How to implement quality in a university. AUDIT degree's quality model

1. Quality Management at UPC
Quality at UPC
Ricard de la Vega
July 2011

2. Your
expectations
Quality at UPC
are....

3. Basic quality assurance principles inside the l’EEES
(Bergen statement, 2005)
 Quality assurance is a fundamental principle in the EEES.
 Each university is the only fully-warrant of its own quality.
 Quality culture should be promoted by each university
between their own professors and staff.
Quality at UPC
 Accountability is totally compatible with improving quality.
 Quality should be proved with an international scope.
 Quality should be pursued at all levels inside each university
(not only at teaching or researching).

4. We are going to talk about Q
but
Quality at UPC
¿What is Q in an university?
¿Why Q is important for an university?

5. What animal looks like
your university?
Quality at UPC

6. An university is like an elephant …..
Quality at UPC
And an elephant is made by …..

7. And its main business is about changing
people and producing knowledge…..
Quality at UPC

8. UPC’s Q model
Quality at UPC
How can we assure and
improve the global
quality of our university?

9. Main phases
TO AUDIT TO FOLLOW UP TO CERTIFY
Degree's design
Degree's implementation Degree's evaluation
SAIQ design
Quality at UPC
Yearly report
Degree's project Continuous improvement
Degree Degree Degree
University
global report

10. Implementing a Degree’s Q tool
AUDIT
It’s a model with a main purpose: to assure the
Quality at UPC
degree’s and master’s programs quality levels.

11. Level 1: a global view.
What looks like AUDIT? 7 main processes
1. Policy and quality objectives
2. Degree’s design
Quality at UPC
3. Student's learning
4. Staff (Professors and PAS)
5. Material resources and services
6. Continous quality improvement
7. Public information

12. Level 1: a more detailed view.
What looks like AUDIT? sub processes
AUDIT 2009 - 2010
Directiu Procés
1.1 Definir política i objectius de qualitat de la formació
1. Definir política i objectius de qualitat de la formació
2.1 Garantir la qualitat dels seus programes formatius
2. Garantir la qualitat dels seus programes formatius
3.1 Definició de perfils d’ingrés/graduació i admissió
Quality at UPC
3.2 Suport i orientació als estudiants
3.3 Metodologia d’ensenyament i avaluació
Desenvolupar els seus programes formatius per afavorir l’aprenentatge 3.4 Gestió de la mobilitat de l'estudiant
3.
de l’estudiant
3.5 Gestió de l'orientació professional
3.6 Gestió de les pràctiques externes
3.7 Gestió d'incidències, reclamacions i suggeriments
4.1 Definició de les polítiques de PDI i PAS
4.2 Captació i selecció de PDI i PAS
4. Garantir la qualitat del personal acadèmic i d’administració i serveis 4.3 Formació de PDI i PAS
4.4 Avaluació, promoció i reconeixement del PDI i PAS
5.1 Gestió i millora dels recursos materials
5. Garantir la qualitat dels recursos materials i serveis
5.2 Gestió i millora dels serveis
Recollir i analitzar els resultats per a la millora dels programes 6.1 Recollida i anàlisi dels resultats
6.
formatius
7.1 Publicació d'informació i rendició de comptes sobre els programes
7. Publicar la informació i retre comptes sobre els programes formatius formatius

13. Level 1: a global view.
What looks like
AUDIT?
Quality at UPC

14. Level 2: a more detailed view.
Each process has to be defined.
1. Purpose
2. Range of application
3. References to apply
4. Definitions
Quality at UPC
5. Process development
6. Follow up and measurement
7. Evidences
8. Responsibilities
9. Stakeholders and mechanisms to involve them
10. Stakeholders accountability
11. Way of taking decisions process
12. Information gathering processes
13. Workflow

