SMK Kulai Besar mengadakan bengkel perancangan strategik untuk menetapkan wawasan sekolah bagi tempoh 2013 hingga 2015. Bengkel ini membincangkan proses perancangan strategik termasuk mengenal pasti isu strategik, matlamat strategik dan objektif jangka pendek atau panjang untuk menangani isu-isu tersebut.

1. MENDEFINISIKAN
WAWASAN SEKOLAH
(PERANCANGAN STRATEGIK)
2013 - 2015
SMK KULAI BESAR, KULAIJAYA, JOHOR
SABTU, 24 MAC 2012
DISAMPAIKAN OLEH;
AZMAN BIN SAFII
Penolong Kanan Pentadbiran

2. Perancangan strategik adalah proses
untuk meletakkan kedudukan organisasi
untuk mencapai prestasi yang selaras
dengan tujuan penubuhan organisasi ,
hasrat jangka panjang dan untuk
menetapkan matlamat yang realistik,
objektif yang sesuai dengan misi dalam
tempoh yang ditetapkan dalam kapasiti
organisasi. (McNamara, 2007)

4. BENGKEL PENYEDIAAN
PELAN TINDAKAN SEKOLAH
PEMBENTANGAN MERANGKUMI
(masa 15 minit setiap kumpulan)
 Latar Belakang Organisasi
 Isu strategik/masalah
Matlamat strategik
Objektif jangka pendek atau jangka panjang
Strategi-strategi yang dipilih untuk menangani isu/
masalah
Indikator kejayaan
 Pelan taktikal & pelan operasional yang terperinci
(meliputi tempoh, sasaran, kos, output, pihak
bertanggunjawab & pelan kontingensi )

5. APAKAH ITU STRATEGI?
 Strategi (Latin: Strategos): how to be an effective
general.
 Choosing how best to respond to circumstances of a
dynamic and sometimes hostile environment
 Being strategic requires recognizing the choices
and committing to one set of responses instead of
another (Allison & Kaye, 97)

6. PERANCANGAN STRATEGIK
• SATU SENI MEMBENTUK (PLAN),
MELAKSANA (DO) & MENILAI (CHECK)
KEPUTUSAN UNTUK MENCAPAI OBJEKTIF
ORGANISASI David F.R., 1997
• IF YOU KNOWWHERE ARE YOU GOING,
YOU STAND A CHANCE OF GETTING
THERE Confucius 551-497 B.C

7. 4 SOALAN STRATEGIK
Bagaimana Ke mana
Dimana kita
sampai ke hendak
sekarang?
tujuan? menuju?
STATUS
PELAN / OBJEKTIF
QUO STRATEGI
Bagaimana kita tahu kita capai?

8. PERANCANGAN STRATEGIK
KAWALAN PELAN
& PELAKSANAAN
TAKTIKAL &
PENILAIAN TINDAKAN
TOWS MATRIKS
INDIKATOR
PRESTASI
STRATEGI
ISU
STRATEGIK
PRA
PERANCANGAN
(MANDAT)
MATLAMAT
STRATEGIK
ANALISIS
VISI SWOT
MISI

9. Model Pengurusan Strategik Untuk
Institusi Pendidikan Awam (ms 15)
Pusingan
7. Penilaian Prestasi& Semula
. Penambahbaikan berterusan
6. Implementasi Strategi
5. Strategi, Taktikal (Belanjawan& Operasi)
4. Isu Strategik (KRA), Matlamat, Objektif & KPI
3. Analisa Persekitaran: Maklumat Dalaman & Luaran
Organisasi
2. Halatuju Organisasi: Mandat Kerajaan, Misi, Visi & Nilai
(Termasuk Nilai, Piagam pelanggan, Slogan, Logo, Warna Korperat)
1. Pra-Perancangan

10. PRA
PERANCANGAN
LEMBARAN KERJA 1

11. SCHEMATIC DIAGRAM
Big “Y” PRESTASI PELAJAR
Key Objective
Little “y” KURIKULUM KOKURIKULUM
P& P
Vital “X” Projects Berkualiti
Penyeliaan
Penilaian
Skop
Penambahbaikan

