MANAGEMENT DE PROJETAïssatou Diallo CAMARA, MGP Experte en Gestion de projet           SKASS-MP-ADC-12      1
Projet• « Un projet est un processus  complexe pour réaliser un     objectif spécifique avec des contraintes de temps et d...
Critères de succès d’un projetLa réponse aux attentes implicites et explicites du clientLa satisfaction des attentes des...
Objectif du projet• SMARTSpécifiqueMesurableAtteignableRésultats (orienté vers)Temps définis                     SKASS-MP-...
Types de parties prenantes• Parties prenantes primaires        bénéficiaires   directs (cibles)• Parties prenantes seconda...
Grille d’analyse des parties prenantes                    Grille d’analyse des parties prenantesParties prenantes     Obje...
Grille d’analyse de l’environnement                    Grille d’analyse de l’environnementVariables clés   État actuel    ...
Cycle de vie des projets      SKASS-MP-ADC-12      8
OUTILS D’IDENTIFICATION DES PROJETS              SKASS-MP-ADC-12         9
Rappel origine du projetIDENTIFICATION DU BESOIN• Clarification de la demande• Analyse du besoin du client• Formulation du...
Exemple d’arbre à problèmesBalance des              Revenus              Famine              Augmentation des paiements   ...
Exemple d’arbre à objectifsBaisse du déficit             Hausse du                Recul des maladies             Condition...
Structure du cadre logiqueLogique verticale   Identifie ce que le projet compte    faire et les objectifs à atteindre   Dé...
Cadre Logique  Niveau descriptif         Indicateurs              Moyens de                Hypothèses  du projet          ...
LA PLANIFICATION EN GESTION DE PROJET               SKASS-MP-ADC-12      15
La planification de projet• Planification stratégique             POURQUOI ?• Planification structurelle                  ...
La planification structurelleWBS :    (Structure de Fractionnement du Travail-SFT)                                        ...
SUIVI & EVALUATION      SKASS-MP-ADC-12   18
S&E Pourquoi ?A. Programme                              1. ObjectifsB. Projet                                 2. Résultats...
Système de S&E                    INFORMATIONS                                   COLLECTER Objectifs                      ...
Système de S&E: Chaîne Logique QUI ?                          Les Utilisateurs d’information POURQUOI ?                   ...
Les Utilisateurs de l’information                              Clients, Bénéficiaires, Populations cibles.La Communauté ci...
Faiblesses liées à la gestion de l’information                          Des fois les projets sont développés trop hâtivem...
Faiblesses liées à la gestion de l’information                        Les personnes chargées de la collecte des données s...
Le suivi• Le suivi est la collecte et la gestion des données qui  sont liées aux valeurs cibles des indicateurs du  cadre ...
Quatre grandes catégories de suivi•   Le suivi d’exécution : traque les inputs et les coûts du projet par activité à     t...
L’évaluation•   L’évaluation est une « photographie périodique », l’analyse et l’utilisation des    données sur le projet ...
Cycle de vie de projet Vs S&E               LES PHASES (CYCLE DE VIE) DU PROJET  PHASES :ETAPES :DOCUMENTS :     Evaluatio...
Les faiblesses liées à L’étude de base• La collecte excessive de données non spécifiques : ce qui  peut générer de l’infor...
Relations entre Suivi et EvaluationType             Activités        Périodes         Fréquence           Activités       ...
Principales étapes de l’évaluation• Formuler  des  TDR  (Essentiel  de  rédiger  des  Termes  de   Référence  clairs  (TDR...
