ANOUK 2 2010 alles over en voor topsecretaresses

1. ANOUK.
Hét magazine voor topsecretaresses!
Perfectie bij Philips
‘De klik’ van Nadia Senders
TS Academy
Instituut van formaat
Toekomstige
topvrouwen?
Iteke Weeda vertelt
Ordnung muß sein
Etiquette in Duitsland
Top Assistant 4.0
Wat is jouw toekomst?

2. editorial
Inhoud
Top Assistant 4.0
12
Colofon
Hét magazine voor topsecretaresses, jaargang 5, nummer 2, 2010
Dit magazine is een uitgave van Adecco Top Secretaries
4
en wordt toegestuurd volgens het systeem van controlled
circulation aan (directie) secretaresses, management­ TS Academy Voor topsecretaresses én toporganisaties
assistents en opdrachtgevers. Het magazine verschijnt
6
2 keer per jaar. Adecco Top Secretaries maakt deel uit
van Adecco Group Nederland. Audrey Soeterbroek HR­adviseur bij Nutricia
Ineke Kooistra
Redactieteam
Adecco: Rinus Wittenberg, Wendy Honselaar 8 De klik Nadia Senders en Harry Hendriks
Top Assistants 4.0
Telefoon (0418) 78 40 00
Noordwest 12, Merkstrategie & Ontwerp, Heerenveen
Teksten
12 Top Assistant 4.0 Welke competenties zijn er nodig? De secretaresse die van ‘alles wat kan’, maakt plaats voor de gespecialiseerde assistant.
Deze professional, man of vrouw (vaker een vrouw), is kritisch, sparringpartner en dienst­
Rieky Takken, Kerstin Rappange, Ton Hilderink
14 Effectief communiceren Een paar gouden tips
verlener tegelijk, staat open voor verandering, heeft voelsprieten voor wat zich op de
werkvloer en binnen het management afspeelt, is leergierig en beschikt over een paar
Eindredactie uitzonderlijke talenten. Je herkent je in dit profiel? Niet zo vreemd. Als topsecretaresse acteer
Adecco: Rinus Wittenberg, Wendy Honselaar
16 Etiquette in Duitsland Ordnung muß sein Etiquette in Duitsland 16 je waarschijnlijk allang als topassistente. Daarom hebben wij dit begrip alvast geclaimd:
Top Assistant 4.0. De symboliek ervan lees je verderop in deze editie van Anouk, waarin
Fotografie we met trots onze TS Academy presenteren.
Irene Kievit, Sabine Bison
18 Iteke Weeda Over de Top Assistant van de 21e eeuw Met TS Academy geven we vaart aan de hierboven geschetste ontwikkeling. We bieden
Drukwerk een prachtig programma aan trainingen, workshops, netwerkactiviteiten, lezingen en
Drukkerij De Borrias, Kampen
20 In de schijnwerper Deborah Kalloe
evenementen om secretaresses, managers, werkgevers en onszelf scherp te houden.
Omdat één ding zeker is: het secretaressevak zit midden in een periode van verandering
Abonnementen en gaat nog veel uitdagingen tegemoet. Afwachten kan niet meer. Er zullen keuzes
Abonnementen zijn alleen bestemd voor kandidaten
die bemiddeld worden door Adecco Top Secretaries of
21 Interessante events Zet ’t in je agenda!
gemaakt moeten worden. Wie serieus werk wil maken van powerful management, zal
de krachtmeting met zichzelf aan moeten durven.
22
op persoonlijke uitnodiging van één van de medewerkers
Ter inspiratie geeft deze Anouk aansprekende voorbeelden van waar doorzettingsvermogen
van Adecco Top Secretaries.
Het Nieuwe Werken Ellen Jansen en zelfontwikkeling toe kunnen leiden. Neem Audrey Soeterbroek. Ze begon als schoon­
Overname van hele of gedeeltelijke passages uit de inhoud heidsspecialiste, bekwaamde zich in het vak van management assistente, werkte zes jaar
als directiesecretaresse en is nu succesvol als HR­adviseur bij Nutricia. Haar motto? Als je zelf
18
is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van het
redactieteam. Aan de inhoud van dit magazine kunnen De blik op de toekomst iets wilt, dan lúkt het ook. Een heerlijk verhaal. Ditzelfde geldt voor Ellen Jansen, rechterhand
geen rechten worden ontleend. van Iteke Weeda van een topambtenaar van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Ze begon
ooit als typiste, kreeg de kans om management assistente te worden en dompelde zich met
Advertenties veel wilskracht onder in trainingen, cursussen en workshops. Met een mooie vertrouwens­
Voor meer informatie over advertentiemogelijkheden positie als resultaat!
kunt u contact opnemen met Adecco Group Nederland:
Rinus Wittenberg, Telefoon (0418) 78 40 00 Het is niet alleen de secretaresse die moet openstaan voor verandering. Ook van de manager
en de organisatie mogen inspanningen worden verwacht om powerful management uit de
Reacties verf te laten komen. Wat is de ideale situatie? Wij vroegen het aan sociologe Iteke Weeda.
Wilt u reageren? Mail dan naar Het verschil tussen mannen en vrouwen zal niet snel verdwijnen, meent zij, en dat hoeft ook
rinus.wittenberg@adecco.nl niet. Maar ze voorspelt wel meer gelijkwaardigheid in het werk. “Als de manager centraal
staat voor de visie en beslissingen, en de assistent voor het aanleveren van informatie daar­
voor, dan ga je samenwerken. Dan verdwijnen de hiërarchische verschillen en vervalt het
onderscheid tussen de beroepen. Dat duurt nog even, maar die kant gaan we wel uit.”
