2. Objectivo Geral
Identificar e aplicar as regras de funcionamento
do arquivo, de acordo com as técnicas de
tratamento de informação documental.
Objectivos Específicos
• Arquivo – conceitos fundamentais;
• Arquivo como sistema de informação;
• Novas tecnologias em arquivo.
3. Etimologicamente, o vocábulo “arquivo” provém do
grego “archeion” que seria composto de dois
elementos: ARKHAIOS, antigo e EPO, dispor, ter
cuidado, e deu origem em latim “archivum”.
Arquivo, significaria, portanto, a arrumação de
coisas antigas.
4. • Os arquivos, como instituição, tiveram a sua origem na antiga
civilização grega.
• Nos séculos IV e V e a.C. Os atenienses guardavam no Metroon,
templo da mãe dos deuses, os tratados, leis, minutas da assembleia
popular e outros documentos oficias.
• Entre os documentos encontrava-se o discurso que Sócrates
escrevera em sua defesa pessoal, peças de ésquilo, sófocles e
eurípedes, etc.
• Esses documentos foram conservados através dos tempos de tal
forma que ainda hoje se encontram preservados, já não em arquivos,
mas em instituições específicas (museus).
6. Em Portugal os arquivos não foram
designados sempre da mesma forma:
•Monarquia: carteiras ou cartórios - locais onde se guardavam
as cartas, títulos, escritas, bulas pontifícias e outros
documentos de vital importância para o reino, posteriormente
denominados pelo nome de Tombos.
O Arquivo Real Português, fundado por D. Fernando I, ficou
conhecido por Torre do Tombo por ter sido instalado numa
torre nas muralhas do forte onde vivia o referido monarca.
7. O documento é um registo que reproduz ou representa, uma coisa
ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou de
confirmação de um acontecimento, situação ou ocorrência.
A empresa apresenta através de documentos os
factos relativos à sua actividade.
Os documentos constituem a memória da empresa.
Habitualmente o documento é escrito, este pode
também ter outro suporte material além do
papel – registo em disquete, CD, pen,
microfilme, etc.
8. As empresas têm necessidade de recolher
ordenadamente os documentos que contêm registos
de dados e informações de interesse, garantindo a
sua conservação e assegurando as consultas
provenientes dos seus diversos sectores.
Essa recolha, conservação e consulta são
asseguradas pelo ARQUIVO.
9. Representação de um facto ou situação;
Conservação (subsiste posteriormente ao facto que lhe deu
origem).
10. • Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua
forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por
um organismo público ou privado, em função da sua
actividade e conservado para efeitos administrativos;
• Local destinado à conservação e guarda de documentos
devidamente classificados e ordenados;
• Unidade de serviço administrativo especializado cuja missão
consiste em receber, classificar, guardar e emprestar
documentos. Neste sentido o arquivo funciona como a
memória organizada da instituição que serve.
11. Acepções da palavra Arquivo:
- Você vai trabalhar para o “arquivo”
- Coloque aquela pasta no “arquivo”
- Prepare o “arquivo” para a transferência
- Onde está o seu “arquivo”
12. - Ordenação da documentação:
mediante a recolha, registo e
classificação dos documentos;
- Despacho: fornece os
documentos solicitados com rapidez
para os diversos serviços, à medida
que a documentação se vai
desactualizando;
13. - Conservação da documentação: não só mediante a
utilização de equipamento adequado (armários,
ficheiros, etc.), como também, proporcionando
condições ambientais ideais de forma a não se
danificarem os suportes (sob a acção da humidade,
calor e frio, incidência dos raios solares, saturação do
ar e propagação de pragas).
14. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO:
À forma de organização;
À frequência de consulta;
À posição dos documentos;
Às instituições que produzem os
documentos
Ao grau de informatização.
15. QUANTO A FORMA DE ORGANIZAÇÃO
• Centralizados – nas pequenas e médias empresas, o
arquivo encontra-se normalmente centralizado num
único sector, comum aos vários departamentos.
• Descentralizados – Nas grandes empresas, cada
sector/departamento tem um arquivo próprio, havendo
ou não duplicados ou acesso informático da parte da
administração/gestão.
• Mistos - combinação dos dois sistemas.
