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Microsoft Lync améliore la collaboration au
sein de Cegeka

+32 (0)11 24 02 34
info@cegeka.be
pays: international
secteur: IT

profil
Forte de ses 2 100 collaborateurs, l’entreprise TIC
Cegeka, dont le siège central est établi en Belgique, a réalisé un chiffre d’affaires de 214,35 millions d’euros en 2012. Cegeka a plusieurs filiales en
Belgique, mais également à l’international (PaysBas, Luxembourg, Pologne et Roumanie). Par ailleurs, Cegeka possède ses propres centres de données à Hasselt, Louvain et Veenendaal (Pays-Bas).

défi
Les collaborateurs de Cegeka voulaient communiquer plus efficacement les uns avec les autres.
Dans un premier temps, ils ont utilisé MSN et
Skype. Étant donné que ces initiatives n’étaient ni
coordonnées ni intégrées, des îlots de communica-

Les 2.100 collaborateurs de tous les sites de Cegeka
vont communiquer via Microsoft Lync. Ils disposeront
ainsi de fonctions de communication intégrée via une
connexion internet. Téléphonie, chat, e-mail, audioconférence et vidéoconférence sont parfaitement harmonisés et combinables à l’envi. De quoi travailler en
toute flexibilité sur chaque site.
Ces dernières années, Cegeka a enregistré une forte
croissance et poursuit son expansion internationale. Le
passage à Lync permet à tous les collègues de communiquer beaucoup plus efficacement. Ils voient le statut
de présence de chaque contact et la meilleure manière
de les joindre. Les possibilités étendues de vidéoconférence permettent de réduire le temps et de comprimer
les budgets consacrés au déplacement.
Par ailleurs, il est possible de collaborer au sein d’équipes internationales.
Propriétaire de deux centres de données en Belgique,
Cegeka a pu prévoir une infrastructure solide et redondante pour sa nouvelle plateforme de communication
qui suscite d’ores et déjà un vif enthousiasme chez les
utilisateurs qui recourent intensivement aux nouvelles
possibilités.

Microsoft Lync
tion séparés sont apparus.

solution
Cegeka a décidé d’installer Microsoft Lync comme

Cegeka, fournisseur de services ICT, a adopté la communication intégrée avec Microsoft Lync. À terme, les 2100
collaborateurs de l’entreprise communiqueront entre eux,
avec les fournisseurs et avec les clients par le biais de ce
logiciel central.

plate-forme logicielle centrale pour toute communication. Les collaborateurs de Flandre l’ont adopté
en premier. C’est ensuite au tour des collègues de
Roumanie, Pologne et Pays-Bas et, enfin aux collaborateurs de Wallonie et du Luxembourg (NSI,
Amster et Multidata).

avantages
Û Tout en un : chat, e-mail, téléphonie, audioconférence, vidéoconférence

Û Accessibilité efficace grâce au statut de présence

Û Liste d’adresses centrale pour toutes les filiales
Û Meilleure communication avec les collègues et
les clients

Û Intégration parfaite à d’autres technologies
Microsoft

Û Gains de temps et économies
Û Travail en toute flexibilité
Û Disponibilité optimale avec Metropolitan Site
Resiliency

« Lync rassemble toutes les possibilités de chat, e-mail,
téléphonie, audioconférence et vidéoconférence », explique Luc Greefs, Director Shared Technology & Infrastructure Delivery chez Cegeka. « Nous utilisons souvent plusieurs fonctions simultanément ; on peut, par exemple,
partager un document tout en transmettant une URL ou
en envoyant un message par la messagerie instantanée. Il
est très simple de passer d’un moyen de communication à
un autre. Ainsi, lorsque vous êtes au téléphone, il est possible d’inviter quelqu’un à se joindre à la conversation de
manière à transformer l’appel en téléconférence, voire en
vidéoconférence. Depuis que nous utilisons Lync, nous
organisons beaucoup plus de réunions à distance de manière à perdre moins de temps et d’argent avec les déplacements. Dans nos invitations de conférence, nous pouvons déjà joindre un lien vers la conférence. Il ne reste
plus alors au destinataire de cliquer pour participer à la
réunion. Par ailleurs, nous ne devons plus investir dans
des téléphones classiques, tout bénéfice pour notre budget et pour l’environnement. Tout le monde a pu choisir
sa manière de téléphoner : oreillette, dispositif USB, casque ou ordinateur portable, tout simplement. »

