La gouvernance documentaire

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Présentation des services professionnels et techniques de Gestar, entreprise québécoise spécialisée en gestiond es documents d\'activités depuis 1985.

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La gouvernance documentaire

  1. 1. La gouvernance documentairepour réussir la gestion intégrée des documents (GID)en format papier et technologiques Vitrine technologique 2011.11.22
  2. 2. Au cours des 25 dernières années,les organismes publics,les prestataires de serviceset les professionnel(e)s du métieront accordé une importance prépondéranteaux outils techniques et technologiquesde gestion documentaire.
  3. 3.  Investissements consentis80% Outils techniques et technologiques20% Formation du personnel0% Maintenance 20 % Outils Formation 80 % Maintenance
  4. 4. Résultats :Applicabilité mitigée de laConformité approximative solutionPérennité menacée systémique On a carrément sous-investi dans le développement des compétences des acteurs principaux
  5. 5. Depuis juillet 2011,Gestar proposeune offre enrichieorientée vers laGouvernance documentaire
  6. 6. Gouvernance documentaireManière de gérer les documents
  7. 7. Une offre qui se concentresur les utilisateurs des documents,acteurs principaux d’unegouvernance documentaire efficace et efficiente…
  8. 8. ... car dans toutes les organisations,dans un contexte de gestion intégrée desdocuments, toutes et tous sont gestionnaires dedocuments
  9. 9.  Privilégier la transmission des savoirset des savoir-faire, l’accompagnement et le soutiendes utilisateurs de documents afin d’accroîtreleurs compétences dans la gestion de leurs documents
  10. 10. Privilégier la transmissiondes savoirs et des savoir-fairesur des solutions purementtechniques et technologiques
  11. 11. Formation, souti80 % en et maintenance 20 % Outils
  12. 12. Notre offre de services professionnels et techniques Accompagnement en gouvernance documentaire Développement des outils de gestion documentaire Impartition du traitement des documents Accompagnement sur l’utilisation d’un logiciel autre que ceux de Gestar Transmission des savoirs et des savoir-faire Placement de ressources professionnelles ou techniques.
  13. 13.  Accompagnement en gouvernance documentaire Plans de gouvernance documentaire Programme daccompagnement pour le déploiement Programme annuel de soutien téléphonique Programme annuel de maintenance du système Impartition du traitement des documents et des dossiers Programme annuel d’application des règles de conservation Audits périodiques sur la conformité de lapplication et de lutilisation du système Études de faisabilité pour la numérisation de documents.
  14. 14.  Développement des outils de gestion documentaireOption forfaits tout inclus Rencontre initiale du Comité de validation Modèle adaptable de schéma de classification hiérarchique Modèle adaptable de calendrier de conservation Modèle adaptable de Guide de gouvernance documentaire Accompagnement pour le déploiement initial du système Soutien téléphonique sur lapplication et lutilisation.
  15. 15.  Développement des outils de gestion documentaireOption services à la carteSensibilisation du personnelÉtat de situation et plan dactionAnalyse des processus daffairesPolitique de gouvernance documentairePolitique et procédures de gestion de courrielsÉvaluation de schémas de classification existantsDéveloppement dun nouveau schéma de classification
  16. 16.  Développement des outils de gestion documentaireOption services à la carteArborescence de répertoiresMise à niveau de calendriers de conservation existantsÉtablissement calendriers de conservationGuide de gouvernance documentaireDocumentation du processus de transfert de support.
  17. 17.  Impartition du traitement des documents Traitement des documents actifs en format papier Réorganisation des fichiers informatiques Traitement des documents semi-actifs à entreposer Traitement des documents inactifs à archiver Traitement des documents inactifs à détruire Saisie des données dans votre solution logicielle Préparation des documents pour leur numérisation.
  18. 18.  Accompagnement sur l’utilisation d’un logiciel autre que ceux de GestarServices d’intégration des outils de gestion documentaireProgramme de formation/accompagnement sur utilisationServices denregistrement de dossiers/documentsProgramme annuel daccompagnement sur utilisationProgramme annuel de soutien téléphonique sur utilisationAudits périodiques sur la conformité d’application/utilisation.
  19. 19.  Transmission des savoirs et des savoir-faireServices de formation/perfectionnement sur mesureActivités publiques de formation/perfectionnement • Les obligations légales/réglementaires en matière • Les normes ISO (15489, 3030X) et la GID • Les fondements de la GID • L’établissement d’un schéma de classification hiérarchique • Le transfert et la migration des supports.
  20. 20.  Notre environnement de travailLa Loi sur les archives + règlementLa Loi sur l’accès aux documents... + règlementLa Loi concernant le cadre juridique des TILe Code civil du QuébecLa norme ISO 15489 – Records Management
  21. 21.  Notre environnement de travail La norme ISO 15489
  22. 22.  Notre environnement de travailLa Loi sur les archives + règlementLa Loi sur l’accès aux documents... + règlementLa Loi concernant le cadre juridique des TILe Code civil du QuébecLa norme ISO 15489 – Records ManagementLes nouvelles normes ISO 30300 et 30301 - Systèmes degestion des documents d’activitéLe Cadre de référence gouvernemental en GIDLes directives de BAnQ.
  23. 23.  Notre environnement de travail Notre vision de la GID
  24. 24.  Notre environnement de travail La Méthodologie DocumentFaire™
  25. 25.  Notre environnement de travail La Méthodologie DocumentFaire™
  26. 26.  Notre environnement de travail La méthodologie DFA/ALO™ Domaines Fonctions Activités Activité Lien Objet
  27. 27. Site Web : gestar.qc.caBlogue : Les carnets de Michel Roberge

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