16. QUANTO Á FREQUENCIA DE CONSULTA
• Activos – são constituídos por documentos recentes
relativos a assuntos em curso;
• Semi-activos – dizem respeito aos documentos com
baixo índice de consulta, ou de consulta periódica.
• Inactivos ou mortos – contêm documentação que por
razões de ordem fiscal, jurídica ou histórica devem
ser conservados, sendo a sua consulta apenas feita em
casos especiais.
17. QUANTO Á POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS
• Horizontais – documentos arquivados horizontalmente,
uns a seguir aos outros, em estantes ou armários com
prateleiras (usam-se para formatos superiores ao A4
ou em arquivos semi-activos/inactivos, uma vez que são
de difícil acesso);
• Verticais – documentos arquivados verticalmente uns
após os outros, fazendo-se a ordenação da esquerda
para a direita e de cima para baixo (usa-se para
dossiers, caixas de cartão, livros, vídeos, etc.);
18. QUANTO Á POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS
• Suspensos - documentação colocada em pastas ou bolsas de papel
kraft, dobrado em forma de fole, suspensas pela parte superior
em classificadores que deslizam numa estrutura metálica. As
pastas podem apresentar visibilidade superior ou lateral, ou
encontrarem-se guardadas em gavetas (arquivos de processos);
• Rotativos - os documentos são presos a um sistema que roda em
torno de um eixo (vertical ou horizontal). Pode ser combinado com
o arquivo suspenso, sendo neste caso normalmente guardado em
armário próprio.
20. QUANTO ÀS INSTITUIÇÕES QUE PRODUZEM OS
DOCUMENTOS
- Arquivos públicos (nacionais, distritais, municipais;
notariais, de ministérios, de escolas, de entidades
administrativas variadas – são indispensáveis para a
protecção da propriedade e outros direitos legais dos
cidadãos)
- Arquivos empresariais
- Arquivos de família ou privados
- Arquivos eclesiásticos
21. QUANTO AO NIVEL INFORMATIZAÇÃO
• Não informatizados ou tradicionais;
• Parcial ou totalmente informatizados.
A informação chega à empresas veiculada de formas muito
variadas: correio normal, e-mail, fax, imagens em vídeo ou
fixas, mensagens áudio, etc.
Há tendência para fazer o arquivo tradicional dos documentos
em papel e arquivo electrónico da mesma documentação. As
empresas devem encontrar a melhor solução para esta
situação.
22. • Interna (criado e aprovado pela
empresa segundo as normas internas
de documentação)
• Externa (não foi criado nem aprovado
pela empresa mas é necessário para o
funcionamento da mesma)
23. • Interna
Actas, processos de clientes,
memorandos, oficio, sistema
de prevenção da empresa
, etc
24. • Externa
Catálogo de fornecedores, a
norma ISO 9001, ofícios,
curriculum vitae, etc
25. As Unidades Arquivísticas são um
conjunto orgânico de documentos,
considerando a estrutura de um
organismo.
27. Processo: Constituído por um conjunto de
tipos documentais referentes a uma qualquer
acção administrativa ou judicial, sujeita a
tramitação própria normalmente regulada.
Ex: Processo judicial
28. Dossiers temáticos – unidade arquivística
constituída por um conjunto de documentos
compilados com o fim de informar uma decisão
pontual.
Normalmente,são pastas constituídas por cópias de artigos
de revistas,partes de livros, reproduções de diários da
república ou por estudos técnicos que não têm
correspondência nem andamento administrativo.
29. Exemplos:
- Dossier de legislação comunitária sobre
ambiente(cópias de artigos do Jornal Oficial das
Comunidades Europeias com recomendações,
resoluções e directivas sobre ambiente);
-Dossier de legislação nacional sobre ambiente
(cópias de artigos do Diário da República sobre
ambiente).
30. Colecção: documentos do mesmo arquivo,
organizada para efeitos de referência ou
conjunto de tipos documentais organizados por
tipologia, assunto ou outra qualquer
característica comum.
Ex: Copiador de correspondência expedida
Documentos de despesa (facturas, balancetes)
31. Existem situações onde a constituição de
colecções é desejável:
Áreas funcionais da contabilidade e pessoal
- Colecções de mapas de assiduidade
- Colecções de mapas estatísticos
32. Série – Unidade arquivística constituída por
um conjunto de documentos simples ou
compostos a que, originalmente, foi dada
uma ordenação sequencial,de acordo com
um sistema de recuperação da informação.