software&services

Économies et efficacité accrue

Servers
Microsoft Lync

S’il est vrai que Cegeka gagne du temps et de l’argent
avec Lync, le principal avantage de cette solution réside
toutefois dans une plus grande efficacité. « Aujourd’hui,
les contacts et les questions entre collègues sont beaucoup plus rapides et nettement plus simples », confirme
Benny Weymans, responsable du projet. « Grâce au statut
de présence il est possible de voir immédiatement si un
collègue est disponible et via quel canal. Il est aussi possible de définir une alerte de manière à être automatiquement prévenu quand le statut de votre contact repasse à
‘disponible’. »

Developer Tools
Windows
Desktop Applications
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Online Services
Microsoft Services
Microsoft Technologies
Microsoft Security

Le déploiement de Lync chez Cegeka est intervenu en parallèle à l’augmentation du nombre de sites à l’étranger.
« Lync facilite les contacts avec les collègues à l’étranger »,
explique Luc Greefs. « Grâce à la petite photo placée à
côté du nom, la communication est devenue beaucoup
plus personnelle. Vous voyez ainsi votre interlocuteur, ce
qui est bien plus agréable. C’est la raison pour laquelle
nous prenons toujours une photo de chaque nouveau
collaborateur. Au sein d’une entreprise comme la nôtre, il
Benny Weymans, responsable du projet chez Cegeka: « Grâce au statut de présence il est possible de voir
immédiatement si un collègue est disponible et via quel canal. »

nous arrive parfois de rencontrer des collègues pour
la première fois chez des clients où nous collaborons sur un projet. Dans ce cas aussi, c’est un avantage de savoir directement qui est qui… Pour la
communication avec les clients, partenaires et fournisseurs, nous pouvons créer des « fédérations »
dans Lync, le cas échéant pour la durée d’un projet. »

Le nouveau monde du travail
Cegeka estime que Lync s’intègre aussi au nouveau
monde du travail. « Nous encourageons nos collaborateurs à travailler au moins une fois par semaine
à domicile », poursuit Luc Greefs. « C’est un choix
stratégique, car notre entreprise affiche une forte
croissance, mais nous ne voulons pas à chaque fois
investir dans de nouveaux bureaux. Par le passé, la
communication constituait parfois une pierre d’achoppement au travail à domicile. Nous disposons
désormais des mêmes fonctions à toute heure et en
tout lieu via une connexion internet. De cette manière, nous évoluons vers une entreprise avec des
postes de travail flexibles. »
Cegeka est passée à Microsoft Lync lorsqu’elle a
remarqué que ses collaborateurs avaient besoin
d’une manière plus rapide et plus efficace de communiquer entre eux. « Un grand nombre ont d’ail-

leurs pris l’initiative d’utiliser des outils tels que
MSN et Skype » ; souligne Benny Weymans.
« Chaque collaborateur avait même commencé à
créer ses contacts en l’absence de tout lien avec
notre Active Directory. Petit à petit, nous avons vu
apparaître de petits îlots de communication séparés. Étant donné que nous sommes orientés Microsoft pour nos applications de productivité au sein
de notre entreprise, nous avons opté pour Microsoft
Lync. De cette manière, nous pouvons parfaitement
intégrer la technologie à notre logiciel Microsoft. »
En septembre 2012, tous les collaborateurs de Cegeka de Flandre ont utilisé Microsoft Lync. Les sites
de Roumanie, de Pologne et des Pays-Bas lui ont
emboîté le pas et nos collègues de NSI ferment la
marche. Les filiales ont été intégrées à Lync au niveau de l’Active Directory. Luc Greefs : « Quand
nous reprendrons encore de nouvelles entreprises,
nous les intégrerons également à notre nouvelle
plate-forme de communication. L’amélioration de
notre communication nous permettra en pratique
d’intégrer plus rapidement les entreprises reprises
dans notre organisation et notre culture d’entreprise.»