Gauw lezen, zou ik zeggen!
www.adecco.nl/topsecretaries
‘De klik’ van Nadia Senders
9 Ineke Kooistra
topsecretaries@adecco.nl Director Adecco Top Secretaries
2 3

3. interview
We proudly present …
Ineke Kooistra, Director Top Secretaries
TS Academy Waar haal je als secretaresse je kennis, inspiratie en contacten
vandaan? Aan wie vertrouw je als ondernemer vaktrainingen en work­
shops toe, die bijdragen aan efficiënte secretariaatsvoering en modern
management? Top Secretaries heeft er de expertise voor in huis. Die is
nú beschikbaar. Via TS Academy. Voor topsecretaresses én
toporganisaties.
Managementstructuren veranderen, werkpatronen coaching. Daar biedt TS Academy gespecialiseerd behoefte van opdrachtgevers. Deze kunnen buiten “Overal om ons heen zien we het besef
maken een revolutionaire ontwikkeling door. maatwerk voor. of binnen het bedrijf plaatsvinden.”
De aandacht voor Het Nieuwe Werken neemt groeien dat ondersteuners die acteren als
toe. Gevolg: het secretaressevak maakt een Kwaliteit in training, opleiding en coaching Secretaresse Belevingsbon pure professionals, de ‘winstgevendheid’
vernieuwingsslag door. De secretaresse die ‘van Voor de inhoudelijke ontwikkeling van trainingen Het aanbod van TS Academy gaat nog verder.
alles wel iets kan’, maakt plaats voor de gespe­ en opleidingen werkt TS Academy samen met Tijdens de vele regionale intervisiebijeenkomsten van organisaties versterken en bijdragen
cialiseerde professional die powerful management gerenommeerde partijen. De uitvoering vindt en netwerkmeetings die Top Secretaries initieert, aan powerful management. TS Academy
faciliteert. plaats onder eigen regie, in het eigen opleidings­ hebben meerdere organisaties wel eens aan­
centrum op het hoofdkantoor in Zaltbommel, of gegeven iets extra’s te willen doen. Ineke: “Hiervoor richt haar pijlen dan ook op alle drie”
Top Assistants 4.0 in Alphen a/d Rijn, Amsterdam en Zwolle. In de hebben wij de ‘Secretaresse Belevingsbon’ geïn­
Ineke Kooistra, Director Top Secretaries, spreekt programmasamenstelling zijn actuele vakontwik­ troduceerd. Met deze bon kunnen secretaresses
van ‘Top Assistants 4.0’, met een knipoog naar de kelingen leidend. Trainingen zijn toegespitst op deelnemen aan leuke evenementen of loopbaan­
ontwikkelstappen in Het Nieuwe Werken. “Het begon nieuwe taakopvattingen én organisatietrends. trajecten. Voor de organisaties die de bon inzetten,
met 2.0. Nu is 3.0 de standaard. Met 4.0 nemen De kwaliteit is hoog, de aanpak persoonlijk. geven we vaak volledige invulling aan thema­
wij een voorschot op de volgende vernieuwings­ Het feitelijke aanbod zal continu in ontwikkeling bijeenkomsten op maat, meestal in samenspraak
golf. Overal om ons heen zien we het besef groeien zijn. Trainingen kunnen betrekking hebben op met HRM of Training & Opleiding. Het enthousiasme
dat ondersteuners die acteren als pure professio­ basale vaardigheden of nieuwe technologieën, en de waardering onder secretaresses is altijd
nals, de ‘winstgevendheid’ van organisaties ver­ maar ook op bredere competenties. Bovendien hartverwarmend.”
sterken en bijdragen aan powerful management. krijgt de factor ‘fun’ veel ruimte – niet onbelangrijk
Dit vraagt niet alleen een mentaliteitsverandering voor de persoonlijke ontwikkeling en motivatie. TS Academy verzorgt ook lezingen. Ineke Kooistra
van de assistant, maar ook van de manager en zelf en Liane Duit (Manager Top Secretaries
de totale secretariële organisatie.” Vaste trainingen of maatwerk Noord Nederland & Projectmanager Business
Het opleidingsprogramma 2010 van TS Academy Development) laten bij regelmaat voor uiteen­
TS Academy richt haar pijlen dan ook op alle drie. is onlangs van start gegaan en er wordt hard lopend publiek hun licht schijnen over de toe­
Met concrete trainingen, cursussen, workshops, gewerkt aan de afronding van het programma komst van het vak. Daarnaast kan Top Secretaries
TS Academy. Voor professionals en opdrachtgevers
coachingprogramma’s en evenementen. voor 2011. Ineke Kooistra: “Een aantal trainingen worden ingeschakeld voor het inrichten van een
Secretaresses kunnen hier individueel hun voordeel bieden wij standaard aan, zoals ons master ‘talentenbank’. Ineke Kooistra: “Veel secretares­
mee doen, maar ook samen met hun manager. classes die momenteel plaatsvinden. De deelname ses beschikken over een uitzonderlijk talent – een
TS Academy adviseert, richt in en organiseert staat open voor iedereen – voor secretaresses die exotische taal, het verzorgen van presentaties, of • Individuele en groepstrainingen TS Academy ontwikkelt en realiseert trainingen met ‘open
incompany trainingen op maat om het maximale bij ons op de loonlijst staan, maar evengoed voor het organiseren van seminars. Door dat allemaal • Coaching van manager & secretaresse deelname’ door individuele secretaresses en (incompany)
uit het secretariaat te halen. Ineke Kooistra: “Er is secretaresses die niet bij ons zijn aangesloten. per organisatie in een talentenbank onder te • Intervisie voor Hoofd Secretariaat trainingen op maat in opdracht van klanten.
