Wie Ihre Geburtstagsparty gelingt

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14 Gratis-Tipps, wie die Geburtstagsparty gelingt

Hochzeit – Geburtstag – Firmenevent – Vereinsanlass – Jubiläum etc
Der vielseitige Alleinunterhalter für Live-Auftritte in der ganzen Schweiz

Nicht für jedes Fest braucht es gleich den Event-Profi. Doch
nichts spricht gegen den einen oder andern Gratis-Tip. Warum
nicht vom Know-how gestandener Partymacher profitieren?
Als Alleinunterhalter CoolCat verfüge ich über die Erfahrung
aus rund 1000 kleinen und grossen Anlässen. Mit unzähligen
Hochzeitspaaren und Geburtstagskindern, aber auch
mit professionellen Eventagenturen durfte ich bislang
zusammenarbeiten.
Dabei lernt man die Mechanismen eines Events kennen. Erlebt,
was eine Party zum unvergesslichen Erlebnis werden lässt und
welche Fallstricke bei der Planung drohen.
In 14 Punkten gebe ich hier meine Erfahrungen als
Alleinunterhalter weiter. Wie Sie eine gelungene
Geburtstagsfeier organisieren, die wunderschöne Erinnerungen
schreibt.

1. Auf welche Weise möchten Sie Ihren Geburtstag feiern?
Die Mutter aller Fragen: Wie stellen Sie sich Ihr Fest vor? Welche Art von Party liegt Ihnen? Wie
wäre es Ihnen wohl? Wie möchten Sie Ihr Fest erleben? Was ist Ihnen wichtig?
Möchten Sie im kleinen Kreis gemütlich essen gehen? Oder steht Ihnen der Sinn nach der
grossen Sause? Nach der ausgelassenen Motto-Party in einer passenden Lokalität?
Nach der irren Fête im Sinne der amerikanischen Film-Komödie “Der Partyschreck” (da wär ich
aber gern dabei…)?
Wünschen Sie musikalische Unterhaltung wie einen Alleinunterhalter oder sonstige Showacts?
Möchten Sie eine Tanzparty organisieren?
Es gibt dutzende Möglichkeiten, ein gelungenes Fest zu organisieren. Verschaffen Sie sich als
erstes Klarheit über die Art Ihres Anlasses. Werden Sie sich bewusst, wie Sie Ihre Party gestalten
möchten.

2. Werden Sie sich Ihrer Möglichkeiten bewusst
Und zwar: Organisatorisch, zeitlich, finanziell.
Eine Feier mit 200 Gästen, Pauken und Trompeten und dem 20köpfigen bekannten
Unterhaltungsorchester in einem angemieteten Schloss ist aufwendig in der Planung.
Und bedingt den grösseren zeitlichen Vorlauf als das Familienfest im kleinen Kreis in der Waldhütte.
Und wahrscheinlich um ein vielfaches teurer…
Möchten Sie sich mit Organisation und Durchführung selber befassen? Oder wollen Sie einen Profi,
etwa eine Eventfirma, beiziehen?
Mit welchem Budget statten Sie Ihr Fest aus? Welches sind Ihre Wünsche und welches Ihre
finanziellen Möglichkeiten? Wie korrespondieren beide Faktoren miteinander?
Beantworten Sie diese Fragen und legen Sie fest, wieviel Sie für Ihre Party ausgeben wollen.

3. Starten Sie die Planung frühzeitig
Die Art, wie Sie Ihr Fest feiern möchten, hat Auswirkungen
auf den Zeitplan der Vorbereitungen. Je grösser oder
spezieller das Fest, um so eher sollten Sie die Organisation
beginnen.
Nicht jede Art von Fest bedingt die selbe Vorlaufszeit.
Starten Sie Ihre Planung mindestens ein halbes Jahr im
voraus.
Je eher, desto besser.
Die „Traumhochzeit“ sollte wenigstens ein Jahr im voraus
angegangen werden. Die Familienfeier in der Waldhütte
schaffen Sie wahrscheinlich schneller…
Wie auch immer: Starten Sie Ihre Vorbereitungen
frühzeitig.
Alleinunterhalter CoolCat an einer Geburtstagsparty in Uhlwiesen ZH

