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L’appel d’offres international est lancé le 31 décembre 1998, par la 
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 Patente : 50436156 
 Identification fiscale:01087449 
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Il est devenu commun d'affirmer que les servic...
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1- Apparition et traitement des besoins : 
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Chapitre III : le choix des fournisseurs de la 
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2. Le Modèle : Système de Management de la 
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- L'historique de la société du fournisseur. 
- Le domaine d'activité et la spéc...
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- La sécurité, qualité et environnement 
La notation peut être égale à 0, 1,2 ou...
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- Le rejeter 
La commission peut mandater la DQSE pour faire un a...
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liste de fournisseurs au cas où la première ne répondrait plus aux 
attentes de ...
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Rapport de stage Amendis

  1. 1. Rapport de stage : la gestion des achats Avant tout développement sur cette petite expérience professionnelle, il apparaît opportun de commencer ce rapport de stage par des remerciements. Ma reconnaissance s’adresse dans un premier temps à Monsieur KADOUSSI Brahim, responsable du service Achat et approvisionnement de la société Amendis de Tétouan, mon tuteur professionnel, pour son accueil et la confiance qu’il m’a accordé dès mon arrivée dans l’entreprise qui ont rendu ce stage intéressant. Je le remercie également pour sa patience, l’amabilité et le soutien qu’il m’a apporté. Aussi, Je tiens à remercier tout particulièrement et à témoigner toute ma reconnaissance à tout le personnel du service Achat, pour l’expérience enrichissante et pleine d’intérêt qu’il m’a fait vivre durant ce mois au sein de l’entreprise Amendis Tétouan : Mr. MAGHRANI Mohamed, Mr. AAZIBOU Said, Mr. BERDEI Laarbi, Mme. AMRANI Laila, Mme. AFIA Rachida… pour m’avoir intégré rapidement au sein de l’entreprise et m’avoir accordé toute leur confiance ; pour le temps qu’ils m’ont consacré tout au long de cette période, sachant répondre à toutes mes interrogations ; sans oublier leur participation au cheminement de ce rapport. ENCGT - 1 -
  2. 2. Rapport de stage : la gestion des achats Je tiens à remercier également Madame Souad BOUNGAB, ma tutrice enseignante pour l’aide et les conseils concernant les missions évoquées dans ce rapport, qu’elle m’a apporté lors des différents suivis. ENCGT - 2 -
  3. 3. Rapport de stage : la gestion des achats  Remerciement…………………………………………….. 1  Introduction……………………………………………….. 5 Chapitre I : Présentation de la société Amendis 1. Aperçu général sur la société…………………………. 8 2. Fiche signalétique……………………………………….. 11 3. Les agences commerciales…………………………….. 12 4. Organigramme de la société…………………………… 14 Chapitre II : La fonction Achat et approvisionnement au sein de l’entreprise…………………………………………………...16 ENCGT - 3 - I. Présentation 1. Positionnement de la fonction par rapport aux autres fonctions…………………………………………………. 17 2. Evolution…………………………………………………. 19 3. Objectifs……………………………………………...….. 20 4. Méthodes………………………………………………… 22 5. Rôle de l’acheteur……………………………………… 23 II. Le processus d’achat………………………………….. 26 1. Traitement des besoins……………………………… 27
  4. 4. Rapport de stage : la gestion des achats 2. Détermination du fournisseur approprié………… 28 3. La négociation…………………………………………. 30 4. La commande…………………………………………. 31 5. Contrôle de la réception…………………………….. 32 6. Evaluation des performances………………………. 33 Chapitre III : le choix des fournisseurs…………………..35 1. Pourquoi le choix des fournisseurs ?.................... 36 2. Le modèle SMQ (système de management de la qualité) 3. Procédure d’évaluation des fournisseurs………….. 40  Conclusion……………………………………………….45  Annexes ENCGT ……………………………………………………..38 - 4 -