heel veel potentieel. De vraag is: hoe ontwikkel je Mijn advies aan secretaresses en werkgevers? brengen, kunnen secretaresses optimaal van • Regionale netwerkevents voor secretaresses en/of managers Voor het complete programma of meer informatie kun je
al dat talent in lijn met de ontwikkelingen die op Even bellen om te horen wat er loopt en waar nog elkaars talenten profiteren. Daar word je als • Incompany trainingen mailen naar liane.duit@adecco.nl of info@topsecretaries.nl
je afkomen? plaatsen vrij zijn! Buiten ons wisselende standaard organisatie sterker van!” • Consultancy (inrichting, advisering & coaching secretariaat, Bellen kan ook 050 302 87 27. Ook op onze website vind
Dan praten we over employee development of aanbod, ontwikkelen we ook trainingen en inrichting talentenbank) je aanvullende informatie: www.topsecretaries.nl
verandermanagement door training, opleiding en workshops op maat, afgestemd op de opleidings­ • Secretaresse Belevingsbon
4 5

4. interview
Audrey Soeterbroek
Binnen het vak van managementassistent bestaat er
een wereld aan mogelijkheden. Wie al zijn kwaliteiten
uit de kast haalt, kan doorgroeien in elke gewenste
richting. Er is altijd een bedrijf, een afdeling, een manager
Schoonheidsspecialiste,
die precies nodig heeft wat jij in huis hebt. Ook als
dat buiten de gebaande paden ligt. Dus als je weet
directiesecretaresse, HR-adviseur wat je wilt: ga ervoor! Zo werd Audrey Soeterbroek (34)
HR­adviseur bij Nutricia.
Schoonheidssalon opgepakt en de basisopleiding personeelszaken voordelen. “Dit werk ligt in het verlengde. Er zijn
Na haar mavo wist Audrey niet zo heel goed wat gedaan. Toen bleek dat ik dit helemaal leuk vond, ook veel directiesecretaresses die HR erbij doen.
ze wilde, zoals zoveel schoolverlaters. Ze besloot ben ik meteen begonnen met de hbo­opleiding Bovendien ontwikkel je als directiesecretaresse
de opleiding tot schoonheidsspecialiste te gaan personeelsmanagement. Prompt kwam er een een bepaalde organisatiesensitiviteit. Je leert wat
doen. “Daarna heb ik een tijdje in een schoonheids­ functie vrij op het Supply Point, de fabriekskant je wel en niet kunt zeggen. Je ontwikkelt gevoel
salon gewerkt, maar dat was het toch niet hele­ van Nutricia. In januari 2007 heb ik de overstap voor hoe de onderlinge verhoudingen liggen in
maal.” Toen ze aan de slag kon bij Randstad als gemaakt naar HR­adviseur. Wederom had ik geen een organisatie.”
vestigingsassistente, ging de bal voorzichtig aan ervaring. Het is de story of my life: als je zelf iets
het rollen. wilt, dan lukt het ook.” Veel mogelijkheden
Inmiddels doet Audrey dit werk alweer bijna vier
In het diepe jaar. Wie haar verhaal leest, zal zich niet verbazen
“Dus als je weet Als HR­adviseur doet Audrey alles wat met in­, door­ als ze straks weer een nieuwe uitdaging aangaat.
wat je wilt: ga ervoor!” en uitstroom te maken heeft. “Denk aan werving Toch is ze voorlopig niet van plan het over een heel
en selectie, job offers aan nieuwe kandidaten, andere boeg te gooien. “Dit vak is superleuk.
Tal van cursussen opstellen van functieprofielen, waarderen van Het heeft heel veel verschillende aspecten.”
Op een dag kreeg ze een baan aangeboden als functies, coachen van medewerkers...” Ze werd Datzelfde geldt voor het bedrijf waar ze werkt.
directiesecretaresse bij Nutricia. Even twijfelde ze meteen in het diepe gegooid. “Toen ik startte, was “Dit is zo’n leuke organisatie. Nutricia is onderdeel
of dat wel iets voor haar was, maar ze besloot er ik de enige HR­adviseur op de afdeling. Bovendien van Danone; hier zijn heel veel mogelijkheden.
toch voor te gaan. Naast haar werk deed ze tal van had ik tijdelijk geen HR­manager.” Gelukkig had Dat is ook de kracht van deze organisatie.”
cursussen, waaronder managementassistente ze op haar vroegere afdeling collega’s die ze om
via Schoevers. Ze groeide snel in haar nieuwe rol. advies kon vragen. En toen haar manager terug­
“Je voelt dat je groeit door de mensen waar je mee kwam, kregen ze versterking. Dat mag ook wel, “Ik denk dat het
omgaat. Nu ­ bijna tien jaar later ­ werk ik nog als er rond de 550 medewerkers werkzaam zijn. belangrijk is dat je in
steeds binnen dezelfde organisatie.” “Inmiddels zijn we met een manager, drie adviseurs,
twee supportmedewerkers, drie mentoren en een ontwikkeling blijft”
Zes jaar opleidingscoördinator.”
