1. SISTEMA WEB DE CONTROL Y ENTREGA DE INFORMACIÓN
DEL S.G.C. A LAS GG.UU.CC. DEL EJÉRCITO
En el presente Capítulo se identifica los
problemas, objetivos, justificaciones. Las mismas
se constituyen en información fundamental para
el desarrollo del presente proyecto.
1. INTRODUCCION
La información en una Institución conforma la base fundamental para
salvaguardar evidencia de sus actividades, de esta manera facilita la toma
de decisiones y administrar el conocimiento plasmado en múltiples
presentaciones documentales, sin importar su tipo de soporte, con el entendido
de que los documentos son material importante de conservar y organizar para
cualquier Institución pública o privada.
La documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad, pues en
ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la
información que permite el desarrollo de todos los procesos y la toma de
decisiones. [BARRY, 1996].
En este particular, la documentación debe ser administrada y custodiada por
una dependencia cuya principal función sea brindar un adecuado control y
seguimiento de la información y el conocimiento plasmado en los diferentes
documentos que produce e integra la Institución.
El Ejercito, desde sus orígenes hasta el presente, partiendo del conocimiento de
la realidad nacional, ha buscado en forma continua, adecuar y mejorar su
organización con el propósito de servir en las mejores condiciones posibles a los
intereses de la defensa, la seguridad y estabilidad de la República, contribuyendo
permanentemente en el desarrollo y bienestar de la nación.
La utilización de la misma y sistemas de información se ha convertido en una
necesidad para diferentes instituciones, debido a que gracias a la incorporación
de éstos se facilita el manejo de la información permitiendo con esto la
agilización de procesos, almacenamiento, seguridad de datos, y ante todo
la eficacia en la transmisión de la información, de tal manera que se
pueda mejorar el desarrollo de las actividades y procesos en una
Organización [LEDO, 2006].
La importancia de tener una buena administración de documentación en las
instituciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a los
resultados al momento de implantarlos. [CROSBY, 1987].
La información manejada por el Comando de comunicaciones del Ejercito, hace
imperiosa la necesidad de implementar el Sistema de Control de Registro del
1 - 42

2. Centro General de Comunicaciones, permitiendo de esta manera la rapidez,
seguridad y exactitud de la información.
En base a lo expuesto del presente proyecto, se pretende establecer el diseño
de un Sistema Web de Control y entrega de información del Sistema General de
Comunicaciones para el COMANDO DE COMUNICACIONES, el mismo
establecerá la administración de documentos de forma que se use el menor
tiempo posible para la emisión de reportes al escalafón superior (grado
jerárquico militar), y pueda ser implementada en la institución llegando a tener
resultados de desempeño del proceso de las personas.
2. ANTECEDENTES
2.1 Antecedentes Institucionales
La Historia del Arma de Comunicaciones en nuestro Ejército se remonta a
las primeras organizaciones de Ingeniería que datan del año 1843, cuando
el entonces Presidente de Bolivia el Gral. José Ballivián fundó la Escuela
de Ingeniería a objeto de capacitar a Oficiales como técnicos en esa
especialidad, donde Comunicaciones era solo un apéndice de ésta Arma.
Posteriormente en 1937 se organiza la Escuela Militar de Transmisiones y
Enlaces que constituye el punto de partida para la creación como arma.
El año 1.973 se creó el Comando de Transmisiones y Enlaces como parte
del Estado Mayor Especial del Comando General del Ejército; y el año
1.982 por Orden de Ejército cambió el denominativo a
COMUNICACIONES del Ejército, como actualmente se conoce. Para ello
el Comando de Comunicaciones se trazó la siguiente
misión:“MODERNIZAR EL SISTEMA Y LOS MEDIOS DE
COMUNICACIONES DEL EJÉRCITO CON PERSONAL DE CUADROS
CAPACITADOS PROFESIONALMENTE Y CON EQUIPAMIENTO
ACORDE A LOS AVANCES TECNOLÓGICOS”.
El año 1996 se implementan los sistemas para la transmisión de datos
MODEM, constituyéndose en un hito para la modernización del arma de
comando.
Misión
El comando de comunicaciones del ejército, con todos sus medios
humanos, materiales y técnicos disponibles, proporcionara apoyo de
comunicaciones, durante la presente gestión, en todo el territorio
nacional, para satisfacer las necesidades de comando, control y
comunicaciones del Ejército a fin de contribuir al cumplimiento de la misión
constitucional del escalón superior.
Visión
2 - 42

