Tally.erp 9 vol i

2013

TALLY.ERP 9
VOLUME I
BY RITESH KHETAN
KHETAN INSTITUTE OF COMPUTER EDUCATION
AND TALLY ACADEMY

RITESH KHETAN
KIET- A-5/3, SECTOR-1, SHANKAR NAGAR, RAIPUR MOB- 8349 333 666
10-Jun-13
ow

TALLY.ERP 9 VOLUME I- BY RITESH KHETAN

Contents
COMPANY INFO........................................................................................................................................7
COMPANY FEATURES .............................................................................................................................9
GATEWAY OF TALLY ............................................................................................................................14
ACCOUNTS INFO....................................................................................................................................15
ACCOUNTING MASTERS ......................................................................................................................15
Groups ............................................................................................................................15
Ledgers ..........................................................................................................................25
Voucher Types ..............................................................................................................29
INVENTORY MASTERS..........................................................................................................................32
Stock Groups...................................................................................................................32
Stock Category ...............................................................................................................33
Unit of Measurement ......................................................................................................33
Godowns ..........................................................................................................................34
Stock Items .....................................................................................................................35
Practical Session ...........................................................................................................36

2 | KHETAN I N S T I T U T E O F C O M P U T E R E D U C A T I O N & T A L L Y A C A D E M Y - 8 3 4 9 3 3 3 6 6 6


Welcome to the world of Tally. The most using accounting software
1. HISTORY OF TALLY
Tally Solutions Pvt Ltd मु खतः बगलोर क एक सॉ टवेर नमाता कपनी है . िजसका यापर म डल ई ट, बां लादे श, इं लड
ं
आ द 100 से यादा दे श म फला है . टैल सॉ टवेर का योग यापा रक सं थान म मु खतः वाउचर, वा षक ववरण, कराधान आ द क
ै
े
लए कया जाता है . खु दरा यापर क लए भी इसका वशेष पैकज है.
े
े

टै ल सॉ टवेर का नमाण 1986 म हु आ था. समय और मांग क अनुसार इसम प रवतन कये जाते रहे और आज यह दु नया म सबसे
े
यादा योग कये जाने वाले Accounting Software म से एक है. इसक सबसे बड़ी खू बी है इसका user freindly होना. कोई भी

यि त थोड़ी सी जानकार क बाद ह इससे योग कर सकता है . वह ये बहु त वृह भी है. िजसमे टै स रपो स, मैनजमट रपो स,
े
े

रोजनामचा, बैलस शीत, े ल बैलस, लाभ हा न खाता बना सकते ह साथ ह समय समय पर इससे अप ेड भी कया याता है.
टै ल क क छ यावसा यक सं करण / versions पर एक नजर –
े ु
टै ल 4.5 -

यह M. S. DOS पर आधा रत एकाउं टंग पैकज है . इसक अ दर क छ सामा य से लेखे जैसे - वाउचर
े
े
ु

टै ल 5.0 -

यह 4.5 का ह अप ेडेड version है . यह windows आधा रत है. इसम inventory को जोड़ा गया था. िजससे अब

नमाण, सामा य लेख रपोट, बल वाइज एना ल सस आ द ह संभव है

inventory को मे टे न करना, डायरे ट एं

व ट , लेजर

करना संभव हो सका.

टै ल 5 4 - यह 5.0 का उ नत मो यू ल है . िजसमे Import of Data Facility द गई. िजससे पु राने या कह ं और रखे डाटा को भी नए
म व तत कया जा सकता था साथ ह उससे स मा हत भी कर सकते थे
टै ल 6.3:

यह एक व ता रत उ यम णाल है िजससे यह ODBC (ओपन डाटा बेस कनेि ट वट ) क मा यम से अ य णाल क
े
े

साथ सू चना का आदान दान कर सकता है. साथ ह टै ल से व ीय रकॉड ई - मेल, अपलोड भी कया जा सकता था.
7.2 टै ल : - यह एक एक कृ त उ यम

णाल सं करण है , िजसमे TDS और TCS और Service Tax को जोड़ा गया है .

टै ल 8.1: यह बहु भाषा समथन सॉ टवेयर है . यह भाषाएँ का समथन है करता

टै ल . 9.0 - यह 8.1 सं करण पर एक बेहतर मॉडल है . यह 13 भाषाएँ ( वदे शी भाषा स हत) का समथन करता है . Payroll इस
सं करण म पेश कया है . इसम ए साइज क साथ साथ अ य t वशेषताएँ भी है . यह ERP (Enterprise Resource Planning ) म
े
उपल ध है . इसका Multiuser version , Tally .Net ID एवं internet क मदद से कह ं से भी ए सेस कया जा सकता है . टैल
व भ न सं करण और खला क मा यम से समय समय पर upgrade कया जाता है . नवीनतम सं करण , सीर ज – A
ृं
े



GETTING FUNCTIONAL WITH TALLY.ERP 9
Download Tally in Your Computerआम तौर पर लाइसस पैकज क साथ एक सीडी दया जाता है िजसक मा यम से इसे install कया जा सकता है, या यह कपनी क
े
े
े
ं
वेबसाइट क नीचे दए गए तर क से download भी कया जा सकता है :
े

www.tallysolutions.com> Downloads> Download Centre>[ 32 Bit] - Tally.ERP 9 LITE Installer Or
http://experts.tallysolutions.com/tallyweb/modules/operation/extranet/CXERPDownloadViewMgr.php

Just click on the link and then on first option-“[32 Bit] - Tally ERP 9 LITE Installer- 27.4MB”
तब नदश का पालन कर. इसक बाद Tally.ERP 9 नाम का एक Folder सभी आव यक फाइल क साथ save हो जाता है . साथ ह एक
े
े
icon desktop पर भी create हो जायेगा. IIcon cको click करने पर न न ल खत screen खु लेगी: -


Startup Screen - Licensed Tally ERP use करने पर यह screen नह ं दखेगी. यह Educational Tally, Tally.Net user,
First time after installation etc क समय ह दखेगी. इसक बाद सफ the regular screen (Gateway of Tallyे
े
GOT) ह दखेगी.

Activate License- इस नए valid license लाइसस को स

य करने क लए योग कया जाता है. इसक लए आपको valid tally
े
े

license Key (given in pack provided by tally) क ज रत होगी. िजसको installation क दौरान मांगने पर feed करना होता
े
है साथ ह आपको एक valid E-mail Id क भी ज रत होगी. हालां क आपको दए गए वक प क मा यम से offline installation भी
े
कर सकते ह.

Re-activate license- पु राने लाइसस को फर से activate करने क लए.
े

Configure existing license- मौजू दा लाइसस configure करने क लए या नया license क installation दौरान क छ problem
े
ु
होने पर

Login as Remote Tally.Net User - Remote computer से login करने क लए.
े

Work in educational Mode- इस Education क लए ह है और तार ख और दूसर restrictions क कारण commercial use लए
े
े
काम नह ं करे गा. इस म आप कवल 1 तार ख, कसी भी मह ने क 2 और 31 का उपयोग कर सकते ह.
े
Quit- मौजू दा

न छोड़ वापस जाने क लए.
े

(Tip: Letter in Red works as shortcut to direct reach at option related or use the same with ALT to go
in directly if single straw below and Ctrl if double straw below)


Install करने क बाद न न ल खत म से कसी option का use करक Tally Open क जा सकती है :
े
े
Start (on Desktop) > Programs > Tally.ERP 9 > Tally.ERP 9 icon
Or
Double Click on Tally.ERP 9 Icons on Desktop
अब एक न नवत
Title Bar
Button Toolbar