MERCI DE VOTRE ATTENTION         SKASS-MP-ADC-12   32
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  1. 1. MANAGEMENT DE PROJETAïssatou Diallo CAMARA, MGP Experte en Gestion de projet SKASS-MP-ADC-12 1
  2. 2. Projet• « Un projet est un processus  complexe pour réaliser un  objectif spécifique avec des contraintes de temps et de budget.   Un projet est, par nature toujours unique »« Un projet est une action temporaire entreprise pour créer  un produit ou un service unique. » PMBOK (PMI)                          SKASS-MP-ADC-12 2
  3. 3. Critères de succès d’un projetLa réponse aux attentes implicites et explicites du clientLa satisfaction des attentes des principales parties prenantesLa satisfaction des critères de délai, coût et qualité L’utilisation efficace et efficiente des ressourcesL’adéquation des livrables aux spécifications du projetLa favorisation de l’apprentissage de l’organisation SKASS-MP-ADC-12 3
  4. 4. Objectif du projet• SMARTSpécifiqueMesurableAtteignableRésultats (orienté vers)Temps définis SKASS-MP-ADC-12 4
  5. 5. Types de parties prenantes• Parties prenantes primaires        bénéficiaires  directs (cibles)• Parties prenantes secondaires        bénéficiaires indirects• Parties prenantes clés              Ex: bailleurs de  fonds SKASS-MP-ADC-12 5
  6. 6. Grille d’analyse des parties prenantes Grille d’analyse des parties prenantesParties prenantes Objectifs, Pouvoir Actions Stratégie duimportantes attentes et (forces, possibles de gestionnaire intérêts faiblesses) la partie de projet prenantePrincipalesconstatations6 SKASS-MP-ADC-12
  7. 7. Grille d’analyse de l’environnement Grille d’analyse de l’environnementVariables clés État actuel État prévu Impact positif ou négatifPrincipales constatations 7 SKASS-MP-ADC-12
  8. 8. Cycle de vie des projets SKASS-MP-ADC-12 8
  9. 9. OUTILS D’IDENTIFICATION DES PROJETS SKASS-MP-ADC-12 9
  10. 10. Rappel origine du projetIDENTIFICATION DU BESOIN• Clarification de la demande• Analyse du besoin du client• Formulation du besoin• Évaluation du besoinIDENTIFICATION DU CONCEPT• Identification des options• Évaluation des options• Choix du conceptIDENTIFICATION DU PROJET• Formulation du projet• Analyse des risques• Stratégies de réalisation Proposition de projet SKASS-MP-ADC-12 10
  11. 11. Exemple d’arbre à problèmesBalance des Revenus Famine Augmentation des paiements maigres des importations en riz déficitaire agriculteurs Insuffisance de la production locale de riz Promotion de l’arachide au Terres Méthodes de détriment du riz cultivables non production aménagées artisanales 11 SKASS-MP-ADC-12
  12. 12. Exemple d’arbre à objectifsBaisse du déficit Hausse du Recul des maladies Conditions de santé de la Balance revenu des liées à la meilleures pour les des paiements agriculteurs malnutrition populations Autosuffisance alimentaire Modernisation des Aménagement des pratiques culturales Promotion de la culture du riz terres cultivables 12 SKASS-MP-ADC-12
  13. 13. Structure du cadre logiqueLogique verticale Identifie ce que le projet compte  faire et les objectifs à atteindre Décrit les relations moyens – fins Définit les hypothèses importantes  et les risquesLogique horizontale Spécifie les indicateurs pour  mesurer le progrès Identifie les sources/moyens  nécessaires pour vérifier  l’indicateur SKASS-MP-ADC-12 13
  14. 14. Cadre Logique Niveau descriptif Indicateurs Moyens de Hypothèses du projet objectivement vérification critiques vérifiables Objectif global Ces indicateurs  Les éléments  Facteurs extérieurs au  Il s’agit de l’objectif  devraient , dans la  (résultats d’une  projet sur lesquels le  global auquel le projet  mesure du possible,  enquête, rapports,  chef de projet n’a  est censé contribuer être quantifiables et,  photos, etc.)  aucun contrôle  bien entendu,  fournissant les  vérifiables.  données nécessaires  pour comparer les  résultats aux  indicateurs de  réussite (IOV).  Objectif(s) spécifique(s) Il s’agit de ce que le  projet est censé 14réaliser SKASS-MP-ADC-12
  15. 15. LA PLANIFICATION EN GESTION DE PROJET SKASS-MP-ADC-12 15
  16. 16. La planification de projet• Planification stratégique             POURQUOI ?• Planification structurelle                        QUOI ?                 • La planification organisationnelle           QUI ?• Planification opérationnelle              QUAND ? SKASS-MP-ADC-12 16
  17. 17. La planification structurelleWBS : (Structure de Fractionnement du Travail-SFT) Projet de lutte contre la pauvreté 1. 2. 3. Infrastructures AGRComposantes de base Renforcement des capacités 1.1 2.1. Activités 3.1. Système M 1.1.1 Tâches 1.1.2 1.1.3 2.2 3.8 1.2 SKASS-MP-ADC-12 17
  18. 18. SUIVI & EVALUATION SKASS-MP-ADC-12 18