Em princípio, os documentos de cada série
correspondem ao exercício de uma mesma
função ou actividade,dentro de uma mesma
área de actuação.
33. As Séries – resultam da junção/agrupamento
dos processos que são idênticos entre si.
- Quando possuem uma tramitação semelhante;
- Contêm os mesmos tipos de documentos;
- Servem uma mesma actividade e situam-se na
mesma área temática.
34. Ex: Uma instituição de ensino superior atribui
bolsas de estudo a estudantes economicamente
carenciados
Desenvolve acções semelhantes (atribuir bolsas)
Cada bolsa constitui um processo
O conjunto dos processos de bolsa atribuídos constitui
uma série
35. Sub-Série – corresponde a uma parte da série
que se individualiza por razões de
funcionalidade.
Pode corresponder apenas a uma das etapas da
tramitação de um processo, a uma tipologia
documental ou ainda a uma documentação com
exigências de acondicionamento próprias.
Ex: Processos de bolsa atribuídos e transmitidos
36. Fundo – Conjunto orgânico de documentos
,independentemente da sua data, forma e
suporte material, produzidos ou recebidos por
uma pessoa jurídica, singular ou colectiva, ou
por um organismo público ou privado, no
exercício da sua actividade conservados a título
de prova ou informação.
É a mais ampla unidade arquivística.
37. Fundo
Secção
Série
Sub-série
Processo Colecção
38. Fase de Transferência
- Modelo de Organização do Arquivo
- Contentorização dos Documentos
- Inventariação
- Destruição de Documentos
-Transporte e Alojamento
Ex: Transferência de arquivo de sucursais para
empresas “mãe”
39. Fase de Incorporação
Ex: arquivos de serviços extintos e documentação
proveniente de funções extintas em organismos e
serviços da administração central desconcentrada da
respectiva área
40. Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados
em arquivos são:
•Classificação Alfabética
•Classificação Numérica
•Classificação Alfa-numérica
•Classificação Cronológica
•Classificação Geográfica
•Classificação Ideológica
41. Classificação por ordem alfabética
O material é organizado com base no nome da pessoa ou
empresa, cujo documento é registado e depois ordenado
em sequência alfabética.
Ex: lista telefónica.
42. Classificação por ordem alfabética
Vantagens
•Familiaridade com o critério de ordenação (a ordem alfabética é uma
das mais tradicionais;
•Simplicidade no plano de classificação (não são previstas classes
nem subclasses e o único elemento necessário para classificar o
material é o nome das coisas a classificar firma ou nome da pessoa;
•Elasticidade (é sempre possível inserir novos nomes no lugar exacto);
•Possibilidade de encontrar facilmente uma posição;
•Baixo custo (o material pode ser arquivado em aparelhagens
simples).
43. Classificação por ordem alfabética
Desvantagens
•Os critérios de ordenação do material não são inequívocos ( é fácil
surgirem dúvidas, serem cometidos erros, e que aqueles que
classificam efectuam sucessivamente a procura não sigam os mesmos
critérios);
•Se o material for muito a classificação tem de ser feita por pessoas
práticas neste tipo de trabalho;
•Quanto mais o material aumenta, mais frequentes os casos de
homonímia (repetição dos mesmos nomes).
44. Classificação por ordem alfabética
Resumindo: a classificação por nome em ordem alfabética é
aconselhável como único sistema para a ordenação do material
quando:
•Este não é muito;
•As probabilidades de cometer erros de sistematização são limitadas.
45. Regras para classificação por ordem alfabética
Para que a classificação por nome em ordem alfabética
seja eficiente tem que se seguir certas regras:
1 – Os nomes individuais devem ser colocados em
ordem inversa, ou seja, primeiro o último nome, depois os
restantes na ordem em que se apresentam. Quando
houver nomes iguais, prevalece a ordem do pronome.
Ex: Barbosa, Aníbal
Correia, António
Correia, João Carlos
Correia, Paulo
46. Regras para classificação por ordem alfabética
2 – As partículas estrangeiras (D, Da, De, Del, Des, Di, Du,
La, O’, Van, Vanden, Von, etc), se escritas com inicial
maiúscula, são consideradas como parte integrante do
nome.