Uiteindelijk werkte ze zes jaar als directie­ Twitteren
secretaresse op drie verschillende plekken. Toen Loslaten Wat kunnen andere secretaresses leren van haar
wilde ze verder. Het was 2006. “Ik wilde me graag De voormalige secretaresse mag nu dus zelf verhaal? “Ik denk dat het belangrijk is dat je in
meer met de inhoud bemoeien. Als secretaresse delegeren. “Ja, de supportmedewerkers nemen de ontwikkeling blijft. Dat je meegaat met dingen die
kan dat natuurlijk ook. “Maar niet altijd op het administratieve taken van ons over. Dat is handig spelen. Je moet zoveel mogelijk inspelen op de
moment dat jij dat wilt”, zegt ze lachend. Die ruimte en leuk, omdat je weet hoe je níet behandeld wilt problematiek binnen je organisatie. Kom met
wilde ze wel graag. “Ik heb altijd de wens gehad worden in de ondersteunende rol. Daar houd je oplossingen, zodat je werk leuk blijft. Je moet ook
om mijzelf te ontwikkelen.” rekening mee.” Toch was het ook lastig; in het meegaan met dingen waar je baas mee bezig is.
begin had ze regelmatig de neiging om de dingen Er komt nu een heel nieuwe generatie managers
Mensenwerk zelf te doen. “Maar op een gegeven moment leer aan. Die vraagt om een andere stijl van onder­
Als directiesecretaresse had Audrey al voor een HR­ je dat loslaten. Anders moet je het de ander niet steuning. Als je manager bijvoorbeeld twittert, moet
directeur gewerkt. Dat vak boeide haar. “Het biedt vragen.” je daarin meegaan. Er moet een klik zijn, anders
verdieping, maar je werkt ook met mensen. Je kan wordt het heel moeilijk. Maar als je je vak verstaat,
iets voor iemand betekenen. Om te zien of deze Onderlinge verhoudingen en er zijn mogelijkheden om door te groeien, dan
overstap iets voor mij was heb ik een HR­project De ervaring uit haar vorige functie heeft nog meer wordt je wel opgemerkt.”
6 7

5. interview
Naam: Nadia Senders
Functie: Personal assistant van
Harry Hendriks
Leeftijd: 43
Sterrenbeeld: Ram
Thuisfront: Getrouwd
“Wanneer je op topniveau wilt meedraaien,
moet je interesse tonen en interne bedrijfsprocessen
kunnen doorgronden”
durende studie Middle Management, een het contactenpatroon, hoe breder het netwerk.
Marketingopleiding en ik heb mijn Duits geperfec­ Dat geldt zeker voor Harry Hendriks. Hij heeft
tioneerd bij de Nederlands­Duitse Kamer van namens Philips een zichtbare functie en zit als
Koophandel. Het is belangrijk je vaardigheden het ware in de etalage.”
verder te ontwikkelen; kijk naar de mogelijkheden
die je hebt en geef daar een eigen draai aan. En wat houdt jouw werk in?
Philips is een groot bedrijf met veel mogelijk­ “Kortweg: ik zorg ervoor dat Harry Hendriks zo
heden, je kunt hier alle kanten op en na vijfen­ efficiënt mogelijk zijn taken kan uitvoeren. Daarbij
twintig jaar heb ik nog steeds het gevoel dat ik werk ik met vooruitziende blik, ik wacht niet op
de leukste plekjes heb kunnen uitzoeken.” informatie maar zoek actief contact met sleutel­
figuren voor een goede briefing, waarmee Harry
Naam: Harry Hendriks Waar houdt jouw manager Harry Hendriks Hendriks goed voorbereid op pad gaat. Sinds de
Functie: Voorzitter directie Philips zich mee bezig? pensionering van de directiesecretaris zijn er
Benelux “Harry Hendriks is directievoorzitter van Philips nog meer taken onder mijn supervisie gevallen
Leeftijd: 59 Benelux. Hij is in deze functie verantwoordelijk en vervul ik daarmee een sturende rol naar het
Sterrenbeeld: Leeuw voor de zeer diverse activiteiten van Philips in de directiesecretariaat. Ons kantoor is ook aan­
Thuisfront: Getrouwd en vader van Benelux, een organisatie met een zeer breed spreekpunt voor veel reacties uit de markt, het
twee dochters en een zoon klantenpatroon, met 17.000 medewerkers. is aan ons hier correct en adequaat mee om te
Naast de functie van directievoorzitter zet Harry gaan, de klant gaat voor alles. Een ander aan­
Hendriks zich in op tal van andere terreinen. dachtspunt is om Philips zo aantrekkelijk mogelijk
Zo is hij vice voorzitter van Brainport, een stichting te presenteren aan derden, we willen professio­
voor innovatieve bedrijven, kennisinstellingen en naliteit uitstralen. Het is een hele klus om alles te
overheden in deze regio die zich richt op innovatie managen maar door hoofdzaken van bijzaken
en de hightech maakindustrie. Ook de overheid te onderscheiden, kan ik alle ballen in de lucht
erkent het belang voor de Nederlandse economie houden en creëer ik zelfstandigheid. Ik heb een
De klik
van deze regio en Harry Hendriks vervult hiermee sterk aansturende functie die zowel intern als
dan ook een essentiële positie waarmee hij extern gericht is. Op de eerste plaats met onze
intensief bezig is. Onderdeel van het hebben klanten, maar ook richting overheid, ministers,
Wat deed je voordat je bij Philips ging werken? van een extern gerichte functie is het leggen en burgemeesters, het internationaal bedrijfsleven
“Ik heb gekozen voor Philips en volgend jaar onderhouden van veel contacten. Hoe breder en het Europees Parlement in Brussel.”
hoop ik hier mijn 25­jarig jubileum te vieren.