Task Bar
ऊपर

न खु ल जाएगी:
Horizontal Button Bar

Gateway of Tally

Info panel

Close

Calculator

Button

Time & Date

न Gateway of Tally (GOT) क प म जाना जाता है.
े

Select Company: पहले से बनी हु ई कपनी खोलने क लए
ं
े
Create Company: नई Company बनाने क लए
े
Backup: - Data backup लेने क लए
े
Restore: -Data Restore करने क लए
े



COMPANY INFO
By using this option you can Create A New Company
To use: - GOT > Alt + F3: Company Info > Create Company
Practical Session –
Create a company with following details:-

Organization Name: AMRI Electronics
Address: A-6/8, Sector-48, Sharda Nagar, Khanpura
State- Sikkim, Pin Code- 11111111, Mobile No- 77777 77777, Tel: 1111-111111
E-mail Id- amrielectrnics@gmail.com
Enable auto back up- Yes, Maintain- Accounts Only
Books beginning from- 17.05.13, Financial year from: 01.04.13
Rest details- As per your convenience


Some Important tips for filling of Company Creation form:Maintain- दो वक प उभरे गा- first- Accounts only- ऐसे सं थान जहाँ इ वटर का एकाउं स रखना या तो संभव नह ं है या
वो ऐसा करना नह ं चाहते ह. इस Option का योग करगे. जैसे - restaurants, कपडा दुकान, स वस से टस आ द
Accounts with inventory- वो फम जो एकाउं स म ोड

स / माल का भी accounts रखते ह.

इस

Option का योग करगे. जैसे - कराना टोर, मे डकल शॉप आ द.
Financial Year from- उस financial year/ फाइन सयल इयर क पहल तार ख िजस क लए
े
accounts करना है (i.e. -01.04.11 for FY-2011-12)
Books beginning from- व ीय वष क बीच म िजस तार ख पर एकाउं स को चालू करना है
े
अब Inter Press कर या Ctrl + A कर –– अब आपक कपनी create हो चु क है.
ं
Remember that Tally Vault and User passwords are non recoverable. So, be careful and note it
somewhere as it cannot be retrieved.
Practical Session:
Create a company having following details:
 Name- Arjun Traders



Address: Shop no-603/604, Alka market, Sahid marg, Raipur, Chhattisgarh, Pin- 492001
Tel: 0771-2430041, Mob- 9771525665




Email- arjun.traders603@gmail.com
The organization was inaugurated on 02.05.2013

Select Company: कप नय क सू ची म से कोई कपनी का चयन करने क लये.
ं
ं
े
To Select a Company- Gateway of Tally > Alt+ F3: Company Info > Select Company (from list)
ल ट म से िजस कपनी का चयन करना हो उसपर double click कर सकते ह या arrow से जाकर click कर
ं


Alter Company: कसी company क detail को change करने क लए.
े
े
To Alter a Company- Gateway of Tally > Alt+ F3: Company Info > Alter
Select the company from list which you wanna alter
इससे company creation/ alteration form खु ल जायेगा. इसम आप इ छानु सार details change/add कर सकते ह.
Alteration क बाद इसको save कर द.
े
Shut Company: कसी active company को close करने क लए.
े
To Shut a Company- Gateway of Tally > Alt+ F3: Company Info > Shut Company
Or
Gateway of Tally > Alt+F1
Delete Company: कसी Company को delete करने क लए.
े
To Delete a Company- Gateway of Tally > Alt+ F3: Company Info > Alter > Alt +D

F11: COMPANY FEATURES
Company Features का योग additional options क लए कया जाता है . इससे सामा य tally म नई बात जोड़ी जा सकती
े
ह. इसे Tally म लगभग सभी

न से F11 Press करक दे खा जा सकता है
े

It is divided into 5 major categories:
F1: Accounting Features

F2: Inventory Features

F3: Statutory & Taxation

Tally.Net Features

F6: Add- On Features


F1: Accounting features म सामा यतः वो features रहते ह जो क accounting transactions and reports

I.

को भा वत करते ह. Accounting features को हम आगे 6 sections म उप वभािजत कर सकते ह:


General




Outstanding Management
Cost/ Profit Centers Management




Invoicing
Budgets/ Scenario Management



Other Features

Gateway to Tally > F11: Features > Accounting Features/F1. The screen is shown as below:

आव यकतानु सार options को select कर एवं अंत म enter press कर. Options क detailed knowledge आपको उनक use क दौरान
े
े
बता द जाएगी.

F2: Inventory Features: म सामा यतः वो features रहते ह जो क Inventory transactions and reports को

II.

भा वत करते ह. Inventory features को हम आगे 7 sections म उप वभािजत कर सकते ह:



General
Storage & Classification




Order Processing
Invoicing




Purchase Management
Sales Management



Additional Inventory Vouchers


Gateway to Tally > F11: Features > Inventory Features/F2. The screen is shown as below:

आव यकतानु सार options को select कर एवं अंत म enter press कर. Options क detailed knowledge आपको उनक use क दौरान
े
े
बता द जाएगी.

The F2: Inventory Features menu will be available only when Accounts with Inventory option
is selected in company creation form (company masters)

F3: Statutory & Taxation: म Statutory & Taxation स ब धी configuration कये जा सकते ह. ये contury specific

III.

होते ह और company creation क समय selct कये गए country क अनु सार उपल ध होते ह. नि ल खत statutory options
े
े
तभी आएँगी जब country म India select कया गया हो. Options here in :


Excise




Value Added Tax(VAT)
Service Tax




Tax Deducted at Source (TDS)
Tax Collected at Source (TCS)



Payroll



Income Tax

Gateway to Tally > F11: Features > Statutory/F3. The screen is shown as below



Statutory features म Payroll स ब धी options भी रहते ले कन तभी जब F1:Accounting Features म
Maintain Payroll enable कया गया हो.
इसी तरह Excise स ब धी options तभी रहगे जब Company Masters म Accounts with Inventory enable
कया गया हो
IV.

F4: Tally.Net Features: म Connection Details, Remote Access, SMS Access etc सबंधी optionns रहते ह जो क
Tally.Net क features use क लए आव यक ह.
े
े

Gateway to Tally > F11: Features > Tally.Net Features/ F4
Tally.Net स ब धी options तभी रहगे जब Company Masters म Use Security Control enable कया गया हो
V.

F6: Add-Ons: से आप addtional softwares खर द सकते ह. ये क छ other companies वारा तैयार कये गई होते ह जो
ु
tally को support करते ह और क छ additonal features उपल ध करते ह
ु



F12: Configuration
Tally.ERP 9 म F12: Configuration Accounting, Inventory, Payroll, E-mailing, Date, Printing, TDL,
Numeric symbol, Voucher entry क छ options availabble करते ह. ये User- definabble होते ह िजनको आ य तासर योग
ु
कया जा सकता है
वैसे तो इसको Gateway of Tally > F12 से access कया जा सकता है क तु इसक सबसे बड़ी खा सयत ये है क इससे Tally म जब
और िजस जगह press कया जाता है वो उससे स ब धी configuration options ह दखता है . इसम बहु त सारे options होते ह इस लए
इसको हम आगे entries और अ य काय क दौरान ह व तार से जानगे.
े
The general screen of Configuration when pressed at Gateway of Tally:

The main difference between F11: Features and F12: Configuration is. That configuration effects only
the company for which it is used. While features affect all companies.

Practical Session:

 Create a company – Complete Infra Care Solutions Pvt.ltd.
 Rest details as per you
Practice the following with the company
1. Select the company from list
2. Alter the details and change name- Complete Info care Pvt. Ltd.
3. Shut the Company
4. Delete the Company



GATEWAY OF TALLY
Alt + F2: Period

Button Bar

F2: Date

List of opened
companies

Ctrl+ N: Calculator

ऊपर

Date & Time

न Gateway of Tally (GOT) क प म जाना जाता है.
े

बाई ओर ऊपर से वतमान व ीय वष, करं ट डेट, खु ल हु ई क पनीज क ल ट, एं

क ला ट डेट आ द रहती है .