3. Constituirse en una organización de comando, altamente eficiente y eficaz
en la satisfacción de las necesidades de comunicaciones de los diferentes
niveles de comando del ejército.
2.2. Antecedentes de Trabajos a Fines
Como fruto de la investigación bibliográfica, se ha hallado una serie de
Trabajos de grado, relacionados con el tema a encarar, los cuales se
describen brevemente a continuación:
“SISTEMA DE CONTROL DE FLUJO DE CORRESPONDENCIA PARA
LA SECCIÓN CARGA Y ENCOMIENDAS DEL TRANSPORTE AÉREO
MILITAR”, elaborado por el Sr. Javier Peña Wilde de la Escuela Militar de
Ingeniería gestión 2000, el objeto de estudio es la sección de carga y
encomiendas del Transporte Aéreo Militar. [PEÑA, 2000]
La diferencia con el presente proyecto es que el objeto de estudio son los
documentos que recepciona y/o emite COFADENA.
“SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE TRAMITES
ADMINISTRATIVOS (CIM)”, elaborado por el Sr. Juanes García Carlos de
la Universidad Mayor de San Andrés gestión 2001 propuso desarrollar un
sistema abocado a los trámites que se efectúan en una empresa privada.
[GARCIA, 2001].
La diferencia con el presente proyecto es que el entorno de desempeño
será el control y seguimiento de documentación dentro la institución.
“SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE CORRESPONDENCIA, CON
ARQUITECTURA CLIENTE/SERVIDOR, PARA LA ESCUELA MILITAR
DE INGENIERÍA”, elaborado por el estudiante Carlos Andrés Velásquez
Tórrez de la Escuela Militar de Ingeniería de la ciudad de La Paz en la
gestión 2003, con la finalidad de incrementar el flujo de correspondencia,
interna y externa, ayudando a mejorar los servicios de atención al cliente.
[VELASQUEZ, 2003].
La diferencia con el presente proyecto es que el desarrollo del sistema
será bajo un entorno web.
“SISTEMA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO, PARA LA ESCUELA
MILITAR DE INGENIERÍA”, elaborado por el estudiante Javier Terán
Choque de la Escuela Militar de Ingeniería de la ciudad de La Paz en la
gestión 2009, con la finalidad de incrementar el control de
correspondencia, interna y externa, ayudando a mejorar los servicios de
atención al cliente. [TERAN, 2009].
3 - 42

4. La diferencia con el presente proyecto se realizará de acuerdo a las
exigencias de la institución para su desarrollo, optimizando el uso de sus
recursos para COFADENA.
2.3 Descripción del Caso de Estudio
Se pretende establecer el diseño de un Sistema Web de Control y entrega
de información del Sistema General de Comunicaciones para el
COMANDO DE COMUNICACIONES el mismo optimizara la
administración de documentos de forma que se use el menor tiempo
posible para la emisión de reportes al escalafón superior (grado jerárquico
militar), y pueda ser implementada en la institución llegando a tener
resultados de desempeño, eficacia del proceso y la satisfacción de las
personas.
Para una mejor comprensión del seguimiento de trámite a continuación se
describe los siguientes tipos de documentación:
Interna.- Corresponde toda aquella documentación del Comando de
comunicaciones que son recepcionadas o transmitidas.
Los tipos de documentación interna son los siguientes:
• Notas de Servicio
• Oficio
• Solicitud
• Telefonemas.
• Radiogramas.
• Ordenes de Servicio.
• Informativas.
• Varios
Su llenado, registro de salida y entrada se lo realiza manuscritamente.
Externas.- Corresponde toda aquella documentación ajena a la institución
o proveniente de direcciones del interior del país, además de todos los
radiogramas enviadas a las diferentes unidades militares.
Los tipos de documentación externa son los siguientes:
• Solicitud
• Invitaciones.
• Oficios.
• Telefonemas.
• Radiogramas.
• Entrega directa
• Varios
4 - 42

