Présentation à propos de l'implantation des systèmes de gestion documentaire. Présentation donnée dans le cadre d'un 6@8 de l'AREDIQ, le 11 octobre 2013.

1. L’implantation d’un
système de gestion
documentaire
Didier Labonté, MSI – 2013-10-11
Dans le cadre d’un 6@8 de l’AREDIQ

2. 2
Objectifs de la présentation
 Discussion concernant la stratégie d'implantation d'un
système de gestion documentaire
 Quoi faire, quoi ne pas faire, quelques exemples…
 Avec une emphase sur le Document management
 Avec une emphase sur la gestion des documents
électroniques

3. 3
Plan de la présentation
 Qu’est-ce qu’un système de gestion documentaire
(SGD)?
 Approches possibles: Document management vs Records
Management
 Pourquoi utiliser une méthodologie d'implantation?
 Méthodologie d'implantation proposée

4. 4
Modélisation d’un SGD
Personnel
Formation
Pratiques
Encadrement[s]
Documents
papier
Courriels
Intranet
Documents électroniques
Site
Internet
Connaissances tacites
Technologies
Architecture documentaire
Systèmes
d’entreprise

5. 5
Approches possibles
 Records management vs Document management…
 Ces deux approches ne sont pas mutuellement exclusives,
mais en fonction du contexte, on doit mettre l’emphase
sur l’une ou l’autre.

6. 6
Approches possibles – Records Mangement
 Document d’archive, enregistrement
 documents créés, reçus et préservés titre de preuve et
d'information par une personne physique ou morale dans
l'exercice de ses obligations légales ou la conduite de son
activité.
 Records management
 Champ de l'organisation et de la gestion en charge d'un
contrôle efficace et systématique de la création, de la
réception, de la conservation, de l'utilisation et du sort final
des documents, y compris des méthodes de fixation et de
préservation de la preuve et de l'information liées la
forme des documents
ISO 15489-1, p.3.

7. 7
Approches possibles – Document management
 Document management
 Fait référence à l’utilisation d’un système de gestion
électronique des documents pour la gestion et le stockage de
documents. Ce système favorise la collaboration en
permettant leur modification.
 Fonctionnalités types
 Extraction / consignation des documents (« Check-in / Checkout »)
 Gestion des versions
 Traçabilité des actions sur les documents (« audit »)
 Gestion granulaire des autorisations d’accès
Source: AIIM, What is Document Management (DMS)?

8. 8
Pourquoi utiliser une méthodologie d’implantation?
 Pour assurer la saine gestion d’un projet de grande ampleur
et nécessitant des investissements importants





Planification et suivi des livrables
Identification des responsabilités
Budgétisation
Gestion des risques
Gestion du changement
 Puisque des efforts importants sont requis pour l’implantation
et la maintenance du système, par tous les acteurs impliqués!
 L’aspect humain du système est le principal facteur de succès
ou d’échec de l’implantation!

9. 9
Méthodologies d’implantation
 Plusieurs méthodologies peuvent être utilisées, il s’agit d’en
choisir une!
 Méthodologie de développement T.I. de votre entreprise
 ISO 15489-2 / Dirks Manual
 Rivard & Talbot, Le développement de systèmes d'information
 Méthodologie simplifiée utilisée dans le cadre de cette
présentation
 Analyse préliminaire
 Conception
 Implantation
 Exploitation

10. 10
Analyse préliminaire
 Objectifs
 Identifier ce qui ne va pas au niveau documentaire
 Présenter un portrait de la situation
 Comment fonctionne la gestion documentaire dans l’entreprise
/ l’unité d’affaires (pratiques, acteurs, où sont les documents,
comment sont-ils organisés?)
 Proposer des solutions (à haut niveau) pour régler les
principaux problèmes identifiés
 Identifier les bénéfices escomptés
 Proposer une planification des prochaines étapes:
échéanciers, livrables, coûts et efforts requis en fonction
des ressources disponibles

