L’implantation d’un
système de gestion
documentaire
Didier Labonté, MSI – 2013-10-11

Dans le cadre d’un 6@8 de l’AREDIQ
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Objectifs de la présentation
 Discussion concernant la stratégie d'implantation d'un
système de gestion documentaire
...
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Plan de la présentation
 Qu’est-ce qu’un système de gestion documentaire
(SGD)?
 Approches possibles: Document manage...
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Modélisation d’un SGD
Personnel

Formation

Pratiques

Encadrement[s]

Documents
papier

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Documents...
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Approches possibles
 Records management vs Document management…
 Ces deux approches ne sont pas mutuellement exclusiv...
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Approches possibles – Records Mangement
 Document d’archive, enregistrement
 documents créés, reçus et préservés titr...
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Approches possibles – Document management
 Document management
 Fait référence à l’utilisation d’un système de gestio...
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Pourquoi utiliser une méthodologie d’implantation?
 Pour assurer la saine gestion d’un projet de grande ampleur
et néc...
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Méthodologies d’implantation
 Plusieurs méthodologies peuvent être utilisées, il s’agit d’en
choisir une!
 Méthodolog...
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Analyse préliminaire
 Objectifs
 Identifier ce qui ne va pas au niveau documentaire
 Présenter un portrait de la si...
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Analyse préliminaire
 Étapes
 Entrevues avec les gestionnaires et les ressources clés dans
les unités d’affaires
 E...
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Conception
 Objectifs
 Concevoir des outils et des façons de faire permettant de
résoudre les problèmes identifiés à...
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Conception – Schéma de classification
 Principes de développement basés sur ISO 26122 –
Information et documentation,...
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Conception – Schéma de classification
 Choses à éviter
 Baser la classification sur une typologie documentaire
 Bas...
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Conception
 Métadonnées
 Elles sont très intéressantes pour le repérage des
documents, mais elles sont un terrible i...
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Conception
 Livrables
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

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Architecture documentaire
Délais de conservation
Encadrement et guide d’utilisation
...
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Implantation
 Objectif
 Mettre en place la solution conçue à l’étape précédente

 Étapes
 Configuration du schéma ...
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Implantation
 Livrables
 Solution de GED fonctionnelle
 Bilan de l’implantation
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Exploitation
 Objectifs
 Soutenir les utilisateurs dans leur utilisation de l’outil
 Assurer la formation des nouve...
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Références
 ISO 15489-1 – Information et documentation — «Records
management» — Partie 1: Principes directeurs.
 ISO...
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Matériel supplémentaire
(Pour répondre à deux questions, cela n’a pas été abordé dans la présentation originale)
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Évaluation de la maturité de l’entreprise
 Les Generally Accepted Recordkeeping Principles
(GARP) développés par l’AR...
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L’implantation d’un système de gestion documentaire

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Présentation à propos de l'implantation des systèmes de gestion documentaire.

Présentation donnée dans le cadre d'un 6@8 de l'AREDIQ, le 11 octobre 2013.

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  • En fait, l’approche idéale est systémique et prend en compte tous les documents produits ou reçus par l’entreprise, peu importe leur support, mais l’emphase est logiquement mise sur les documents électroniques de nos jours…
  • Un SGD suppose une vision systémique de la gestion de l’information sur tout support.Méthodologie simplifiée utilisée dans le cadre de cette présentationAnalyse préliminaireConceptionImplantationExploitation
  • Il ne faut pas sous-estimer l’effort que représentent l’implantation et la maintenance d’un système de GED. Par delà l’aspect informatique (maintenance du serveur, mises à jour logicielles, etc.), un travail considérable de gestion de l’information électronique repose sur les épaules du gestionnaire de l’information. Cette portion du travail ne devrait pas être laissée aux informaticiens, puisqu’ils sont des spécialistes du « contenant », alors que nous sommes des spécialistes du « contenu » et de son organisation.Implanter un système de GED est un travail de longue haleine et aux multiples ramifications. Ne jamais perdre de vue le fait que l’aspect humain, incluant la gestion du changement, est le principal facteur de succès (ou d’échec!) de l’implantation..
  • Durée de la phase d’analyse: toujours moins de 10-15% de la durée totale du projet
  • En ce qui concerne le portrait: les organismes publics et parapublics sont tenus de développer et de mettre à jour un plan de classification et un calendrier de conservation. Ces outils doivent être pris en compte dans l’analyseL’objectif ultime est d’obtenir l’appui de la direction pour régler les problèmes identifiés. Sans l’appui de la direction et de certains « champions organisationnels », mieux vaut ne rien faire, puisque le projet serait très certainement voué à l’échec.
  • Documents clés: mission et mandat de l’unité d’affaires ou de l’entreprise, manuel de procédures et autres encadrements opérationnels et de gestion documentaire
  • Attention! Le plan de classification « archivistique » n’est pasla classification à mettre en place dans un système de Document Management… Il faut minimalement l’adapter, comme nous le verrons plus loin.Prémisse: l’outil de GED à utiliser est connu à ce moment, dans le cadre d’un déploiement corporatifUne étape complète est dédiée à l’identification des exigences archivistiques dans ISO 15489-2. S’y référer au besoin.
  • Lorsqu’utile, ne pas se gêner pour mettre en place des subdivisions uniformes et des subdivisions spécifiques. La prévisibilité de la classification est un de ses critères de qualité.
  • L’organigramme est tout de même un outil précieux dans la conception du schéma de classification, puisqu’il se base sur un découpage hiérarchique des fonctions de l’entreprise
  • L’implantation d’un système de gestion documentaire