सबसे दायाँ कॉलम बटन बार कहलाता है. िजसमे न न ल खत बट स रहते ह.
F3: Company Info: (Alt+F3):

कपनी क बारे म जानकार . उदाहरण - कसी कपनी क जानकार म प रवतन Alteration,
ं
े
ं
े

Security Control, Shut company आ द क लए
े
F11: Features: To open feature screen.
F12: Configure: To Open Company configuration screen.
F2: To change current date
Alt+ F2: To Change current period



MASTERS
मा टस/Masters म हम टै ल पर एकाउं टंग समब धत सभी Ledgers,
groups,

Stock

item,

Stock

Group,

Godowns,

Unit

of

Measurement, Vouchers आ द को Create, Display और सू धार
सकते ह.

ACCOUNTS INFO
Groups, Ledgers & Vouchers बनाने, दे खने और प रव तत करने क लए
े

GROUPS
Group एक ह accounting nature वाले ledger का समू ह होता है. Tally म काय क सट कता मु खतः उनक Ledgers क
े
े
ु पंग पर नभर करती है. इस लए यह जानना बहु त ज र हो जाता है क कौन सा Ledgers का नेचर या है और उससे क

रखा जाये. वरना टै ल गलत जानकार भी दान कर सकता है ..

टै ल म 28 कल Pre- defined groups ह. िजनमे से 15 main groups एवं 13 sub groups होते ह
ु
Sl. No.

Primary Groups

Sub Groups

1

Branch / Divisions

Bank OD A/c or Bank OCC A/c

2

Capital Accounts

Bank Accounts

3

Current Assets

Cash –in – hand

4

Current Liabilities

Deposits (Assets)

5

Direct Incomes

Duties & Taxes

6

Direct Expenses

Loan & Advances (Assets)

7

Fixed Assets

Provisions

8

Indirect Expenses

9

Indirect Incomes

Reserves and Surplus or Retained
Earnings
Secured Loans

10

Investments

Stock – in –hand

11

Loans ( Liabilities)

Sundry Creditors

12
13

Misc.
Expenses Sundry Debtors
(ASSETS)
Purchase Accounts
Unsecured Loans

14

Sales Accounts

15

Suspense A/c


ुप म

इन Groups का classification ह इस बात क पुि ट करता है क ये revenue nature क कारण Profit and Loss Account को effect
े
करगे या capital nature क कारण Balance Sheet .
े
Reserved Groups से

येक पर चचा: -

Non Revenue (Group Displayed and effect in Balance Sheet):Capital Account: - इसम company क Capital and Reserves का रकॉड रखा जाता है Share Capital, Partners' Capital A/c,
े
and Proprietor’s Capital Account आ द को Capital Accounts क अंतगत रखा जाता है. Balance Sheet (B/S) क left side क
े
े
े
ऊपर म रहता है
Reserves and Surplus [Retained Earnings]:- इसम Capital Reserve, General Reserve, and Reserve for Depreciation

आ द ledgers सि म लत होते ह. Last FY क forwarded income को Reserves and Surplus क under रखते ह. Balance Sheet
े
(B/S) क Capital Account म रहता है
े
Current Liabilities: - कसी भी liability से related accounts को इसक under create कर सकते ह like Outstanding, payable,
े
Advance, Liabilities, Statutory Liabilities and other minor liabilities. Current Liabilities क Sub-groups - Duties and
े
Taxes, Provisions and Sundry Creditors. Balance Sheet म बा ओर म वतं


प से होता है.

Duties and Taxes: -Duties and Taxes म सभी तरह क tax accounts स मा हत होते ह. जैसे VAT, Excise, Sales and
े
other trade taxes and the total liability. ले कन इस तरह क कर म जो भु गतान कया गया है और उनक खलाफ कोई भी
े
े

े डट ा त नह ं हो पायेगा indirect expenses or purchase account (as per accounting policy) क अंतगत वग कृ त
े

कया जाएगा..


Provisions: -Accounts like Provision for Taxation, Provision for Depreciation आ द Provisions क अंतगत रखे
े
जाते.



Sundry Creditors: - यापा रक लेनदार क लए. आम तौर पर आपू तकताओं / suppliers को इसक तहत समू ह कृ त करते ह.
े
े

Loans (Liability): -Loans जो company ने उधार लया है, आम तौर पर typically long-terms loans Balance Sheet म बा ओर
म वतं


प से होता है. Sub-groups - Bank OD a/c, Bank OCC A/c, secured loans & unsecured loans.
Bank OD Accounts [Bank OCC Accounts]: -Tally म आप अलग अलग तरह क Bank Accounts को उनक
े

कृ त क
े

आधार पर बाँट सकते ह जैसे -Bank Overdraft accounts and Bank over Cash Credit Accounts. आम तौर पर दोन loan
accounts ह.


Secured Loans: - अव ध ऋण (Term loans) या अ य लंबे / म यम अव ध क ऋण, जो क छ प रसंप
े
ु

क security क against
े

ा त कये जाते ह या सह तर क से कसी भी कार क security होने क बात क पुि ट नह ं करता. जैसे -Debentures, Term
े
े

Loans, and so on. Ex- gold loans, loans against property etc.


Unsecured Loans: -Loans जो प रसंप

क security क against
े

ा त कये जाते ह. Example: Loans from

Directors/partners or outside parties.


Branch/Divisions: - इसम company क कसी भी branches, divisions, affiliates, sister concerns, subsidiaries and so on
े

का ledger accounts maintain कया जा सकता है Tally म यहां खोले जाने वाले खात क साथ Sales and Purchase transactions कर
े
सकते ह. याद रख, ये आपक पु तक म उनक accounts ह न क उनक books of accounts ह. बस उ ह कसी अ य पाट क खाते क प म
े
े
े
े
े
यवहार कर. य द आप आपक क यूटर पर branch/division क पु तक को बनाए रखना चाहते ह, तो आप एक अलग कपनी खोलने चा हए.
े ं
ं

Tally कई कपनी क खात क रखरखाव क अनुम त दे ता है.
ं
े
े
Suspense Account: -Modern accounting म बड़े corporation ा त और ऐसे दे य राशी िजसक nature का पता नह ं होता है क track
े
े

क लए Suspense Ledger का use करते ह. सबसे आम उदाहरण ह Traveling Advance िजनक detail Travelling Allowance bill
े
तु त करने पर ह जा सकगी या bank म कोई ऐसी ाि त िजसक source क जानकार parties or bank क account verification क बाद
े
े
े
े

ह लग सकगी .क छ companies ऐसे accounts को suspense account क अंतगत खोलती ह.
े
ु
े
Fixed Assets: - संप

जैसे car, building, furniture इसक under group कये जाते ह
े

Current Assets:-Current Assets म वो assets होते ह जो fixed assets नह . जैसे -Closing stock, Deposit (Assets), Loans
ं

& Advances (Assets), Sundry Debtors, Cash-in –hand, Stock in hand, Bank a/c आ द. B/s म -left side
independently. Words having suffix with Prepaid suffix as Receivbale generally have nature of Current assets.


Closing Stock: यह कसी end of the period या as on date stock क balance amount बताता है हालां क यह कसी भी
sub-group म नह ं आता है, ले कन Current assets क तहत दे खा जा सकता है.
े



Deposits (Asset): -Deposits म Fixed Deposits, Security Deposits या company

department या party, supplier को दया गया कोई जमा ( कपनी वारा ा त नह , जो एक दा य व है)
ं
ं


वारा कसी government

Loans & Advances (Asset): - इसम company वारा non-trading nature (example: advance against salaries) क
े
दए गए सभी loans/oradvances को शा मल कया जाता है. Supplier का advances account इस group म नह ं खोलना चा हए.




