Sesion 1

Curso de Excel avanzado 2007
Sesión 1

Sesión 1
LECCIÓN 1 MATRICES Y REFERENCIA EXTERNAS................................................................................. 1
LECCIÓN 2 LISTAS ................................................................................................................................ 5
LECCIÓN 3 FILTROS Y TABLAS .............................................................................................................. 7

LECCIÓN 1 MATRICES Y REFERENCIA EXTERNAS
Las hojas de cálculo poseen prestaciones interesantes la gestión de matrices de tipo
matemático. Unas consisten en facilitar los cálculos matriciales y otras están orientadas a
cálculos estadísticos.

¿POR QUÉ UTILIZAR FÓRMULAS DE MATRIZ?
Si tiene experiencia en el uso de fórmulas de Excel, sabrá que es posible realizar algunas
operaciones bastante complejas. Por ejemplo, es posible calcular el costo total de un
préstamo a lo largo de un número concreto de años. Sin embargo, si realmente desea
dominar las fórmulas de Excel, tiene que aprender a utilizar fórmulas de matriz. Éstas se
pueden emplear para realizar tareas complejas como:




Contar el número de caracteres incluidos en un rango de celdas.
Sumar únicamente aquellos números que cumplan ciertas condiciones, como los
valores más bajos de un rango o los números comprendidos entre un límite superior e
inferior.
Sumar cada º valor de un rango de valores

Es posible que descubra que a las fórmulas de matriz también se las conoce como "fórmulas
CSE". Esto se debe a que para especificarlas en los libros se presiona CTRL+MAYÚS+ENTRAR.

INTRODUCCIÓN RÁPIDA A LAS MATRICES Y LAS FÓRMULAS DE MATRIZ
Si ha hecho un poco de programación, es probable que se haya encontrado con el término
matriz. A efectos de este artículo, una matriz es una colección de elementos. En Excel, esos
elementos pueden residir en una única fila (lo que se denomina una matriz horizontal
unidimensional), una columna (una matriz vertical unidimensional) o varias filas y columnas
(una matriz bidimensional). En Excel noes posible crear matrices ni fórmulas de matriz
tridimensionales.

Lic. Roel Estrada Esquivel

Sesión 1
Una fórmula de matriz es una fórmula que puede realizar varios cálculos en uno o varios de
los elementos de una matriz. Las fórmulas de matriz pueden devolver varios resultados o un
único resultado. Por ejemplo, se puede colocar una fórmula de matriz en un rango de celdas y
utilizarla para calcular una columna o fila de subtotales. También se puede colocar en una sola
celda y calcular una cantidad única. Una fórmula de matriz que reside en varias celdas se
denomina fórmula de varias celdas, mientras una que reside en una sola celda se denomina
fórmula de una celda.

PRÁCTICA 1
Descarga y abre el archivo ejemplo1.xls ingresando a plataforma indicada
En este ejercicio se muestra cómo utilizar fórmulas de matriz de varias celdas y una celda para
calcular un conjunto de cifras de ventas. En el primer conjunto de pasos se emplea una fórmula de
varias celdas para calcular un conjunto de subtotales. En el segundo se usa una fórmula de una
celda para calcular un total general.
Crear una fórmula de matriz de varias celdas
1. Abra un nuevo libro en blanco.
2. Copie los datos de la hoja de cálculo de ejemplo y, a continuación, péguelos en el nuevo
libro a partir de la celda A1.

TRIMESTRE 1 DE 2011
VENDEDOR
Francisco Bonilla
Maria Lopez
Ernesto Perez
Yuliana Juarez
Pedro Soto

TIPO
DE NUMERO
VEHICULO
VENDIDOS

PRECIO
UNITARIO

Sedan
Pick-Up
Sedan
Pick-Up
Sedan
Pick-Up
Sedan
Pick-Up
Sedan
Pick-Up

$322,200.00
$111,800.00
$342,300.00
$158,700.00
$362,000.00
$191,600.00
$162,150.00
$411,950.00
$212,250.00
$112,000.00

5
4
6
8
3
1
9
5
6
8

VENTAS
TOTALES

Ventas Totales
3. Para multiplicar los valores de la matriz (el rango de celdas comprendido entre C3 y D12),
seleccione las celdas desde E3 a E13 y, a continuación, escriba la siguiente fórmula en la
barra de fórmulas:
4. =C3:C12*D3:D12
5. Presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR.


