Dokumen tersebut membahas tentang administrasi perkantoran dan perbekalan. Ia menjelaskan pengertian kantor, fungsi kantor, pekerjaan kantor, tujuan manajemen perkantoran, dan peran manajer kantor dan pengawas kantor dalam mengelola administrasi perkantoran.

1. Administrasi Perkantoran
dan Perbekalan
Raja Abumanshur Matridi

2. Outline
• Pengertian
– Kantor
– Office administration and office management
– Manajemen perkantoran
•
•
•
•
•
•
•
•
Office Function
Fungsi kantor dalam Perusahaan
Office job
Ciri-ciri Pekerjaan Kantor
Tujuan Manajemen perkantoran
Aspek-aspek Manajemen Perkantoran
Manajer kantor
Pengawas kantor

3. Definisi kantor
• The office is any room where clerical work is
normally carried on, whatever name it may be given
(J. C. Denyer)
• Kantor adalah organisasi yang terdiri atas tempat,
staff personil dan operasi ketatausahaan, guna
membantu pimpinan. (Prajudi Atmosudirdjo)
• Kantor adalah setiap tempat yang biasa digunakan
untuk
melaksanakan
pekerjaan
tatausaha
(pekerjaan kantor, pekerjaan tulis-menulis), dengan
nama apapun juga tempat tersebut mungkin
diberikan (Moekijat)

4. Continue...
– Tempat atau ruangan serta proses
penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan
pendistribusian data / informasi.
– Sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat
administratif, manajerial, dan fasilitatif.

5. Definition
Office Administration
or
Office Management

6. Cont...
According to UNDP
The terms Adimistration and Management are more
being used synonymously. While the term
Administration has been applied more tto the
conduct of public affairs and the term of
management more to that of business enterprise,
there has been a tendency in recent time form
management to be used a greater degree in public
affairs. This is probably because of the increasing
application of business management practices in the
field of public administration.

7. W. H. Evans
“office Administration as the function which involves the
management and direction all of phases of the business
operation which impinge upon data processing,
communication, and organization memory”
Arthur Grager
"OM is the function of administering the communication and
record services of an organization
Edwin Robinson
“OM is concerned with the direction and supervision of office
work”
Goerge Terry
OM as the planning, controlling, and organizing office work,
and actuating those performing it so as to achieve the
predetermined objectives. It deals with the life cycle of business
information, and data from their creation through their
maintenance, distribution, and retention, if of permanent
value or destruction if obsolete.

8. Cont...
•
Moekijat
MP adalah penjurusan dan pengawasan sebuah kantor untuk
mencapai tujuannya khusunya dengan cara yang sehemathematnya.
•
The Liang Gie
MP merupakan rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan
(memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan
mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

9. Cont...
Lingkup kegiatan manajemen perkantoran tidak
hanya kegiatan perkantoran, tetapi juga hal-hal
yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran
tersebut, antara lain : pegawai kantor, biaya
perkantoran, prosedur, metode perkantoran,
dan lain-lain.

10. Office Function (Fungsi Kantor)
• Untuk menerima keterangan
ex. Surat-surat, harga-harga, dsb.
• Untuk mencatat keterangan
ex. Catatan-catatan tentang pegawai
• Untuk menyusun keterangan
ex. Dalam pembiayaan, pembukuan dsb.
• Untuk memberi keterangan
ex. Daftar barang-barang dagangan, taksirantaksiran dsb.
• Untuk mejamin aktiva
pemeliharaan uang kontan, pengadaan persediaan

11. Fungsi Kantor dalam Perusahaan
•
Biasanya bersifat tambahan terhadap tujuan pokok
perusahaan.
ex. Produksi pabrik mendahului administrasi
kantor.
•
Melengkapi tujuan pokok perusahaan
adalah tidak mungkin menjalankan pabrik tanpa
penyusunan upah, pembelian bahan-bahan dsb
•
Mengawasi faktor-faktor produksi
ex. Pengawasan budgeter, pengawasan pegawaipegawai dan keuangan.