15. Procés de Gestió d’Incidències. Reclamacions i Suggeriments
Inici
Marc normatiu UPC Definició de canals i
Reglament ETSETB procediments d’atenció
Serveis administratius i d’incidències, reclamacions,
de suport suggeriments i felicitacions
Estructura docent Equip Directiu
Level 3: Difusió dels canals i
procediments d’atenció
d’incidències, reclamacions,
suggeriments i felicitacions
Carta de Serveis als
estudiants
Carta de Serveis al
professorat
Guia de Serveis per al
a Equip Directiu professorat
Guia Docent
Recepció i canalització
d’incidències, reclamacions,
suggeriments i felicitacions
Quality at UPC
Incidència/reclamació/
workflow
Equip Directiu
suggeriment/felicitació
Sostdirector Qualitat
Cap dels Serveis de Gestió i
Suport
view. Incidències/reclamacions Suggeriments
Agraïment
Felicitacions
Agraïment
1 Equip Directiu Equip Directiu
Cap d’Àrea Servei implicat Cap d’Àrea Servei implicat
Anàlisi suggeriment
Equip Directiu
Document agraïment
Comunicació resultat Cap d’Àrea Servei implicat
autor suggeriment
Equip Directiu
Cap d’Àrea Servei implicat
No Suposa una millora
viable?
Comunicació resultats
Sotsdirector de
Qualitat Si
Equip Directiu Procés implantació millora
Cap d’Àrea Servei implicat
Equip Directiu
Cap d’Àrea Servei implicat
Arxiu suggeriment
Suggeriment
Resposta/valoració
Equip Directiu Procés de millora
Cap d’Àrea Servei implicat Avaluació procés millora implantat (si escau)
Equip Directiu
Cap d’Àrea Servei implicat
Fi

16. Procés de Gestió d’Incidències. Reclamacions i Suggeriments
1
Anàlisi incidència/
reclamació
Equip Directiu
Level 3:
Cap d’Àrea Servei implicat
Resolució incidència/
reclamació
a Equip Directiu
Cap d’Àrea Servei implicat
Quality at UPC
workflow Comunicació resolució
reclamant
Equip Directiu
Cap d’Àrea Servei implicat
No
Necessitat correcció?
Si
view. No
Reclamant satisfet?
Procés de correcció
Equip Directiu
Cap d’Àrea Servei implicat
Reclamació instància
superior
Anàlisi correcció
Si
Equip Directiu
Cap d’Àrea Servei implicat
Comunicació expedient
reclamació Sotsdirector
Qualitat
Equip Directiu
Cap d’Àrea Servei implicat
Arxiu reclamació
Incidència/reclamació
Resposta/valoració
Equip Directiu Procés de correcció
Cap d’Àrea Servei implicat implantat (si escau)
Fi

17. Who is engage in? The main AUDIT actors
Executive level
Consultant level
Approval level
Stakeholders level
Quality at UPC
Dean
GPAQ
Vice dean Q
School Committee
Vice deans
stakeholders

18. Main philosophy: One process One responsible
Eix Nom del procés Propietari del procés
1.0.1 PQ Definir Política i objectius de Qualitat Directora
1.1.1.QPF Garantir la Qualitat dels Programes Formatius Directora
Quality at UPC
1.2.1 PAE Definir perfils i admissió dels estudiants Sots direcció de Promoció dels Estudis
1.2.2.OEDE Orientar a l’estudiant i desenvol. ensenyament Sots direcció de Planificació Acadèmica
1,2.3.ME Gestionar la mobilitat de l’estudiant Sots direcció de Relacions Internacionals
1.2.4.OP Gestionar l’orientació professional Sots direcció de Relacions amb les Empreses
1.2.5.PE Gestionar les pràctiques externes Sots direcció de Relacions amb les Empreses
1.2.6.IRS Gestionar les incidències, reclamacions i Sots direcció de Qualitat
suggeriments
1.3.PDIPAS Garantir la millora del PDI i PAS VGDOP
1.4.1.GRMS Gestionar els Recursos Materials Cap de Serveis ETSETB
1.4.2.GS Gestionar els serveis Cap de Serveis ETSETB
1.5.AR Analitzar els resultats Sots direcció de Qualitat
1.6.PIT Publicació i informació sobre titulacions Sots direcció de Qualitat

19. Is that really helpful?
Quality at UPC
Or
Are we facing the paper menace !

20. WE PUT ANITHING ON PAPER
Quality at UPC

21. Quality at UPC

22. Quality at UPC

23. Succeeding with AUDIT implies to
change our mental model:
Not a book neither a document, but
Quality at UPC
empowering people
Professors
Students
Employers
Society