Central téléphonique superflu
Au cours d’une première phase, Cegeka n’a utilise
que les fonctions de base de Lync, mais l’entreprise entend exploiter pleinement la technologie à terme. Benny
Weymans : « Pour le centre de contacts, nous avons intégré notre centrale téléphonique sur IP d’Avaya à une passerelle vers Lync. À terme, nous rechercherons encore une
solution de remplacement de sorte que le central téléphonique ne soit plus nécessaire. »

Luc Greefs
« L’amélioration de notre communication
nous permettra en pratique d’intégrer plus
rapidement les entreprises reprises dans
notre organisation et notre culture d’entreprise.»

pour plus d’ informations
Pour toute information complémentaire concernant les produits et services Microsoft, veuillez
contacter le +32 (0)2 503 31 13 ou visiter le site
www.microsoft.be/cases. Vous y trouverez d’autres
sociétés qui utilisent des applications similaires.
Pour toute information complémentaire concernant Cegeka, contactez le +32 11 24 02 34 ou visitez le site www.cegeka.be.

Comme toutes les communications empruntent Lync, il
est bien évidemment crucial que cet environnement soit
toujours disponible. « C’est pourquoi nous avons tout dédoublé dans une architecture Metropolitan Site Resilience », poursuit Luc Greefs. « Nous avons l’avantage de
pouvoir utiliser notre propre infrastructure dans les centres de données de Hasselt et de Louvain, de sorte que
nous sommes certains d’avoir une disponibilité optimale.
Nous testons aussi régulièrement notre plan de reprise
après sinistre. »

Respect d’une certaine « étiquette »
Les premiers échos des utilisateurs de la nouvelle plateforme de communication chez Cegeka sont d’ores et déjà
positifs. « Dans un premier temps, nous avons désigné des
« key users » dans tous les départements et le cercle des
utilisateurs s’est ensuite élargi progressivement », explique Benny Weymans. « La réaction a été très rapide et
tout le monde voulait adopter la nouvelle solution. Nos
développeurs utilisent ainsi désormais Lync pour des sessions virtuelles de scrum. Parmi les autres fonctions souvent utilisées figurent le partage d’écrans et les présentations à distance. »
Afin de faciliter le passage, Cegeka a dispensé des formations aux utilisateurs. « Nous nous sommes aussi penchés
sur l’« étiquette » de l’utilisation de Lync », indique Luc
Greefs. « Elle a son importance, car le but n’est pas de déranger vos collègues en permanence comme ils sont toujours joignables. C’est pourquoi nous avons placé un
guide de bonnes pratiques de Lync sur le portail de l’entreprise. »

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Microsoft Lync améliore la collaboration au sein de Cegeka