5. 3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El Comando de Comunicaciones del Ejercito, no cuenta con un Sistema
Informático Web de Control y entrega de información del SGC., para almacenar
los radiogramas transmitida y recibida.
4. OBJETIVOS
Esta sección abarca la descripción de los objetivos.
4.1 Objetivo General.
Implementar el Sistema Web de Control y entrega de información de
manera segura, precisa y eficiente de toda información registrada y
mejorar la administración y uso de toda la documentación recibida y
expedida del Centro General de Comunicaciones.
4.2 Objetivos Específicos.
Se desarrollara el Sistema para un mejor manejo de la información por
parte del personal que trabaja en el Comando de Comunicaciones del
Ejército.
Asimismo se lograra la capacitación del personal que trabaja dentro del
Centro General de Comunicaciones del Ejército.
Este sistema se mejorara el flujo de información y registro de toda
documentación que sea transmitida y recibida.
Implementar la estructura del software, código maquina, para que el
sistema sea utilizado por el usuario final.
5. JUSTIFICACIÓN.
En el Comando General de Comunicaciones del Ejército no cuenta con un
sistema Web de archivo de radiogramas por el cual es necesario implementar
este sistema de registro, asimismo facilitara el control de radiogramas
transmitidos y recibidos.
La implementación de la base de datos permitirá que dicha información sea
almacenada y de fácil acceso en el sistema general de comunicaciones.
5.1 Justificación Técnica
Una vez logrado el objetivo del proyecto, el beneficio brindara la
herramienta de centralizar la información.
5 - 42

6. 5.2 Justificación Económica
Los costos que se reducirá con la existencia de la herramienta para la
centralización de la información, será favorable tanto para el administrador
del sistema como para el comando de comunicaciones
5.3 Justificación Social
La herramienta permitirá que todo el personal de Radio operadores la
facilidad de centralizar toda la información enviada y recibida de las
diferentes Unidades Militares.
6. DIAGRAMA DE GANTT
6.1 Planificación de Tiempo
7. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD.
6 - 42

7. 7.1 Alcances y Objetivos.
El alcance del sistema web de control y entrega de información del
Sistema General de Comunicaciones, es mejorar la eficacia en la gestión
de manejo de información, para entregar servicios adecuados a las
GG.UU.CC. del Ejercito.
El proyecto combina la administración de flujo de información con el
análisis, diseño e implementación de requerimientos de sistema de
información, mediante la aplicación de técnicas actuales de ingeniería de
software orientado de objetos.
Objetivo.
Diseñar un portal web, que deberá ser implementado de una manera
dinámica porque manejará base de datos con información de los
radiogramas tanto enviadas como receptadas por parte del Centro de
Comunicaciones del Ejercito.
Proponer un sistema automatizado que permita el control de envíos y
entrega de información en forma automatizada y online (Sistema Web)
para dar apoyo a la toma de decisiones por parte de los comandantes de
las GG.UU.CC.
7.2 Estudio del Sistema Existente.
En la actualidad el comando de comunicaciones cuenta un sistema
manual e informático con el cual se realiza envió y recepción y
almacenamiento de información.
El sistema informático realiza el envío y recepción de información
mediante fax modem, el programa BITWARE a todas las Unidades
Militares.
El sistema no envía archivos mayores a 10 MB lo cual dificulta el flujo de
la información.
El sistema actual realiza el almacenamiento de la información en forma
manual.
Por el elevado costo de la línea telefónica, no cuentan algunas Unidades
Militares alejadas (fronteras).
7.3 Desarrollar un modelo lógico del sistema actual.
7 - 42

8. 7.4 Redefinir el problema.
Proponer un sistema automatizado que permita el control de envío y
entrega de información en forma automatizada online (Sistema Web) para
que exista flujo de información entre las diferentes Unidades Militares del
Ejército.
Para lograr el objetivo se estudió el funcionamiento del proceso actual,
observando sus debilidades y fortalezas, los requerimientos por parte del
Comando de Comunicaciones, las áreas que formarían parte del sistema
de apoyo Institucional, donde se recomendó el diseño del sistema web.
Ya que con la implantación de un proceso automatizado, El personal de
comunicaciones pretende mejorar, el mecanismo del control de
8 - 42