Sundry Debtors: -आम तौर पर सभी ाहक को इस क अंतगत वग कृ त कया जाता है. Ex: - Ram A/c, Shyam A/c etc.
े

Cash-in hand: - Tally इस group म Cash A/c automatically create करता है. य द आव यक हो, आप एक से अ धक
Cash A/c खोल सकते ह Like- Petty cash etc. Effect- under Current Assets.



Stock-in-hand: - इसम stock accounts -Raw Materials, Work-in-Progress and Finished Goods.आ द को रखा
जाता है Balance control depend करता है क आपने Integrated Account-cum-Inventory अपनाया हु आ या नह ं. इन
वक प पर वचार कर:

 Integrated Accounts-cum-Inventory
इस option का Balance Sheet and Profit & Loss Account पर मह वपूण भाव पड़ता है. अगर Yes set कया जाता है तो
stock/inventory क value पर inventory records means actual आधा रत रहे गी

आप closing balance को directly change नह ं कर सकगे. आप Inventory records म transactions नह ं कर सकगे
और Balance Sheet म Closing Stock value actual inventory books figures क आधार पर रहे गा
े

 Non-integrated Accounts-cum-Inventory
अगर Integrated Account-cum-Inventory option को No set कया जाता है तो closing stock inventory books

figures को छोड़कर manually entered balances pick. इसम accounts एवं inventory को separately maintain
करने क सु वधा ा त होती है.



Bank Accounts: - कोई भी bank account चाहे वो current account, savings account, short term deposit
accounts हो इसी group म रखा जाता है.. Ex- HDFC Bank, UCO bank etc


Investments: - Investment accounts जैसे Investment in Shares, Bonds, Govt. securities, long term Bank deposit
accounts आ द. यह आपको कपनी वारा कए गए क ल नवेश को दे खने क अनुम त दे ता है.
ं
ु
Miscellaneous Expenses (Asset): - इस group का use Indian Companies Act 1956 क Schedule VI क तहत legal
े
े
disclosure requirements क लए कया जाता है इसम incorporation (कपनी पंजीयन पर कये गए खच) और pre-operative
े
ं

expenses (कपनी पंजीयन से पहले कपनी क लए गए खच) को रखा जाता है. कप नय को हर साल इस खाते से एक नि चत भाग write off
ं
ं
े
ं
करना होता है शेष इस खाते म बैलस क प म रहता है जब तक क पुणतः written off न हो जाये.
े
Revenue (Group displayed and effect Profit and Loss account)
Sales Account: - आप अपनी sales accounts को ब

abs या कर क आधार पर कार वग कृ त कर सकते. इससे tax returns म बहु त ह
े

आसानी होती है.
Examples:
o Domestic Sales
o Export Sales
अब Domestic Sales क अ दर न न ल खत ledgers खोल :
े
o Sales (10%)
o Sales (5%)
o Sales (exempt)
आप Sales Returns को भी इसी म खोल सकते ह िजससे net sales after returns का figure दे खा जा सकता है

Note: Customer accounts को इस group क अ दर न खोल
े

Purchase Account: - ये sales accounts क तरह ह है, सफ लेनदे न क कार म अंतर है
े
Direct Income [Income Direct]: - ये Non-trade income account है जो Gross Profit को भा वत करता है. उदाहरण क लए:
े
Discount received on purchase etc. सभी कार क trade income को Sales Accounts क under रखा जाता है.
े

Indirect Income [Income Indirect]: - ये व वध non-sale income ह. जो उ पादन या खर द क बाद ाप ् होती ह (company क
े
कृ त क अनुसार) उदाहरण: Rent Received ,Interest Received आ द
े

Direct Expenses [Expenses Direct]: - ये manufacturing एवं direct trading expenses है ये account company क Gross
े
Profit का नधारण करते ह Example- Wages and salary, Godown rent, freight (Inward) आ द.

Indirect Expenses [Expenses Indirect]: - सभी administrative, selling or non-direct expenses. जैसे – bank charges,
depreciation, salary, freight (outward), office rent आ द.

Common and Possible Errors in Grouping and Account Classification
Debtor/Creditor classification
Parties’ िजनक साथ कपनी कारोबार कर रह है को न न ल खत groups म से कसी क तहत ह खोला जाना चा हए (या इनक sub-groups
े
ं
े
े
क under):
े


Sundry Debtors/ व वध दे नदार



Sundry Creditors/ व वध लेनदार



Branch/Divisions


Sales and Purchase account revenue accounts क तहत आते ह िजनका भाव Profit & Loss Account पर पड़ता है. अगर आप
े
अपनी party accounts को इसक under खोलगे तो sales or purchase voucher entry पास करने म क ठनाई आएगी
े
Opening two accounts of the same party
सु वधा क हसाब से tally म debtors, creditors and branch/divisions को अलग अलग कया जाता है यह आपको एक वशेष समू ह क
े
े
खात क display and analysis म मदद करता है. इस
े

कार ,आप Sundry Debtors क under डाल गई क party लए sales and
े
े

purchase दोन entries कर सकते ह. Party क frequent business nature क आधार पर उसका classification कर.
े
े
For example, parties से िजसे आप अ सर खर दते ह व वध लेनदार /Sundry Creditors क under रखा जा सकता है,
े

यू ं क सामा य

business transaction क हसाब से party लेनदार ह है. क तु ऐसी party से डे बट बैलस होने पर भी tally कोई restriction नह ं करे गा (जो
े
सामा यतः े डट ह होना चा हए). इसी तरह accounting transaction क कारण Sundry Debtor का balance credit हो सकता है.
े
इस लए, आपको एक ह party क लए दो खात को खोलने क ज रत नह ं है - एक Sundry Debtors और एक Sundry Creditors क
े
े
under. Tally म आप एक ह नाम क दो ledger accounts नह ं खोल सकते.
े
Duties and Taxes group म सफ वैसे ह Tax को रखगे जो या तो payable हो या credit हो. इसक अलावा सभी tax या statutory
े
expenses or rates and taxes indirect expenses म रखे जाते ह

सफ reserved groups का use कई संगठन क लए पया त हो
े

सकता है. अ धक व वधता क लए, Tally आप अपने groups, either as sub-groups or primary groups भी create कर सकते ह.
े

Groups sub-classified प से एक unlimited level पर वग कृ त हो सकता है, आप एक आभासी accounting tree क क पना कर सकते
ह. At the lowest level, ज़ा हर है, ledger account होगा.

View list of default groups in Tally.ERP 9- GOT- Accounts Info- Groups- Display (Multiple Groups)



Practical Session:

Assign accounting groups for the following account heads:
Investment with HDFC
bank

Consultancy fee

Loan from UCO bank

Depreciation

Bills receivable

Stationary and
Telephone

Office salary

Prepaid Expenses

Godown Rent

Outstanding Payment

Pre receive Salary

Land & Building

Loan from Proprietor

Freight (Inward)

Salary of factory
staff-

Freight (Outward)



Manish reddy

Interest Paid



Kamakhya soni

Interest from
Investment



Groups in Tally.ERP 9: Gateway of Tally > Accounts Info > Groups
In Tally.ERP 9 groups can be created through two options:
 Single Group- To Create groups particularly

 Multiple Groups- To Create more than one group at single
screen.

SINGLE GROUP: Create, Display and Alter

Gateway of Tally > Accounts Info > Groups > Create (Single Group).



Name: Group का नाम.