Mijn loopbaan bij Philips startte bij de Philips
Secretaresse Opleiding en na een stageperiode
begon ik als afdelingssecretaresse. Na twee en Over Philips
een half jaar vond ik dat het tijd werd voor een Philips biedt een veelzijdig aanbod op het gebied van gezondheidszorg en welzijn, gericht
volgende stap en kreeg ik mijn eerste baan als op het verbeteren van de kwaliteit van leven van mensen door middel van tijdige innovaties.
van Nadia Senders en Harry Hendriks directiesecretaresse, waarna functies als PA
voor de algemeen directeur West­Europa, Oost­
Als toonaangevende onderneming op het gebied van gezondheidszorg, lifestyle en lighting
integreert Philips technologieën en design in op de mens gerichte oplossingen, die zijn
Europa en Nederland volgden. Ik heb nog een gebaseerd op diepgaand inzicht in de wensen en behoeften van de klant en zijn merkbelofte
tussentijdse uitstap gemaakt – gedetacheerd van “sense and simplicity”. Philips heeft wereldwijd circa 116.000 werknemers in dienst,
Nadia Senders en Harry Hendriks delen hun drive voor Philips. Zij zorgt namens Philips – naar de Technische Universiteit verspreid over meer dan 60 landen. Met een omzet van 23 miljard euro in 2009 is de
Eindhoven waar ik grote symposia en congressen onderneming marktleider op het gebied van cardiale zorg, acute zorg en thuiszorg, energie­
ervoor dat hij kan excelleren. Achter deze manager staat een personal organiseerde. Het was leuk om even buiten de zuinige verlichtingsoplossingen en nieuwe verlichtingstoepassingen, alsmede lifestyle­
assistant die haar sporen al bijna vijfentwintig jaar verdiend heeft. muren van Philips te kijken. Ook heb ik in de
avonduren diverse opleidingen gevolgd, zoals
producten voor persoonlijk welzijn en amusement, met een sterke leidende positie op het
gebied van Flat­TV, scheerapparaten en haartrimmers, portable entertainment en
The perfect match. een ISO­auditorstraining bij KPMG, een twee jaar mondverzorgingsproducten.
8 9

6. werk
Next to Me 1 Hip in de regen
Lukt het je maar niet een hippe regen­
Ilse DeLange jas te vinden? Zo’n mooie water­
dichte trenchcoat bijvoorbeeld?
“Ik neem geen genoegen Ilse DeLange is een artiest die continu
Bij www.hipinderegen.nl liepen
nieuwe liedjes aan het schrijven is. Met een
met middelmatigheid, ik ga aantal van deze nummers ging zij richting
ze tegen hetzelfde probleem
aan en besloten ze zelf hippe
voor perfectie.” Nashville, waar dit nieuwste album tot
regenjassen te laten maken.
stand is gekomen. Next to Me is een
De vormeloze poncho is
eight­track album geworden, waarvan
verleden tijd! Kijk op
de titeltrack de eerste single is. Met acht
www.hipinderegen.nl
€ 12,99 www.bol.com prachtige songs.
Deze donkerblauwe trench
‘Claude’ kost € 99,95
Harry Hendriks over Nadia Senders
2
3
“Philips is in Nederland stevig geworteld en tevens de grootste
industriële werkgever. Dat levert een zeer diverse agenda op Mooi, mooier, mooist. Trendy geblokt Deze ‘Pretty checked
laptopcase’ is de
met een even divers contactenpatroon. Binnen deze agenda Nero Bianco heeft met zes filialen in
nieuwste laptoptas van Marc
is regeren vooruitzien en Nadia is door haar ervaring zeer voornamelijk Noord­ en Oost­Nederland een
Jacobs. Fashionable en zacht.
kundig, juist in dat vooruitkijken, terwijl aan alles tot in de punt­ aantal smaakvol ingerichte schoenenwinkels waar je de mooiste
Verkrijgbaar op dé site waar je
jes opvolging wordt gegeven. Haar inzet is vooral gestoeld op muiltjes koopt. Van stoere laarzen tot elegante pumps: het is
de mooiste designerspullen
een hoge mate van klantgerichtheid, want om de klant – in vele allemaal even prachtig. Ook online kun je er terecht, voor deze
vindt: www.net­a­porter.com
verschijningsvormen – draait het allemaal. Een praktische pumps van Unisa bijvoorbeeld. € 104,95 www.nerobianco.nl
Deze tas kost € 65,00.
instelling doet de rest!”
Wie kent ‘m niet? Kies jouw kleur
Wat is jouw beeld van een Top Assistant 4.0?
