1. «Управление
эффективностью»
Организация эффективного комплекса мероприятий
по обслуживанию и содержанию предприятий
Группа компаний «Автор чистоты»
644010, г.Омск, ул.8 Марта, д.8, оф.310
тел.: +7(3812) 31-04-82, 597-517,344-330
+7908-106-53-80
www.avtor-clean.ru
2. Для кого этот проект?
Программа «Управление эффективностью»
У вас есть…
… производственные, административные, складские помещения.
У вас нет…
… доступа к оптовым ценам на инвентарь и химию;
… регламентированного процесса по обслуживанию предприятия;
… службы профессионального клининга.
Для вас важно…
… выстраивание прозрачных схем содержания и обслуживания
предприятия;
… качество в решении вопросов чистоты на предприятии;
… эргономика бизнес-процессов на всех этапах;
… повышение инвестиционной привлекательности бизнеса;
… высвобождение ресурсов для развития бизнеса.
3. Поиск клиента
и получение
заказа
Производство
товара или
услуги
Передача
заказа клиенту
Закупка ресурсов
у поставщиков
Производство
товара или
услуги
Посттехническое
обслуживание
Как работает предприятие?
Управление
фирмой
Взаимодействие
с государством
Профильное
направление–
увеличение прибыли
Программа «Управление эффективностью»
4. Общая схема обслуживания
Закупка
Утверждение бюджета
Мониторинг поставщиков
Передача потребности отделу закупок
Формирование потребности начальнику АХО
от подразделений
• Выбор среди поставщиков
• Запросы котировок
• Тендер
•Анализ предложений
• Финансовый отдел
•Руководитель компании
• Оплата счетов
• Поставка товаров
• Уборщицы, дворники
• Начальники цехов
• Руководитель компании
Программа «Управление эффективностью»
5. Существующая схема
Отсутствие контроля качества
Отсутствие квалифицированных
специалистов
Управление «снизу»
Слабые звенья в цепи:
отсутствие системного подхода;
не регламентированы этапы уборки;
работа обслуживающего персонала на
каждом этапе скрыта от руководителя,
начальника АХО;
каждый сотрудник в своих действиях
руководствуется собственными
представлениями о чистоте(«мне кажется так
лучше»);
каждый сотрудник сам за себя, интересы
компании проигрывают интересам младшего
персонала.
Программа «Управление эффективностью»
6. Существующая схема
ЗАЧЕМ ?
Программа «Управление эффективностью»
Бытовая химия,
«советский» инвентарь
Отсутствие качества
уборки.
Вывод из эксплуатации
поверхностей.
9. Недостатки общепринятой модели
Отдел АХО
• Нет единых стандартов работы с разными
подразделениями, с разными
технологическими запросами;
•Нет формирующих критериев качества – тип
поверхностей, характер загрязнений, площадь
убираемых территорий, и.т.д.;
• Качество постановки службы АХО завязаны на
личные качества сотрудника. Новый
руководитель меняет существующие критерии
уборки исходя из своих личных представлений;
•Отсутствие технологической увязки между
алгоритмом уборки и технологическим
процессом предприятия.
Отдел АХО
Слабые места в организации
• Поверхностная оценка эффективности работы обслуживающего
персонала. Используется только визуальный критерий.
Сбалансированных критериев оценки качества уборки нет;
• Отсутствие четких стандартизированных регламентов работы для
каждого участка уборки;
• Компания работает со всеми подряд поставщиками, отсутствует
обоснованное знание и понимание, что влияет на качество уборки;
• Отсутствуют критерии целесообразности при контроле закупок.
• Как и кем определяется нужность
приобретаемого инвентаря, химии,т.д?
… непрозрачна
• Существуют ли взаимосвязь между
требованиями к уходу за
поверхностями и получаемым
результатом на практике?
… бессистемна
• Могут ли сотрудники АХО обосновать
существующую технологию уборки?
… трудно прогнозируема
• Есть ли механизмы и инструменты
контроля результатов уборки?
… плохо контролируема
• Насколько оперативно могут быть
внесены изменения в систему
содержания и обслуживания?
… плохо управляема
Работа отдела АХО…
• Не формализованы;
• Не описаны вообще.