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Excel incluye la fórmula entre llaves ({ }) y coloca una instancia de la misma en cada celda del
rango seleccionado. Eso sucede con mucha rapidez, así que lo que verá en la columna E es la cifra
de ventas total de cada tipo de vehículo por vendedor.
Crear una fórmula de matriz de una celda
1. En la celda A13 del libro, escriba Ventas totales.
2. En la celda B13, escriba la siguiente fórmula y, a continuación, presione
CTRL+MAYÚS+ENTRAR:
=SUMA(C3:C12*D3:D12)
En este caso, Excel multiplica los valores de la matriz (el rango de celdas entreC3 y D12) y utiliza la
función SUMA para agregar los totales. El resultado es un total general de 111.800 $ en ventas.
Este ejemplo demuestra lo eficaz que puede resultar este tipo de fórmula. Por ejemplo, imagine
que tiene 15.000 filas de datos. Puede sumar parte de los datos o la totalidad si crea una fórmula
de matriz en una sola celda.
Además, observe que la fórmula de una celda (en la celda B13) es totalmente independiente de la
fórmula de varias celdas (la fórmula de las celdas entre E3 y E12). Eso pone de manifiesto otra
ventaja de las fórmulas de matriz: la flexibilidad. Es posible realizar innumerables acciones, por
ejemplo modificar las fórmulas de la columna E o eliminar por completo esa columna, sin que ello
afecte a la fórmula de una celda.

LAS FÓRMULAS DE MATRIZ TAMBIÉN OFRECEN ESTAS VENTAJAS:
Coherencia Si hace clic en cualquiera de las celdas desde E3 hacia abajo, verá la misma fórmula.
Esa coherencia garantiza una mayor precisión.
Seguridad No es posible sobrescribir un componente de una fórmula de matriz de varias celdas.
Por ejemplo, haga clic en la celda E3 y presione SUPR. Tendrá que seleccionar todo el rango de
celdas (de E3 a E12) y modificar la fórmula de la matriz completa o dejar la matriz como está.
Como medida de seguridad adicional, tiene que presionar CTRL+MAYÚS+ENTRAR para confirmar la
modificación de la fórmula.
Tamaños de archivo menores Con frecuencia podrá utilizar una fórmula de matriz sencilla en lugar
de varias fórmulas intermedias. Por ejemplo, el libro que ha creado para este ejercicio emplea una
fórmula de matriz para calcular los resultados de la columna E. Si hubiera utilizado fórmulas
estándar (como =C3*D3), habría usado 11 fórmulas distintas para calcular los mismos resultados.

UN VISTAZO A LA SINTAXIS DE LAS FÓRMULAS DE MATRIZ
En su mayor parte, las fórmulas de matriz usan sintaxis de fórmula estándar. También comienzan
con un signo igual y se puede utilizar cualquiera de las funciones incorporadas de Excel. La


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principal diferencia es que al utilizar una fórmula de matriz es necesario presionar
CTRL+MAYÚS+ENTRAR para especificarla. Al hacer esto, Excel incluye la fórmula de matriz entre
llaves; si escribe las llaves manualmente, la fórmula se convertirá en una cadena de texto y no
funcionará.
Lo siguiente que tiene que entender es que las funciones de matriz son una forma de método
abreviado. Por ejemplo, la función de varias celdas que ha utilizado anteriormente es el
equivalente a:
=C3*D3
=C4*D4,
etc. La fórmula de una celda de la celda B13 condensa todas esas operaciones de multiplicación,
más la aritmética necesaria para agregar esos subtotales:
=E3+E4+E5, etc.