    1. 1. L’implantation d’un système de gestion documentaire Didier Labonté, MSI – 2013-10-11 Dans le cadre d’un 6@8 de l’AREDIQ
    2. 2. 2 Objectifs de la présentation  Discussion concernant la stratégie d'implantation d'un système de gestion documentaire  Quoi faire, quoi ne pas faire, quelques exemples…  Avec une emphase sur le Document management  Avec une emphase sur la gestion des documents électroniques
    3. 3. 3 Plan de la présentation  Qu’est-ce qu’un système de gestion documentaire (SGD)?  Approches possibles: Document management vs Records Management  Pourquoi utiliser une méthodologie d'implantation?  Méthodologie d'implantation proposée
    4. 4. 4 Modélisation d’un SGD Personnel Formation Pratiques Encadrement[s] Documents papier Courriels Intranet Documents électroniques Site Internet Connaissances tacites Technologies Architecture documentaire Systèmes d’entreprise
    5. 5. 5 Approches possibles  Records management vs Document management…  Ces deux approches ne sont pas mutuellement exclusives, mais en fonction du contexte, on doit mettre l’emphase sur l’une ou l’autre.
    6. 6. 6 Approches possibles – Records Mangement  Document d’archive, enregistrement  documents créés, reçus et préservés titre de preuve et d'information par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité.  Records management  Champ de l'organisation et de la gestion en charge d'un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l'utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l'information liées la forme des documents ISO 15489-1, p.3.
    7. 7. 7 Approches possibles – Document management  Document management  Fait référence à l’utilisation d’un système de gestion électronique des documents pour la gestion et le stockage de documents. Ce système favorise la collaboration en permettant leur modification.  Fonctionnalités types  Extraction / consignation des documents (« Check-in / Checkout »)  Gestion des versions  Traçabilité des actions sur les documents (« audit »)  Gestion granulaire des autorisations d’accès Source: AIIM, What is Document Management (DMS)?
    8. 8. 8 Pourquoi utiliser une méthodologie d’implantation?  Pour assurer la saine gestion d’un projet de grande ampleur et nécessitant des investissements importants      Planification et suivi des livrables Identification des responsabilités Budgétisation Gestion des risques Gestion du changement  Puisque des efforts importants sont requis pour l’implantation et la maintenance du système, par tous les acteurs impliqués!  L’aspect humain du système est le principal facteur de succès ou d’échec de l’implantation!
    9. 9. 9 Méthodologies d’implantation  Plusieurs méthodologies peuvent être utilisées, il s’agit d’en choisir une!  Méthodologie de développement T.I. de votre entreprise  ISO 15489-2 / Dirks Manual  Rivard & Talbot, Le développement de systèmes d'information  Méthodologie simplifiée utilisée dans le cadre de cette présentation  Analyse préliminaire  Conception  Implantation  Exploitation
    10. 10. 10 Analyse préliminaire  Objectifs  Identifier ce qui ne va pas au niveau documentaire  Présenter un portrait de la situation  Comment fonctionne la gestion documentaire dans l’entreprise / l’unité d’affaires (pratiques, acteurs, où sont les documents, comment sont-ils organisés?)  Proposer des solutions (à haut niveau) pour régler les principaux problèmes identifiés  Identifier les bénéfices escomptés  Proposer une planification des prochaines étapes: échéanciers, livrables, coûts et efforts requis en fonction des ressources disponibles
    11. 11. 11 Analyse préliminaire  Étapes  Entrevues avec les gestionnaires et les ressources clés dans les unités d’affaires  Examen de différents documents clés  Validation des constats avec les ressources et les gestionnaires clés  Livrables  Rapport de gestion  Rapport d’analyse / Diagnostic de la situation  Charte de projet et planification
