De Projectgroep Nieuwbouw Stadhuis Beverwijk organiseert een informatiemarkt om de medewerkers bewust te maken van de kansen en mogelijkheden die de nieuwe werkplek hen biedt. Er is gelegenheid om informatie omtrent de nieuwe werkplek met elkaar uit te wisselen via interactieve workshops. Doel: - medewerkers te betrekken bij de nieuwe manier van werken, - hen te enthousiasmeren over de kansen die de nieuwe manier van werken hen biedt - trots te zijn op de nieuwe werkplek dat het nieuwe gebouw hen biedt - de medewerkers worden geïnformeerd over de nieuwe werkplek - medewerkers te informeren over flexwerken

1. Workshop "Digitaliseren"
Ruud Zandbergen
5 juli 2011 Gemeente Beverwijk

2. Kijk even mee...
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 2

3. Digitaliseren
 Achtergronden, aanleidingen
 Informatie blijft groeien
 Alles snel terug kunnen vinden
 Sneller inspelen op behoefte van burger (b.v. self service)
 Informatie op elke plek beschikbaar (any time, anywhere)
 Kennis en informatiedeling (b.v. sociale netwerken)
 Efficiënter en effectiever werken
 Flexwerken en digitaliseren
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 3

4. "Digitaliseren", waar hebben we het over?
 Digitalisering
 Digitaal vastleggen van gegevens i.p.v. op oudere media zoals
papier, ondersteuning medewerkers met digitale hulpmiddelen
 Automatisering
 Automatiseren van behandelproces (automatische vergaring en
vastlegging van gegevens, auto. beslissen m.b.v. risicoprofielen)
 E-Dienstverlening
 Digitaliseren van klant contact via Internet (e-formulier,
voorinvullen, statusterugkoppeling)
 Self Service
 De klant doet het werk zelf m.b.v. digitalisering, automatisering
en e-dienstverlening
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 4

5. Digitaliseren: waarom zou je?
 Omdat het ruimte bespaart?
 dan moet de huurprijs per vierkante meter wel èrg hoog zijn
 Omdat het direct veel geld bespaart?
 financiële businesscase niet bij voorbaat sluitend
 Omdat het snel kan?
 langlopend traject
 Omdat het "modern" is?
 er lopen al veel verschillende innovatietrajecten
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 5

6. Waarom dan wèl digitaliseren?
 Bestaand businessprobleem lijnafdeling oplossen
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 6

7. Problemen
 Dossiers raakten soms kwijt
 hele dossier is dan weg, niet slechts één document
 Vertraagt werkprocessen, slecht voor
doorlooptijd/aanvraag
 dossiers moesten bij het werk gehouden worden
 langzame toegang tot dossier
 wachten op elkaar bij mutaties, aanvragen, bezwaar
 Intensief beheer van meerdere archieven
 opschonen was te intensief, dossier werd dikker en dikker
 opeenstapeling papieren documenten
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 7

8. Wat is belangrijk voor digitaliseren
 Documenten terug kunnen vinden
 Voorkomen dat bestanden misplaatst worden en zoek raken
 Documenten via desktop PC terugvinden
 Makkelijk documenten centraal te archiveren
 Eenvoudig zijn
 Investering moet zichzelf terug verdienen
 Snel resultaat zien
 Uitbreidbaar als het bevalt
 Terug kunnen vallen op helpdesk
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 8

9. Gedragsregels Flexwerken
 Zo werken wij hier!
 Wij respecteren en helpen elkaar
 Iedereen mag overal zitten
 Wij werken op de werkplek en vergaderen op de vergaderplek
 Wij maken onze werkplek vrij tijdens vergaderingen > 1 uur
 Wij laten ons bureau schoon en netjes achter
 Wij zijn matig met geluid
 Onze agenda’s zijn open voor iedereen
 Wij laten de opstelling van meubilair en faciliteiten in tact
 Wij digitaliseren onze documenten
 Wij gaan zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 9

10. Gedragsregels Flexwerken en digitaliseren
 Zo werken wij hier!
 Wij respecteren en helpen elkaar
 Iedereen mag overal zitten
 Wij werken op de werkplek en vergaderen op de vergaderplek
 Wij maken onze werkplek vrij tijdens vergaderingen > 1 uur
 Wij laten ons bureau schoon en netjes achter
 Wij zijn matig met geluid
 Onze agenda’s zijn open voor iedereen
 Wij laten de opstelling van meubilair en faciliteiten in tact
 Wij digitaliseren onze documenten
 Wij gaan zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 10

11. Iedereen mag overal zitten
 Elk werkstation kan worden gebruikt.
 Inloggen m.b.v. smartcard.
 Lastig alle papieren/mappen mee te slepen.
 1 meter eigen plank
 Thuiswerken
 ...
Gedragsregels Flexwerken
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 11