  5. 5. Rapport de stage : la gestion des achats C’est avec enthousiasme que j’effectue mon premier stage d’initiation dans le cursus de ma formation au sein de l’Ecole Nationale de Commerce et de Gestion. Ce stage se déroulait du 01/08/08 au 31/08/08, au sein de l’entreprise Amendis de Tétouan. Au cours de ce stage à la DMG (Direction des moyens généraux), j’ai pu m’intéresser au service des achats et approvisionnements. Plus largement, ce stage a été l’opportunité pour moi d’appréhender beaucoup de choses et surtout enrichir mes connaissances théoriques. Mon maître de stage étant responsable du service achats, j’ai pu apprendre dans d’excellentes conditions tout ce qui a une relation avec la fonction achats et l’approvisionnement et son processus. L’élaboration de ce rapport a pour principale source les différents enseignements tirés de la pratique journalière des tâches auxquelles j’étais affecté. Enfin, les nombreux entretiens que j’ai pu avoir avec les employés du service m’ont permis de donner une cohérence à ce rapport. En vue de rendre compte de manière fidèle et analytique du moi passé au sein de la société Amendis, il apparaît logique de présenter à titre préalable l’entreprise accueillante avant d’envisager le cadre du stage : la fonction Achats son organisation et fonctionnement au sein de la société. ENCGT - 5 -
  6. 6. Rapport de stage : la gestion des achats Chapitre I : Présentation de la société Amendis Comme toute nouvelle expérience de stage, et avant d’entamer son cadre et son déroulement au sein de la société accueillante qui est Amendis pour notre cas, il est bien évident de présenter la dite société en donnant ENCGT - 6 -
  7. 7. Rapport de stage : la gestion des achats un aperçu sur son historique et sa situation actuelle. Pour cela j’ai proposé l’enchainement suivant : 1. Aperçu général sur la société ENCGT - 7 - 2. Fiche signalétique 3. Les agences commerciales 4. Organigramme de la société 1. Aperçu général sur la société : La société Amendis, filiale du Groupe Véolia eau, est chargée, depuis le 1er janvier 2002, de la gestion déléguée des services d’assainissement liquide et de distribution d’eau potable et d’électricité des wilayas de Tanger et de Tétouan. Il s’agit de la troisième expérience de privatisation des régies autonomes, après la régie de Casablanca (Lydec) en 1997 et Rabat (Redal) en 1998.
  8. 8. Rapport de stage : la gestion des achats L’appel d’offres international est lancé le 31 décembre 1998, par la commune urbaine (CU) de Tanger ; et un autre à Tétouan le 15 décembre 1998 par la CU de cette dernière ville. Il a connu la participation de plusieurs groupements. À l’issue d'une compétition internationale, et une évaluation très difficile respectant la transparence totale, c’est le groupe de Véolia Environnement (ancien Vivendi Water) qui a remporté les deux appels d’offres. Il a été mieux classé, au niveau technique et au niveau d’investissements, par rapport aux autres concurrents autant pour Tanger qu’à Tétouan. La « convention de Gestion déléguée des services d’assainissement liquide et de distribution d’eau potable de la Wilaya de Tétouan » a été signée le 15 novembre 2001, entre le SEEN et les représentants de l’autorité délégante. Une autre convention de même nature a été signée le 12 décembre 2001. Les contrats ont été approuvés par vingt -trois communes qui ont voté la dissolution des régies de Tanger et Tétouan. Le nouveau concessionnaire, Société des Eaux et de l’Electricité du Nord (SEEN) qui regroupe les deux contrats, a créé un label pour s’octroyer une identité visuelle. Il s’agit du nom "Amendis". Le non provient du: ENCGT - 8 -
  9. 9. Rapport de stage : la gestion des achats "Amen", qui découle de l’arabe classique qui signifie à la fois sécurité, stabilité, sérénité et du terme usité en amazigh du Rif pour désigner l’eau. "Dis", un suffixe introduit la notion de distribution. 49 % du capital d’Amendis sont détenus par la société Omnium Nord- Africain (ONA) et la Société Maroc - Emirats Arabes Unis de développement (SOMED). Le nombre des abonnes d'Amendis (cas de Tétouan) en électricité 102300 et l'eau 75000 dont 39763 et 28763 abonnes présente respectivement le secteur Al Azhar. ENCGT - 9 - Logo : A partir du 1èr avril 2008 AMENDIS est changée d’identité visuelle aux citoyens des régions de Rabat-Salé, Tanger et Tétouan. Aussi elle affiche
  10. 10. Rapport de stage : la gestion des achats de manière plus visible sa filiation à Veolia Environnement, leader mondial des services à l’environnement. ENCGT - 10 - 2. Fiche signalétique:  Siege sociale : 23 rue Carnot 90000 Tanger  Statut juridique : société anonyme.  Capital : 800 000 000 de DH (49% du capital d'Amendis sont détenues par ONA et SOMED).  Chiffre d'affaire annuel: 1,2 milliard DH  Durée du contrat : 25 ans.  Effectif : environ 1450 employés.