  • 1. Microsoft Lync améliore la collaboration au sein de Cegeka +32 (0)11 24 02 34 info@cegeka.be pays: international secteur: IT profil Forte de ses 2 100 collaborateurs, l’entreprise TIC Cegeka, dont le siège central est établi en Belgique, a réalisé un chiffre d’affaires de 214,35 millions d’euros en 2012. Cegeka a plusieurs filiales en Belgique, mais également à l’international (PaysBas, Luxembourg, Pologne et Roumanie). Par ailleurs, Cegeka possède ses propres centres de données à Hasselt, Louvain et Veenendaal (Pays-Bas). défi Les collaborateurs de Cegeka voulaient communiquer plus efficacement les uns avec les autres. Dans un premier temps, ils ont utilisé MSN et Skype. Étant donné que ces initiatives n’étaient ni coordonnées ni intégrées, des îlots de communica- Les 2.100 collaborateurs de tous les sites de Cegeka vont communiquer via Microsoft Lync. Ils disposeront ainsi de fonctions de communication intégrée via une connexion internet. Téléphonie, chat, e-mail, audioconférence et vidéoconférence sont parfaitement harmonisés et combinables à l’envi. De quoi travailler en toute flexibilité sur chaque site. Ces dernières années, Cegeka a enregistré une forte croissance et poursuit son expansion internationale. Le passage à Lync permet à tous les collègues de communiquer beaucoup plus efficacement. Ils voient le statut de présence de chaque contact et la meilleure manière de les joindre. Les possibilités étendues de vidéoconférence permettent de réduire le temps et de comprimer les budgets consacrés au déplacement. Par ailleurs, il est possible de collaborer au sein d’équipes internationales. Propriétaire de deux centres de données en Belgique, Cegeka a pu prévoir une infrastructure solide et redondante pour sa nouvelle plateforme de communication qui suscite d’ores et déjà un vif enthousiasme chez les utilisateurs qui recourent intensivement aux nouvelles possibilités. Microsoft Lync
  • 2. tion séparés sont apparus. solution Cegeka a décidé d’installer Microsoft Lync comme Cegeka, fournisseur de services ICT, a adopté la communication intégrée avec Microsoft Lync. À terme, les 2100 collaborateurs de l’entreprise communiqueront entre eux, avec les fournisseurs et avec les clients par le biais de ce logiciel central. plate-forme logicielle centrale pour toute communication. Les collaborateurs de Flandre l’ont adopté en premier. C’est ensuite au tour des collègues de Roumanie, Pologne et Pays-Bas et, enfin aux collaborateurs de Wallonie et du Luxembourg (NSI, Amster et Multidata). avantages Û Tout en un : chat, e-mail, téléphonie, audioconférence, vidéoconférence Û Accessibilité efficace grâce au statut de présence Û Liste d’adresses centrale pour toutes les filiales Û Meilleure communication avec les collègues et les clients Û Intégration parfaite à d’autres technologies Microsoft Û Gains de temps et économies Û Travail en toute flexibilité Û Disponibilité optimale avec Metropolitan Site Resiliency « Lync rassemble toutes les possibilités de chat, e-mail, téléphonie, audioconférence et vidéoconférence », explique Luc Greefs, Director Shared Technology & Infrastructure Delivery chez Cegeka. « Nous utilisons souvent plusieurs fonctions simultanément ; on peut, par exemple, partager un document tout en transmettant une URL ou en envoyant un message par la messagerie instantanée. Il est très simple de passer d’un moyen de communication à un autre. Ainsi, lorsque vous êtes au téléphone, il est possible d’inviter quelqu’un à se joindre à la conversation de manière à transformer l’appel en téléconférence, voire en vidéoconférence. Depuis que nous utilisons Lync, nous organisons beaucoup plus de réunions à distance de manière à perdre moins de temps et d’argent avec les déplacements. Dans nos invitations de conférence, nous pouvons déjà joindre un lien vers la conférence. Il ne reste plus alors au destinataire de cliquer pour participer à la réunion. Par ailleurs, nous ne devons plus investir dans des téléphones classiques, tout bénéfice pour notre budget et pour l’environnement. Tout le monde a pu choisir sa manière de téléphoner : oreillette, dispositif USB, casque ou ordinateur portable, tout simplement. » software&services Économies et efficacité accrue Servers Microsoft Lync S’il est vrai que Cegeka gagne du temps et de l’argent avec Lync, le principal avantage de cette solution réside toutefois dans une plus grande efficacité. « Aujourd’hui, les contacts et les questions entre collègues sont beaucoup plus rapides et nettement plus simples », confirme Benny Weymans, responsable du projet. « Grâce au statut de présence il est possible de voir immédiatement si un collègue est disponible et via quel canal. Il est aussi possible de définir une alerte de manière à être automatiquement prévenu quand le statut de votre contact repasse à ‘disponible’. » Developer Tools Windows Desktop Applications Business Solutions Online Services Microsoft Services Microsoft Technologies Microsoft Security Le déploiement de Lync chez Cegeka est intervenu en parallèle à l’augmentation du nombre de sites à l’étranger. « Lync facilite les contacts avec les collègues à l’étranger », explique Luc Greefs. « Grâce à la petite photo placée à côté du nom, la communication est devenue beaucoup plus personnelle. Vous voyez ainsi votre interlocuteur, ce qui est bien plus agréable. C’est la raison pour laquelle nous prenons toujours une photo de chaque nouveau collaborateur. Au sein d’une entreprise comme la nôtre, il