Ex: Oliveira, Carlos Santos de
Von Johnson, Erick
Von Blun, Eduardo
3 – Os nomes compostos de um substantivo e um
adjectivo, ligados ou não por hífen, não são separados.
Ex: Castelo Branco, Sérgio
Vilas Boas, Heitor
47. Regras para classificação por ordem alfabética
4 – Os nomes como Santo, Santa ou São seguem a
regra anterior, considera-se o apelido inteiro seguindo a
ordem normal.
Ex: Santa Rita, Luís
Santo António, Joaquim
5 – Os nomes que exprimem grau de parentesco,
abreviados ou não, não são considerados na ordenação
alfabética.
Ex: FreitasJúnior, Ary
Ribeiro Neto, Henriques
48. Regras para classificação por ordem alfabética
Os graus de parentesco só serão considerados na
alfabetização quando servirem de elemento de distinção.
Ex: Abreu Filho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
6 – Os títulos honoríficos, pronomes de tratamento e
artigos são colocados entre parênteses depois do nome
e não são considerados na alfabetização.
Ex: Araújo, Paulo (General)
Estado de São Paulo (O)
49. Regras para classificação por ordem alfabética
7- Os nomes espanhóis são registados pelo penúltimo
nome que corresponde ao da família do pai.
Ex: Cervantes Y Savedra, Miguel (de)
Hernandes Xavier, José
8- Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes são
registados na ordem em que se apresentam.
Ex: Al Bem Abib
50. Regras para classificação por ordem alfabética
9 – Os nomes ligados por apóstrofo devem ser ligados
como uma só palavra.
Ex: Sant’Ana, Armindo
Lê-se e arquiva-se Santana
10 – Os nomes das empresas devem ser registados
conforme se apresentam
Ex: Álvaro Costa & Cª
Barbosa Sousa, Ldª
51. Regras para classificação por ordem alfabética
11 – As expressões usadas no comércio , como
Sociedade, Companhia, Empresa, devem ser
consideradas na alfabetização.
Ex: Companhia Brasileira de Alimentos
Editora Abril, Ldª
12 – Os nomes das empresas que usam siglas com ou
sem ponto entre as letras, devem ser alfabetados como se
o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra.
Ex: ANJE
CDU
52. Regras para classificação por ordem alfabética
13 – Quando uma empresa ou instituição for conhecida,
além do seu nome por extenso, também por uma sigla, o
arquivista deverá adoptar pela forma de entrada que
melhor entende.
Ex: C.G.D. ou Caixa Geral de Depósitos
14 – A correspondência recebida de secção divisão ou
departamento de uma empresa deve ser arquivada pelo
nome da empresa e não pelo departamento.
Ex: ANJE – Divisão de Pessoal
53. Regras para classificação por ordem alfabética
15 – As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas
pelo nome da empresa seguindo das regiões em que se
encontram.
Ex: ANA Faro
ANA Lisboa
16 – Os nomes das instituições e órgãos governamentais
são considerados como se apresentam.
Ex: Banco de Portugal
Universidade do Algarve
54. Regras para classificação por ordem alfabética
17 – Os nomes dos órgãos governamentais de países
estrangeiros devem ser precedidos do nome do país.
Ex: Estados Unidos – The Liberty Congress
Inglaterra – Red Cross
18 – Os numerais que fazem parte do nome, quer no
início, quer no fim, devem ser considerados como se
estivessem escritos por extenso.
Ex: Ferragem dois irmãos
Insecticida mata Sete
55. Regras para classificação por ordem alfabética
Quando falamos em arquivo alfabético,
muitas pessoas desconhecem o facto de que
há dois critérios para a ordenação
alfabética (letra por letra ou palavra por
palavra), e que ambos estão correctos.
56. Regras para classificação por ordem numérica
Na classificação por nome em ordem numérica o
principal elemento a considerar para a classificação
é um número e a sua ordenação é feita por ordem
sequencial crescente ou decrescente.
Nesta modalidade, a consulta é indirecta, pois há a
necessidade de se recorrer a um índice auxiliar
alfabético que remeterá ao número sob o qual a
informação foi arquivada.