12. Onze agenda’s zijn open voor iedereen
 Gezamenlijke afspraken inplannen.
 Efficiënt plannen.
 Weten waar iemand is.
 ...
Gedragsregels Flexwerken
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 12

13. Wij digitaliseren onze documenten
 Minder papier.
 Via DMS/e-mail/andere middelen gegevens
uitwisselen.
 Eenvoudige kennis en informatie delen.
 ...
Gedragsregels Flexwerken
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 13

14. Wij gaan zorgvuldig om met
vertrouwelijke informatie
 Beveiliging (b.v. smartcard, screenlock)
 Papier raakt makkelijker kwijt.
 "Clean Desk".
 ...
Gedragsregels Flexwerken
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 14

15. En nu U....
 Zaal inrichten...
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 15

16. Discussie a.d.h.v. stellingen
 8 minuten per stelling
 Bij elke stelling: kiest u of u EENS of ONEENS bent (...)
 Ga in het juiste vak staan.
 Als u nog even twijfelt: WEET NIET vak.
 Wissel als u uw mening aanpast!
 Steek uw hand op als u uw argumenten wil delen.
 Bedenk:
 Waarom EENS?
 Waarom ONEENS?
 Ziet u tegenstellingen of knelpunten?
 Hoe kunnen we dit oplossen?
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 16

17. STELLING 1
Digitalisering zorgt dat ik
efficiënter en effectiever
kan werken.
STOP
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 17

18. STELLING 2
We praten al tien jaar over:
"paperless office".
Dat is toch ècht onmogelijk.
STOP
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 18

19. VRAAG 1
Wat is volgens de EPA (US environment Protection Agency)
de voornaamste bron van afval in een kantoor?
1. Stroom verbruik
2. Papier
3. Plastic bekers
STOP
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 19

20. VRAAG 1
Wat is volgens de EPA (US environment Protection Agency)
de voornaamste bron van afval in een kantoor?
1. Stroom verbruik
2. Papier (Het EPA geeft aan dat de gemiddelde
kantoorgebruiker 12.000 vel papier per jaar gebruikt)
3. Plastic bekers
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 20

21. STELLING 3
Er zijn bij ons onvoldoende
digitale hulpmiddelen.
STOP
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 21

22. STELLING 4
Digitale agenda's zijn handig.
STOP
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 22

23. VRAAG 2
Hoeveel water is er volgens EPA nodig om een enkel vel
papier te produceren?
1. 0,085 liter
2. 0,185 liter
3. 0,385 liter
STOP
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 23

24. VRAAG 2
Hoeveel water is er volgens EPA nodig om een enkel vel
papier te produceren?
1. 0,085 liter
2. 0,185 liter
3. 0,385 liter (Verder geeft het EPA aan dat het 10X zoveel
energie kost een vel papier te maken dan te printen)
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 24

25. STELLING 5
De systemen zijn te ingewikkeld
want ik begrijp er niets van.
STOP
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 25

26. STELLING 6
We moeten 'meegaan met de tijd',
anders blijven we in de
'digitale middeleeuwen'.
STOP
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 26

27. VRAAG 3
Hoeveel CO2 emissie wordt er, volgens het
World Watch Institute geproduceerd tijdens
de productie van 1000 vel papier?
1. 12 kg
2. 22 kg
3. 32 kg
STOP
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 27

28. VRAAG 3
Hoeveel CO2 emissie wordt er, volgens het
World Watch Institute geproduceerd tijdens
de productie van 1000 vel papier?
1. 12 kg
2. 22 kg
3. 32 kg (1000 vel papier produceert 32 kg CO2 totdat het
standaard wit papier is)
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 28

29. STELLING 7
In 2020 is er geen enkel
papieren dossier meer in de
Gemeente Beverwijk te vinden.
STOP
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 29

30. STELLING 8
Digitaliseren heeft geen nut
en het lost niets op.
STOP
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 30

31. STELLING 9
Ik vind het fijn om alles uit te
printen en met een stapel
papier rond te lopen.
STOP
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 31

32. STELLING 10
Stoffige dossiers, stapels papier,
volle kasten... ik ga het missen.
STOP
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 32

33. Conclusie / Afronding
 Afrondende vragen:
 Wat neem u mee naar huis van deze sessie?
 Waar zaten voor u de meest scherpe tegenstellingen?
 Welke onderwerpen zou u extra aandacht willen geven?
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 33

34. Wisselen / Plenaire terugkoppeling
 15 minuten pauze.
 Naar volgende workshop / verzamelen in De Salle.
 Forum met o.a. de dagvoorzitter, gemeentesecretaris
en workshopleiders.
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 34

35. W stapvoor.nl
M dianedros@stapvoor.nl
ruudzandbergen@stapvoor.nl
T @StapVoor
Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 35

36. Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 36