4. Legen Sie das Datum fest
Wann soll das Fest stattfinden? Legen Sie ein Datum fest und verhindern Sie
Terminkollisionen.
Immer gut: Freitag oder Samstag abend. Oder der Abend vor einem Feiertag. Oder der
Sonntag nachmittag – wenn es eher gemütlich zugehen darf.
Klären Sie ab: Planen Kollegen ein ähnliches Fest oder findet an Ihrem Wunschtag das grosse
Dorf- oder Turnfest statt?
Wie steht es mit dem Essen oder der musikalischen Unterhaltung?
Gute Dienstleister sind oft Monate im voraus gebucht.
Wünschen Sie sich also einen bestimmten Caterer oder die Partyband, den DJ oder
Alleinunterhalter ihrer Wahl: Fragen Sie jetzt nach deren Verfügbarkeit!

5. Erstellen Sie eine To-Do-
Liste
Erstellen Sie eine Checkliste.
Notieren Sie alles, was
erledigt werden muss.
Und versehen Sie jede
Aufgabe mit einem Termin,
bis wann diese abgearbeitet
werden soll.
Und: Halten Sie sich daran!
Alleinunterhalter CoolCat an einer Geburtstagsparty in Wettingen AG

6. Wen wollen Sie einladen?
Wen möchten Sie an Ihrem Fest dabeihaben? Wieviele Gäste möchten Sie einladen?
Welche Gästezahl lässt Ihr Budget zu?
Erstellen Sie eine Gästeliste.
Stellen sich dazu unter anderem folgende Fragen:
Welches wäre eine gute Zusammensetzung der Gäste?
Wer passt zusammen, welche Typen von Personen sollen eingeladen werden?
Wer bringt Stimmung, wer ist eher ruhig?
Gibt es Konfliktpotential? Hier geht es darum, einen guten Mittelweg zu finden.
Ihre Gäste. Ein gutes Fest lebt zu einem grossen Teil von seinen Gästen.

7. Die Vorankündigung – das “Save-the-date”-
Kärtchen
Insbesondere bei Anlässen mit langer
Vorlaufzeit ist es praktisch: Das Kärtchen an Ihre
Gäste, mit welchem Sie das Datum Ihrer Party
mitteilen und darum bitten, sich den Termin zu
reservieren.
Dies wird noch vor der detaillierten Einladung
versandt und trägt keine weiteren
Informationen als die Bitte um Termin-
Reservation.
So gehen Sie sicher, dass Ihre Gäste den Termin
schon mal frei halten können.
Ihnen bleibt Zeit für die weitere Organisation,
wie etwa der Wahl der Location.
Alleinunterhalter CoolCat an einer Geburtstagsparty in Wettingen AG

8. Wo findet die Party statt?
Wo soll das Fest stattfinden? Suchen und buchen Sie die geeignete Location, die ihrem Platzbedürfnis gerecht wird
und über die gewünschte Ambiance verfügt.
Spätestens jetzt sollten Sie sich über den gewünschten festlichen Rahmen im klaren sein. Damit der Ort des
Anlasses Ihren Ansprüchen und Wünschen gerecht wird.
Gibt’s genügend Platz für die Musik, den Alleinunterhalter und zum Tanzen? Hat es Platz für die allenfalls benötigte
Kinderecke? Wird die Garderobe dem Ansturm gerecht – im Winter brauchts mehr Platz für die vielen Jacken…
Achten Sie auf die geeignete Grösse. Nicht zu gross, nicht zu klein.
Im Zweifelsfall sollte der Raum eher etwas zu knapp bemessen sein denn viel zu gross. In einem (viel) zu grossen
Raum könnte sich die Gesellschaft etwas verloren vorkommen.