57. Regras para classificação por ordem numérica
Vantagens
•Permite a classificação de um modo indefinido;
•Ao contrário da alfabética, possibilita a detecção
imediata da falta de um processo;
•Permite um menor nº de arquivamentos errados,
pois torna-se mais fácil ler números do que letras;
•As operações de arquivo são mais rápidas.
58. Regras para classificação por ordem numérica
Desvantagens
Torna-se quase impossível detectar um documento
quando por lapso se lançar um número errado de
processo.
59. Regras para classificação por ordem geográfica
Na classificação por nome em ordem geográfica o material é
organizado em função do local ou proveniência da informação.
Ex: Vários países – nome do país, nome da capital e nome dos
correspondentes. Se houver documentos procedentes de outras
cidades que não a capital, deve-se ordená-los alfabeticamente no
arquivo após a capital.
ARGENTINA
Buenos Aires
Maia Carraro, Alcides
Corrientes
Del Vale, Luís
60. Regras para classificação por ordem geográfica
BRASIL
Brasília
Ministério da Educação
Campinas
Delgado, Carlos
Este método de arquivo é muito utilizado no caso das empresas que
mantêm correspondência com várias filiais ou agências em várias
zonas e ainda para empresas de transporte de cargas e
mercadorias.
61. Regras para classificação por assuntos (Ideológico)
Este é um dos métodos mais perfeitos de arquivo, porém
requer um planeamento prévio além de requisitos como:
•Amplo conhecimento da empresa, bem como dos
documentos que representam as actividade da mesma;
•Análise minuciosa e interpretação da documentação.
62. Regras para classificação por ordem cronológica
O material é ordenado, com base na data de emissão,
fabricação, aquisição, prazo, recepção, etc. de baixo
para cima.
Vantagens
•Uma das mais rápidas e menos dispendiosas;
•Não são previstas intercalações, mas apenas
sobreposições ou acrescentos de material novo.
63. Regras para classificação por ordem cronológica
Para encontrar o material classificado por esta ordem é
preciso saber a data em que foi colocado ou então
percorrer todo o material recolhido. Por isso este sistema
deve ser adoptado quando:
• O material a classificar é limitado;
•Quando é possível conhecer aproximadamente a data da
classificação;
A classificação por ordem cronológica revela-se útil
quando se tem que classificar documentos de carácter
financeiro.
64. Regras para classificação por ordem cronológica
Ex: determinada factura tem de ser paga a 60 dias, este
sistema permitirá inserir a cópia na data de pagamento da
factura e assim controla-se se o pagamento foi efectuado
ou não.
Ex:
a) os meses do ano
b) Quinzenais
c) Séries de 10 dias
d) semanas
Dentro de cada secção o material é ordenado:
alfabeticamente ou numericamente.
65. •Antes de guardar os documentos nas pastas, dossiers e
armários correspondentes, é necessário cumprir algumas
etapas.
66. 1. Inspecção: consiste na verificação de cada
documento no que diz respeito ao seu destino, pois
este pode ser para:
- arquivar;
- solicitar informação;
- verificar a existência de antecedentes ( ser anexado a
outro).
2. Leitura: todos os documentos devem ser lidos
cuidadosamente, para que se analise o seu conteúdo e
se perceba onde vai ser arquivado. (Se já existe pasta ou
se é necessário criar uma).
67. 3. Selecção: seleccionar o material que vai ser arquivado
daquele que já não tem qualquer utilidade para a
empresa ou instituição (cópias, comunicados sem
importância).
4. Marcar a hora e a data de entrada de um documento,
para que não haja dúvidas acerca da chegada desse
documento.
5.Classificar: determinar como será arquivado o
documento, de acordo com o método e a classificação
adoptados pela organização.
68. 6. Ordenação: é a organização dos documentos dentro
das pastas e destas dentro dos arquivos. A escolha da
forma de ordenação depende da natureza dos
documentos.
Resumindo: temos de ter em conta as seguintes fases:
recolha, separação, recepção, registo, análise,
tratamento, registo/descrição, despacho, expedição e
arquivo.
70. Exemplo prático:
Gabinete de Contabilidade – Correspondência recebida na 2ª feira
05/Maio/2011: Carta de um potencial cliente a questionar sobre
preços para serviços de contabilidade, Factura da Edp e Extracto
bancário referente ao mês de Abril.