  • 3. Benny Weymans, responsable du projet chez Cegeka: « Grâce au statut de présence il est possible de voir immédiatement si un collègue est disponible et via quel canal. » nous arrive parfois de rencontrer des collègues pour la première fois chez des clients où nous collaborons sur un projet. Dans ce cas aussi, c’est un avantage de savoir directement qui est qui… Pour la communication avec les clients, partenaires et fournisseurs, nous pouvons créer des « fédérations » dans Lync, le cas échéant pour la durée d’un projet. » Le nouveau monde du travail Cegeka estime que Lync s’intègre aussi au nouveau monde du travail. « Nous encourageons nos collaborateurs à travailler au moins une fois par semaine à domicile », poursuit Luc Greefs. « C’est un choix stratégique, car notre entreprise affiche une forte croissance, mais nous ne voulons pas à chaque fois investir dans de nouveaux bureaux. Par le passé, la communication constituait parfois une pierre d’achoppement au travail à domicile. Nous disposons désormais des mêmes fonctions à toute heure et en tout lieu via une connexion internet. De cette manière, nous évoluons vers une entreprise avec des postes de travail flexibles. » Cegeka est passée à Microsoft Lync lorsqu’elle a remarqué que ses collaborateurs avaient besoin d’une manière plus rapide et plus efficace de communiquer entre eux. « Un grand nombre ont d’ail- leurs pris l’initiative d’utiliser des outils tels que MSN et Skype » ; souligne Benny Weymans. « Chaque collaborateur avait même commencé à créer ses contacts en l’absence de tout lien avec notre Active Directory. Petit à petit, nous avons vu apparaître de petits îlots de communication séparés. Étant donné que nous sommes orientés Microsoft pour nos applications de productivité au sein de notre entreprise, nous avons opté pour Microsoft Lync. De cette manière, nous pouvons parfaitement intégrer la technologie à notre logiciel Microsoft. » En septembre 2012, tous les collaborateurs de Cegeka de Flandre ont utilisé Microsoft Lync. Les sites de Roumanie, de Pologne et des Pays-Bas lui ont emboîté le pas et nos collègues de NSI ferment la marche. Les filiales ont été intégrées à Lync au niveau de l’Active Directory. Luc Greefs : « Quand nous reprendrons encore de nouvelles entreprises, nous les intégrerons également à notre nouvelle plate-forme de communication. L’amélioration de notre communication nous permettra en pratique d’intégrer plus rapidement les entreprises reprises dans notre organisation et notre culture d’entreprise.» Central téléphonique superflu Au cours d’une première phase, Cegeka n’a utilise
  • 4. que les fonctions de base de Lync, mais l’entreprise entend exploiter pleinement la technologie à terme. Benny Weymans : « Pour le centre de contacts, nous avons intégré notre centrale téléphonique sur IP d’Avaya à une passerelle vers Lync. À terme, nous rechercherons encore une solution de remplacement de sorte que le central téléphonique ne soit plus nécessaire. » Luc Greefs « L’amélioration de notre communication nous permettra en pratique d’intégrer plus rapidement les entreprises reprises dans notre organisation et notre culture d’entreprise.» pour plus d’ informations Pour toute information complémentaire concernant les produits et services Microsoft, veuillez contacter le +32 (0)2 503 31 13 ou visiter le site www.microsoft.be/cases. Vous y trouverez d’autres sociétés qui utilisent des applications similaires. Pour toute information complémentaire concernant Cegeka, contactez le +32 11 24 02 34 ou visitez le site www.cegeka.be. Comme toutes les communications empruntent Lync, il est bien évidemment crucial que cet environnement soit toujours disponible. « C’est pourquoi nous avons tout dédoublé dans une architecture Metropolitan Site Resilience », poursuit Luc Greefs. « Nous avons l’avantage de pouvoir utiliser notre propre infrastructure dans les centres de données de Hasselt et de Louvain, de sorte que nous sommes certains d’avoir une disponibilité optimale. Nous testons aussi régulièrement notre plan de reprise après sinistre. » Respect d’une certaine « étiquette » Les premiers échos des utilisateurs de la nouvelle plateforme de communication chez Cegeka sont d’ores et déjà positifs. « Dans un premier temps, nous avons désigné des « key users » dans tous les départements et le cercle des utilisateurs s’est ensuite élargi progressivement », explique Benny Weymans. « La réaction a été très rapide et tout le monde voulait adopter la nouvelle solution. Nos développeurs utilisent ainsi désormais Lync pour des sessions virtuelles de scrum. Parmi les autres fonctions souvent utilisées figurent le partage d’écrans et les présentations à distance. » Afin de faciliter le passage, Cegeka a dispensé des formations aux utilisateurs. « Nous nous sommes aussi penchés sur l’« étiquette » de l’utilisation de Lync », indique Luc Greefs. « Elle a son importance, car le but n’est pas de déranger vos collègues en permanence comme ils sont toujours joignables. C’est pourquoi nous avons placé un guide de bonnes pratiques de Lync sur le portail de l’entreprise. »