Weitere Punkte, die Sie beachten sollten:
Liegt der Ort zentral oder bedeutet er für die Gäste einen längeren Anfahrtsweg? Können Sie abschätzen, ob sie
diesen auf sich nehmen?
Falls Sie in einer Waldhütte planen oder ein open air Fest veranstalten möchten:
Gibt es genügend Parkplätze oder müssen Sie einen Shuttle-Service organisieren?
Welches ist die nächste Stromquelle? Gibt es spezielle Sicherheitsvorkehrungen zu beachten?
Hat es genügend Toiletten oder müssen Sie zusätzliche Mobil-WCs stellen?
Existieren für die Räumlichkeit behördliche Auflagen wie etwa zeitliche Restriktionen (Festende)?
Sind Nachbarn betroffen, die sich an der Musik oder dem Festrummel stören könnten? Bedenken Sie:
Anwohner, die sich gestört fühlen, könnten dem Fest ein schnelles Ende bereiten. Ein einzelnes Telefon an die
Polizei reicht…

9. Die Eckpunkte Ihrer Einladung
Ist die Location gebucht, sollten Sie sich
über diese Eckpunkte der Party im Klaren
werden:
Wann startet die Feier? Auf welche Uhrzeit
möchten Sie die Gäste einladen?
Gibt es eine Einlaufzeit oder möchten Sie
Punkt-x-Uhr starten?
Beginnen Sie mit einem Apéro?
Wann wird gegessen?
Koordinieren Sie die Planung mit ihren
Dienstleistern: Caterer, Alleinunterhalter
oder Partyband etc.

10. Die Einladung
Jetzt versenden Sie die Einladungen. Und zwar alle gemeinsam. Bekommt jemand die Einladung später, ist
Konflikt vorprogrammiert. Vermeiden Sie dieses Fettnäpfchen.
Gut, wenn jetzt noch zwei Monate bis zum Festtermin bleiben. Erwähnen Sie in der Einladung, bis wann Sie
die Zu- oder Absage wünschen.
Reisen Gäste von fern an, für welche eine Übernachtungsmöglichkeit organisiert werden müsste? Schreiben
Sie dies in die Einladung.

11. “Food & Beverage” – Speisen und Getränke
Essen und Trinken stehen natürlich im Mittelpunkt jedes Festes.
Was möchten Sie gerne anbieten? Was sagt ihr Budget?
Was passt zum Stil ihres Festes?
Das gediegene Gala-Dinner vom angesagten Catering-Unternehmen? Oder doch eher selber zubereiten? Spaghetti-
Plausch? Grill und Salatbuffet? Fondue Chinoise oder Raclette?
Können Sie Hilfe von Freunden oder der Familie beiziehen? Oder möchten Sie „Ihren Abend“ kochend, servierend,
abwaschend und aufräumend verbringen?
Sprechen Sie mit zwei, drei Catering-Unternehmen, dem Metzger in Ihrer Region. Lassen Sie sich beraten, holen sie
Offerten ein. Die Profis schneidern Ihnen ein Angebot auf Ihr Budget zu!
Woher beziehen Sie die Getränke? Holen Sie selber ab oder lassen Sie den Caterer liefern? Fragen Sie beim lokalen
Getränkehändler oder der Brauerei Ihrer Region nach.
Von der Zapfanlage über Festbänke bis hin zu Bechern verleihen diese oft viel nützliches Material!

12. Die Unterhaltung
Bereits unter Punkt 1 haben Sie sich Gedanken über die Art Ihres Festes gemacht. Und den Künstler Ihrer Wahl sicher
bereits gebucht, falls Sie genaue Vorstellungen haben.
Wenn nicht, ist es jetzt Zeit, die Unterhaltung zu planen.
Möglichkeiten gibt es viele. Anbieter ebenso: Zauberer, Clowns, Musiker, Komiker. Partybands, DJs, Alleinunterhalter.
Profis und Hobby-Künstler.
Entscheiden Sie, welche Art Unterhaltung Ihnen liegt.
Und legen Sie den Betrag fest, den Sie investieren möchten.
Musik als zentrales und verbindendes Unterhaltungselement ist naheliegend. Die musikalische Umrahmung eines
Anlasses ist ein kleines, jedoch wesentliches Detail. Die passende Art von Musik ist ein entscheidender
Stimmungsfaktor.