Alias: कभी कभी हम सफ हमार

मृ त क लए Accounts / groups / Stock Items क एक दूसरा नाम रखते है. यहां
े
े

दा खल कए गए नाम खात म Accounts / groups / Stock Items का चयन करने क लए इ तेमाल कया जा सकता है.
े
ले कन आम तौर पर यह रपोट या


न पर कट नह ं होता है .

Group behaves like a Sub- ledger: ये option सेले ट करने से उपरो त प अपने Ledgers क लए क ोलर का काम
ु
े
ं
करे गा. ऐसे म यह कसी वशेष खाते क जगह पु रे ु प का शेष द शत करे गा. यह क छ ु स जैसे - Sundry debtors, Sundry
ु
creditors etc. क लए योग कया जा सकता है.
े



Nett Debit/Credit Balances for Reporting: इससे yes set करने से group का balance net दखायेगा न क
debit and credit अलग- अलग.



Used for Calculation- अगर आप इस प म व भन गणना (जैसे - टै स, ड काउं ट आ द) automatiocaly करना चाहते ह.
ु
तो इस सु वधा का योग कर.


Creating a Secondary Group. Create group for following in Tally.ERP 9-

Name

Under

Details

Method to Allocate….

Building

Fixed Assets

No

Not Applicable

Office Expenses

Indirect Expenses

No

Not Applicable

Office Salary

Office Expenses
Selling & Distribution
O/h

No

Not Applicable

No

Not Applicable

Travelling Expenses

F12: Configuration (at Group Creation Screen)-

Allow ALIASES along……: To keep or remove alias.
Allow Language ALIASES along with Names: English क अलावा दूसर language use करने क लए. इससे name
े
े
column क ऊपर available languages क list खु ल जाती है . िजसे आव य तानु सार कर सकते ह
े
Allow ADVANCED entries in Masters: To keep or remove options below “Under”.


Creating Primary Group:
You can create primary groups also in Tally:

Does it
affect Gross
Profits

Details

Method to
Allocate….

Name

Under

Nature of
Group

Interest
Factory

Primary
Primary

Expenses
Expenses

No
Yes

No
No

Not Applicable
Not Applicable

Tangible
Rent

Primary
Primary

Assets
Income

No
No

No
No

Not Applicable
Not Applicable

Example of creating a Single Group: -

Name of the Group

Keep always under Primary

Select Nature as affect in accounts.
Means revenue or non-revenue etc.
Means that whether the group is a
part of Trading account or Profit &
Loss a/c or not.

Display a Single Group:
At display screen you can see the pre- created Groups.
Gateway of Tally > Accounts Info > Group > Display (Single Group)
Alter a Single Group:
At Alter Screen you can see the pre-created groups as well as make any changes in filled information.
Gateway of Tally > Accounts Info > Group > Alter (Single Group)
Delete a Single Group:
To Delete any pre-created group.
Gateway of Tally > Accounts Info> Group > Alter (Single Group) > Select group > Open > Alt +D > Enter or Y.


MULTIPLE GROUP: Create, Display and Alter
Multiple Groups से आप एक साथ एक से

यादा groups बना सकते ह. इसका सबसे बड़ा फायदा यह है क हर group को

बनाने क लए अलग अलग फॉम नह ं खोलने पड़ते. बि क एक ह बार म सभी groups create करक accept कर द. ले कन
े
े
इसम कमी यह है क आप इसम additional options का योग नह ं कर सकते. साथ ह इस व ध से Primary Groups नह ं
बनाये जा सकते.

Creating a Multiple Group:
To Create a Multiple Group:
Gateway of Tally > Accounts Info > Group > Create (Multiple Group) > Create
1. Select the Group ( If groups to be created under any single group, later you can change them)
Or
Select – All Items (If groups under more than one groups to be created)

2. Enter Group name and Select desired group (if used second option above)

Display and Alter a Multiple Group:
Multiple groups option क अंतगत बने गए groups को single groups options म ऊपर बताये गई तर क से दे खा व
े
े
alter कया जा सकता है . साथ ह उ ह Multiple groups option क नचे भी दे खा या Alter कया जा सकता है .
े
Deleting a Ledger/ Group:
Gateway of Tally > Accounts Info > Group/ Ledgers > Alteration > Alt + D (delete) > Enter
This option (Alt + D) can be broadly used for deleting any information


LEDGERS
यहाँ हम लोग Tally.ERP 9 म नए Ledgers बनाना, दे खना और Alter करने क बारे म जानगे . Groups क तरह Ledgers
े
को भी दो तर क से बनाया जा सकता है :

1. Single Ledger : Creating/Display/Alter single ledger on a screen.
2. Multiple Ledger: Creating/Display/Alter more than one ledger on a screen.
जैसे क म हमने बताया था क Multiple creation से आप additional options (F12) का योग नह ं कर सकते. Multiple
Ledgers creation म भी यह सम या आ सकती है .
Creating a Single Ledger:
To Create a Single Ledger:
Gateway of Tally > Accounts Info > Ledgers > Create (Single Ledger)
Example: Create a ledger of Ankush Traders Under Sundry Debtors with Opening Balance of Rs- 26,000.00
Steps:


Fill the name of Ledger in Name field and Skip the alias field.




Select Group from list opened in right.
Skip rest and Fill address at Address field and than other details as demanded.




Fill Opening Balance – 26,000.00 and Select Dr.
The Screen will appear as below:

2

1
4

3
6
5

7



F12: Configuration at Ledger Creation Screen (as per
numbering above):
1. Allow ALIASES along with Names: To keep or
remove alias below ledger name
2. Allow Language ALIASES along with Names: To
keep or remove multilingual facility above ledger
name.
3. Allow ADVANCED entries in Masters: To Keep or remove advance options like-“Inventory values are
affected” from screen.
4. Add NOTES for Ledger Accounts : Enable it to get a additional space above “Under” option to add some
notes about the particular ledger. It doesn’t affect ledger or any entry in anyway. It’s just of remembering
5. Use ADDRESSES for ledger Accounts: If the option is enabled you can add address details for the Ledger.
6. Use Contact Details: To use additional contact detail apart of the address detail
7. Use Other Information for Ledger Accounts: To fill additional statutory details for the particular ledger.

Creating a Multiple Ledger:
To Create a Multiple Ledger:
Gateway of Tally > Accounts Info > Ledgers > Create (Multiple Ledger)
Ledger Name

Under (Group)

Ramesh Khan

Sundry Creditors

Ameer Khanna

Opening Balance

Dr/Cr.

2,100.00

Cr.

Sundry Debtors

2,50,250.00

Dr.

Kisan Malhotra

Loans (Liability)

15,000.00

Cr.

Depreciation

Indirect Expenses

0.00



Practical Session:
Given below is Trail Balance of one Rock & Brick Infotech Ltd. As on March 31, 2013. Create
the below in the books as on April 01, 2013 as opening at Single Ledgers:
Sl.No.
Name of Ledger
1.
Bank Account

Group
Bank Accounts

2.

Bank Interest

Indirect Incomes

3.

Buildings

Fixed Assets

4.

Local Sales @14%

Sales Accounts

5.

Rahul Agrotech Ltd.

6.

Horizon Securities.

7.
8.

Security
DepositDepartment
Salary

9.

Sales Tax

Duties & Taxes

10

Tax Deducted at Source

Duties & Taxes

11.

Entry Tax

Purchase Account

12.

Office Cash

13.

Op. Balance
15,000.00

Dr/ Cr.
Dr.

75,000.00

Dr.

Sundry Debtors

1,25,512.00

Dr.

Sundry Creditors

-28,252.00

Cr.

Tax Deposit (Assets)

25,000.00

Dr.