  11. 11. Rapport de stage : la gestion des achats ENCGT - 11 -  Patente : 50436156  Identification fiscale:01087449  Activités:7,6 milliard DH, pour améliorer la qualité des réseaux, traiter les eaux usées; introduire de nouvelles technique de pointe, et prévenir les risques d'inondation.  Adresse de la direction Tétouan : lotissement Aviation – 93000 Tétouan 3. Les agences commerciales : 5 Urbaines
  12. 12. Rapport de stage : la gestion des achats Amendis est la société responsable de distribution de l'électricité, eau potable et assainissement dont les travaux d'aménagement et d'infrastructure sont inclus (extension des réseaux, construction des stations des pompages, d'épuration) a la wilaya Tanger et Tétouan. Au niveau des zones d'action de la wilaya de Tétouan ,Amendis distribues ses services dans les municipalités (Martil ,M'diq ,Fnideq,et Oued Laou)et les communes rurales (Azla, Mallalliene,Sadina,Waouiat sidi kacem,Allyen,Taghramt). ENCGT - 12 - 9 Rurales  Z. Sidi Kacem  Azla  Mallalliène  Sadina  Zaïtoune  Al Hamra  Tanssift  Allyene  Taghramt
  13. 13. Rapport de stage : la gestion des achats 4. Organigramme de la société : ENCGT DIRECTION GENERALE - 13 - Direction Clientèle Direction Eau et Assainissement Direction Electricité Direction Des Moyens Généraux Direction Administration Financière Direction des Systèmes d’Information Direction des Ressources Humaines Service LOGISTIQUE Approvisionnement BÂTIMENTS MAGASIN Service Achat RESPONSABLES Technico-administratifs et financiers ACHETEUR ACHETEUR ACHETEUR ACHETEUR
  14. 14. Rapport de stage : la gestion des achats ACHETEUR POUR M.G Avant de passer au chapitre suivant il faut mentionner que cette présentation n’est qu’une idée générale sur la société Amendis et son organisation ; elle est l’une des très grandes et importantes entreprises au Maroc qui reste difficile à cerner de manière détaillée. Pour cela j’ai choisi de m’intéresser seulement à la fonction achat et approvisionnement qui va être présentée dans le chapitre qui suit. ENCGT - 14 -
  15. 15. Rapport de stage : la gestion des achats Chapitre II : la fonction achat et approvisionnement au sein de la société Amendis : Après avoir présenté la société, il est temps d’envisager le cadre du stage qui consiste à présenter l’une des fonctions les plus dynamiques au sein de la société, celle d’achat et approvisionnement. Ce point va être traité en détail dans le présent chapitre en se focalisant notamment sur la présentation de la fonction à savoir son positionnement , son évolution, ses objectifs et ses méthodes sans oublier le rôle de l’acheteur, et puis sur son processus dès la réception de la demande d’achat jusqu’à l’évaluation des performances. ENCGT - 15 -
  16. 16. Rapport de stage : la gestion des achats ENCGT - 16 - I. Présentation : Il est devenu commun d'affirmer que les services Achats peuvent obtenir les meilleurs gains et dégager la plus grande valeur pour leur entreprise. Ce travail se propose d'analyser les rôles que peuvent jouer cette fonction et les acheteurs dans une entreprise pour susciter, contrôler et gérer l'innovation dans un contexte interorganisationnel. Cette approche conceptuelle est illustrée par l’exemple vécu au sein de l’entreprise Amendis. 1. Positionnement de la fonction par rapport aux autres fonctions : Dans les grandes entreprises, le succès des Projets de Développement de Produits Nouveaux passe par la mise en place d’une organisation capable de collecter et diffuser l’information afin de réduire l’incertitude et répondre au mieux aux attentes du client. La fonction Achats occupant une position à l'interface entre l'organisation stricto sensu et son réseau
  17. 17. Rapport de stage : la gestion des achats de fournisseurs, il est légitime de penser que ceux qui l'assument à titre principal ont quelque rôle à jouer dans la genèse d’un PDPN Partant de ce postulat, L’efficacité d’une entreprise, se mesure selon le genre de sa structure qui en permet d’élargir sa phase d’accroissement. La structure souhaitable, c’est celle qui facilite la circulation de l’information d’une bonne manière entre tous les services de la société. En revanche, Amendis suit une structure hierarchico-fonctionnelle, qui se compose de trois directions principales :  Direction d’eau et assainissement. ENCGT - 17 -  Direction d’électricité.  Direction clientèle.  Direction services supports : ensemble des services qui assurent tous les besoins de fonctionnement des trois directions et des services supports elles même. Le service achat est parmi ces services de la société Amendis, qui est en relation permanente avec tous les organes de la société pour répondre à tous les besoins: o Besoins de la (DEA) Direction d’eau et assainissement. o Besoins de la (DE) Direction d’électricité. o Besoins de la (DC) Direction clientèle. o Besoins des services supports.
  18. 18. Rapport de stage : la gestion des achats Alors, pour suivre tous ces besoins, malgré la variété et la diversité, il faut que le service achat soit structuré par rapport à la structure générale de la société. D. Service support D. Travaux ENCGT Service achat - 18 - DEA 2. Evolution : D .Clientèle D .Electricité DMG 1950. En période de pénurie, la production est prioritaire : la fonction Achat doit se procurer à l'extérieur ce que l'entreprise ne produit pas, pour que la production ne soit pas perturbée. 1960. En période d'abondance, la vente est prioritaire, la production est diversifiée. La fonction Achat perd de son importance, elle négocie au meilleur prix. 1970. En économie de concurrence, le contrôle de gestion est important : la fonction Achat doit participer à la réduction des coûts, elle a une mission technique de connaissance des processus de production amont (des fournisseurs).