24. Other Q initiatives to support
Quality at UPC
AUDIT implementation process.

25. Staff Training: Its main purpose is to qualify staff
in quality management.
Què canviar? Com canviar?
Perquè canviar?
Model Plan Do Check Act
Retre comptes
Elaborar un a la societat
A1
pla estratègic
A8
P1
La Q: per on
Documentar
començo? Introducció a SSII de la Q
Quality at UPC
Elaborar un pla procediments
les eines de Q
de millora A2 A4 A6
P2 L’excel·lència:
més enllà de la
Eines Q
La gestió per Les enquestes A9
estadístiques i
processos
Compromisos six sigma
de Q: la carta A7
A3
A5
P3 de serveis
Processos Eines de Q SSII
Introducció a l’ SS GG de la L’auditor intern:
Implantar l’ ISO
ISO
Q tècniques
B1 B2 B3 d’auditoria
Introducció a
l’AUDIT AUDIT L’auditor intern: Model
Avançat tècniques Q
C1 C2 C3 d'auditoria

26. Advising Directive Teams
real analysis before implementing AUDIT
Quality at UPC
And looking for realistic solutions

27. Quality at UPC Belbin’s Teamwork tool to improve interaction

28. Quality at UPC Engaging Students to improve performance

29. And Software to manage Q
Quality at UPC
SAT follow up process
+
TOTQ manage audit

30. Quality at UPC
30

31. Quality at UPC
31

32. And Public (and true)
information to help
Quality at UPC
the students in
their decision
process.

33. Quality at UPC

34. Quality at UPC

35. Quality at UPC

36. The GPAQ Structure and pertinent matters….
Manager
Quality at UPC
Administrative Staff
1 person
Professors planning Strategic planning Statistics, Information
and evaluation and Quality assurance Surveys and reports systems
2 people 4 people 2 people 2 people

37. Our main competences …
• Strategic planning
• Academic and economical planning
Quality at UPC
• Quality assurance
• Institutional indicators (corporate statistics)
• Surveys
• Corporate MIS (management information systems)

38. Our web http://www.upc.edu/gpaq
Quality at UPC

39. Would you like to take a look at our AUDITs?
Centre Docent Difusió SGIQ a la WEB
Quality at UPC
200 - Facultat de Matemàtiques i Estadística (FME) Enllaç al SGIQ FME
220 - Escola Tècnica Superior d'Enginyeries Industrial i Aeronàutica de Terrassa
(ETSEIAT) Enllaç al SGIQ ETSEIAT
230 - Escola Tècnica Superior d'Enginyeria de Telecomunicació de Barcelona
(ETSETB) Enllaç al SGIQ ETSETB
250 - Escola Tècnica Superior d'Enginyers de Camins, Canals i Ports de Barcelona
(ETSECCPB) Enllaç al SGIQ ETSECCPB
270 - Facultat d'Informàtica de Barcelona (FIB) Enllaç al SGIQ FIB
280 - Facultat de Nàutica de Barcelona (FNB) Enllaç al SGIQ FNB
290 - Escola Tècnica Superior d'Arquitectura del Vallès (ETSAV) Enllaç al SGIQ ETSAV
300 - Escola Politècnica Superior de Castelldefels (EPSC) Enllaç al SGIQ EPSC
310 - Escola Politècnica Superior d'Edificació de Barcelona (EPSEB) Pendent
330 - Escola Politècnica Superior d'Enginyeria de Manresa (EPSEM) Enllaç al SGIQ EPSEM

40. So finally.. ¿What is
Quality at UPC
quality in an university?

41. Quality at UPC

42. Quality is about confidence,
society confidence,
Quality at UPC
to create social value.
That’s why we need Q tools to
help us changing our minds and
our work culture.

43. Inner ring: Fit between day-by-day
practice and model’s requirements.
(professors)
+
Quality at UPC
Outer ring: Social perception of
creating social value.
(students and society)

44. Quality at UPC
Thank you for your kind attention.
Any question or interest ?