“Iemand die beschikt over de juiste competenties
met klanten tussen kwamen. Ik hoefde me dus
geen zorgen te maken. De klant gaat immers
is een ontzettend enthousiast mens en deelt
graag zijn kennis en kunde. Hij doet dat op een
4 De nieuwste iPhone 4 is top of the bill. Met een 5 megapixel camera
­ met flits! ­ aan beide zijden van het toestel. Zo kun je jezelf bekijken en video­
Meng je eigen foundationkleur
helemaal zelf. Doe een paar
gesprekken voeren. Filmen kun je er ook mee, dankzij de HD­video opname. druppeltjes van Veld’s Color on
met aanvullende scholing op hbo­niveau, iemand voor! Het uiteindelijke gesprek verliep prettig en aanstekelijke manier, daar krijg je positieve ener­
En verder? Kun je natuurlijk telefoneren, agenderen, mailen, surfen op internet, Demand door je eigen dagcrème
die in staat is mee te bewegen met de ontwikke­ we waren het vrij snel met elkaar eens, de klik gie van. Hij is niet zuinig met complimenten en als
sms’en, twitteren, jouw favoriete muziek beluisteren. Download de vele en het resultaat is een stralende
ling en dynamiek van een bedrijf. Wanneer je op was er meteen.” er successen gevierd kunnen worden dan doen
slimme apps die je verder helpen, zoals TomTom, dictafoon, iWiki, iTranslate teint die perfect aansluit bij jouw
topniveau wilt meedraaien, moet je interesse we dat. Natuurlijk gebeuren er ook wel minder
5
en noem maar op. Verkrijgbaar bij een T­Mobile abonnement of los te koop huidskleur. € 34,95
tonen en interne bedrijfsprocessen kunnen door­ Wanneer wist je dat het goed zat met jullie leuke dingen en laten we als mens een steekje
via www.redcoon.nl www.parfumerie.nl
gronden.” samenwerking? vallen, maar ook dan is er ruimte voor humor en
“Dat merkte ik toen zaken soepel begonnen te relativering.”
Sinds wanneer werken Harry Hendriks en jij lopen. Ongeacht je ervaring; je moet je inwerken
samen?
“Sinds 1998. Harry Hendriks was destijds Directeur
en je hebt tijd nodig om aan elkaar te wennen.
En het vertrouwen dat je krijgt, moet je eerst “Zolang je jezelf verplicht Adieu Secretaresse, Hello Assistant
Philips Consumer Electronics Benelux en werd na verdienen. Maar bovenal zijn de grootste compli­ om vragen te blijven stellen,
vier jaar Directievoorzitter Philips Benelux. Ik ben menten de complimenten die je van klanten krijgt. Het debuut van secretaresse in hart en nieren, moment aangebroken waarop de secretaresse zich
gevraagd met hem mee te gaan en over het Als afnemers en klanten tevreden zijn, is dat het is het goed.” Annemarie de Martines. Sinds 2004 runt ze haar een nieuwe rol en positie kan aanmeten. Organisaties
antwoord hoefde ik niet lang na te denken. beste bewijs van goed zaken doen.” eigen bedrijf Quadrant Office Support. Ze traint en zijn zoekende naar hoe ze de concurrentie het hoofd
We hebben uitdagende en drukke jaren beleefd, Weleens overwogen iets anders te gaan doen? adviseert secretaresses en managers in het optima­ kunnen bieden en tegelijkertijd een aantrekkelijke werk­
we zijn constant in beweging en daarmee prijs ik Waar haal je plezier uit? “Ja natuurlijk, na zo’n lange staat van dienst kan liseren van hun samenwerking. Met ‘Adieu Secretresse, gever kunnen zijn en blijven. De rol van secretaresse
me nog steeds zeer gelukkig.” “Aan het feit dat ik een bijdrage lever, dat ik ver­ dat niet anders. Ik heb buiten Philips weleens mijn Hello Assistant’ wil De Martines secretaresses, managers wordt daarbij belangrijker, zij werkt niet meer ‘voor’
trouwen krijg en dat ik er toe doe als volwaardig licht opgestoken. Overigens in alle openheid en en HR­functionarissen bewust maken van de enorme maar ‘met’ de manager en heet voortaan executive
lid binnen het team. Ik neem geen genoegen met daar heb ik ook steun voor gekregen. Maar ik veranderingen die op dit moment binnen organisaties assistant. Op een positieve manier geprikkeld worden
“Het vertrouwen dat je krijgt, middelmatigheid, ik ga voor perfectie. Actief op prijs de veelzijdigheid van Philips. Wat is er leuker plaatsvinden. En welke consequenties deze hebben en talenten optimaal inzetten: dat is wat de assistant
moet je eerst verdienen.” zoek zijn naar uitdagingen, daar haal ik voldoe­ dan afwisseling in je takenpakket? Bovendien voor de toekomst van de secretaresse. Het boek geeft wil. Zij en haar manager werken daarbij samen op
ning uit. En uit de dynamiek, dat houdt me staan Philips secretaresses goed aangeschreven, praktische handreikingen over hoe je als secretaresse basis van gelijkwaardigheid, openheid, vertrouwen,
Hoe verliep het sollicitatiegesprek? scherp.” dus waarom zou ik opstappen? Zolang je jezelf € 19,95 Vanaf eind oktober klaar kunt staan voor de toekomst. Diverse interviews respect en steun. Dit inspirerende boek is een must
“Ik kan me nog goed herinneren dat het gesprek verplicht om jezelf van alles af te blijven vragen, is verkrijgbaar in alle online met mensen uit de praktijk ­ waaronder Top Secretaries’ voor iedere secretaresse, manager of HR­functionaris
wel drie of vier keer verzet is. Harry Hendriks nam Wat is het geheim van jullie samenwerking? het goed.” boekenwinkels of via Ineke Kooistra ­ geven een helder beeld over de die het secretaressevak wil moderniseren.