Cash-in-hand

78,912.00

Dr.

HDFC Bank

Bank Account

8,12,777.00

Dr.

14.

UCO CC account

Bank OD A/c

25,00,000.00

Cr.

15.

Wages

Direct Expenses

16.

Office rent

Indirect Expenses

17.

Printer Purhcase

Purchase accounts

18.

Mr. Rock’s Capital A/c

Capital A/c

50,00,000.00

Cr.

19.

Freight Expenses

Direct Expenses

20.

Depreciation

Indirect Expenses

21.

Profit & Loss A/c

Primary

22.

Vicky – Loan

Loans (liability)

90,000.00

Cr.

23.

Suspense A/c

Suspense A/c

24.

Aligarh Branch

Branch/ Division

13,258.00

Dr.

Sales

Indirect Expenses



Create below ledgers in Tally.ERP 9 through Multiple Ledger Creation:
Ledger Name

Under (fill it here)

Opening Balance

Dr./ Cr.
28,000.00 Cr.

Rahul's Capital A/c

150,000.00 Dr.

Land & Building

2,000.00 Dr.

Vibhisha Sales & Service

157,888.00 Cr.
98,781.00 Dr.

Elite Service Centre
Kotak Mahindra Bank
Conveyance

-

.
.

Interest on Investment

Create the following Groups in Tally.ERP 9 Through Single Groups Creation: (Create from the
lowest level using Alt+ C)
Create below Groups in Tally.ERP 9 through Single Group Creation:
Group Name

Under

UP Debtors
Furniture & Fixtures
Salary
Field Staff Salary
Chhattisgarh F.S.
Salary
Office equipment
Outstate Loan

Sundry Debtors
Fixed Assets
Indirect Expenses
Salary
Field Staff Salary
Fixed Assets
Loans (Liability)

South Indian
Debtors

South- West
Debtors

Kerala
Debtors

Goa Debtors

North Indian
Debtors

South East
Debtors

Maharastra
Debtors

A.P. Debtors

North East
Debtors

T.Nadu
debtors

Meghalaya
Debtors

North West
Debtors

Rajashthan
Debtors



VOUCHER TYPES
1. What is Voucher?
Voucher वो प होते ह िजनक आधार पर कोई transaction कया जाता है . एकाउं टंग म इनका बहु त मह व होता है .
े

येक

कार क transaction क लए अलग अलग तरह क वाउचर का योग कया जाता है टै ल म mainly 8 कार क Voucher use
े
े
े
े

कया जाता है , Which are Sales, Purchase, Receipt, Payment, Contra, Journal entries, Credit and Debit Notes

etc. इ ह voucher का योग tally, reference purpose, Audit, Statutory details, statement etc.क लए कया जाता
े

है . और legally इनक भी importance होती है . Tally म कोई भी entry इ ह क आधार पर क जाती है और को शश करनी
े
चा हए क इनपर transaction क सार ज र detail हो साथ ह म उनक properly entry भी हु ई हो
2. List of Vouchers
1. Contra : F4
2. Payment Voucher : F5
3. Receipt Voucher : F6
4. Journal Voucher: F7
5. Sales : F8
6. Purchase : F9
7. Debit Note: Ctrl+ F9
8. Credit Note : Ctrl + F8
9. Other Vouchers: Purchase Order, Sales Order, Rejection Out, Rejection In, Stock Journal, Delivery
Note, Receip Note & Physical Stock
Sr. no.

Vouchers

1

Contra

Use For
Contra Entry i.e. transaction between 1. Cash- cash 2. Cash- Bank 3. Bank
– Bank

2

Credit
Note

Sales Return(Inventory, Non Inventory)(Cash/Credit)entry i.e. to issue
various discount or receive debit note

3

Debit
Note

Purchase Return(Inventory, Non Inventory)(Cash/Credit) -vice versa of
Credit note i.e. to receive any discount or to debit any party
Journal Entry, for any transaction between two parties. It may be used for
all types of transactions. For booking of bills etc.
Payment Voucher, for entry of any cash or instrumental payment to any
party.

4

Journal

5

Payment

6

Purchase

7

Receipt

Purchase(Inventory, Non-Inventory)(Cash/Credit)
Receipt Voucher, for entry of receiving of any cash or instrumental
payment

8

Sales

Sales (Inventory, Non Inventory)(Cash/Credit)

उपरो त सभी primary vouchers होते ह और entries क लए इ ह का
े

योग कया जाता है .

GOT > Accounts Info/

Inventory Info > Voucher Types म जाकर हम इनमे क छ additional options कर सकते ह. साथ ह इनक अ दर क छ new
ु
े
ु
vouchers बना सकते ह. िजसका MIS and Entry म योग कया जाता है . Primary Vouchers can’t be created.


Creating a Voucher (Secondary):
इससे pre-created voucher types क अ दर नए sub-groups बनाये जा सकते ह.
े
GOT > Accounts Info/ Inventory Info > Voucher Types > Create
Example: Create a Voucher- CG Sales under Sales

Guide to fill the form:


Name: - अगर नया voucher बनाना है तो नाम डाले



Type of Voucher: - 8 default vouchers म से कोई voucher िजसक under इसे create करना है .
े



Method of Voucher Numbering: - Tally म क voucher numbering तीन तर क होते ह.
े
े
 Automatic: Automatic Numbering क लए, इसम क छ advance settings भी होती है . जो हम नचे पढगे
े
ु
 Manual : Number manually डालने क लए
े
 None: कोई number use नह ं करने क लए, not recommended at all.
े



Use EFFECTIVE Dates for Vouchers: - Actual entry date क अलावा कोई अ य date चा हए तो इस option
े
का योग कया जा सकता है . ऐसे म during entry date change करते समय आपसे दो date मांगी जाएगी.



Make “Optional” as default: - इससे जब voucher को खोल जायेगा वो default

प से optional ह होगा than

button bar से उसे non-optional अथात regular करना होगा


Print after Saving Voucher: - इस option को use करने से जब कभी voucher को save कया जायेगा उसका
system वतः print command दे दे गा



Declaration: यहाँ जो भी लखा जायेगा वो इस particular voucher क printing म सबसे नचे declarationक अंतगत
े
आता है .



Name of Class: - We will study it later.


AUTOMATIC VOUCHER NUMBERING
GOT > Accounts/ Inventory Info > Voucher Types > Create > Method of Voucher Numbering > Automatic

जैसा क नाम से प ट है इसका योग करने से voucher numbering
वतः होती है . सामा यतः voucher numbering simple numbers म

होती है जैसे क – 1, 2, 3, 4, आ द. िजसे इसक नचे आने वाले
े
advance configuration option से बदला जा सकता है .

Use Advance Configuration: इसे select करने पर below form खु लेगा

Prefill with Zero: - Numerical part क
े

नंबर क आगे जीरो लगाना है या नह ं अगर width 4 सेट क हु ई है 3 zero आयगे अ यथा उतनी जगह
े

खल रहे गी. Ex- 0003
Width of Numerical Part: - Automatic numbering enables करने

पर ह इसका use होता है . इससे numerical part क चौड़ाई fix क जा सकती है .

Ex- 0003 (total numbers are 4)
Prefix Details: Voucher म numerical part क पहले
े
Suffix Details: Voucher म numerical part क बाद
े

आने वाला detail.