REGLAS PARA ESPECIFICAR Y MODIFICAR FÓRMULAS DE MATRIZ
La regla principal para crear una fórmula de matriz merece repetirse: presione
CTRL+MAYÚS+ENTRAR siempre que sea necesario para especificar o modificar una fórmula de
matriz. Esa regla se aplica tanto a las fórmulas de una celda como de varias.
Siempre que trabaje con fórmulas de varias celdas, también tendrá que seguir estas
reglas:

1. Tiene que seleccionar el rango de celdas en el que va a incluir los resultados antes de
especificar la fórmula. Lo hizo en el paso 3 del ejercicio de la fórmula de matriz de varias
celdas al seleccionar las celdas comprendidas entre E2 y E11.
2. No puede modificar el contenido de una celda individual de una fórmula de matriz. Para
intentarlo, seleccione la celda E3 del libro de ejemplo y presione SUPR.
3. Puede mover o eliminar una fórmula de matriz completa, pero no parte de la misma. En
otras palabras, para reducir una fórmula de matriz, primero debe eliminar la fórmula
existente y comenzar de nuevo.

Práctica 2
Realizado la Práctica anterior, resuelva con el mismo método el libro denominado EJERCIOC2.0
.XLS que se encuentra en la misma carpeta de esta leccion1.


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REFERENCIAS EXTERNAS
Una referencia externa (también denominada vínculo) es una referencia a una celda o a un rango
de celdas de una hoja de cálculo de otro libro de Excel, o una referencia a un nombre definido en
otro libro. Puede hacer referencia a rangos de celdas específicas, a un nombre específico de los
rangos de celdas.

Práctica 3
Con el libro del ejercicio anterior buscaremos realizar un ejemplo de un enlace externo al libro
denominado ejemplo2.2.XLS realizando los siguientes pasos.
1. Teniendo los dos archivos abierto nos colocaremos en la celda B2 de la hoja ventas
anuales del libro ejemplo2.XLS
2. Ingresar esta combinación de formula
a. =SUMA('[Ejemplo 2.0.xlsx]Vtas X Trimestre'!$C$3:$C$12*'[Ejemplo 2.0.xlsx]Vtas X
Trimestre'!$D$3:$D$12) y al terminar oprimiremos la combinación de generación
de matrices Ctrl+Shift+Enter
3. Resolver el resto de los trimestres por el mismo método.
4. Guardar el archivo con el mismo nombre

LECCIÓN 2 LISTAS
En Excel tenemos dos tipos de listas, la primera son aquellas que se personalizan para ordenar o
rellenar en un orden definido por el usuario. Además que Microsoft Excel 2007 ya cuenta con
número determinado de listas y que esta son por misionar algunas, los días de la semana, meses y
algunas otras más.
Para agregar una nueva lista personaliza de este tipo es necesario seguir estos pasos.




Visitar el botón de office y seleccionar “Opción de Excel”
En ese primer cuadro de dialogo buscar el botón “Modificar lista personalizadas”
Al ingresar podremos teclear la lista en el cuadro central y agregarla a nuestra base de
datos de lista que contiene el Excel.

La segunda y mas importantes tipos de lista son la que intervienen dentro de una celda para
poder ser tomas como valor de la misma y esta se consideran como una “Validación de datos”.
Para facilitar la entrada de datos, o para limitar las entradas a determinados elementos que define
el usuario, puede crear una lista desplegable de entradas válidas que se compila a partir de las
celdas de otra parte de la hoja de cálculo. Cuando se crea una lista desplegable para una celda, se


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muestra una flecha en dicha celda. Para escribir información en esta celda, haga clic en la flecha y,
a continuación, en la entrada que desee.

Práctica 4
Para muestra ejemplos relacionados a este tema abra el archivo que se encuentra en la carpeta
de la lección 2 denominado Ejercicio 3.XLS para aplicarle la siguiente situación:
1. Seleccionar el rango de celda D3:D118 (Columna de Depto.)
2. Vaya a la ficha de datos al bloque de “Herramientas de datos y seleccioné Validación de
los datos
3. En el cuadro de dialogo en la pestaña de configuración seleccionar en permitir “LISTA”
4. Y en la caja de texto de origen teclear “Recurso Humanos;Contabilidad;informática”
5. Aceptos los cambios realizados
Nota: según el idioma predeterminado que tenga el Excel pueda cambiar el carácter “;” o “,”.