    12. 12. 12 Conception  Objectifs  Concevoir des outils et des façons de faire permettant de résoudre les problèmes identifiés à l’étape précédente  Étapes  Conception itérative d’une architecture documentaire (Schéma de classification, règles de nommage, profil de métadonnées, matrice de sécurité)  Conception de délais de conservation, le cas échéant…  Conception de l’encadrement (guide d’utilisation identifiant les rôles et responsabilités, la portée de la solution, les règles d’affaires (d’utilisation), etc.)  Conception du matériel de formation
    13. 13. 13 Conception – Schéma de classification  Principes de développement basés sur ISO 26122 – Information et documentation, analyse du processus des « records ».  Mise en place d’un schéma de classification basé sur l’analyse des processus/activités de l’unité d’affaires ou de l’entreprise.  Découle d’une analyse des Mandats – Fonctions – Sous-fonctions et activités de l’entreprise.  Conception itérative du schéma de classification en relation directe et étroite avec les utilisateurs futurs.
    14. 14. 14 Conception – Schéma de classification  Choses à éviter  Baser la classification sur une typologie documentaire  Baser la classification sur l’organigramme  Ne pas rendre le schéma trop profond (2-3 niveaux à cette étape)  Les utilisateurs doivent s’y reconnaître!
    15. 15. 15 Conception  Métadonnées  Elles sont très intéressantes pour le repérage des documents, mais elles sont un terrible irritant lors du dépôt de documents dans la solution. Elles doivent donc être utilisées avec parcimonie!  Matrice de sécurité  Elle doit être définie suite à des discussions avec les gestionnaires concernés. Doit ensuite être validée par eux.  Elle doit prendre en compte les enjeux de sécurité et de confidentialités potentiels.
    16. 16. 16 Conception  Livrables      Architecture documentaire Délais de conservation Encadrement et guide d’utilisation Matériel de formation Mise à jour de la planification – déploiement et migration  Attention !  Tous les livrables de la phase de conception doivent être adaptés à l’outil de GED qui sera mis en place
    17. 17. 17 Implantation  Objectif  Mettre en place la solution conçue à l’étape précédente  Étapes  Configuration du schéma de classification, du profil de métadonnées, de la sécurité d’accès, etc.  Migration des documents / déploiement de la solution  Formation et accompagnement des utilisateurs  Gestion du changement  Rédaction d’un bilan du projet  Avons-nous fait les bonnes choses?  Avons-nous fait les choses de la bonne façon?  Y a-t-il adéquation entre la solution et les besoins exprimés au départ?
    18. 18. 18 Implantation  Livrables  Solution de GED fonctionnelle  Bilan de l’implantation
    19. 19. 19 Exploitation  Objectifs  Soutenir les utilisateurs dans leur utilisation de l’outil  Assurer la formation des nouveaux utilisateurs  Assurer l’évolution et identifier les demandes de changement de la solution
    20. 20. 20 Références  ISO 15489-1 – Information et documentation — «Records management» — Partie 1: Principes directeurs.  ISO 15489-2 – Information et documentation — «Records management» — Partie 2: Guide pratique.  “Dirks” (Design and implementation of recordkeeping systems) Manual (Résumé).  ISO 26122 - Information et documentation, analyse du processus des « records ».  Rivard & Talbot, 2001. Le développement de systèmes d'information.
    21. 21. 21 Matériel supplémentaire (Pour répondre à deux questions, cela n’a pas été abordé dans la présentation originale)
    22. 22. 22 Évaluation de la maturité de l’entreprise  Les Generally Accepted Recordkeeping Principles (GARP) développés par l’ARMA permettent de construire un programme de Records Management dans l’entreprise.  Le GARP Maturity Model permet d’évaluer la maturité de l’entreprise et permet de savoir à quoi s’attaquer en premier pour réaliser le maximum de bénéfices en gestion documentaire.

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