  19. 19. Rapport de stage : la gestion des achats 1980. En économie de compétitivité, le développement de produits nouveaux de qualité est stratégique. La fonction Achat fait participer les fournisseurs. La part de produits achetés progresse (les entreprises sous-traitent, Acheteurs & Fournisseurs "partenaires". ENCGT se "désintègrent", retrouvent leur coeur de métier). - 19 - 3. Objectifs : La fonction achat occupe aujourd'hui une place de plus en plus stratégique, les directions ont compris les gisements de productivité et de rentabilité qui existent dans une meilleure gestion de la relation avec leurs fournisseurs. La fonction achat permet à la société : Gérer les flux des matières, composants et services nécessaires au fonctionnement continu. Optimiser le niveau des stocks de matières premières et fournitures achetées. Veuillez a la fiabilité des sources d'approvisionnement de la société sur le plan des délais, de la qualité ; de quantité, et de prix. Organiser et superviser la gestion administrative des achats, de la passation des commandes a la mise a disposition pour les services utilisateurs:
  20. 20. Rapport de stage : la gestion des achats ENCGT  Passer les commandes aux fournisseurs et contrôler la validité des informations y figurant  Etre responsable de la réception et du contrôle des - 20 - livraisons  Vérifier la conformité des factures fournisseurs Effectuer les relances avec suffisamment d'anticipation et veiller au respect des délais de livraison, en cas de retard possible, informer les services destinataires. C'est pour cette raison, et en tenant compte de l'importance du rôle joué par la dite fonction, la société a installé un logiciel qui permet d'assurer la gestion des achats soit pour le stock, ou pour les achats directs. Ainsi, il est obligatoire qu'a la fin de chaque opération d'achat, on présente tous les documents commerciaux au service comptable accompagné d'un suivi au logiciel ORACLE. Bref, les missions peuvent se résumer à court et à moyen termes comme suit : CT ==> procurer les produits demandés, conformes en quantité, qualité et délai avec niveau de service et sécurité d'approvisionnement. LT ==> informer l'entreprise des modifications du marché amont, menaces et opportunités, et faire des propositions.
  21. 21. Rapport de stage : la gestion des achats ENCGT - 21 - 4. Méthodes : Dans ce volet, on évoquera la négociation et l'organisation de l'information Négociation : Ici, on distingue 3 méthodes : 1/ Méthode fondée sur le cycle de vie du produit de l'entreprise. ==> à chaque phase, ses fournisseurs 2/ Méthode fondée sur le cycle de vie du produit acheté. 3/ Méthode fondée sur la place du produit acheté dans la grille du portefeuille de produits du fournisseur : - - Vaches à lait : fournisseurs ouverts à la négociation et sur un contrôle durable favorable avec 2 parties. - Vedettes : fournisseurs stricts sur les prix. Contrôle de courte durée. - Points morts : fournisseurs prêts à des concessions (mais fluidité ?). Achat pour "faire un coup".
  22. 22. Rapport de stage : la gestion des achats - Dilemmes : avenir du produit non assuré. Tester le produit et rester en contact. Organisation de l'information interne : ENCGT - 22 - 5. Le rôle de l’acheteur : L’acheteur : de l’expert en négociation et cost killer au cadre aux responsabilités stratégiques et doté de compétences transverses. Il est difficile de dresser le profil type d’un acheteur tant ses attributions sont dépendantes du secteur d’activité, voire de l’entreprise elle-même. La fonction Achat peut être occupée par un seul acheteur, ou par une
  23. 23. Rapport de stage : la gestion des achats équipe le plus souvent organisée par produits, et dans laquelle l’acheteur prend la fonction de chef de produit. Dans cette configuration, l’acheteur assure une mission complète, de la définition de la politique d’achat à la négociation avec les fournisseurs sélectionnés par ses soins. Il est l’interface entre fournisseurs et utilisateurs internes. L’acheteur est responsable de la sécurisation de sa relation avec les fournisseurs, et de la fiabilisation de leur prestation, rôle d’autant plus critique dans les systèmes de production en flux tendus. En effet, les performances de l’entreprise