Бизнес-процессы
Программа «Управление эффективностью»
ОСВОЕНИЕ БЮДЖЕТА
10. Цель: построение работы внутренней службы клининга по системе.
Новая методика работы
1. Создание
структурированного и
прозрачного процесса
поддержания чистоты
2. Создание механизма
предотвращения разрушения
структурированности этого
процесса
Программа «Управление эффективностью»
11. 1
2
3
Построение системы
внутренней службы клининга
Бизнес-процессы
четкая структуризация и регламентация бизнес-процессов;
выделение формализованных этапов в бизнес-процессе;
однозначное определение правил перехода с этапа на этап;
Орг-план объекта, технологические карты, ДИ,
составление организационного плана объекта;
разработка технологических карт уборки;
определение полномочий и обязанностей сотрудников на каждом этапе;
разработка должностных инструкций и инструкций по охране труда для
каждого вида работ;
Ключевые показатели
разработка системы ключевых критериев оценки качества.
построение «дерева задач»;
Программа «Управление эффективностью»
12. o Построение системы службы клининга
o Анализ состояния объекта
o Тип поверхностей, характер загрязнений
o Особенности производственного цикла
o Оценка применяемой технологии уборки
o Составление рабочей документации
o Запуск службы клининга
o Текущее руководство
Этапные задачи
второго уровня
Этапные
задачи
первого
уровня
o Количество и квалификация персонала
o Калькуляция себестоимости объемов работ
Проектная
задача
Этапные задачи
второго уровня
Дерево задач (краткое представление)
Схемы формализованных и структурированных бизнес-процессов могут быть представлены в виде дерева задач,
которое показывает связь результатов подчиненных и родительских задач.
l Оценка состояния поверхностей
l Оценка существующей затратной части
l Пути оптимизация ресурсной базы
l Обеспечение основного производственного процесса
l Интеграция с существующим технологическим процессом
Оперативные
задачи
Программа «Управление эффективностью»
13. Что должен знать и уметь сотрудник?
Сопровождение процесса берет на себя Менеджер объекта.
Сотрудник в рабочее время должен заниматься только работой.
Характер поверхностей и тип загрязнений на ввереном участке
Технологию уборки своего участка (тех.карта, регламент работ, ДИ)
Инвентарь, оборудование и химические средства
Правила безопасности при работе с профессиональной химией и инвентарем
График выполнения нормативов алгоритмов работы по времени
Знание и выполнение норм делового этикета при работе на объекте
При работе по новой системе:
Программа «Управление эффективностью»
14. «Управление эффективностью» –
это инвестиции в развитие своего бизнеса
до 50%
сокращение затрат из бюджета
Экономический эффект
Программа «Управление эффективностью»
15. Примеры внедрения системы
Программа «Управление эффективностью»
60 лет на рынке
Высокотехнологичное производство
в сфере металлообработки
Повышенные требования к уборке
ЗАДАЧИ
• создать квалифицированную службу уборки
• сократить затраты ФОТ на 25%
•Сократить затраты на моющие средства
•Модернизировать уборочный инвентарь
•Довести до достойного состояния качество чистоты
Омское моторостроительное
конструкторское бюро
16. Примеры внедрения системы
РЕЗУЛЬТАТЫ
• 32% экономии бюджета
• 28 14
• сокращено количество уборщиков
• сокращен ассортимент средств
• введена специализированная химия
• уборка проводится профессиональным инвентарем
• реализованы технологии обеспылевания
• Качество уборки оценено руководством
как существенное повышение
Программа «Управление эффективностью»
17. Примеры внедрения системы
Программа «Управление эффективностью»
ЗАДАЧИ
•Поставлена задача оптимизации процессов
•Бюджет на ФОТ – не более 250 000руб.
Лузинский комбикормовый завод
• построение прозрачной системы уборки
• интеграция с производственным циклом предприятия
• повысить качество уборки на каждом участке
17 лет на рынке
Стратегический поставщик ГК «ПРОДО»
Пожаровзрывоопасное производство
46 000 м2 площадей под уборку
18. Примеры внедрения системы
Программа «Управление эффективностью»
Лузинский комбикормовый завод
РЕЗУЛЬТАТЫ
• 44% экономии бюджета
• 36 28
• сокращено количество уборщиков при
увеличившихся площадях под уборку
• введена специализированная химия
• реализованы профессиональные технологии уборки
• реализованы технологии обеспылевания
• Качество уборки оценено руководством
как существенное повышение
19. Выгоды для предприятия
Системный подход
Адаптация технологий уборки
под предприятие
Внедрение(консалтинг)
Доступ к проф.химии,
инвентарю,и т.д.
