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Cr de la réunion du 8 mai avec les associations

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Cr de la réunion du 8 mai avec les associations

  1. 1. Bureau du Grand SudRéunion du : 8 Mai 2012 de 17h à 19h30Participants présents : Amara Touré ( FESSEF) Bocar Ba(FESSEF) Babacar Sarr (ClermontFerrand) Mohamed Lat (Lyon) Ousmane Sarr (Perpignan) Robert Ndieye (Annecy) Babacar Birane(Grenoble) Safietou Raby Thior (Grenoble) Sakiinatou Ba (Grenoble) Aly Dia (Grenoble) DieynabaLoume (Grenoble) Lamine Seck (Grenoble) Idy Thiam (Grenoble)Absents/retards excusés : Oumar Hamady Ndiaye ( Montpellier) Souleymane Gueye (Toulouse)Absents/retards non excusés : Compte-rendu des infos significatives & actions à menerOrdre du jour :- Présentation du programme et des détails des activités (focus sur le forum, les ateliers et larestitution). 25min- Point sur les positionnements de chaque association dans les différentes commissions créées.15min- Désignation des GO (ambassadeurs de chaque association qui serviront de relais pour la gestiondes inscriptions sur le site, la coordination avec le protocole pour l’accueil des associations surGrenoble et seront les relais sur place pour guider leur équipe et veiller à ce que les timings soientrespectés). 15min- Discussion sur le montant du passeport (cotisation forfaitaire de chaque participant). 15min- Divers. 10min- OJ et date de la prochaine réunion. 10min
  2. 2. Compte rendu 1. Présentation du programme et des détails des activités (focus sur le forum, les ateliers et la restitution):Safiétou Thior a fait une présentation détaillée du programme (cf. fichier Excel en dernière pagedu CR).Tous les participants à la réunion valident le programme !Bocar Ba propose que ce forum soit un réel gain pour les étudiants, que ça soit un moyen de leurfournir un maximum d’informations qui pourraient leur être très utiles au sortir dudit forum. Etcela en abordant entre autres des problématiques qui les intéressent directement telles que : lesdifficultés liées à l’insertion professionnelle des étudiants étrangers après leurs études en France,ou encore les projets porteurs auxquels ils pourraient s’intéresser plus tard.La Fessef qui travaille sur des problèmes liés à l’insertion professionnelle propose doncd’apporter son aide en s’occupant d’un atelier qui aborderait ce thème.Une question a été soulevée par rapport à l’agencement du programme en ce qui concerne lesateliers. Sarr pense qu’en faisant l’atelier d’initiation à la langue wolof en même temps que lesautres on court le risque de ne pas avoir de participants vu que les autres ateliers sont susceptiblesd’intéresser plus de public. Safiétou propose donc de revoir le planning en mettant les 3 premiersateliers sur le même créneau horaire et celui sur l’initiation a la langue wolof juste après.L’idée du concours d’idées d’entreprenariat soumise par Idy Thiam (responsable de lacommission Forum et ateliers) est validée et félicitée par tous les participants à la réunion.Cependant, ils demandent à ce que des partenariats soient noués avec des organismes tel quel’Apix pour que le projet gagnant au sortir de ce concours puisse être financé, à défautrécompensé.Robert Ndiaye, attire l’attention de tous sur le fait que les membres du jury de ce concoursdoivent signer une clause en conformité avec la loi sur la propriété intellectuelle afin de protégerles participants dudit concours contre un éventuel risque de voir leur projet plagié par unquelconque membre du jury.