Otro forma de aplicar una lista pero que esta tengo un origen de otra hoja o libro tendremos que
realizar estos otro pasos.
1. Ir a la hoja 2 “Datos”
2. Seleccionar el rango que contienen únicamente las categorías (A3:A5)
3. Asignarle un nombre al rango; esto lo puede realizar desde la ficha de formulas, en el
bloque de nombres definidos y asignar nombre a un rango.
4. Lo denominaremos categoría.
5. Posteriormente regresamos a la hoja de Nomina núm. 11 de este libro, para seleccionar
el rango completo de la columna denominada CATEGORÍA.
6. Seguido del paso anterior vistamos la ficha de datos para realizar nuevamente una
validación de datos con el mismo Valor de lista.
7. Solo que estaba vez en el origen seguido del símbolo de = teclearemos el nombre del
rango es decir Categoría.
8. Y con esto se estaría ingresando solo los valores de la lista de categoría


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LECCIÓN 3 FILTROS Y TABLAS
Filtros
Excel posee una poderosa herramienta para el uso y administración de los datos. Esta herramienta
llamada Filtrar datos o Autofiltro es una manera fácil y rápida de buscar un subconjunto de datos
de un rango de celdas o de una columna de tabla y trabajar en él.
Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios (criterios: condiciones
que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una
consulta o un filtro.) que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los
datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir
el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo.
También puede filtrar por más de un columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada
filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos
Tipo de filtros permitidos
 Filtrar texto
 Filtrar números
 Filtrar fechas u horas
 Filtrar por números superiores o inferiores
 Filtrar por encima del promedio de números o por debajo
 Filtrar por vacías y por no vacías
 Filtrar por color de celda, color de fuente o conjunto de iconos
 Filtrar por selección

Práctica 5
Para comprender aun mas este tema abriremos el libro de Excel ejercicio 4.XLS que se encuentra
alojado en la carpeta de esta lección 4.
1. Estando en la hoja Estado de cuenta seleccione solo los encabezado de la fila 2
2. Active la ficha DATOS y busque el bloque llamado ORDENAR Y FILTRAS.
3. Localice el icono llamado filtro el cual se identifica fácilmente como una especie de Copa
en gris.
4. Una vez hecho lo anterior notara que a los encabezados se le aplicara un flecha hacia
indicadora que se ha aplicado un filtro.

5. Una vez aplicado dicho filtro realizaremos un busque de un resultado determinado.


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Práctica 6
Con el libro anterior, aplicar un filtro para mostrar en orden descendente (Z-A) la fecha de los
movimientos bancarios de este periodo.
Pasos
a) Oprimir el filtro ubicado en la parte derecha de la celda A2b

b) Oprimir ordenar Z-A y notara que se aplicó el filtró cuando la fecha inicial sea 29/08/11

Práctica 7
Con el libro abierto y modificado anterior mente se pretende utilizar dos o mas filtros de esta
tabla obteniendo como resultados solo un segmento de información.
Filtro 1.
En el encabezado HORA aplique un filtro para que muestre solo aquellos movimientos realizados
entre las 9:30 a la 14:30 hrs.
Pasos.
a) Oprimir el filtro ubicado en la parte derecha de la celda B2
obtendrá un menú del cual seguiremos la siguiente ruta =


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b) Después de seleccionar lo anterior, se nos mostrara el siguiente cuadro de dialogo

Teclar
cantidades
Oprimir “Y”
Seleccionar Menor que

c) Al oprimir el botón de aceptar notaras el cambio al mostrase los datos.
NOTA: Lo datos no se borran solo se ocultan.

Filtro 2.
Así mismo en el titulo RETIRO aplique un filtro mas para solo se muestre aquellos movimientos
que su cantidad sea menor a $150. Esto se resuelve igual al paso anterior.

Nota: Cuando un titulo se esta aplicando un filtro en de botón se notara una especie de
copa haciendo mención que dicha columna se encuentra filtrada.


