Mise en place d’un projet S.I dans
l’entreprise

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Objectifs d’apprentissage
• Tracer le processus de mise en place d’une
solution SI dans l’entreprise
• Les facteurs clé de...
Sommaire
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Lancement: Fiche Projet
Constitution des comités (Comité de Pilotage, Comité Projet)
Ca...
Lancement: Fiche Projet
Tout d’abords assurons nous que:
Biz Plan

Biz Plan

Biz Plan

Biz Plan
Biz Plan
IT Plan

IT Plan
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Constitution des comités

• Comité de Pilotage:
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de fixer et suivre les orientations, les objectifs, les priorités, les ...
Le cahier des Charges

• Il décrit le système Cible (Fonctionnel, Organisationnel,
Infrastructure):
– Il faut délimiter le...
Appel d’Offres

• L’appel d’offres devra être exhaustive (dans le cas ou il y a une
aide internationale, l’AO devra être i...
Dépouillement
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A partir de la Date début de dépouillement : Fin réception des
offres
Méthodologie de dépouillement...
Short List
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Au maximum 3 short listés:
– Solution; Intégrateur
– Solution:
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Evaluation des Short Listés

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– A communiquer à chaque intégrateur avec un délai de 3 sema...
Choix final

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Le choix se fait en Comité de pilotage se basant sur les points
suivants:
Les BPs:
- Il faut prendre...
Le Contrat
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Etude des contrats:
– Editeur / Solution
– Intégrateur

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Les BPs :
- Attentions aux contrats standards
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Le Planning et le PAQ
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Le Planning
Le PAQ, a pour objectif de :
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constituer une référence commune à tous les mem...
La mise en place
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Méthodologie de mise en place de la solution:

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• Formation:
– Formation générale sur l’ERP avec ...
La mise en place

Les BPs :
- Il faut avoir une méthodologie de Gestion de Projets
- Faire attention au triangle: Coût, dé...
Le projet continue…

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- La méthodologie de GP
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M03 mise en place d'un projet si dans une pme-ms - 20