  3. 3. Robert demande aussi qu’un document exhaustif soit fait par la commission en charge de ceconcours pour apporter tous les éléments nécessaires que doivent contenir les projets qui serontsoumis. (Tous les détails du concept, les critères de sélection, le format du document…).Idy Thiam propose la date du 30 Mai 2012 comme deadline des inscriptions au concours decréation d’idées d’entreprenariat. 2. Point sur les positionnements de chaque association dans les différentes commissions créées:Sakiinatou Ba demande à ce que le document « Liste dinscription aux différentescommissions.xlsm » qui se trouve dans DropboxGrandSudPilotage soit complété et retournépar les différentes associations au plus tard le 15 Mai 2012.Elle demande aussi que tous les trésoriers d’association s’inscrivent dans la commission Finance,car ils seront les relais de cette commission pour récupérer les participations et les reverser autrésorier de l’asso de Grenoble. Il en sera de même pour tous les chargés de communication desdifférentes assos, ils devront s’inscrire à la commission communication et seront responsables dedéployer le plan de communication préalablement défini avec la responsable de communicationau sein de leur asso respective.Pour prendre contact avec les différents responsables de commissions, toujours dans le fichierExcel « Liste dinscription aux différentes commissions.xlsm » à la deuxième feuille du classeurse trouve une liste des responsables avec leur adresse mail et numéro de téléphone.Sakiinatou précise que les personnes inscrites dans les différentes commissions ne doivent pashésiter à prendre contact directement avec leur responsable de commission et les booster s’ilstardent à donner des nouvelles ou à organiser des réunions de suivi. 3. Désignation des GO:Dieynaba Loume (responsable de la commission protocole et accueil) demande à ce que chaqueassociation désigne un ambassadeur qui se chargera de fournir la liste des participants de suivreleur inscription sur le site www.grandsud-sn.fr et qui une fois sur place sera le responsable de son
  4. 4. équipe pour le respect des horaires du programme, la distribution et la récupération des clés(chambres).La deadline pour la désignation des ambassadeurs de chaque ville est fixée au 15 Mai 2012 sonadresse mail : dieynaba.loume@gmail.com. 4. Discussion sur le montant du passeport :L’AESSG propose un passeport de 20€ pour les étudiants grenoblois et de 30€ pour les étudiantsvenant des autres villes (Hébergement en sus).Lamine Seck pense que c’est un tarif raisonnable, mais propose que le pass soit unique pour tousles étudiants car ceux qui viennent des autres villes auront aussi le transport à payer.Idy Thiam trouve que le tarif est bas, et qu’il risque de grever le budget de l’AESSG et que l’assocourt le risque de se retrouver avec un déficit après l’événement.Sarr, rejoint Lamine en soutenant qu’il faudrait prendre en compte le fait que pour des assoscomme Perpignan le prix du billet de train est assez élevé et que les étudiants de ces villes seretrouveraient à débourser environ 100€ s’ils veulent participer au GrandSud de Grenoble.Sakiinatou propose que toutes les assos fassent des demandes de subvention à leur partenairerespectif pour prendre en charge une partie des frais de voyage.Idy Thiam conseille de privilégier le covoiturage aux trains, car souvent plus avantageux.Il est donc décidé de fixer la participation forfaitaire pour tous les étudiants à 30€.Pour toute autre personne voulant participer à l’évènement il sera demandé un soutien dont lemontant n’est pas définit mais doit être au minimum égal au montant du passeport des étudiantsc.-à-d. 30€. 5. Divers :Pour l’animation des prestations culturelles Sakiinatou doit contacter Mamad Ba un ancien du GSet Robert, Eric Barboza animateur à Dakar et nous feront un retour à la prochaine réunion.Mohamed Lat promet de se renseigner au niveau de Lyon pour le groupe qui animera le Sabar etnous fera un retour à la prochaine réunion.