et de ses fournisseurs concernant les délais, la qualité des produits ou des services et même la capacité d’innovation, sont intimement liées. Aujourd’hui, l’acheteur a un rôle plus stratégique, il peut intervenir en amont des phases de définition des besoins en achats des métiers de l’entreprise. Il apporte aux services de recherche et de développement sa connaissance des marchés et des ressources disponibles. Il s’introduit également dans des services autrefois chasse gardée tels que l’achat de prestations intellectuelles ou d’investissements. Plus l’acheteur intervient en amont, c’est-à-dire en collaboration avec la Recherche/Développement ou encore dans la participation à la rédaction des cahiers des charges, plus son apport a une forte valeur ajoutée pour l’entreprise. ENCGT - 23 -
  24. 24. Rapport de stage : la gestion des achats Agir en interface entre les fournisseurs, sous-traitants et bureaux d’études internes, requiert des compétences techniques afin de faciliter les communications, d’où l’attrait grandissant de la fonction pour les ingénieurs. Toutefois, la dominante du métier reste commerciale puisque la recherche de fournisseurs, la négociation et la formalisation contractuelle ont toujours une place primordiale. II- le processus d’achat : Cette partie consiste à éclaircir la procédure d’achat et son déroulement en tenant compte les caractéristiques et les spécificités de chaque étape. Cette procédure a pour objet de décrire le processus achats depuis l'émission d'un besoin d'achat demandé par l'utilisateur jusqu'à l'établissement de la commande. D’une manière générale, le processus d’achats est représenté par le schéma suivant : ENCGT - 24 -
  25. 25. Rapport de stage : la gestion des achats 1- Apparition et traitement des besoins : Un besoin de services peut survenir dans un service quelconque de l’entreprise, dans le cadre d'un projet ou dans le cadre de la maintenance planifiée. Le service peut soit préparer lui-même une demande d'achat, soit demander aux Achats de s’en charger. Dans les deux cas, c’est la demande d'achat qui déclenche les activités d'approvisionnement dans la composante Achats. ENCGT - 25 -
  26. 26. Rapport de stage : la gestion des achats étapes enchaînés de la procédure achat, et dans laquelle les services de la DEA présentent une demande de leurs besoins. Cette demande doit être présentée d’une manière administrative à travers un imprimé intitulé « demande d’engagement de dépenses » DED dont ils doivent préciser la désignation ; l’imputation et qu'elle doit être signée par le demandeur et validée par le TAF (technico-administratif-financier). Une fois la demande est reçue par l’acheteur, elle doit être contrôlée ENCGT L’apparition du besoin est le point de départ pour un nombre des - 26 - avant de préparer le dossier.  La phase de contrôle de DED ( Annexe 1 ) : Lorsque l’acheteur DEA reçoit une DED demande d’achat, il s’assure des informations :  Administrative : il contrôle le nom de service demandeur ; la date ; la signature par la hiérarchie et la validation de service TAF.  Technique : le contrôle de la désignation ; l’imputation et la quantité commandé.  La phase de préparation du dossier :
  27. 27. Rapport de stage : la gestion des achats ENCGT Lorsqu’un besoin est établi, un document qui servira de base au processus d’approvisionnement est créé dans le système. Il s’agit d’une demande d'achat. Ce document contient les détails de la prestation de services ou du groupe de services nécessaire. Ainsi l’acheteur crée un dossier à qui on attribue un numéro de - 27 - donnée. Ce dossier comprend :  le nom de service demandeur  le code affaire  la date limite  le fournisseur retenu  le numéro et la date de la commande  le montant total Sachant que le remplissage de toutes ces données s’effectue par rapport au déroulement de la procédure. 2- Détermination du fournisseur : Après avoir déterminé les besoins l’acheteur doit faire une consultation du marché en recherchant et proposant un nombre de fournisseurs pour les consulter. Ces derniers sont déjà connus par le service achat. Par la suite un appel d'offres est lancé en deux parties. On commence d’abord par créer des appels d'offres puis enregistrer les données des offres reçues.