Recolha (chegada dos documentos à empresa)
Separação (separar os diversos documentos)
Recepção (entrega dos documentos ao responsável)
Registo (registar os documentos na correspondência recebida)
Análise/Tratamento (potencial cliente – estudar a empresa em si;
factura – verificar os consumos; extracto bancário – fazer a
reconciliação bancária)
Registo/descrição – Elaborar carta de responta ao potencial cliente
Despacho - Enviar carta de resposta
Arquivo - Arquivar cópia da carta, factura e extracto bancário
71. A Actualização do arquivo deve ser estipulada pelo responsável do
mesmo de forma a que esteja o mais actualizado possível.
Deve criar-se uma rotina de arquivo que deve ser cumprido, de forma
a evitar a procura e consulta de dados inexistentes.
Deve criar-se um local próprio para colocar todos os documentos que
estão para arquivar.
Por exemplo:
Departamento Recursos Humanos: todas as 6ªfeiras se arquivam os
documentos respeitantes aos trabalhadores, nomeadamente
contratos, justificações de falta, etc, de forma a que os processos dos
colaboradores estejam actualizados.
72. Os documentos de um arquivo não se colocam
directamente em cima da estante ou nos arquivadores,
metendo-se primeiro em unidades de conservação, para
que os documentos fiquem protegidos do pó e luz.
73. O método que se escolher dependerá de factores como:
o tipo de negócio a que a empresa se dedica;
o tipo e o tamanho dos papéis que a secretária
arquiva (correspondência, documentos legais, projectos,
gráficos ou desenhos);
quantidade de material a arquivar ou a frequência
com que se precise do mesmo.
74. Entre os arquivadores e unidades de conservação
convém destacar:
Arquivadores de argolas - apropriados para arquivar a
correspondência, listas, esquemas ou tabelas estatísticas.
Quando não convém furar os documentos, podem utilizar
os modelos mais largos que permitem colocá-los em
bolsas de plástico com os lados perfurados.
75. Caixas - devem-se evitar as metálicas ou as de plástico
porque não permitem a transpiração dos documentos.
São os mais adequados para guardar pequenos
fascículos, documentos informativos, revistas, catálogos,
etc.
Convém estarem sempre cheias para que, ao serem
colocadas na estante, os documentos não fiquem
dobrados.
76. São excelentes para proteger os documentos do pó, luz
ou do manuseamento.
A desvantagem das caixas reside no facto de a consulta
não ser muito cómoda.
77. Pastas de mola e com badanas – são apropriadas para
preparar o material que o chefe deve levar consigo para
uma reunião ou viagem. Utilizam-se para arquivar
documentos informativos que não sejam muito
volumosos.
78. Pastas de pendurar – costumam-se arquivar em armários
ou gavetas com calhas ou em carrinhos especiais para
os mesmos. Utilizam-se para documentos que não sejam
muito volumosos e permitem a ordenação alfabética ou
por assuntos.
Deve-se anotar o assunto do seu
conteúdo nas janelas de plástico
que apresentam na parte lateral superior.
79. Tubos – são adequados para
documentos de tamanho considerável.
Utilizam-se para arquivar mapas e projectos.
Envelopes e bolsas - utilizam-se em menor medida, mas
são de utilidade para fotografias ou diapositivos. Podem
ser de papel normal ou plástico.
80. Ficheiros – há muitos tipos de ficheiros. Há os para
pôr em cima da mesa com gavetas, outros constituem
um móvel transportável munidos de rodas. Usam-se
para arquivar a documentação que é preciso ter à
mão, como as moradas de fornecedores, clientes, etc.
81. Os prazos de conservação dos documentos varia
consoante os sectores de actividade e se são empresas
públicas ou não.
Existem legislações específicas para os diversos
ministérios:
Ex: Direcção Geral Arquivos – Min. da Cultura
Ministério das Finanças, Autarquias,
Ministério da Educação, etc…
82. Quando falamos de empresas a legislação obriga todos a
arquivar a correspondência e telegramas recebidos,
documentos que provem pagamentos e os livros da sua
escrituração mercantil, devendo conservá-los por um
período de dez anos.
O prazo de arquivo e conservação de livros, registos e documentos de
suporte, está previsto no Decreto-Lei nº 102/2008 de 20-06-2008, no seu
artigo 52.