  19. 19. S&E Pourquoi ?A. Programme 1. ObjectifsB. Projet 2. Résultats 3. ActivitésC. Organisation• Répartis dans le temps• Relations de causes à effets• Facteurs extérieurs et hypothèses Efficience Efficacité Impact SKASS-MP-ADC-12 19
  20. 20. Système de S&E INFORMATIONS COLLECTER Objectifs GERER Résultats Activités ANALYSER Ressources UTILISERAMELIORERCORRIGER MESURER Système d’information de S&EEFFICIENCE EFFICACITE PERFORMANCE IMPACT 20 SKASS-MP-ADC-12
  21. 21. Système de S&E: Chaîne Logique QUI ? Les Utilisateurs d’information POURQUOI ? Dans quels buts ? QUOI ? L’information spécifique QUAND ? Le chronogramme OU ? Les sources de données COMMENT ? La collecte et l’analyse SKASS-MP-ADC-12 21
  22. 22. Les Utilisateurs de l’information Clients, Bénéficiaires, Populations cibles.La Communauté cible Membres individuels de communauté, Familles, Groupes, ou Villages entiers, DirigeantsLes Organisations OCBs, ONGs locales, OPs, Associations de Jeunes, de Femmes, d’autres organisationsLocales intervenant dans la communauté Les responsables politiques, planificateurs locaux,Le Gouvernement les fonctionnaires de la zone, les services déconcentrés des ministèresLe Staff du Projet Les Chefs de projet et les équipes de ProjetLes Bailleurs de fonds Les différents bailleurs qui ont cofinancé le projetAutres utilisateurs Universitaires, les Chercheurs, conseillers techniques des ministères, les médias,potentiels journalistes SKASS-MP-ADC-12 22
  23. 23. Faiblesses liées à la gestion de l’information  Des fois les projets sont développés trop hâtivement pour capter des fonds disponibles,Pauvre conception du  Les bailleurs eux-mêmes sont des fois relativement peuprojet outillés en S&E, considérant le S&E seulement comme un outil pour la « redevabilité» et les bilans et non comme un instrument de pilotage des projets.Ressources Humaines  Le personnel peu qualifié pour des tâches liées à gestion deinadéquates l’information, Des staffs de projet cultivant des appréhensions vis-à-vis de la difficulté à faire du S&E, Tendance organisationnelle à n’alimenter et analyser les données que pour le cadre résultat. la nature réelle desLes Biais quantitatifs activités. Sur dépendance et sur confiance par rapport aux données quantitatives SKASS-MP-ADC-12 23
  24. 24. Faiblesses liées à la gestion de l’information  Les personnes chargées de la collecte des données sont fréquemment averties à prendre ce rôle comme une tâche additionnelle,Faible priorité pour  Beaucoup de personnes ne maîtrisent pas les mécanismes quides systèmes montrent l’importance de la collecte de l’information dans ledinformation cadre de leurs propres activités,  Ce problème est plus grave quand les membres du personnel ne participent ni à la planification de la collecte de l’information ni à l’analyse des données recueillies.  Léchec du personnel de projet d’assurer un feedback effectif sur l’information, entretient un désengagement des acteurs et une mauvaise perception de l’importance des activités menées.Pauvre Feed Back Léchec d’assurer un feedback effectif aux différents niveaux de collecte des données convainc que l’exercice de collecte des données était un gaspillage de temps, et entraîne une répugnance vers toute répétition des ces activités. SKASS-MP-ADC-12 24
  25. 25. Le suivi• Le suivi est la collecte et la gestion des données qui sont liées aux valeurs cibles des indicateurs du cadre logique ou du cadre résultat et des données sur l’exécution des activités• Les données de suivi sont collectées de façon continue durant la phase de mise en oeuvre du projet• Il y a quatre grandes catégories de suivi SKASS-MP-ADC-12 25
  26. 26. Quatre grandes catégories de suivi• Le suivi d’exécution : traque les inputs et les coûts du projet par activité à  travers des catégories de dépenses prédéfinies, la distribution des  «délivrables» des activités et interventions du projet, s’intéresse à la  durabilité, au développement institutionnel et au renforcement des  capacités inhérents au projet et à ses partenaires directs• Le suivi du contexte: suivi des aspects institutionnels et politiques qui  peuvent affecter la capacité de mise en œuvre du projet ou la capacité  des populations cibles de répondre au projet.• Le suivi des résultats: suivi des effets et des impacts • Le suivi des objectifs: processus de suivi des objectifs et stratégies du  projet pour un ajustement systématique aux changements dans les  besoins des groupes cibles SKASS-MP-ADC-12 26