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Tablas
Una tabla es un conjunto de filas y columnas que contienen datos relacionados que se administran
independientemente de los datos de otras filas y columnas de la hoja de cálculo (hoja de cálculo:
documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas
que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.).
En Excel la tablas y los filtros van de la mano, es decir, cada que alguien aplica un autofiltro es
convertir prácticamente ese rango en tablas.
Características para administrar los datos de la tabla:
Aplicar formato a los datos de la tabla Puede dar formato rápidamente a los datos de la tabla
aplicando un estilo de tabla predefinido o personalizado. Puede elegir también opciones de estilos
rápidos para mostrar una tabla con o sin una fila de encabezado o de totales, para aplicar bandas
de filas o columnas con el fin de facilitar la lectura o para diferenciar la primera o última columna
de otras columnas de la tabla. Para obtener más información sobre cómo aplicar formato a los
datos de una tabla, vea Dar formato a una tabla de Excel.
Insertar y eliminar filas y columnas de la tabla Existen varios modos de agregar filas y
columnas a una tabla. Puede agregar una fila en blanco al final de la tabla, incluir filas o columnas
adyacentes a la hoja en la tabla, o insertar filas y columnas de tabla en el lugar que desee. Puede
eliminar filas y columnas cuando sea necesario. También puede quitar rápidamente filas que
contengan datos duplicados de una tabla. Para obtener más información sobre cómo agregar o
eliminar filas y columnas de una tabla, vea Agregar o quitar filas y columnas de tablas de Excel.
Usar una columna calculada Para usar una fórmula que se adapte a cada fila de una tabla,
puede crear una columna calculada. La columna se amplía automáticamente para incluir filas
adicionales de modo que la fórmula se extienda inmediatamente a dichas filas. Para obtener más
información sobre cómo crear una columna calculada, vea Crear, modificar o quitar una columna
calculada de una tabla de Excel.
Mostrar y calcular totales de datos de una tabla Puede hallar el total rápidamente de los
datos de una tabla mostrando una fila de totales al final de la tabla y utilizando las funciones
incluidas en las listas desplegables para cada una de las celdas de la fila de totales. Para obtener
más información sobre cómo mostrar y calcular totales de datos en una tabla, vea Total de datos
de una tabla de Excel.
Usar referencias estructuradas En lugar de usar referencias de celdas, como A1 y R1C1,
puede utilizar referencias estructuradas que remitan a nombres de tabla en una fórmula.
Garantizar la integridad de los datos En las tablas que no están vinculadas a listas de
SharePoint, puede utilizar las características de validación de datos integradas de Excel. Por
ejemplo, puede elegir admitir únicamente números o fechas en una columna de una tabla. Para


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obtener más información sobre cómo garantizar la integridad de los datos, vea Evitar la entrada de
datos no válidos en una hoja de cálculo.

Práctica 8
Con el libro de la práctica anterior pondremos en marcha las tablas.
1. Primero deshabilitaremos los filtros que se tienen, para esto es necesario ir a la ficha de
datos y oprimir nuevamente el icono de filtro (copa gris)
2. Regresar a al ficha de inicio y además seleccionar la siguiente coordenadas. A2 hasta H79.
Una manera rápida de hacerlo es colocarse en la celda a2 y presionar la siguiente
combinación de teclado Ctrl+Shift+fin.
3. Un vez seleccionado, en la ficha de inicio identificar el siguiente icono llamado “DAR
FORMATO COMO TABLA”


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4. Al seleccionar un diseño (use uno al azar o gustos ) se habilitar un cuadro de dialogo como
el siguiente:

1. Rango seleccionado
2. Rectificar que este
habilitada la casilla

5. Una vez realizado lo anterior, se mostrara en cada celda de la fila 2 un filtro y el resto de
la tabla en el color elegido. Así también se habilitara el la barra de menú o fichas una
nueva denominada “HERRAMIENTAS DE TABLA – DISEÑO” donde se podrá dar formato
especial a esta tabla.

Esperamos tus comentarios en el Blog de esta sesión!!!!!


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