83. Uma vez que todo o sistema de arquivo tem que se
adaptar às variadas condições em que opera a empresa.
Logo qualquer colaborador deve estudar um plano
próprio de arquivo começando por apreciar os seguintes
elementos:
- os tipos de material a arquivar;
- a finalidade com que é efectuado o arquivo;
84. - a quantidade de material a arquivar;
- as aparelhagens disponíveis;
- onde se efectua o arquivo;
- quando deve ser efectuado e de quanto tempo se
dispõe para cada operação;
- as futuras ampliações previstas para o trabalho de
arquivo;
85. Caracteristicas do Plano de Arquivo
1 – facilitar tanto quanto possível os trabalhos que se
seguem à classificação;
2 - permitir realizar o trabalho de arquivo com a máxima
simplicidade e rapidez;
3 – determinar os critérios das categorias e a ordem de
classificação dentro de cada categoria;
86. Caracteristicas do Plano de Arquivo
4 – indicar quais são as categorias em que deve ser
dividido o material;
5 – Ter em conta as exigências futuras e um grau
adequado de flexibilidade.
87. Arquivos de microfilmes – é utilizado nas
empresas com um considerável volume de
documentos ou informação para arquivar.
Como guardar os documentos em papel é caro e exige
grandes espaços, recorreu-se como alternativa à
microfilmagem, técnica que consiste em fotografar o
documento original com uma máquina que contém um
filme de formato reduzido. Uma vez revelado o negativo,
aparece uma cópia de tamanho reduzido. As imagens
reduzidas são armazenadas em rolos de filmes ou em
transparências.
88. Portugal possui legislação específica, que autoriza as
actividades de microfilmagem no país, estabelecendo
que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos
documentos originais, podendo estes serem eliminados
após a microfilmagem.
89. O microfilme cópia destina-se ao manuseio diário.
Enquanto, que o original tem por finalidade garantir a
integridade e preservação das informações, podendo ser
mantido em arquivos de segurança.
A microfilmagem é um processo
frequentemente usado em organismos oficiais,
grandes empresas comerciais ou industriais, bancos,
seguros, (…..).
90. Vantagens:
• RAPIDEZ DE ACESSO À INFORMAÇÃO
É evidente que localizar um documento em microfilme, é
incomparavelmente mais rápido, do que em arquivos convencionais
ou quilométricos corredores com caixas de documentos. É possível
seleccionar um documento entre milhões em apenas alguns
segundos (em alguns casos fracções de segundos), sem ser
necessário sair da
cadeira.
•REDUÇÃO DE ESPAÇO
A típica redução de espaço proporcionada pelo microfilme, é de
98% ou mesmo superior. Toda a documentação de um normal
arquivo de aço com 4 gavetas, poderá estar contida em tão
somente 2 rolos de microfilme, que cabem em uma única mão.
91. Vantagens:
. FÁCIL MANUSEIO DA INFORMAÇÃO
Um dos mais acentuados problemas dos que manuseiam pequenas
ou grandes quantidades de documentos, é a imensa variedade de
formatos, tamanhos e formas desses papéis. O microfilme é um
agente uniformizador. Esta é uma das suas mais expressivas
vantagens. Não importa o tamanho ou padrão original, em
microfilme ele estará dentro de um único formato. Dessa forma, o
manuseamento da informação será muito mais prático.
•BAIXO CUSTO
Os custos totais de implementação do microfilme, variam de
aplicação para aplicação e até mesmo de empresa para empresa.
Falando genericamente, o custo em alguns casos é muito inferior ao
simples custo de armazenamento do papel convencional. Um
indicador seguro de que um processo de arquivo micrográfico é
económico, é o facto de os bancos serem os principais utilizadores.
92. Vantagens:
•SEGURANÇA
Não existe nenhuma outra forma mais prática, económica e segura,
contra sinistros naturais ou provocados, de que o microfilme. São
inúmeros os exemplos de empresas e organismos que salvaram os
seus documentos de desastres, graças ao microfilme.
. INTEGRIDADE DO ARQUIVO
Com a utilização do microfilme fica assegurado o arquivo correcto
de qualquer documento e a função de rearquivar um microfilme, é
simplesmente rebobinar uma bobina. Não existem caixas, caixotes,
pacotes e funcionários exaustos. No microfilme, os documentos
estão sempre na ordem correcta.