zelf de moeite om me te vertellen dat het geen “Dat er een klik is. We zitten op dezelfde golf­ www.managementsupport.nl/shop hedendaagse gang van zaken in het vak. Nu is het
smoesjes waren, maar dat er steeds afspraken lengte, we hebben dezelfde drive. Harry Hendriks
10 11

7. werk
Naam: Sonja Dienaar
Bedrijf: Provincie Utrecht
Functie: Secretaresse voor twee managers,
projectondersteuner
Aantal jaren werkervaring: 25 jaar
Top Assistant 4.0
Naam: Ingrid van den Boogaard
Bedrijf: IBM
Functie: Secretaresse van Harry Dorenmalen,
Algemeen Directeur IBM Benelux
Aantal jaren werkervaring: 19 jaar
Ingrid Sonja
Achter een Top Manager schuilt een Sonja: “Absoluut. Als top secretaresse zit je op
De Top Assistant 4.0 weet wat de toekomst te bieden heeft. Maar welke insteek en Top Assistant een bepaald niveau en dat wil je graag zo houden.
competenties zijn er nodig om je blik op de juiste manier naar voren te richten? Ingrid: “Bij het werken voor een manager op CEO­
“Achter een sterke man En er verandert zoveel binnen het vak, dat een
niveau kun je niet zonder wederzijds vertrouwen. juiste scholing op zijn tijd nodig is. Via de NVD
We vroegen het aan Ingrid van den Boogaard en Sonja Dienaar, aan de hand van De impact van verkeerd handelen op directie­ schuilt een sterke vrouw” volg ik workshops en trainingen om allround te
niveau is behoorlijk groot en een manager reali­ blijven. Voor een succesvolle carrière moet je
vijf stellingen. seert zich dat heel goed. En een top manager gewoon je best doen en bijspijkeren.”
heeft gewoon geen tijd om zijn assistant te con­ we daar uitwisselen is veel waard. Deze manier
troleren. Je moet als assistant dus gewoon top van netwerken voorkomt stilstand. Zo blijf je bij Een Top Assistant is geen job hopper
zijn.” de tijd.” Ingrid: “De complexiteit van de functie, het
Sonja: “Dat vind ik wel, absoluut. Het is als: opbouwen van vertrouwen en een relevant net­
‘Achter een sterke man schuilt een sterke vrouw’. De houdbaarheidsdatum van de functienaam werk kost al dermate veel investering dat je niet
Het klinkt misschien een beetje arrogant, maar ‘secretaresse’ komt steeds dichterbij snel naar een andere functie overstapt. Binnen
als ik er niet ben, kan mijn manager niet functio­ Ingrid: “What’s in a name? Het gaat om de een innovatief bedrijf als IBM, waarin alles voort­
neren. Het is de realiteit.” inhoud, hoe vul je je werk in en wat maak je durend in beweging is en verandert, is een
ervan? Misschien wordt het woord secretaresse constante factor ontzettend belangrijk. Dit samen
Assistants kunnen niet zonder communities en door de huidige generatie geassocieerd met met het feit dat je toch een rolmodel bent, is het
netwerken stoffig, postboek en notuleren. Ik denk dat de in mijn ogen niet verstandig als er op deze plek
“Om je zaken goed en Ingrid: “Communities vind ik sowieso belangrijk
en dat geldt zeker ook voor assistants. Binnen IBM
functie ook meer verschuift van statisch en
administratief naar dynamisch en meewerkend
te snel wisselingen zijn.”
Sonja: “Als interim secretaresse ben ik profes­
snel te kunnen regelen, bestaat een community uit alle secretaresses, voorvrouw of voorman.” sioneel job hopper. Daar heb ik bewust voor
binnen de huidige waarvan binnen Nederland zeven coördinerende
secretaresses (CoSec’s). Deze CoSec’s komen
Sonja: “Die houdbaarheid lijkt inderdaad verstreken
te zijn, maar wat komt er dan voor in de plaats?
gekozen omdat de afwisseling bij me past.
Het geeft me veel energie om multi­inzetbaar te
dynamiek, moet je gewoon maandelijks bij elkaar om operationele punten te Personal assistant of management assistant? zijn en ik doe door de wisseling van werk en
een relevant bespreken en koppelen die weer terug richting
hun secretaressegroep. Zo waarborgen we onze
Ik vind de naam secretaresse nog steeds duidelijk
genoeg en wat mij betreft blijft het zo. Ik ben er
omgeving veel ervaring op. Als een project binnen
een bedrijf is afgerond, ga ik weg. Dat geeft een
netwerk hebben” communicatie. Communities dragen bij aan een trots op dat ik secretaresse ben.” voldaan gevoel en mijn tijdelijke collega’s zijn me
gevoel van betrokkenheid en saamhorigheid. er vaak dankbaar voor. Bij mijn vorige opdracht
Om je zaken goed en snel te kunnen regelen, Een Top Assistant wil voortdurend heb ik een secretariaat opgezet en een interne
binnen de huidige dynamiek, moet je gewoon geschoold worden collega opgeleid die mijn functie kon overnemen.
een relevant netwerk hebben.” Ingrid: “Natuurlijk is het belangrijk om op de Zowel het bedrijf als deze collega waren blij
Sonja: “Mijn idee is dat we niet zonder hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen. met het resultaat en ik kon weer verder naar de
netwerken kunnen. Ik ben regiobestuurder van de Stilstand is achteruitgang. Om deze functie goed volgende opdracht met nieuwe uitdagingen.”