12. Office job
According to William H. Leffingwell and Edwin M.
Robinson
1. Receiving, dispatching (mengirim) and shiping
orders (mengangkut pesanan-pesanan dengan
kapal)
2. Billing (Membuka rekening)
3. Correspondence, dictation and typing
4. Filing (menyimpan warkat)
5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan
perhitungan-perhitungan yang belum terselesaikan
6. Mengurus, membagi dan mengirimkan surat-surat
pos

13. Cont...
7. Duplicating and addresing work (Pekerjaan
memperbanyak warkat dan memberikan alamat)
8. Bermacam-macam perkerjaan (miscellaneous)
seperti menelpon, menerima tamu (receiving
visitors), pekerjaan pesuruh (messenger service)
9. Special tasks
10. Membuat warkat-warkat / making record (mencatat
data-data yang diinginkan)

14. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor
a. Suatu fungsi yang bersifat memudahkan atau
meringankan
b. Suatu pekerjaan yang bersifat yang memberikan
pelayanan
c. Volume ditentukan oleh pihak luar
d. Sumbangan secara tidak langsung bagi
keuntungan
e. Isi
f. pemencaran

15. Tujuan manajemen Perkantoran
George R. Terry
1.
2.
3.
4.
5.
Untuk memberikan semua keterangan yang lengkap dan
yang diperlukan kepada siapa, bilamana dan dimana hal itu
diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
Untuk memberikan catatan-catatan dan laporan yang cukup
dengan biaya yang serendah-rendahnya
Untuk memelihara perusahaan memlihara saingan (keep
competitive)
Untuk memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan
membantu memberi pelayanan kepada para langganan
Untuk membuat catatan-catatan yang makin baik dengan
biaya-biaya yang makin rendah

16. Cont...
Menurut Moekijat
1. Pelayanan atau jasa
2. Tanggung jawab sosial
3. keuntungan

17. Aspek-aspek Manajemen Perkantoran
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Purpose / tujuan
Organization / organisasi
Method / metode
Personnel / personel atau kepegawaian
Environment / lingkungan
Mechines and equipment / mesin dan peralatan

18. Tugas seorang manajer kantor
• Dalam hubungannya dengan manajemen puncak
(top management)
Membantu dan melaksanakan kebijaksanaankebijaksanaan majemen puncak merupakan tugas
utama.
• Dalam hubungannya dengan pekerjaan
menjamin bahwa pekerjaan akan dapat diselesaikan
dalam waktu yang telah ditetapkan dan menjamin
pula akan kualitasnya

19. Cont...
• Dalam hubungannya dengan orang-orang
bawahan
menjamin kualitas penyusunan tenaga kerja dan
mengajukan saran-saran untuk kenaikan jabatan
dan/atau pembayaran yang lebih baik, melatih dan
mengawasi pegawai, serta sebagai perantara
komunikasi dalam bentuk bottom-up dan top-down
• Dalam hubungannya dengan rekan kerja
menjamin adanya koordinasi yang baik dengan
rekan kerja, sehingga prosedur-prosedur
perkantoran dapat mengikuti kebijaksanaankebijaksanaan umum dan bahwa sistem
berhubungan satu sam lainnya.

20. Cont...
Tugas pokok seorang manajer kantor
adalah menjuruskan dan mengawasi kantor
untuk mencapai tujuannya serta memberi
imbangan perhatian yang tepat terhadap
aspek tujuan, organisasi, metode, pegawai,
lingkungan, dan mesin-mesin serta
peralatan.

21. Pengawas kantor
J. C. Denyer
Pengawas kantor adalah seseorang
yang mengawasi pekerjaan dari lainlain orang dan yang mungkin menjadi
bawahan dari seorang manajer kantor.

22. Tugas seorang pengawas kantor
Tugas pokok
a. Memberi instruksi untuk melaksanakan
pekerjaan
b. Mengawasi pegawai-pegawai untuk
mengetahui apakah pekerjaan telah
dilaksanakan
c. Melatih pegawai-pegawai untuk
melaksanakan pekerjaan
d. Memelihara hubungan antar-manusia yang
baik dengan pegawai

23. Cont...
Dalam hubungannya dengan pekerjaan
• Merencanakan pekerjaan seksi
• Mengusahakan pekerjaan dapat
diselesaikan tepat pada waktunya
• Menjamin adanya ketelitian
• Mengkoordinasikan pekerjaan dengan seksiseksi atau bagian-bagian lain
• Membagi pekerjaan secara adil
• Mengembangkan metode-metode baru
untuk melaksanakan pekerjaan

24. Cont...
•
•
•
•
•
•
Dalam hubungannya dengan orang-orang
bawahan
Melatih orang-orang bawahan
Mengembangkan latihan magang
Mendelegasikan tanggungjawab
Mendamaikan perselisihan-perselisihan
perseorangan
Memberi hutang apabila perlu
Memelihara disiplin, memberi peringatan
apabila perlu

25. Cont...
•
•
•
•
Dalam hubungannya dengan para atasan
dan teman-teman sekerja
Menerima tanggungjawab atas pekerjaan
kantor
Bekerjasama dengan pengawas-pengawas
lainnya
Mengizinkan dan mendorong pertukaran
pegawai
Melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan
perusahaan

26. Thank you for your attention
Thank you for your attention
Any Question
Any Question
or
or
Suggestion...
Suggestion...
?
?