  28. 28. Rapport de stage : la gestion des achats fournisseurs. Le but espéré de cette opération est de mettre les fournisseurs en concurrence pour satisfaire le besoin dans les meilleures conditions. avantageuse est facilement déterminée à l'aide d’un tableau de jugement. qualité, le délai de livraison et le service après vente… qu’à accorder le travail (en passant une commande) au fournisseur déjà choisi et négocier l’offre. Des lettres de rejet peuvent être envoyées automatiquement aux fournisseurs qui n'ont pas été sélectionnés. ENCGT L’acheteur envoie une demande de prix par fax à chacun des Une fois que toutes les offres ont été reçues et saisies, la plus Celui-ci analyse les offres à plusieurs niveaux à savoir le prix, la Une fois que qu’on a identifié l'offre la plus avantageuse, il ne reste - 28 - 3- La négociation : Cette phase vient pour compléter la dernière ; c’est une opération qui s’appuie totalement sur les compétences et le savoir faire de l’acheteur. C’est une phase d’application de la communication par excellence, le rôle de l’acheteur c’est de convaincre le fournisseur de céder. En effet il doit suivre une bonne stratégie pour gérer la négociation et gagner le défi devant et récolter le maximum d’avantage. La négociation d'achat pourra porter sur :
  29. 29. Rapport de stage : la gestion des achats  Les conditions financières, c'est à dire le prix d'achat de vos produits. Ce point est lié au volume et ce n'est pas sur ce point que vous pourrez négocier au mieux.  Les délais de règlements : ce point est peu négociable au début.  Les délais de livraison : bien négocier ce point peut vous permettre de réduire vos stocks par un approvisionnement rapide.  Les quantités unitaires de livraison, permettant de réduire le montant des stocks dont vous avez besoin au début pour produire. NB : En cas d’échec de la négociation, l’acheteur choisie un autre fournisseur à partir des offres. ENCGT - 29 - 4- La commande: La commande est un ordre d’achat donné verbalement par téléphone, mais il doit être confirmé par un document appelé BON DE COMMANDE ( voir Annexe 2 ). La commande naît après toute une série de procédures administratives. En effet, quand le choix de l’adjudicataire est effectué, l’acheteur complète la DED, c'est-à-dire il inscrit le nom des trois derniers fournisseurs retenus sur le DED, ainsi que leurs montants proposés (PUHT ; PTHT et montant total). Puis il encercle le montant de l’adjudicataire. Par la suite, l’acheteur envoi le DED au chef de service pour la valider, puis la direction achat pour la signature. En fin, il saisit la demande pour avoir un bon de commande.  Le suivi de la commande :
  30. 30. Rapport de stage : la gestion des achats de la livraison c’est le service achat « l’acheteur » puis qu’il présente le seul canal de communication entre la société et les fournisseurs. suivre ses commandes chez les fournisseurs, soit lui-même à travers le téléphone ou à l’intermédiaire de coursier. Ce contact qui est presque journalier ou hebdomadaire atténue le risque des mauvaises surprises. 5- Contrôle de la réception: À la fin du processus d'approvisionnement, les factures des prestataires de service sont vérifiées quant à leur exactitude. Il s’agit de comparer la valeur enregistrée dans la feuille de saisie des services après réception à celle indiquée dans la facture et de vérifier que les montants de TVA sont corrects. Si la valeur figurant dans la feuille de saisie des services est dépassée, le système émet un message d'avertissement. Les factures, une fois vérifiées et transférées à la Comptabilité financière, sont payées automatiquement. concernés par la réception de la livraison. administratif (comparaison entre le bon de commande et le bon de livraison). Alors que le service demandeur s’occupe du contrôle qualitatif. En fin les deux contrôleurs notent tous les résultats sur le bon de réception (voir Annexe 3), dont l’acheteur se charge de l’en saisie. ENCGT Pour la société, celui qui assume toute la responsabilité de retard Alors, pour ne pas tomber dans telle situation, l’acheteur doit L’acheteur et le service demandeur sont les deux principaux En effet, l’acheteur s’occupe du contrôle quantitatif et le contrôle - 30 -
  31. 31. Rapport de stage : la gestion des achats 6-Evaluation des performances : processus, pour savoir le degré de la réussite obtenu. observations utiles pour l’en pratiquer ultérieurement, ainsi, c’est une occasion pour lui pour détecter toutes les petites erreurs à éviter dans les prochaines achats. touts les étapes de l’achat. Cette phase présente la conclusion de dossier dans laquelle l’acheteur collecte tous les documents de la transaction : ENCGT C’est une récapitulation de tout ce qui est passé durant tout le Aussi, cette opération permet à l’acheteur de mémoriser toutes les Chaque opération achat doit avoir un historique qui mémorise - 31 -  la DED  les offres  les accusées de réception des fax envoyés  une copie de bon de réception manuel  une copie de bon de réception BTP Après l’acheteur mentionne le mot « liquidé » sur le dossier et la classe selon son numéro avec les autres dossiers en archive.