  27. 27. L’évaluation• L’évaluation est une « photographie périodique », l’analyse et l’utilisation des données sur le projet à des étapes précises. Les étapes essentielles de l’évaluation dans le cycle de vie du projet sont : – L’étude de la situation de référence : C’est une mesure de la valeur d’un certain nombre d’indicateurs sur les populations cibles après le démarrage du projet mais avant la réalisation des activités. – La revue annuelle : C’est la mesure interne de la performance et des progrès dans la mise en œuvre du projet sur une année d’exécution. Généralement cette revue comporte un volet de la mesure des effets du projet (réponses des populations cibles par rapport aux outputs et interventions du projet) et des stratégies utilisées. – L’évaluation à mi-parcours : C’est une évaluation généralement externe (de ce fait objective) du projet qui mesure la performance, la capacité organisationnelle. Cette évaluation doit faire un ensemble de recommandations pour améliorer la mise en œuvre dans la période restante du projet. – L’évaluation finale : C’est une évaluation interne ou externe des effets et impacts générés par le projet et elle englobe l’évaluation de l’efficience et de l’efficacité du projet. Elle est généralement menée juste avant ou juste après la fin du projet. – L’évaluation Ex-post : C’est une évaluation externe profonde de l’impact du projet sur les groupes cibles. Généralement elle est menée cinq ans ou plus après la fin du projet. Elle est rarement menée du fait du manque de ressources de la part des bailleurs pour cette activité. SKASS-MP-ADC-12 27
  28. 28. Cycle de vie de projet Vs S&E LES PHASES (CYCLE DE VIE) DU PROJET PHASES :ETAPES :DOCUMENTS : Evaluation ex-ante Evaluation ex-post Suivi - Evaluation  Evaluation fin de projet SKASS-MP-ADC-12 28
  29. 29. Les faiblesses liées à L’étude de base• La collecte excessive de données non spécifiques : ce qui peut générer de l’information trop abondante pour être analysée et utilisée,• La collecte des données sur les populations cibles sans les associer dans la planification et la mise en œuvre des enquêtes : cela arrive souvent lorsque l’approche est basée sur les enquêtes trop quantitatives et complexes,• La collecte des données à une période particulière donnée : si la période à laquelle l’enquête de base est menée est particulière dans l’année (saison donnée), les enquêtes des évaluations futures doivent être menées dans cette même période,• Les erreurs d’échantillonnage : les unités d’observations peuvent biaiser l’information si leur tirage est entaché d’effet de sélection. Par exemple tirer un échantillon composé uniquement de producteurs qui possèdent des terres ou qui savent lire. SKASS-MP-ADC-12 29
  30. 30. Relations entre Suivi et EvaluationType Activités Périodes Fréquence Activités Périodes Fréquenced’informations de Suivi d’EvaluationIMPACT Suivi Durant la mise Deux ans après Étude de base 5 ans après la fin Une seule fois d’impact sur en œuvre la mise en œuvre Év. finale du projet les Év. Ex-Post populations ciblesEFFETS Suivi des Durant la mise Annuelle à partir Revue annuelle Mise en œuvre Annuelle à partir effets en œuvre de la deuxième EMP Fin du projet de la deuxième année année Év. finaleHYPOTHESES Suivi des Durant la mise Annuelle à partir Revue annuelle Mise en œuvre Annuelle à partiret RISQUES hypothèses en œuvre de la première EMP Fin du projet de la première et risques année annéeOUTPUTS Suivi des Durant la mise Mensuelle à Revue annuelle Mise en œuvre Annuelle à partir réalisations en œuvre partir de la EMP Fin du projet de la première physiques première année année Év. finaleACTIVITES Suivi des Durant la mise Mensuelle à Revue annuelle Mise en œuvre Annuelle à partir réalisations en œuvre partir de la EMP Fin du projet de la première physiques et première année année Év. finale financièresINPUTS Suivi Durant la mise Mensuelle à Revue annuelle Mise en œuvre Annuelle à partir financier en œuvre partir de la EMP Fin du projet de la première première année année Év. finale SKASS-MP-ADC-12 30
  31. 31. Principales étapes de l’évaluation• Formuler  des  TDR  (Essentiel  de  rédiger  des  Termes  de  Référence  clairs  (TDR)  avant  d’entreprendre  une  évaluation;  Doivent  spécifier  à  quelles  questions  l’évaluation  est  supposée  répondre,  et  quels  types  de  résultats  sont  attendus  ;  varieront  dans  le  détail  et  en  flexibilité en fonction du type et de l’objet de l’évaluation)• Concevoir l’évaluation• Préparer  le  matériel  de  départ,  former  une  équipe,  s’accorder sur les objectifs, les questions et les méthodes,  etc.• Collecter l’information• Analyser l’information.• Préparer le rapport et les autres supports d’information.• Finaliser et diffuser le rapport. SKASS-MP-ADC-12 31
  32. 32. MERCI DE VOTRE ATTENTION SKASS-MP-ADC-12 32

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