11. 11
Analyse préliminaire
 Étapes
 Entrevues avec les gestionnaires et les ressources clés dans
les unités d’affaires
 Examen de différents documents clés
 Validation des constats avec les ressources et les
gestionnaires clés
 Livrables
 Rapport de gestion
 Rapport d’analyse / Diagnostic de la situation
 Charte de projet et planification

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Conception
 Objectifs
 Concevoir des outils et des façons de faire permettant de
résoudre les problèmes identifiés à l’étape précédente
 Étapes
 Conception itérative d’une architecture documentaire
(Schéma de classification, règles de nommage, profil de
métadonnées, matrice de sécurité)
 Conception de délais de conservation, le cas échéant…
 Conception de l’encadrement (guide d’utilisation identifiant
les rôles et responsabilités, la portée de la solution, les
règles d’affaires (d’utilisation), etc.)
 Conception du matériel de formation

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Conception – Schéma de classification
 Principes de développement basés sur ISO 26122 –
Information et documentation, analyse du processus
des « records ».
 Mise en place d’un schéma de classification basé sur
l’analyse des processus/activités de l’unité d’affaires ou de
l’entreprise.
 Découle d’une analyse des Mandats – Fonctions – Sous-fonctions
et activités de l’entreprise.
 Conception itérative du schéma de classification en
relation directe et étroite avec les utilisateurs futurs.

14. 14
Conception – Schéma de classification
 Choses à éviter
 Baser la classification sur une typologie documentaire
 Baser la classification sur l’organigramme
 Ne pas rendre le schéma trop profond (2-3 niveaux à
cette étape)
 Les utilisateurs doivent s’y reconnaître!

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Conception
 Métadonnées
 Elles sont très intéressantes pour le repérage des
documents, mais elles sont un terrible irritant lors du
dépôt de documents dans la solution. Elles doivent donc
être utilisées avec parcimonie!
 Matrice de sécurité
 Elle doit être définie suite à des discussions avec les
gestionnaires concernés. Doit ensuite être validée par eux.
 Elle doit prendre en compte les enjeux de sécurité et de
confidentialités potentiels.

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Conception
 Livrables





Architecture documentaire
Délais de conservation
Encadrement et guide d’utilisation
Matériel de formation
Mise à jour de la planification – déploiement et migration
 Attention !
 Tous les livrables de la phase de conception doivent être
adaptés à l’outil de GED qui sera mis en place

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Implantation
 Objectif
 Mettre en place la solution conçue à l’étape précédente
 Étapes
 Configuration du schéma de classification, du profil de
métadonnées, de la sécurité d’accès, etc.
 Migration des documents / déploiement de la solution
 Formation et accompagnement des utilisateurs
 Gestion du changement
 Rédaction d’un bilan du projet
 Avons-nous fait les bonnes choses?
 Avons-nous fait les choses de la bonne façon?
 Y a-t-il adéquation entre la solution et les besoins exprimés au
départ?

18. 18
Implantation
 Livrables
 Solution de GED fonctionnelle
 Bilan de l’implantation

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Exploitation
 Objectifs
 Soutenir les utilisateurs dans leur utilisation de l’outil
 Assurer la formation des nouveaux utilisateurs
 Assurer l’évolution et identifier les demandes de
changement de la solution

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Références
 ISO 15489-1 – Information et documentation — «Records
management» — Partie 1: Principes directeurs.
 ISO 15489-2 – Information et documentation — «Records
management» — Partie 2: Guide pratique.
 “Dirks” (Design and implementation of recordkeeping systems)
Manual (Résumé).
 ISO 26122 - Information et documentation, analyse du processus des
« records ».
 Rivard & Talbot, 2001. Le développement de systèmes d'information.

21. 21
Matériel supplémentaire
(Pour répondre à deux questions, cela n’a pas été abordé dans la présentation originale)

22. 22
Évaluation de la maturité de l’entreprise
 Les Generally Accepted Recordkeeping Principles
(GARP) développés par l’ARMA permettent de construire
un programme de Records Management dans
l’entreprise.
 Le GARP Maturity Model permet d’évaluer la maturité
de l’entreprise et permet de savoir à quoi s’attaquer en
premier pour réaliser le maximum de bénéfices en
gestion documentaire.