म आने वाला detail

Ex: - Desired no. in Voucher is CG/INV/ 1/2011-12
Width of numerical part- 3
Prefill with Zero - No
Prefix Details- CG/INV/
Suffix Details- /2011-12

Practical Session: Create Vouchers with following advanced numbering:
Sales Voucher

UP/SV/0005/11-12

LPK/TIV/2011-12/00001

Purchase
Voucher

BH/PUR/001/AP

_ _ _2/2011-12

AKS/_ _ _1/2SP/1213
OD/2/11-12



INVENTORY MASTERS
क छ सं थान जैसे – Medical Shop, Daily Need Shop, Elecctronic Shop आ द म बल Stock item क नाम, सं या
ु
े
आ द क हसाब से बनाया जाता है . ऐसे म जो accounting होती है उसमे हम Tally.ERP 9 म Inventory का use करना होता
े
है . Tally.ERP 9 म Inventory Info क अंतगत मु खतः न न Options आते ह
े


Stock Groups



Stock Categories (Use F11 > F2 to enable)



Stock items



Unit of measures (UOM),



Godown (Use F11 > F2 to enable) etc

को दे खने, बनाने एवं Alter करने क लए. Tally.ERP 9 म Inventory स बं धत
े
options तभी दे खगे जब Company Creation क समय म Accounts with
े
Inventory सेले ट कया गया हो. Tally.ERP 9 क अंतगत Inventory Info
े
Screen क छ इस तरह दखता है :
ु

Stock Groups:
Stock groups का

योग एक ह Nature क Stock Items को एक जगह grouping करने क लए होता है . यह व भ न
े
े

रपोट क नकासी क लए और Inventory & Cost Control क लए
े
े

बहु त उपयोगी है. Tally.ERP 9 म कोई default Group बना नह ं होता है .
आप अपने सु वधा क हसाब से Groups बना और बदल सकते ह. साथ ह
े

अगर आप कसी Stock Item को कसी भी म नह ं रखना चाहते ह तो

उसे Primary क under डाल सकते ह.
े
As Per Group and Ledger Stock Groups are also of Two
Types:-

1. Single Stock Group : To Create one group at Single Screen
2. Multiple Stock Group: To Create more than one Group at Single Screen.
Creating a Stock Group: GOT > Inventory Info > Stock Group > Create
Example : Create a Stock Group – Bio Pesticides Under Primary
Name : Fill the name of desired group
Under : Name of another group, which will be parent group for the new group. You can also choose
“Primary” to keep the group independent.
Can Quantity of Items be ADDED: Enabling the option the total quantity of stock items under the group
will be summarized.


Stock Category
Stock Category का goods योग को उनक Specific nature या type या brand क आधार पर customized inventory
े
े
reports generate करने क
े

लए कया जाता है . Stock Categorization आपको functionality, behavior, brand पर

based एक third dimensional report तैयार करने म मदद करता है .
Stock Category को Activate करने क लए:
े

F11: Features > F2: Inventory Features > Maintain Stock Categories > Yes > Accept
Creating a Stock Category: GOT > Inventory Info > Stock Categories > Create

Display a Stock Category: GOT > Inventory Info > Stock Categories > Display

Altering a Stock Category: GOT > Inventory Info > Stock Categories > Alter

Delete a Stock Category: GOT > Inventory Info > Stock Categories > Alter > Enter > Alt+ D

Unit of Measurement
UOM इकाई है िजसक मा यम से कसी भी साम ी क गनती क जाती है. (I.e. piece, kilogram, liter, quintal, metric
े

ton, meter etc). कसी भी टॉक आइटम क entry क लए tally म भी UOM क ज रत होती है. इस option म इसी को
े
े
create/display/alter करते ह. Tally म दो तरह क UOM होते ह:
े

1. Simple Unit: ये ऐसे UOM होते ह िजनका दुसरे UOM से कोई भी स ब ध नह ं होता है . Ex- Kg, Mtrs, Ltrs etc.
2. Compound Unit: Compound unit दो Simple Units का combination होता है . Ex- 1ltr of 1000 ml, Hour
of 60 mins etc.

Creating a Simple Units: GOT > Inventory Info > Unit of Measure > Create
Example: Create a UOM- Kgs
Steps:
Type: Select – Simple
Symbol: Kgs (Name of UOM)
Formal Name: Full name of above UOM
Number of Decimal Places: 3


-* Decimal places means numbers after point in any measurement. For Example: Kilogram & Litre can
be measured in 3 decimal places- 1.001 kg/ ltr, while meter in 2 decimal places- 2.55 meter. Likewise
Pcs cannot be measured in decimal- 1.22 pcs (have you ever heard about ½ pieces)
Creating a Compound Units: GOT > Inventory Info > Unit of Measure > Create
Example: At a godown weight of per box is 200gm while the same is
sold in kgs. That means 1 kg = 5 box. Create a compound unit with this
combination.
Step: Type: Compound
First Unit: Kgs (it’s a simple unit and also first unit)
Conversion: 5 (Relation of First unit with second)
Second Unit: nos

कोई भी Simple unit, Compound unit, Stock group, Stock item, Ledger, Group, Godown etc तब तक
delete नह ं कये जा सकते जब तक क उनक lower level एवं related entries delete न कर द जाये.

Godowns
क छ organizations म मैटे रय स एक से
ु

यादा जगह पर रखे, बेच, ख़र दे जाते ह. सामा यतः इन जगह
े

को

godown/warehouse/ stock point कहते ह. ऐसे म ज र होता है क sale, Purchase, Transfer etc stock movement
entry करते समय हम Actual ि थ त को दे ख और टॉक का लेनदे न इन godown क आधार पर दखाएं multiple godown
े
option का use करक हम इन movement क समय सह godown सले शन कर सकते ह.
े
े
Activating Godown features in Tally.ERP 9:
F11: Features > F2: Inventory Features > Maintain Multiple Godowns > Yes
There are two options for creating Godowns in Tally.ERP 9
1. Single Godowns
2. Multiple Godowns
(Ensure that in F12:Configure, Allow ADVANCED entries in Masters (Inventory) is set to Yes)
Creating a Single Godowns: GOT > Inventory Info > Godowns > Create
Example : Create a Godown- Bhanpuri warehouse
Under- Primary
By using F12: Configure you can enable address filling option
for Godowns. Enable it and fill.
In Godowns Main Location godown is default. You can use it
further or change it name as per your requirements.



Stock Items
Stock item वो अं तम उ पाद है जो कसी भी business म बेचा जाता है या बेचने क पेशकश क जाती है. Tally म इस वक प क
े
तहत हम इस तरह क Stock Items क नाम बना सकते ह. वां छत ववरण क साथ फाम भर. Default फॉम म क छ स पल से और
े
े
े
ु

सामा तः use कये जाने वाले Options है . पेशल Options क लए F 12 press करक आव यकता अनुसार उपल ध वक प को
े
े
चु न जा सकता है.

In Tally.ERP 9 you can create stock item in two following ways :
 Simple: इसम Stock item create करने क साथ Stock group, Stock categories, Unit of measurement
े
& Tax information आ द का



योग कया जा सकता है

Advanced: इसम उपरो त options क साथ साथ कछ advanced options जैसे Costing, descriptionएवं अ य
े
ु
configuration स ब धी options का

योग कया जा सकता है . इसका

योग करने क लए F12: Configuration
े

से activate करना होता है .
Apart from above there are two options for creating Stock Items in Tally.ERP 9:
 Single Stock Item
 Multiple Stock Item
Creating a Single Stock Item: GOT > Inventory Info > Stock Item > Create
SIMPLE MODE
Example:
Create a Stock item with following
description:
Name: KT Phos
Group: Bio Pesticides
Category: B Category
Rate of Duty: 5%
Opening Stock: 25 kgs @2500/kg
Godown: Main Location- 24kgs
Bhanpuri warehouse- 1kgs
ADVANCED MODE


To use advance mode for stock item creation. Go to F12: Configuration from Stock item Creation
Screen & enable options as per requirement:
Explanation of Behaviour (Advanced Entries options)
Costing Method: यह Stock valuation का method है . यहाँ जो value आती है वो ह books म टॉक क value होती है . यह सफ
Purchase cost को ह consider करता है.

