2. FONDOS ACUMULADOS
Definición: Los fondos acumulados son documentos
reunidos por una entidad en el transcurso de su vida
institucional sin un criterio archivístico determinado de
organización y de conservación.
Mediante el Acuerdo 039 de 2002, el AGN denomina
técnicamente el fondo acumulado como el conjunto de la
documentación producida antes de la aprobación y
aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD)
en los Archivos de Gestión, la cual será sometida a un
proceso de organización y su resultado será la Tabla de
Valoración Documental (TVD).

3. SE PRODUCEN POR VARIOS MOTIVOS:
1. Ausencia de una tabla de retención documental.
2. Funcionarios que dejaron la empresa por cualquier
motivo.
3. La empresa fue fusionada, privatizada, liquidada, etc.
4. No existe un repositorio de archivo central e histórico.
5. No se sabe que hacer con los documentos, simplemente
se empacan y se envían a cualquier lugar dentro de la
compañía.

4. COMO ORGANIZAR FONDOS
ACUMULADOS
En el proceso de organización del fondo acumulado es muy
importante respetar el origen o procedencia y el orden
natural u original de los documentos que componen
dicho fondo. Esta tarea permite conocer la información
que produjo la entidad en cada etapa de su vida
institucional.
Primera etapa: Análisis situacional del fondo
documental acumulado. En esta etapa inicial del
proceso se levantará el diagnóstico del FDA para
determinar el estado actual de la organización de la
documentación, sus características físicas de
conservación y el volumen documental.

5. SEGUNDA ETAPA: COMPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN
INSTITUCIONAL PARA ALCANZAR ESTA ETAPA SE
RECURRIRÁ:
-Identificación y análisis de los actos administrativos sobre
la creación y evolución orgánico –funcional de la Entidad.
- Análisis de la evolución del organigrama institucional.
- Identificación de manuales de funciones y
procedimientos.
- Identificación de la reglamentación interna de la entidad,
referente a la
Gestión documental y a la administración de archivos
institucionales.
- Conocer la reglamentación específica que aplica al
cumplimiento de las funciones específica de la Entidad,
tanto retrospectivamente como actual o vigente.
- Identificación y análisis de los libros de registro y
control de documentos.
- Conocimiento de las investigaciones e informes de la
subdirección científica .

6. TERCERA ETAPA: INVENTARIO
DOCUMENTAL
Se debe levantar un inventario en su estado natural del
fondo documental acumulado. El inventario debe recoger
información sobre asuntos, dependencias, Autores,
fechas de producción de los documentos, tipos de
unidades de conservación, soportes de almacenamiento,
volúmenes de documentos entre otros.
Realizar el inventario de los libros, material audiovisual,
material fílmico, fotografías, planos y publicaciones
periódicas que se encuentran en el archivo de la
organización.

7. FORMATO DE INVENTARIO
ITEM NOMBRE DE
LA UNIDAD DE
CONSERVACIO
N
CONTENID
O
CLAS
E
FECHA
INICIAL
FECHA
FINAL
OFICINA
PRODUCTO
RA

8. CUARTA ETAPA: VALORACIÓN
DOCUMENTAL
Considerando que el proceso de Valoración Documental es
uno de los más Representativos dentro de la
organización archivística, se adelantará la evaluación de
la información documental a partir del análisis de los
valores primarios y secundarios de los documentos,
basándose para ello en los criterios de valoración. Se
hará la propuesta de lo que se debe conservar,
estableciendo cuanto es de conservación permanente y
cuanto se debe eliminar.

9. ENTIDAD PRODUCTORA_______________________________________
OFICINA PRODUCTORA________________________________________
SERIES SUB-
SERIES Y
TIPOLOGIA
DOCUMENTAL
ES
FECHAS
VALO
R
RETENCIO
N EN
AÑOS
DISPOSICIÓN
FINAL
INICIA
L
FINAL ARCHIVO
CENTRAL
CT E S R
CONVENCIONES
CONSERVACIÓN TOTAL CT
ELIMINACIÓN E
SELECCIÓN S
REPROGRAFÍA R