  1. 1. Mise en place d’un projet S.I dans l’entreprise 1
  2. 2. Objectifs d’apprentissage • Tracer le processus de mise en place d’une solution SI dans l’entreprise • Les facteurs clé de succès • Les risques, échecs… • Étude de cas CDC, de questionnaires CDC 2
  3. 3. Sommaire  Etapes: – – – – – – – Lancement: Fiche Projet Constitution des comités (Comité de Pilotage, Comité Projet) Cahier des Charges Lancement Appel d’offres Dépouillement Choix basé sur le questionnaire Etude de la short list: • • • • • Etude détaillée des offres Communication d’un jeu de tests Visite de sites Critères de choix pondérés Choix final – Etude du contrat avec l’intégrateur et l’éditeur de la solution – Mise en place d’un planning et d’un PAQ – Méthodologie de mise en place de la solution: • • • • Formation Analyse / Dossier d’analyse / Validation Prototypage et modélisation / Validation Proto Déploiement: Développement états / Tests / Sécurité / Manuels users / Formation user final / Reprise de l’existant 3
  4. 4. Lancement: Fiche Projet Tout d’abords assurons nous que: Biz Plan Biz Plan Biz Plan Biz Plan Biz Plan IT Plan IT Plan IT Plan IT Plan IT Plan Absence de l’un ou l’autre des plans Existence mais indépendance totale IT Plan déduit du Biz Plan IT Plan influence le Biz Plan Les BP: - Le Projet ne doit pas être mené par l’informatique - Il ne doit y avoir d’objectifs techniques, personnels… - Il ne doit y avoir absence d’une vision stratégique - Il ne doit y avoir absence de l’engagement de la direction - Nécessité d’avoir un budget Cas de figures sont 5 possibles Communication et Gestion des R isques Biz Plan et IT Plan développés conjointement (Source: Acadys – Enquête sur la Gouvernance des SI, 2002-2003) 4
  5. 5. Constitution des comités • Comité de Pilotage: – de fixer et suivre les orientations, les objectifs, les priorités, les échéances ainsi que la constitution des équipes de projet; Respect du PAQ; Arbitrage… • Comité de Projet: – Formé des key Users; Evalue le niveau de réalisation des objectifs prédéfinis de la période en cours et définir les objectifs à réaliser pour la période à venir pour chacune des ressources; Respect des objectifs… mC o Les BP : - Rôle des comités - Impliquer les responsables de domaines - Impliquer les utilisateurs - La direction doit jouer son rôle de Project Sponsor 5
  6. 6. Le cahier des Charges • Il décrit le système Cible (Fonctionnel, Organisationnel, Infrastructure): – Il faut délimiter le Scope !!! – Il faut faire valider le CDC mC o • Questionnaire pondéré pour faciliter le choix Les BP: - Il faut avoir un cahier des charges - Il ne faut pas laisser cette tâche à l’intégrateur - Il faut éviter de prendre en charge cette tâche en interne - Il ne faut pas charger le chef de projet de le faire - Il faut impliquer tous les utilisateurs dans le CDC - Il faut valider le CDC par le Project Sponsor (ou avoir sa participation) 6 - Il faut inclure la dimension moyen/Long terme dans le CDC
  7. 7. Appel d’Offres • L’appel d’offres devra être exhaustive (dans le cas ou il y a une aide internationale, l’AO devra être internationale !) • Date de lancement; Liste des documents à fournir pour répondre à l’offre; Date réception des offres (cachet poste fait foi) mC o Les BP: - Il faut être ferme sur les dates - Il faut garder son objectivité par rapport à la liste des intégrateurs à consulter - Il faut fixer une forme pour la réponse 7
  8. 8. Dépouillement • • • • A partir de la Date début de dépouillement : Fin réception des offres Méthodologie de dépouillement préétablie Scoring préétabli Fiches modèles préétablies… mC o Attention: - Il faut avoir un Timing pour le début et la fin de cette phase - Il faut avoir une méthode de dépouillement (critères, analyse, TDB…) - Il faut orienter le choix de la solution - Il faut communiquer à la fin de cette phase le résultat aux soumissionnaires 8
  9. 9. Short List • Au maximum 3 short listés: – Solution; Intégrateur – Solution: • • • • • Editeur Nombre d’installation dans le monde, au Maroc Historique Versions supportées actuellement … – Intégrateur: • • • • • • • • • mC o • Installé au Maroc (O/N) Nbre d’années d’ex Nbre de consultants (Fnels, techniques, administratif) Nombre de sites installés (au Maroc, ailleurs) Attention: CA des 3 dernières années - Il faut avoir un Timing pour le Composition du Capital Autres activités (CA / Activité et %) début et la fin de cette phase Offre financière - Il faut avoir une méthode de … dépouillement (critères, analyse, Choix de la short list en Comité de Pilotage TDB…) - Attention à l’orientation du choix de la solution 9
  10. 10. Evaluation des Short Listés • Confection d’un Jeu d’essais: – A communiquer à chaque intégrateur avec un délai de 3 semaines – Chaque Intégrateur aura à dérouler le jeu d’essais (1j), sur sa solution, devant le comité de projet (éventuellement les membres du CP) • En parallèle (durant les 3 S): – – – – • Visite de sites Intégrateur/Solution Visite de sites en OFF Investigation (Internet, Forums, Observatoires…) Constitution d’une analyse de risques liés à chaque I/S Négociation des coûts (Licences, Tx maintenance, pres J/H) mC o – En moyenne des gains considérables peuvent être faits à ce stade (35%) Les BPs: - Il faut impliquer les keys users dans le jeu de tests - Il faut impliquer les keys users dans les visites de sites - Il faut impliquer les keys users dans l’évaluation des I/S - Il faut braistormer sur les I/S 10
  11. 11. Choix final mC o • Le choix se fait en Comité de pilotage se basant sur les points suivants: Les BPs: - Il faut prendre cette décision comme une décision: - Stratégique - Long terme - Impliquant le Project Sponsor, les Keys users, les utilisateurs, le chef de projet - Il ne faut pas faire son choix uniquement sur la base de la proposition financière - Il ne faut pas choisir des scénarii au Forfait - Il ne faut pas choisir des solutions en fin de vie - Il ne faut pas choisir des solutions avec moins de 5 références au Maroc - Le choix devra être: Solution/BD/OS/Matériel - Le choix ne doit pas négliger l’aspect maintenance - Présence de l’intégrateur sur place ??? -… 11
  12. 12. Le Contrat • Etude des contrats: – Editeur / Solution – Intégrateur mC o Les BPs : - Attentions aux contrats standards - Attentions aux contrats intégrateurs - Intégrer le malus (retard, défaillance intégrateur…) - Dans le cas ou l’éditeur répond avec l’intégrateur: l’exiger au niveau du contrat - ET PUIS surtout: demander une première version du contrat au niveau de la phase de la réponse aux offres 12
  13. 13. Le Planning et le PAQ • • Le Planning Le PAQ, a pour objectif de : – – – constituer une référence commune à tous les membres de l'équipe projet. Il permettra d'assurer une bonne cohérence et une homogénéité dans les méthodes de travail, garantir la qualité des livrables, définir les procédures à suivre, les outils à utiliser, la méthodologie de mise en place du progiciel et les contrôles prévues pour chaque activité. mC o Les BPs : - Il faut avoir un PAQ - Il faut communiquer le PAQ aux Keys users et users - Il faut valider le PAQ par la DG - Il faut faire valider le planning par la DG - Il faut intégrer le planning comme contrainte (congés, départs …) 13
  14. 14. La mise en place • Méthodologie de mise en place de la solution: mC o • Formation: – Formation générale sur l’ERP avec sa base Démo; – Formation dispensée aux Keys Users et les informaticiens BackUp • Analyse: – Ateliers d’analyse pour disséquer les procédures internes à l’entreprise en vue d’un paramétrage éventuel dans l’ERP – Dossier d’analyse – Validation • Prototypage et modélisation: – Le paramétrage est assuré par le consultant fonctionnel du domaine avec le (ou les) Keys Users du domaine en question – Tests des modules et Validation du Prototypage • Déploiement: – Développement états – Tests d’intégration – Mise en place de la sécurité – Rédaction des Manuels users (finaux) – Formation user final – Reprise de l’existant (à analyser à partir de la phase d’analyse) 14
  15. 15. La mise en place Les BPs : - Il faut avoir une méthodologie de Gestion de Projets - Faire attention au triangle: Coût, délais, Contenu (oToBoS) - Il faut rester conforme au PAQ - Il ne faut pas négliger la reprise de l’existant - Il ne faut pas négliger les projets de codification - Il ne faut négliger le développement des états - Il faut former les utilisateurs finaux - Il ne faut pas rédiger les manuels utilisateurs 15
  16. 16. Le projet continue… A P C D PokaYok - La méthodologie de GP - L’assurance Qualité -L’audit - Les TDB -… 16

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