Market Valuation Method: यह टॉक valuation क लए Sale price को consider करता है . हालाँ क Standard reporting क लए सह
े
े
नह ं होता है

Ignore Diff. due to Physical Counting? यहाँ आपको यह बताना होता है या Tally Stock difference को accounts करने क लए
े
वयं appropriate entry pass कर सकता है ?

Ignore Negative Balances? Enable करने से Tally आपको टॉक का balance negative होने पर automatically warnकरे गा अ यथा
नह .
ं

Treat all Sales as New Manufacture? या Sales voucher क entry करते समय Stock item automatically manufactured ह गे एवं
े
stock म आ जायगे.

Treat all Purchases as Consumed?

या Purchase voucher क entry करते समय Stock Item automatically
े

consumed ह गे एवं stock से issue हो जायगे.


Stock Item का Display एवं Alter ऊपर क तरह ह रहता है. जहाँ Display म आप सफ pre created टॉक

आइट स दे ख सकते ह वह Alter से उसे दे खने क साथ साथ प रवतन भी कर सकते ह.
े


Stock item को delete करने का तर का भी बांक क तरह ह रहता है . यानी Alter म जाकर Alt+ D > Enter करगे. क तु यह ज र
े

यान रखगे क कोई भी Stock item तब तक delete नह ं कया जा सकता जब तक क स बं धत entries delete नह ं कर द गई हो.
साथ ह entries करने क बाद कु छ वशेष se ngs को बदला नह ं जा सकता है . जैसे – Unit of Measurement. इसे बदलने क लए
े
े
भी आपको पहले entries को delete करना होगा.

Practical Session
1. Create Stock Groups using single creation:

Stock Group
Bulb
Fan
Fixtures
Plastic Pipe
Steel Pipe
MCVs

Under
Primary
Primary
Primary
Fixtures
Fixtures
Fixtures

Can Quantities of Item be
ADDED ?
Yes
No
No
No
Yes
Yes



2. Create Stock Groups Using Multiple Creation:
Stock Group

Can Quantities of Item be ADDED
?
Yes
No
No

Under

CFL
Electric Board
Wire

Bulb
Fixtures
Primary

3. Create Stock Categories:
Name
Khetan
Philips
Orient
Omega
Voltas

Under
Primary
Primary
Primary
Primary
Primary

4. Create Unit of Measurements:
Type

Symbol

Simple
Simple
Simple
Simple
Simple
5. Create Unit of Measurements:
Type
Compound
Compound
Compound
6. Create Godowns:
Godown

Nos
Kgs
Gms
Pcs
C/s

First Unit
Kgs
Kgs
C/s

Under

Formal Name
Number
Kilograms
Grams
Pieces
Case

Second Unit
Gms
Nos
Pcs

Our Stock With Third

Number of Decimal
Places
0
3
0
0
0

Conversion
1000
25
10

Third Party Stock With



Chhattisgarh
Raipur
Mahasamund
Bhanpuri
Odisha
Cuttack

Party
No
No
No
No
No
No

Primary
Chhattisgarh
Chhattisgarh
Raipur
Primary
Odisha

Us
No
No
No
No
No
No

7. Create Multiple Godowns with following Tree:
Primary

North

U.Pradesh

South

N.East

Karnataka

Andhra Pradesh
Rajasthan

W.U.Pradesh
E.U.Pradesh

Stock
Particulars

Meghalaya

Part
No.

Cost
(in Rs.)

Jodhpur

Assam

Jaipur

Warehouse
(Qty)

Bhanpuri
(Qty)

Rajnandgaon
(Qty)

Total
Qty

Total value
(in Rs.)

Retail
Price
(in Rs.)

Group: Bulb , UOM- Pcs
10660

7.00

25000

25000

5000

55000

385,000.00

10.00

Philips Bulb 100 W

152

10.00

8000

0

52000

60000

600,000.00

15.00

Philips Bulb 200 W

0065

11.00

10000

5000

0

15000

165,000.00

17.00

231,000.00

310.00

Surya Bulb

Group: CFL, UOM- Pcs
GE CFL 30 W

30003

220.00

500

100

450

1050

GE CFL 45 W

125

295.00

10

10

42

62

18,290.00

395.00

Group- Fan, UOM- Pcs
Orient PSPO

2222

1,200.00

100

50

1

151

181,200.00

1,550.00

Khetan FOL

3636

1,890.00

20

5

11

36

68,040.00

2,500.00

Keshri Ceeling
Cycle

1110

999.00

150

11

0

161

160,839.00

2,050.00

11000

200

1667

12867

Group- Plastic Pipe, UOM- mtrs
50 MM

50


25.00
75 MM

75

28.00

321,675.00

32.00

5000

1200

0

6200

173,600.00

35.00

16,380.00

145.00

3,656,074.00

151.00

Group- Steel Pipe, UOM- mtrs
Jindal Steel 6"

JS689

105.00

50

37

69

156

Goyenka Steel 6"

GS688

142.00

172

75

25500

25747

Price list:
Price list Tally.ERP 9 क क छ advanced features म से एक है . इससे आप अलग अलग customers, quantity या
े ु
अलग अलग area क लए अलग अलग rate तय कर सकते ह. साथ ह यह आपको material क rate fix करने क सु वधा भी
े
दे ता है . जो Voucher entry करते समय खु द व खु द rate ले लेता है .
Activating Price list in Tally.ERP 9:
F11: Features > F2: Inventory Features > Use Multiple Price levels > Yes > Create a List with any name
> accept
Example: Ram Traders has fixed rate of Air Conditioner as following
Qty
0 to 99 pcs 100- 199 pcs200- 500 pcs –

Bihar
25000.00
25000.00
22000.00

Jharkhand

Chhattisgarh

Disc- 5%

26000.00

Disc- 0%

22000.00

Disc- 5%

Disc- 10%
Disc- 2%

27500.00 Disc- 5%
25000.00 Disc- 5%

20000.00
20000.00

Disc- 0%
Disc- 10%

OUR FIRST PART OF TALLY- MASTERS ENDS HERE. NOW REVISE THE WHOLE STUDY YOURSELF.


Tally volume I ends here. Now you are aware of all basic uses, settings and utilities of
tally.erp 9. So, before going ahead i must say that revise that again your self at home
of class and take 2-3 days for that. And write down your feed back and experience
yet.

1.

Was the Volume as a hard rock book or soft and interesting like harry porter series

2.

You completed it as a crispy breakfast at Dominoz or it was like a glass full of turmeric milk?

3.

Your teacher and his teaching skill is a friend telling u a new story or it was just as another horror movie by Ram Gopal
Verma?

4. The time you spend to complete it was just as passed watching a maha episode of your favourite daily soap with a new
twist by Ekta Kapoor or the unended serial like saas bhi kabhi bahu thi ?

5. After the experience of the Volume how another 4 you think will be. As 4 more atom bomb on Hirosima or as another
treat at KFC?

OH! HAVE YOU WRITTEN YOUR VALUABLE FEED BACK? IF BELIEVE YOU HAVE …………
IF NOT THAN PLEASE DO IT NOW.
SORRY FOR DOUBT LET ME CHECK HAVE YOU DONE IT…………………………………………….



KIET IS RANKED 2 TALLY ACADEMY OF RAIPUR (CHHATTISGARH) AND 6TH OF THE STATE
(CHHATTISGARH)

TO GET COMPLETE NOTES ON Tally.ERP 9 NOTES PLEASE CONTACT TO MAIL USamriraipur@gmail.com
or
Call- 0771-4017265


Tally.erp 9 vol i

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