Die „richtige“ Musik ist für jeden Anlass, ob Hochzeit, Geburtstagsparty oder Firmenevent, Gold wert. Sie kann
entscheiden über Erfolg oder Misserfolg eines Events.
Holen Sie Offerten ein, klären Sie Platzbedarf und sonstige Bedürfnisse der Künstler. Regeln Sie die Abmachungen
schriftlich.
In einem meiner früheren Blog-Beiträge habe ich einige Infos über die Wahl der Musik festgehalten:
http://alleinunterhalter-coolcat.ch/8-gruende-warum-der-gute-alleinunterhalter-ihren-anlass-bereichert/

13. Die Dekoration
Organisieren Sie eine Mottoparty, ist die entsprechende Dekoration natürlich Pflicht. Ansonsten ist in einer
geeigneten Location mit der stimmigen Ambiance in der Regel kein grosser Dekoaufwand nötig.
Unumgänglich ist indes die richtige Beleuchtung. Neonröhren verderben die Partystimmung. Bereits ein
bisschen dimmen hilft. Oder schrauben Sie die eine oder andere Röhre raus. Reduzieren Sie die Beleuchtung
auf ein wenig Grundlicht und schaffen Sie eine gemütliche Ambiance mit Kerzen auf den Tischen.
Oder fragen Sie Ihren Musiker: In der Regeln bringen Profis stromsparende LED-Scheinwerfer mit und packen
auf Anfrage sicher den einen oder anderen dazu, wenn Sie den Raum entsprechend ausleuchten möchten.
Ebenfalls wirkungsvoll und günstig: Die guten alten Luftballons und ein paar Rollen Papierschlangen.

14. Die Stimmung
Welche Stimmung dürfen Sie an Ihrem Fest erwarten?
Haben Sie all die vorgängig beschriebenen Punkte beachtet, ist die Grundlage für eine gelungene Party gelegt.
Was es nun noch braucht: Ein wenig aktive Beteiligung ihrer Gäste.
Entscheidend ist – wie unter Punkt 6 beschrieben – die Zusammensetzung der Gästeliste. Es braucht den einen
oder anderen extrovertierten Gast, den „Eisbrecher“. Das Pärchen, welches sich als erstes zu tanzen getraut…
Haben Sie sich darüber hinaus für die passende Musik entschieden, steht einer unvergesslichen Feier und vielen
schönen Erinnerungen nichts mehr im Weg!
Auch ohne den angemalten Elephanten wie im eingangs erwähnten Film “Der Partyschreck”…
Viel Spass!

CoolCat ist Ihr fetziger und vielseitiger Alleinunterhalter der ersten Wahl!
Beste Live-Musik, gewinnendes Auftreten
und eine gekonnt-witzige Moderation
sorgen für fröhliche Partystimmung.
Ich schöpfe aus einem breit gefächerten
Repertoire aus populären Hits für gute
Laune und aufgestellte Gäste jeden Alters.

CoolCat spielt die beliebtesten
KultHits und Partysongs!
Von Elvis über Polo Hofer zu Gölä,
den Blues Brothers, Status Quo,
Andreas Gabalier, AC/DC, CCR,
Johnny Cash, Eric Clapton,
Bob Marley…
…und viele mehr!!!

Profitieren Sie von meiner Erfahrung als Alleinunterhalter
an hunderten von grösseren und kleineren Anlässen!
 Breit gefächertes Repertoire
 Äusserst geringer Platzbedarf
 Stets angenehme Lautstärke
 Kein Selbstdarsteller
 Zuverlässig und professionell
 Beste Referenzen

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