Доступ к оптовым ценам
Сопровождение
1) Общее описание предприятия, описание организационной
и функциональной структуры, определений функций и задач отдела продаж,
анализ и описание бизнес-процессов внутри отдела.
2) Анализ имеющейся информационной среды, определение
границ и задач разрабатываемой тренинговой программы. Предложения по
реализации проекта.
3) Оценка бизнес-процессов и рекомендации по их оптимизации.
1) Конкретизация и адаптация методики продаж под задачи и специфику работы
отдела продаж заказчика, выясненную на первом этапе.
2) Выделение и формализация этапов в бизнес-процессе. Определение условий
входа и выхода с этапа, разработка стандартов и алгоритмов работы.
Если специфика клиента такова, что его задачи не могут быть решены программным
обеспечением в стандартной комплектации, то производится его доработка
(донастройка).
1) Установка, настройка и конфигурирование информационной системы, работы
по администрированию, настройка пользовательских интерфейсов,
разграничение прав доступа пользователей к функциям
и данным системы. Определение порядка архивирования и сопровождения
базы данных администратором системы.
2) Первоначальное наполнение базы данных.
Консультации по вопросам эксплуатации и технологиям работы системы;
профилактическую проверку целостности базы данных системы и корректности
работ автоматизированных рабочих мест, обновление версий.
Программа «Управление эффективностью»
20. Внедрение программы
Преимущества для сотрудников
Основные преимущества от внедрения методики для сотрудников:
«Я могу быстрее выполнять часть своих задач (найти клиента, выписать счет, создать
договор, сделать счет-фактуры, товарные накладные, акты выполненных работ)».
«Я могу быстро получать нужные отчеты (отчет по оплаченным счетам, по отгрузкам, по
взаиморасчетам, анализ по самым продаваемым товарам и самым выгодным клиентам)».
«Я могу работать с большим количеством клиентов, потому что программа всегда
напомнит мне о них».
«Я могу планировать работу с клиентом более точно».
«Я вижу всю историю взаимоотношений с каждым клиентом».
«Я понимаю принципы работы и умею пользоваться
современными программами для бизнеса».
«Моя значимость для компании повышается, так как я
становлюсь более компетентным специалистом,
знающим концепцию фирмы и методику работы в
программе.»
Программа «Управление эффективностью»
21. Внедрение методики
Сквозь тернии к звездам
1. Внедрение регламентов настолько сложная задача, что многие руководители не видя
способа решить ее отказываются от создания регламентов, стандартов обслуживания и т. д.
2. Внедрение стандартов лучше всего поручать внешним консультантам. Психологически и
административно они в более выигрышной позиции, чем руководитель подразделения,
который«еще вчера сам был такой как мы и поступал так же как мы».
3. Залог успешного внедрения:
- руководство демонстрирует свою заинтересованность в успехе проекта;
- руководство подает пример в следовании новым регламентам и стандартам;
- руководство считает, что внедрение регулярного менеджмента в работе с клиентами важнее
прошлых заслуг, важнее тихого мирного психологического климата(болото) в коллективе, важнее
обид тех, кто не хочет меняться и работает по старинке.
Главная цена которую компании придется заплатить за внедрение системы (методики) работы
отдела продаж – это временное, на период реорганизации, повышение стресса в работе
персонала. Профессионалы могут сделать уровень стресса минимальным, но никто не в силах,
сломать старое отжившее и привить новое безболезненно.
Программа «Управление эффективностью»
22. Внедрение методики
Интересы сторон
Интерес
компании
Интерес
целевого
клиента
Интерес
менеджера
Достичь желаемых
преобразований с наименьшими
потерями, не только
финансовыми, но и среди всех
сотрудников предприятия
Работать с компанией,
удовлетворяющей его
требованиям
«Остаться в живых»,
сохранить целевых
клиентов, заработать
Внедрение системы должно пройти с
минимальными потерями. Необходимо
определить общее поле интересов трех
сторон.
Программа «Управление эффективностью»