10. QUINTA ETAPA: PREPARACIÓN FÍSICA DE LA
DOCUMENTACIÓN
Una vez valorada la documentación y aprobada por el
respectivo Comité de
Archivo de la entidad, se procederá a la preparación
física de la documentación, previendo el cumplimiento de
los siguientes procesos:
Procedimientos
Eliminación del polvo y suciedad superficial mediante la
utilización de técnicas manuales teniendo el cuidado
necesario para no deteriorar los soportes documentales
y mantener la integridad de la información. Retirar los
elementos metálicos y adhesivos presentes, tales como:
ganchos, clips, cintas entre otros, teniendo el cuidado
necesario de no rasgar la documentación o levantar la
información contenida en dichos soportes.

11. • Separar los materiales o elementos que no constituyen
documentos de archivo tales como: plegables, recortes
de prensa, revistas, invitaciones entre otros.
• Identificar el material que se encuentre afectado por
factores de deterioro ambiental, bióticos y
antropogénicos, con el propósito de aislarlos del acervo
documental y someterlos al tratamiento respectivo
señalado para tales efectos por el Laboratorio de
Restauración del Archivo General de la Nación.

12. SEXTA ETAPA: CLASIFICACIÓN FÍSICA DE LA
DOCUMENTACIÓN
Elaborar el Cuadro de Clasificación Documental, someterlo
a consideración del Comité de Archivo de la entidad y
una vez aprobado se aplicará en la organización del
fondo documental acumulado.
Como parte constitutiva de este proceso archivístico se
tendrá especial cuidado y respeto por las piezas
documentales conformadas como producto del trámite
normal dentro de cada una de las unidades
documentales (carpetas, expedientes), respondiendo de
esta manera al principio de orden natural que se utiliza en
la practica archivística universal.

13. SÉPTIMA ETAPA: SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN
DOCUMENTAL
Una vez elaborada y aprobada la tabla de valoración, se realizará la
selección documental de aquellas unidades de conservación
que hayan perdido sus valores primarios y que no desarrollen
valores secundarios, registrando cada una de ellas en un
formato de inventario para eliminación, el cual con tendrá como
mínimo la siguiente información:
- Denominación de la unidad de conservación
- Fechas extremas
- Número de folios
- Observaciones o notas
- Firma del responsable de la selección documental
- Visto bueno del funcionario responsable de la entidad.
Culminado el proceso descrito anteriormente se llevará a cabo
la eliminación física de la documentación, para ello se seguirán
los procedimientos y técnicas establecidas por el Archivo
General de la Nación.

14. OCTAVA ETAPA: ORDENACIÓN
DOCUMENTAL
Definido y seleccionado el volumen documental objeto de
conservación y transferencia al archivo central se
abordará la ordenación de las diferentes series y/o
agrupaciones documentales, teniendo en cuenta un
sistema de ordenación preestablecido que responda a las
necesidades de recuperación y consulta.

15. NOVENA ETAPA: REALMACENAMIENTO DE LAS
UNIDADES DE CONSERVACIÓN
Con el propósito de normalizar e identificar
archivísticamente las unidades de Conservación del
fondo documental de la entidad se procederá al
realmacenamiento en cajas de referencia X-200, las
cuales serán identificadas así:
- Nombre de la dependencia productora
- Serie y/o agrupación documental
- Nombre de la unidad documental o descripción
genérica del contenido
- Número de caja
- Fechas extremas,
- Numero de folios
- observaciones.

16. DÉCIMA ETAPA: DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Como instrumento complementario de descripción
archivística se elaborará, diseñará e implementará una
base de datos, guardando las especificaciones técnicas
requeridas, de acuerdo con la plataforma tecnológica,
que debe contener como mínimo los siguientes campos:
- Fecha
- Oficina productora
- Dependencia
- Número de caja
- Código de la serie y/o agrupación documental de
acuerdo con lo establecido en la Tabla Valoración
Documental. Breve descripción del contenido de la
unidad documental.
- Fechas extremas de la unidad documental.
- Identificación, como fondo, sección, subsección. Serie
y/o grupo documental.

17. CIBERGRAFIA
• http://yonpaocardozo.blogspot.com/2009/03/fondos-
acumulados.html
• http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2330

18. GRACIAS