernant leurs enfants ; • Bidirectionnelle, permettant aux parents de répondre et d’interagir avec l’école ; • Proactive, invitant régulièrement les parents à lire les communications et à y répondre ; • Mesurable, l’école sachant exactement quels parents ont lu/répondu à ses messages.
  2. 2. © ZippSlip 2015 – Page 2 sur 4 ZippSlip fait bien plus qu’éliminer le papier… ZippSlip permet aux écoles, aux professeurs et aux parents de traiter entièrement les formulaires papier en ligne, à partir de n'importe quels smartphone, tablette ou ordinateur. Aucune formation n’est nécessaire pour les parents, et puisque les parents s'inscrivent pour éviter les formulaires papier, les écoles disposent pour la première fois d’un outil de communication simple, personnalisé et sécurisé pour interagir avec eux et favoriser l’engagement parental. Communication multimédia La communication digitale est puissante. Elle permet d'ajouter des photos, des vidéos, des documents de tous types et des hyperliens... Quand l’école crée un événement ou une activité, elle dispose maintenant de tous les outils pour renforcer son message et permettre aux parents de prendre des décisions éclairées et de payer en toute connaissance de cause. Formulaires électroniques ZippSlip élimine l'effort d’imprimer, de distribuer, de collecter et de traiter les documents papier. Tous les formulaires destinés aux parents (inscription à une activité, voyage scolaire, autorisation, fiche médicale...) peuvent être convertis en formulaires électroniques. Il s'agit d'un processus unique qui assure la cohérence des formulaires au sein de l'école, voire entre toutes les écoles d’un même Pouvoir Organisateur (PO). Signature électronique L’accès au service est contrôlé au travers d’un identifiant et d’un mot de passe qui garantit aux parents une confidentialité difficile à assurer avec un document papier. Lorsqu’ils répondent, les parents s’engagent en signant électroniquement les formulaires et les autorisations qu’ils remplissent. Paiement en ligne Certaines activités sportives ou culturelles, les voyages scolaires, l’étude dirigée ou la cantine exigent un paiement des parents. ZippSlip supporte les paiements en ligne, par cartes bancaires, cartes de crédit ou au travers d’un compte PayPal. Chaque situation qui exige un paiement peut à présent être traitée et suivie avec ZippSlip. Finies les complications ! Suivi & Gestion des données Avec ZippSlip, l’école voit immédiatement quels parents ont lu ou répondu à leur message, quels parents ont payé, quels parents sont en retard… et peut d’un clic envoyer les mails de suivi appropriés. Des rappels automatiques (par email ou par SMS) sont même prévus pour les retardataires. ZippSlip archive tous les formulaires et toutes les communications. Toute l’information peut être récupérée en ligne ou imprimée (en format PDF) par le personnel autorisé et triée par élève, par enseignant, par classe ou par activité... Des rapports statistiques sont à disposition pour tous les formulaires, permettant un aperçu rapide des résultats d’un sondage par exemple. Et toute l’information recueillie peut être facilement exportée vers Excel pour un traitement ultérieur. Administration ZippSlip est un service de logiciel en ligne ne nécessitant l’achat d’aucun matériel (Serveur…), logiciel (OS, Application), ni de contrat de maintenance. Les maintenances et mises à jour sont automatiques et ne nécessitent aucune intervention de la part du personnel de l’école ou du PO. Les données des utilisateurs (parents, élèves, professeurs, classes…) peuvent se synchroniser avec les bases de données du système de gestion d’élèves de l’école (WinPage, ProEco, ISIS…), et la mise en service ne prend pas plus de quelques jours pour être opérationnelle.
  3. 3. © ZippSlip 2015 – Page 3 sur 4 ZippSlip stimule l’engagement parental ! Le traitement en ligne de formulaires papier n'est que le début. ZippSlip permet aux écoles d'aller bien plus loin pour engager efficacement leur communauté parentale. Qu’ils s’agissent de publier une newsletter, de partager des photos, de fournir des documents ou simplement d’envoyer une note, ces messages renforcent le lien entre les parents et l’école ! Toujours disponible Les parents peuvent accéder aux informations de l’école et répondre à ses demandes à tout moment de n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone. Facile à utiliser Lorsque les parents se connectent, ils voient d’emblée toutes leurs communications, sans devoir naviguer plus loin au travers de liens et d’onglets. Les communications se présentent en deux sections distinctes : d’abord celles qu’ils n’ont pas encore traitées et ensuite celles, déjà traitées, mais qui restent pertinentes. Le lien avec l’école s’établit en un clin d’œil. Les parents peuvent ainsi retrouver facilement les détails de toutes les communications (comme le lieu d’un rendez-vous, les horaires d’une réunion…). Moins d’appels au secrétariat ! ZippSlip avertit automatiquement les parents lorsqu’un nouveau message est publié ou lorsqu’ils sont en retard pour une réponse. Cette notification contient un lien qui les redirigera directement vers la publication en question. Les parents n’ont plus beaucoup d’excuses… Et lorsqu’un parent rempli un formulaire, la plupart de l’information dont l’école dispose déjà est pré-remplie. Le tout ne nécessite dès lors que quelques clics et leur signature (PIN). Traduction automatique ZippSlip intègre « Google Translate » qui permet de traduire l’application et les communications de l’école dans la langue préférée des parents. Cette facilité, impossible par courriel ou en mode papier, influence grandement l’engagement des parents qui ne parlent pas ou mal le français. Classe de Neige Pour illustrer la simplicité de notre service, analysons l’ensemble des communications liées à une classe de neige par exemple, et ce sans ZippSlip. Au départ, l’école envoie un courriel avec une description détaillée de l’activité et en pièce jointe l’autorisation parentale à remplir. Le parent imprime le document, le rempli et le signe puis le donne à l’enfant pour qu’il le remette au titulaire. Ensuite il paye les frais liés à la classe de neige en utilisant son service de banque en ligne. Le jour-J il recherche le courriel de l’école – oublié parmi d’autres, puis appelle l’école pour retrouver le lieu et l’horaire du rendez-vous. Pendant le séjour, les professeurs laissent régulièrement des nouvelles sur un répondeur automatique que les parents peuvent consulter pour se rassurer. Enfin, au retour, l’école affiche les photos du séjour sur son site Web. Combien d’interfaces de communication différentes auxquelles les parents doivent se connecter et consulter ? Alors que ZippSlip permet – à lui seul – de répondre aux besoins de chacune de ces étapes! Confidentiel et sécurisé L’application en ligne de ZippSlip répond à 100% aux standards de sécurité américains HIPPA et FERPA. Aucun parent ne peut voir d’information concernant d’autres parents ou d’autres enfants, le personnel de l’école n’a accès qu’aux informations pour lesquelles il a été autorisé et les données sont hébergées par le leader des services d’hébergement reconnu mondialement pour son niveau de sécurité.
  4. 4. © ZippSlip 2015 – Page 4 sur 4 Les extensions de services La structure de ZippSlip permet d’étendre le service à d’autres aspects de la communication scolaire, tout en offrant les mêmes possibilités de suivi et de traitement des données. Espace numérique d’échange L’école peut communiquer directement avec ses élèves. Il suffit d’activer leur compte. Les professeurs peuvent dès lors leur envoyer des cours ou des exercices à faire, les rediriger vers des sites éducatifs, ou leur prodiguer des conseils – en groupe ou individuellement, tout en impliquant les parents ! Communication interne ZippSlip favorise également la communication interne entre l’école et le corps enseignant. L’école peut facilement diffuser l’information auprès du personnel éducatif, envoyer des formulaires à remplir, organiser des activités internes... et savoir quels professeurs ont lu ou répondu à leurs messages. Association des parents Le système peut encore servir de plate-forme pour l’association des parents. ZippSlip aide alors à organiser des réunions, des événements de charité, des programmes de bénévolat... Il enregistre les bonnes volontés, facilite les planifications et soutient la communication entre les participants. Les réseaux sociaux Enfin, l’école peut activer un mini-réseau social pour chaque publication. Cela permet aux parents de nouer des contacts (pour organiser un co-voiturage par exemple), de commenter ou de partager des photos avec les autres parents concernés par la publication. L’école garde un contrôle total sur ces réseaux et les parents ne peuvent participer qu’aux réseaux que l’école a activés et qui concernent leurs enfants. L’Accueil Temps Libre / Internat Un pouvoir organisateur peut étendre le service à des entités directement associées aux écoles qu’il chapeaute comme l’internat par exemple ou, pour les communes, le service Accueil Temps Libre. A propos de ZippSlip ZippSlip est la plate-forme de « logiciels en tant que service » (SaaS) de la société Permissions Safe Inc. basée dans le Delaware aux Etats-Unis d’Amérique. Cette société a été fondée il y a plus de trois ans par deux vétérans du secteur ICT, David Leslie qui compte plus de trente ans d’expérience dans le secteur ICT et a occupé des postes exécutifs dans de grandes entreprises (Ericsson, Newbridge ou Data General) et plusieurs start-ups, et Ravi Gorur qui compte plus de 25 ans d’expérience comme responsable du développement dans de grandes entreprises (Mitel ou Newbridge) et start-ups. David Leslie est le Président Directeur Général de ZippSlip et Ravi Gorur en est le Vice-Président de la Technologie. Ils ont travaillé ensemble avec les écoles et les districts (équivalents à nos Pouvoirs Organisateurs) pour développer un service de communication avec les parents d’élèves qui soit simple à utiliser et qui réponde aux besoins des écoles et à ceux des parents. Trois ans plus tard, le service ZippSlip s’est développé pour devenir ce service complet de communications aux parents d’élèves qui est utilisé aujourd’hui par des centaines d’écoles et plus de 400.000 parents. Mail: paul@zippslip.com Tel.: +32 475-25.25.53 Web: www.zippslip.com Conclusion Si la distribution, la récolte et le traitement des formulaires papier prennent beaucoup de temps pour votre école, si malgré tous vos efforts les parents continuent d'appeler votre secrétariat pour des informations déjà distribuées, ou si vous envoyez vos documents importants par la poste (comme les factures ou les relevés de comptes, par exemple) – ou les trois à la fois – alors ZippSlip mérite certainement une discussion. N’hésitez donc pas à nous contacter ! Pour une démoPour la vidéo

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