  32. 32. Rapport de stage : la gestion des achats Le cycle d’achat et de décision est un processus long impliquant différentes personnes et plusieurs décideurs. En passant par les 6 étapes du processus déjà traitées, l’entreprise peut garantir une meilleure réponse à ses besoins et une optimisation de ses achats. Grâce à cette politique d’achat l’entreprise peut aussi recevoir régulièrement des informations sur le marché et les fournisseurs potentiels avec lesquels elle garde toujours contact afin de les fidéliser. Ceux-ci constituent alors un intérêt spécifique et considérable pour le service achat et approvisionnement ce qui va être traité par la suite. ENCGT - 32 -
  33. 33. Rapport de stage : la gestion des achats Chapitre III : le choix des fournisseurs de la société Le choix d'un partenaire est une décision essentielle dans la vie d'une entreprise, la norme ISO 9001 le mentionne bien. S'il est souvent aisé de trouver des candidats, la sélection du fournisseur le plus adapté au besoin de l'entreprise et à son contexte stratégique requiert méthode et rigueur dans la mise en oeuvre d'outils d'analyse. Pourquoi alors le choix des fournisseurs ? Comment le système de management de la qualité est utilisé à ce niveau ? et quelle est la procédure à suivre pour évaluer ces fournisseurs ? ENCGT - 33 -
  34. 34. Rapport de stage : la gestion des achats 1. Pourquoi le choix des fournisseurs ? Lors du développement de tout projet, il est essentiel que les besoins soient clairement définis. En effet, les besoins doivent être articulés de façon terminé et discutés par les ingénieurs, les gens de marketing et les acheteurs dès le début du projet. Il est préférable, à ce stade, de ne pas faire mention d'aucun fournisseur jusqu'à ce que les besoins soient complètement déterminés et que les catégories des besoins soient bien identifiées. Une fois cette étape terminée, une évaluation est faite par le département des achats afin de déterminer le degré de complicité voulu avec le fournisseur et les attributs requis de ce dernier afin de satisfaire les besoins établis préalablement. Le choix des fournisseurs peut être déterminé par un processus de sélection ou un modèle s'appliquant au projet en cours. Ensuite, les acheteurs sont mandatés de trouver un ou plusieurs fournisseurs capables de répondre aux besoins spécifiques du groupe. Occasionnellement, il arrive que les ingénieurs contactent les fournisseurs directement sans en informer le département des achats et oblige celui-ci à négocier un contrat avec ce fournisseur. Cette situation engendre une frustration de la part des acheteurs qui se sentent exclus du processus de développement du projet. ENCGT - 34 -
  35. 35. Rapport de stage : la gestion des achats Suite aux nombreuses sollicitations auprès des fournisseurs, les acheteurs doivent évaluer ceux-ci et faire le "bon" choix. Évidemment, les fournisseurs doivent respecter les critères établis durant l'étape de la planification. C'est-à-dire que toutes les spécifications préétablies doivent se refléter dans les soumissions des fournisseurs. L'étude de ces dernières est souvent complexe. Voici donc un modèle pour aider à la décision à partir de certains critères: ENCGT - 35 -
  36. 36. Rapport de stage : la gestion des achats 2. Le Modèle : Système de Management de la ENCGT - 36 - Qualité (SMQ) Qualité  Est-ce que les produits ou services sont livrés selon des spécifications particulières de qualité?  Est-ce que le vendeur détient une analyse des unités rejetées par rapport à celles qui ont été acceptées? Coûts  Est-ce que le vendeur possède un programme de réduction des coûts? Logistique  Est-ce que les biens ou services sont livrés dans les délais prévus selon la quantité demandée?  Est-ce que les produits sont emballés correctement en terme de transport et de sécurité? Développement  Est-ce que le fournisseur considère la compagnie comme un client clé? Management  Est-ce que les deux parties partagent les mêmes objectifs?  Est-ce que le vendeur possède les processus et procédures de management nécessaires au succès du projet ?
  37. 37. Rapport de stage : la gestion des achats Ce modèle peut être adapté tout dépendant de la nature du projet ou de l'organisation et peut-être utilisé également pour évaluer, tout au long du projet, la performance du fournisseur choisi. En effet, chaque organisation peut formuler ses propres questions sous chaque titre afin de s'assurer que le fournisseur réponde aux spécifications prédéterminées. Il reste que le choix s'arrête souvent au fournisseur qui offre une plus grande valeur ajoutée. Celle-ci est parfois découverte en parlant directement avec le fournisseur. Selon plusieurs études, il est démontré que si les acheteurs communiquent leur attente le plus ouvertement possible avec leurs fournisseurs potentiels, ceux-ci donneront plus d'information sur leur niveau d'inventaire, les délais de livraison et leurs problèmes de qualité. Bref, la communication reste encore une fois la clé du succès. 3. Procédure d’évaluation des fournisseurs La procédure présentée par la suite est une procédure qui s'applique a tous les fournisseurs de produits, services ou travaux (juges stratégiques ENCGT - 37 -