9. información, obteniendo una verificación rápida de la recepción de las
mismas, sobre determinadas tareas que permitan aplicar oportunamente.
7.5 Desarrollar y evaluar soluciones alternativas.
El sistema manual no cuenta con las tareas automatizadas que permite
una computadora, lo cual dificulta la fluidez de la información y
almacenamiento.
- Por lo tanto, un sistema manual no cuenta con
computadoras, software ni hardware.
Sistema computarizado (informático) facilita el almacenamiento y
consultas.
El sistema computarizado permite que el operador maniobre una gabarra
de Trabajo o gabarra de línea durante las labores de tendido y de avance
por una ruta programada o simplemente mantenerse en una posición
mientras se efectúan las labores de rutina.
Diseñar un portal web que será implementado de manera dinámica que
manejará base de datos con información de radiogramas tanto enviadas
como receptadas por parte del Centro de Comunicaciones del Ejercito.
- Con la implementación de este sistema el flujo de información será
más rápida y eficaz.
- La información almacenada en la base de datos, será actualizada
permanentemente, lo cual facilitara las diferentes consultas.
- Equipo de comunicación debe ser de acuerdo el avance tecnológico,
con el hardware y software.
7.6. Decidir sobre un curso de acción a recomendar.
Diseñar un portal web que será implementado de manera dinámica que
manejará base de datos con información de radiogramas tanto enviadas
como receptadas por parte del Centro de Comunicaciones del Ejercito.
Justificación.
Con este nuevo sistema a implementarse, el flujo, almacenamiento, envió
y recepción de información mediante la portal web, facilitara el manejo de
la información.
7.7 Esbozar un plan de desarrollo
DIAGRAMA DE GANTT
9 - 42

10. 7.8 REDACTAR EL ESTUDIO DE FACTIBILIDAD.
SISTEMA WEB DE CONTROL Y ENTREGA DE INFORMACIÓN SGC A LAS
GG.UU. CC. DEL EJTO
7.8.1 Contenido
- Definir alcances y objetivos
- Estudio del sistema existente
- Desarrollar un modelo lógico del sistema actual
- Redefinir el problema
- Desarrollar y evaluar soluciones alternativas
- Decidir sobre un curso de acción a recomendar
- Esbozar un plan de desarrollo.
- Redactar el estudio de factibilidad
- Presentar el resultado a la gerencia y al cliente
7.8.2 Definición del Problema
El sistema actual con que cuenta el Comando de Comunicaciones,
no está acorde a la tecnología actual, se vio la necesidad de
implementar este nuevo sistema portal web, que facilitara el manejo
y flujo de información con todas la Unidades Militares del Ejercito.
7.8.3 Resumen Ejecutivo.
La presente investigación aborda una de las problemáticas que
desde hace años afectan a muchas Instituciones, y es el llevar un
Control Automatizado efectivo sobre las informaciones enviadas por
parte del Sistema General de Comunicaciones.
Sistemas de Información sirvió como base para la investigación
elaborándose una consulta sobre el proceso de envíos y recepción
de radiogramas, la cual tiene como objetivo determinar la eficacia,
confiabilidad, veracidad y rapidez en el control automatizado de
información. Por ende el principal objetivo de esta investigación es
10 - 42

11. realizar un estudio sobre las causas que originan la necesidad de
llevar un buen Sistema de Control de entregas de informaciones.
7.8.4 Método de estudio.
Para poder determinar las necesidades de requerimientos de
información y procesos a automatizar, la recopilación de todos los
datos:
Coordinación.
Usuario
Unidades Dependientes y Centro de Comunicaciones
Medios de respaldo para el levantamiento de información:
Entrevistas
La observación a las diferentes áreas
Libreta de apuntes.
7.8.5 Análisis.
Determinar las necesidades de requerimientos de información y
procesos a automatizar, la recopilación de todos los datos e
información
Este sistema beneficiara y mejorara el flujo de información y registro
de toda documentación que será transmitida y recibida.
Para desarrollar el sistema es necesario definir, analizar, diseñar el
prototipo a implementar.
Implementar la estructura del software, código maquina, para que el
sistema sea utilizado por el usuario final.
7.8.6 Alternativas consideradas.
Diseñar un portal web que será implementado de manera dinámica
que manejará base de datos con información de radiogramas tanto
enviadas como recepcionadas por parte del Centro de
Comunicaciones del Ejercito.
11 - 42