Gestione della richiesta d'offerta. Iter: offerte andate a buon fine e non a buon fine

1. Offerta
Iter di gestione

2. Come si arriva all’offerta?
Prima di arrivare all’offerta vera e propria, il cliente può
richiedere all’azienda:
la quotazione di un prodotto a catalogo (di produzione
aziendale) o non a catalogo (articoli non ancora prodotti), di
un ordine particolare, di un servizio.
Richiesta d’offerta
Questa fase viene detta richiesta d’offerta.
1

3. Modalità della richiesta d’offerta
La richiesta d’offerta può pervenire all’azienda:
• Verbalmente o telefonicamente
• Via fax
• Via e-mail
La richiesta può contenere l’indicazione del codice articolo della
Richiesta d’offerta
nostra azienda, oppure potrebbe indicare solo il riferimento
originale della casa produttrice, o non indicarlo affatto fornendo un
disegno tecnico per la realizzazione.
La richiesta può contenere indicazioni quali la quantità necessaria,
il prezzo target, i tempi di consegna o la particolarità della
commessa.
Seguendo criteri di qualità totale, la richiesta arrivata secondo le
modalità elencate sopra viene protocollata (registrata). Per quanto
riguarda la richiesta telefonica o verbale sono previsti moduli di
raccolta della richiesta secondo i criteri contenuti nelle norme di
qualità aziendali.
2

4. Analisi della richiesta d’offerta
La persona preposta analizza la richiesta di offerta per
formulare, se possibile, un’offerta al cliente.
Le strade che può intraprendere una richiesta d’offerta sono le
seguenti:
Richiesta d’offerta
• non andare a buon fine
• essere messa in attesa per una successiva formulazione
• dare seguito a un’offerta
3

5. Richiesta d’offerta non a buon fine
La richiesta d’offerta potrebbe non trasformarsi in offerta.
Questo accade quando:
• il prodotto non è di nostra produzione
• il prodotto è sconosciuto e il cliente non ci ha fornito
Richiesta d’offerta
dettagli sufficienti per identificarlo
• produrre l’articolo richiesto non rientra nei piani produttivi
e/o commerciali dell’azienda.
4

6. Richiesta d’offerta in attesa
Dopo l’analisi della richiesta, l’azienda potrebbe decidere di
formulare in un secondo tempo l’offerta.
Questo accade quando:
• il prodotto non è di nostra produzione, ma l’azienda, ad
Richiesta d’offerta
esempio, intende produrlo in seguito a più richieste
pervenute da diversi clienti.
5

7. Formulazione dell’offerta
Se la richiesta permette di formulare un’offerta viene data
una risposta al cliente.
Dopo che l’offerta viene inviata al cliente possono verificarsi le
seguenti situazioni:
• l’offerta va a buon fine, con conseguente ricevimento
dell’ordine cliente
• l’offerta non va a buon fine, con conseguente archiviazione
e annotazione del motivo.
Offerta
6

8. A buon fine
L’offerta andata a buon fine ha prodotto un ordine cliente.
Per il principio della rintracciabilità dei dati sull’offerta verrà
annotato il numero d’ordine del cliente e la data di emissione
dello stesso, mentre sull’ordine verrà annotato il numero di
offerta protocollata.
Offerta
7

9. Successiva riformulazione
L’offerta prima di andare a buon fine oppure no, potrebbe
attraversare fasi intermedie:
• come lo studio per la produzione di un nuovo prodotto
• l’attesa di maggiori dettagli da parte del cliente necessari
per la formulazione
• aggiustamenti delle proposizioni.
Tutte queste informazioni supplementari devono essere parte
integrante della documentazione dell’offerta.
Offerta
8

10. Non a buon fine
Se un’offerta non va a buon fine i motivi possono essere
molteplici, come ad esempio:
• prezzo troppo alto
• tempo di consegna che non soddisfa la richiesta
• dettagli tecnici non fattibili
Tutte queste informazioni supplementari devono essere parte
integrante della documentazione dell’offerta.
Offerta
9

11. Registrazione e gestione
Seguendo i principi della qualità totale, si dovrà tenere un
archivio con le seguenti caratteristiche:
• Registro riepilogante l’iter della richiesta e dell’offerta
• Sezione richieste d’offerta
• Sezione offerte in corso, andate a buon fine o non a buon
fine o in alternativa una sezione unica con annotato nel
registro l’esito verificatosi
L’archivio delle richieste d’offerta e offerte è un archivio
Procedure
dinamico che va aggiornato continuamente per la reperibilità
delle informazioni.
10

12. Crediti
Materiale sviluppato da Question&mark
Silvia Belli – contenuti, layout e impaginazione
FINE
Crediti
Questa presentazione può essere riprodotta nel rispetto della norma
Creative Commons • Attribuzione • Non Commerciale • 2.5 Generico
11