  38. 38. Rapport de stage : la gestion des achats par l'utilisateur, qui nécessitent en l'occurrence un agrément),qui travaillent pour le compte d'Amendis pour la réalisation des projets en exploitation et en investissement prévus dans le cadre du contrat de gestion déléguée des services d'assainissement liquide et de distribution d'eau et d'électricité des villes de Tanger et Tétouan.  Etape 1 : Demande d'agrément La demande d'agrément provient soit : - Suite à une prospection effectuée par la direction achats. - A l'initiative de la direction technique et d'investissement pour les nouveaux projets. - A l'initiative de la direction Eau / assainissement, et/ou électricité. - A la demande d'un fournisseur qui demande formellement son ENCGT - 38 - souhait d'être agréé par Amendis. Cette demande peut être faite soit par écrit, soit par messagerie ou par téléphone  Etape 2: Prise de contact La direction achat envoie aux fournisseurs à agréer un questionnaire d'évaluation comportant les informations suivantes
  39. 39. Rapport de stage : la gestion des achats - L'historique de la société du fournisseur. - Le domaine d'activité et la spécificité du fournisseur. - Les informations à caractère économique et financier. - Démarche qualité, sécurité et environnement. Les informations recueillies par le questionnaire serviront de support à l'agrément des fournisseurs. (Annexe4) Sur la base du questionnaire, la direction des achats en concertation avec les responsables concernés rempli la "fiche agrément fournisseur". (Annexe5) Cette fiche permet d'évaluer le taux de risque encouru par l'information d'un nouveau fournisseur Le taux de risque est déterminé sur la base d'une appréciation que l'on fait par attribution de points sur : ENCGT  Etape 3 : Agrément des sous-traitants - 39 - - L'ancienneté - Le capital - Le chiffre d'affaire - Portefeuille client
  40. 40. Rapport de stage : la gestion des achats - La sécurité, qualité et environnement La notation peut être égale à 0, 1,2 ou 3 points pour chaque critère selon le positionnement du fournisseur. Le taux de risque est un investissement proportionnel au nombre ENCGT - 40 - total de points obtenus.  Etape 4 : Décision de la commission "Agrément" (Annexe 6 & 7) La commission Agrément est composée de : - Directeur des achats. - Directeur technique et investissement et / ou activité. - Directeur Qualité Sécurité Environnement. - Intervenant directe. Cette commission se réunit au besoin pour examiner les dossiers constitués par la direction des achats. Sur la base de fiche d'agrément renseignée, la commission décide soit de: - Agréer le fournisseur - L'agréer sous réserve de le mettre à l'essai
  41. 41. Rapport de stage : la gestion des achats ENCGT - 41 - - Le rejeter La commission peut mandater la DQSE pour faire un audit du fournisseur pour s'assurer de l'exactitude des informations communiquées dans la fiche d'agrément La direction des achats prend en charge la fiche d'agrément une fois validée par la commission et ce pour informer le fournisseur, par écrit, des résultats de décision de la commission.  Etape 5 : Evaluation des fournisseurs Les fournisseurs agrées par Amendis font l'objet, annuellement d'une évaluation et ce conformément à la procédure : "évaluation des fournisseurs " en vigueur, pour s'assurer de leur aptitude à fournir de manière permanente le produit et / ou service suivant les spécifications d'Amendis. Comme il était déjà signalé au début, le choix des fournisseurs est une décision très importante que l’entreprise doit prendre tôt et apporter beaucoup de soin à ce choix. Ainsi, il est recommandé de prendre suffisamment du temps car ce premier choix pourra éviter dans l'avenir bien des malentendus, des difficultés et même un changement inutile d'affiliation. Il est aussi important de songer à établir une seconde
  42. 42. Rapport de stage : la gestion des achats liste de fournisseurs au cas où la première ne répondrait plus aux attentes de l’entreprise. ENCGT - 42 -
  43. 43. Rapport de stage : la gestion des achats Au cours de ce stage, j’ai eu l’opportunité de découvrir un métier sous toutes ses formes et de comprendre de manière globale les difficultés que les acheteurs pouvaient rencontrer dans l’exercice de leur travail. Comme il a été précisé, l’acheteur est un métier qui a vocation à être l’interface entre les fournisseurs de la société et les utilisateurs internes. C’est l’homme de négociation par excellence. Au cours de ce stage, l’activité principale qui m’a été confiée est le suivi de quelques étapes du processus d’achat à savoir l’enregistrement des demandes d’achat, la détermination du fournisseur, la passation des commandes, sans oublier quelques tâches périphériques notamment l’activité d’archivage des dossiers de la direction d’achats et approvisionnement qui m’a permis d’apprendre différents aspects d’organisation. Cette expérience enrichissante a été l’opportunité pour acquérir beaucoup de compétences notamment le sens de responsabilité, l’esprit d’initiative et d’organisation, l’art de la négociation… Mon stage chez Amendis a été très instructif. Au-delà, de l’activité de chacun des services, j’ai pu apprendre beaucoup de choses sur la vie en société. À cet égard les relations humaines entre les différents employés de la société, indépendamment de l’activité exercée par chacun d’eux, m’a appris sur le comportement à avoir en toute circonstance. Au travers de cette convivialité, j’ai pu comprendre que l’activité d’une société est plus performante dans une atmosphère chaleureuse et bienveillante. ENCGT - 43 -
  44. 44. Rapport de stage : la gestion des achats ENCGT - 44 -

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