93. Vantagens:
. BAIXOS CUSTOS DE MANUTENÇÃO
Considerando o grande aproveitamento de espaço proporcionado
pelo microfilme, resultando de uma grande concentração de
informações, o baixo custo de manutenção é uma consequência
quase imediata.
•FÁCIL E RÁPIDA REPRODUÇÃO
Todo um arquivo de microfilme pode ser fácil, rápida e
economicamente duplicado.
•FÁCIL DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO
Inúmeras empresas em todo o mundo, implementaram o microfilme
pelo baixo custo e facilidade na disseminação da informação.
94. Vantagens:
•AUMENTO DE CAPACIDADE DE MEMÓRIA
Com o microfilme e seus sistemas, a capacidade de memória não
tem limites. Informações que hoje não são localizadas, estarão à
sua disposição em microfilme, em tempos
curtíssimos.
•FACILIDADE DE ACESSO A DOCUMENTAÇÃO "RARA" OU
"ÚNICA"
Documentos históricos, em arquivos de outros países, estão hoje
em Portugal graças ao microfilme.
•MELHORES CONDIÇÕES DE TRABALHO
Os sistemas de microfilmagem proporcionam melhores condições
de trabalhos a quem tem que manusear documentação em todas as
áreas. Consequentemente a empresa ganhará em produtividade e
eficácia.
95. Vantagens:
. DURABILIDADE
O microfilme, é um produto dos mais duráveis, a durabilidade do
microfilme é praticamente ilimitada.
.MINIMIZAÇÃO NOS CUSTOS DE TRANSPORTE
Os custos com fretes e portes pelo correio são minimizados com a
implementação de programas de microfilmagem.
•PRESERVAÇÃO DA NATUREZA
A maioria das empresas gasta muito mais papel e impressos do que
necessitaria consumir.
•INTERLIGAÇÃO COM OUTRO SISTEMA
O microfilme é um dos mais versáteis sistemas de tratamento de
informação.
96. Vantagens:
. INFORMAÇÃO PARA TODOS
Livros e publicações de alto custo, antes disponíveis
apenas para uma faixa de alto poder arquivístico, estão
hoje ao alcance de todos. Foi por isso, que muitas
escolas e universidades implantaram programas
específicos de microfilmagem.
97. Desvantagens:
- necessidade de se contar com um microleitor (para
ampliar);
- a não aceitação de microfilmes de documentos como
prova em procedimentos legais nos quais se exige os
originais;
- sensibilidade do microfilme o que torna imprescindível
a obtenção de microfilmes de segurança.
98. •A Portaria 118/90, de 15 de Fevereiro,
estabelece as condições a que deve obedecer a
microfilmagem de documentos, que tenham
importância fiscal.
99. Arquivo Computadorizado – armazenar a
informação na memória central do computador,
ou arquivar cópias de segurança por meio de
CD.
100. O disco óptico – é um disco que armazena e conserva a
documentação depois de previamente ter feito uma
reprodução directa e total através de um raio laser, que se
usa também para a leitura. Tem uma grande capacidade
de armazenamento.
- Cd’s
- DVDs
101. Vantagens
- Permitem armazenar grandes quantidades de
informação numa pequena porção de espaço (esta
vantagem é ainda mais reforçada no caso dos DVDs)
- A informação gravada tem uma durabilidade superior à
os suportes magnéticos, visto que não é destruída por
interferências electromagnéticas
- Podem ser facilmente transportados para outros
computadores
102. Desvantagens
-O problema da velocidade de leitura dos dados
- O problema de apagar e regravar a informação
Tipos Cds / DVDs Carasteristicas
CD-ROM Apenas Leitura
DVD-ROM
CD-R Permite apenas uma gravação,
DVD-R passando a leitura
CD-RW Regraváveis
DVD-RW
103. O que é a micro - informática?
Conhecido como o microcomputador, ou PC (Personal
Computer).
Máquinas pequenas, capazes de desenvolver os mais
sofisticados trabalhos, e que se aperfeiçoam cada vez
mais.
Qual a utilidade da micro-informática na na
gestão da documentação?
•Redução do espaço;
•Facilidade no acesso aos documentos;
•Maior segurança.