La griglia delle priorità è un metodo strutturato e razionale per determinare le priorità e distribuire coerentemente risorse, quali denaro o tempo.

1. La griglia
delle priorità
Alessandro Mazzù

2. La griglia delle priorità è un metodo strutturato e razionale
per determinare le priorità e distribuire coerentemente
risorse, quali denaro o tempo.
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3. La priorità è considerata il prodotto di due componenti,
l’importanza e l’urgenza, come nell’equazione:
Priorità = Importanza x Urgenza
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4. Nella sua forma più semplice la priorità è uno strumento
particolarmente utile per gestire la risorsa tempo. Con
poche modifiche, però, può essere utilizzata per procedere
ad una migliore distribuzione delle risorse anche in aree
diverse, come il budget.
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In caso di più opzioni, ciascuna di esse viene valutata su una
scala da 0 a 10 punti rispetto alle due variabili
dell’importanza e dell’urgenza. Un’opzione quindi di
urgenza massima ottiene un punteggio pari a 100, compiti
di notevole urgenza ma di minore importanza ottengono
punteggi compresi tra 0 e 50.Valori analoghi si hanno nel
caso di compiti di grande importanza ma di bassa urgenza.
Infine opzioni di urgenza e importanza limitate hanno
punteggi compresi tra 0 e 25.
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6. La Griglia delle Priorità
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Secondo quadrante: Primo quadrante:
URGENTE; IMPORTANTE;
NON IMPORTANTE URGENTE
Urgenza 5
Quarto quadrante: Terzo quadrante:
NON URGENTE; IMPORTANTE;
NON IMPORTANTE NON URGENTE
0 5 10
Importanza
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7. Si devono innanzitutto affrontare i compiti del primo
quadrante che sono importanti ma anche urgenti. Ci si deve
successivamente dividere tra compiti importanti ma non
urgenti e tra compiti urgenti ma non particolarmente
importanti. Resta da chiedersi se valga o meno la pena di
dedicarsi ai compiti del quarto quadrante ovvero quelli non
urgenti e non importanti.
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8. Attribuire un punteggio ad un dato compito è certamente
d’aiuto ma non ci si può esimere dal prendere decisioni
personali. La scelta è quindi razionale fino ad un certo
punto dopo il quale si devono prendere decisioni
soggettive.
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9. Bisogna però tenere sempre a mente che mentre
affrontiamo le problematiche urgenti, alimentiamo quelle
meno urgenti, che diventano più urgenti con il passare del
tempo.
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