Nederlandse Vereniging van Directiesecretaresses uit te oefenen en zaken goed te kunnen inschat­
(NVD) Utrecht. Steeds meer bedrijven benaderen ten, moet je op de hoogte zijn van hetgeen er
de NVD en vragen ons presentaties te geven. binnen je bedrijf en in de wereld om je heen
Daar leren we ontzettend veel van en je deelt speelt. Ik vind wel dat iedereen vanuit zijn eigen
ervaringen met elkaar. Eén keer in de zes weken kracht moet handelen en moet durven vragen als
hebben we een NVD­bijeenkomst, de kennis die er iets niet duidelijk is.”
12 13

8. interview
Trek al je registers open
Een brief aan een leverancier, een e­mail aan een collega, een PowerPoint voor
een klant, een sms aan je vriendin, een persbericht voor een dagblad en een
krabbel op Hyves. Als managementassistent met ook nog een privéleven, moet je
op een doorsnee dag werkelijk al je registers opentrekken. Letterlijk en figuurlijk.
Wie daar alles van weet, is prof. Carel Jansen, vicedecaan onderwijs aan de
Straight to the top Faculteit der Letteren van de Radboud Universiteit Nijmegen. Hij heeft een paar
gouden tips voor wie goed wil communiceren. In alle situaties.
Schrijf foutloos Bepaal het juiste taalregister goed naar voorbeelden. Als ik studenten leer hoe
Wanneer heb jij “Wil je effectief communiceren, zorg dan dat je
geen opvallende spel­ of grammaticafouten
“Houd altijd rekening met de situatie waarin je
communiceert. De situatie bepaalt het taalregister
ze artikelen voor De Volkskrant moeten schrijven,
laat ik ze eerst heel goed bestuderen hoe
voor ‘t laatst maakt. Ik zou het toejuichen als er op de middel­ dat je moet kiezen. Een wetenschapper gebruikt bestaande artikelen in De Volkskrant worden
uitbundig geshopt? bare school in het grammaticaonderwijs voor
een serieuzere aanpak wordt gekozen. Je hebt
in een wetenschappelijk tijdschrift bijvoorbeeld
het woord ‘significant’, terwijl hij tegen de buren
geschreven.”
Boek vandaag nog het Golden Tulip Parkstad het zo nodig als je taalfouten wilt voorkomen. ‘belangrijk’ zal zeggen. Als je een tekst schrijft Vraag feedback
Shop-till-you-Drop-Arrangement Gelukkig is er op dat gebied ook heel veel te bijvoorbeeld, wordt de situatie bepaald door vier “Het helpt ook als je feedback krijgt uit je
vinden in de boekwinkel en op internet.” dingen: het genre van de tekst die je schrijft, het omgeving. Vraag je collega’s en je manager:
Shop-till-you-Drop-Arrangement kanaal waarlangs die tekst verspreid wordt, de is dit taalgebruik dat past bij deze situatie?”
• 1x overnachting in een 2-persoonskamer
manier waarop je zelf wilt overkomen en ten
Ook toe aan werkcondities die blijven boeien?
• 1x uitgebreid ontbijtbuffet Verbind je professionaliteit aan onze missie: slotte het beeld dat je je lezers wilt geven van wat Ga mee met je tijd
• Top-tail (welkomstdrankje) uitblinken voor topbedrijven. Top Secretaries jij over hen denkt. Stuur je een sms, dan doe je “Taal verandert. Als je spreekt over verloedering
• 3-gangen dagmenu van de chef biedt jou een garantie op afwisseling, veelzijdige
•
•
Gebruik van fitness & sauna, incl. badjas
Gratis parkeren
ervaring en blijvende uitdaging.
Ons exclusieve programma voor training, oplei-
“Houd altijd rekening met dat anders dan wanneer je een mailtje stuurt en van taal, dan geeft dat een kwalificatie aan: het
weer anders dan wanneer je een brief stuurt. was vroeger goed en nu is het slecht. Daar geloof
• Maasmechelen Village en
centrum Maastricht makkelijk bereikbaar
ding en loopbaancoaching is de topstandaard
voor verdieping van je werk en versnelling van de situatie waarin je Schrijf je die brief aan een klant, dan doe je dat ik niets van. Taal wordt niet beter of slechter,
communiceert. De situatie
je carrière. Gaan we samen voor de top? anders dan aan een collega.” maar de registers worden anders. Eén ding staat
Roda J.C. Ring 59
wel als een paal boven water: Hoe registers ook
6466 NH Kerkrade
Nu voor maar € 119,00 p.p.
T. 088 - 11 88 888
excl. citytax à € 1,85 p.p.p.n. bepaalt het taalregister Leer verschillende registers beheersen mogen veranderen, er blijven verschillen tussen
info@goldentulipparkstad.nl
www.goldentulipparkstad.nl Reserveren o.v.v. ‘Adecco ANOUK’ topsecretaries.nl dat je moet kiezen“ “Besef dat er veel verschillende registers zijn en bestaan en het blijft cruciaal dat je het juiste
dat je veel registers beheerst. Soms is het register kiest.”
belangrijk je registers uit te breiden. Kijk dan
14 15