  5. 5. Safiétou Thior propose pour les prestations du samedi après-midi dans le centre ville de Grenobleque chaque association prépare une prestation et qu’il y ait une ethnie du Sénégal représentée parassociation (défilé des associations).Les documents susceptibles d’intéresser tout le monde tel que le ppt de présentation du concoursseront uploadés ici : http://www.grandsud-sn.fr/ressources.php 6. Ordre du jour et date de la prochaine réunionSakiinatou enverra un doodle pour que chacun donne ses disponibilités. Il faudra répondre à cedoodle avant le samedi 12Mai pour qu’elle puisse fixer la date de la prochaine réunion.Lien du doodle : Prochaine réunion GS ... merci de répondre iciOrdre du Jour : - Point sur tous les retours à faire en ce qui concerne : les prestations culturelles, les inscriptions au concours, la recherche d’animateurs et de groupes pour le sabar. - Point sur la liste d’inscriptions aux différentes commissions, pour rééquilibrer si nécessaire. - A compléter… - Divers - Date et OJ prochaine réunion
  6. 6. - Livrables attendus Livrables attendus Responsables Acteurs Date Livraison Date Réalisation Babacar Birane 07 MaiDocument avec la liste de tousles partenaires contactés et dessubventions demandées Babacar Birane Tous 07 MaiBase de données des différentspartenaires publics, privés et Déthié Ndiayemédias que chacun pourrarenseigner au fur et à mesure pouraider la cellule chargée dudémarchage des partenariatDoodle pour fixer date de la Sakiinatou Ba Tous 12Maiprochaine réunion Sakiinatou Tous 15 MaiRenseigner le Fichier Excel avecles différentes commissions àrejoindreDocument de présentation du Idy Thiam 15 Maiconcours d’idéesd’entreprenariatListe par ville des équipes créées Idy Thiam Tous 30 Maipour le concoursListe des ambassadeurs désignés Dieynaba Loume Tous 15 Maipar ville
  7. 7. Documents de travail utilisés : 1- DropboxGrand SudProgramme.xlsx HORAIRE HORAIRE JEUDI 05 Juillet JEUDI 05 Juillet VENDREDI 06 Juillet VENDREDI 06 Juillet SAMEDI 07 Juillet SAMEDI 07 Juillet DIMANCHE 08 Juillet DIMANCHE 08 Juillet 8h 8h Petit Déj Petit Déj Mise en place et acceuil des Mise en place et acceuil des 8h30 8h30 invités invités Cérémonie douverture: Cérémonie douverture: Discours et présentation du Discours et présentation du 9h 9h Petit Déj Petit Déj thème du Grand Sud et des thème du Grand Sud et des ateliers de travail ateliers de travail 10h 10h Ateliers de travail Ateliers de travail 11h 11h Sport: Foot, Lutte, jeux de Sport: Foot, Lutte, jeux de 11h45 11h45 Pause Café Pause Café société, basket, tennis,etc. société, basket, tennis,etc. 12h 12h Grand Ndéki Grand Ndéki Suite Ateliers de travail Suite Ateliers de travail 13h 13h 13h30 13h30 Prière Prière 14h 14h Repas Repas Repas Repas Départ des délégations Départ des délégations 15h 15h Suite et fin Ateliers de travail ++ Suite et fin Ateliers de travail restitution des travaux/ Flash restitution des travaux/ Flash 16h Visite de la ville et prestations Visite de la ville et prestations CV et speed recrutement/ 16h CV et speed recrutement/ 17h culturelles (chant, danse, culturelles (chant, danse, Cours dinitiation ààla langue 17h Cours dinitiation la langue 18h théatre) par chaque asso invitée théatre) par chaque asso invitée 18h Acceuil des invités 18h30 Acceuil des invités et sabar 18h30 et sabar Quartier libre 19h Quartier libre 19h 20h 20h Veillées africaines: wakhtane, lééb… Veillées africaines: wakhtane, lééb… 21h 21h Quartier libre Quartier libre 22h 22h Diner Diner 23h 23h 24h 24h Diner de gala - - Spectacle Diner de gala Spectacle Soirée dansante jusquà laube Soirée dansante jusquà laube 2- DropboxGrand SudPilotage Liste dinscription aux différentes commissions.xlsmNom Prénom N° de tel Adresse mail Commissions Associations sba: Pour Autres, merci de nous donner plus donfos sur la cellule dà cotè. sba: Menu déroulant, cliquez dessus pour choisir la commission que vous voulez rejoindre 3- DropboxGrandSudCommunicationetsitewebCommunicationPrésentationGrandS ud.pdf

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