12. PEMANTAPAN KURIKULUM (vital „x‟ )
 Penyediaan Profil Pelajar
 Perancangan JKS/Panitia (Student centered)
 Buku Rekod Mengajar
 Penyemakan Buku Latihan Pelajar
 Pengurusan Bilik Darjah
 Pengajaran & Pembelajaran Berkesan
 Pencerapan Kaedah P & P Berkesan
 Sistem Penilaian & Post Mortem Berdasarkan Jadual
Diagnostik
 Program Pengayaan & Pemulihan
 Program Perkembangan Staf Berfokus Mengikut
Panitia
 Program Perjumpaan Waris Berfokus

13. VISI (BIG „Y‟) & MISI (Little „y‟)
A. Pernyataan VISI menjawab soalan „ What do
we want to become?‟ (BIG „Y‟)
B. Pernyataan MISI menjawab soalan „What is
our business?‟ (Little „y‟)

14. MANDAT

15. ANALISIS MANDAT
 Apakah itu Mandat?
„An official command or instruction‟/ Authority
to pursue a policy or course of action‟
 Tauliah
 Apa yang mesti dibuat bagi tujuan memenuhi
tanggungjawab dan misinya
 Garis panduan tanggungjawab umum sesebuah
organisasi

16. SUMBER MANDAT
 Akta Pendidikan 1996
 Dasar-Dasar Kerajaan
 Arahan Ketua Organisasi
 Peraturan-peraturan kerajaan
 Peraturan „tidak bertulis‟

17. Analisa Perubahan
Persekitaran
17

18. THE ORGANIZATION AS AN
ICEBERG
14.5
mbustaman IAB 10 18

19. Jenis Radas Kualiti (quality tools)
Untuk Analisa Maklumat Persekitaran
Organisasi
 1. Matrik KLAP (SWOT)
 2. Matrik Portfolio (BSG/ GEC)
 3. Analisis Senario
 4. Matrik NDTS (Space)
 5. Analisis Titik Pulangan Modal
 6. PEST (Persekitaran Luar)
7. 7S McKinsley
8. 6 SIGMA
mbustaman IAB 10 19

20. ANALISIS PERSEKITARAN STRATEGIK
SOALAN-SOALAN PENTING
1. Where are we now?
2. What are our stakeholders needs?
3. What do our assessment data tell us?
4. What are we doing well?
5. What can we improve
6. External opportunities/threats?
7. What is happening in the external
environments? Trends?

21. ANALISA SWOT
Kekuatan : Ciri-ciri sesebuah organisasi yang boleh
membantu organisasi mencapai objektif
Kelemahan : Ciri-ciri sesebuah organisasi yang boleh
mengagalkan organisasi mencapai objektif
Peluang : Situasi luaran yang boleh membantu
organisasi mencapai objektif
Ancaman : Situasi luaran yang boleh membantu
mengagalkan organisasi mencapai objektif

22. BAGAIMANA MELAKUKAN
ANALISIS SWOC
 Terdapat dua tahap menganalisis
SWOC; MENGUMPUL MAKLUMAT
dan MENGANALISA MAKLUMAT.
 Nota: Penting kita merancang pada
peringkat permulaan bagaimana kita
perlu melaksanakan SWOC dan
menentukan siapa yang perlu
dilibatkan.

23. MENGUMPUL MAKLUMAT
Soalan utama ialah:
1. Apakah kejayaan dan kelebihan kita
di sekolah? (kekuatan)
2. Apakah kita mempunyai kelemahan
yang boleh ditambah baik?
(Kelemahan)

24. BAGAIMANA MAKLUMAT
DIKUMPUL?
 Semakan dokumen dan rekod
 Kajian:
 Soalselidik
 Temubual
 Pemerhatian
 Hasil-hasil penyelidikan
 Sorotan literatur

25. MENEGENALPASTI KEKUATAN DAN
KEUPAYAAN SUMBER
 Dapatkan maklumat mengenai kekuatan :
 Kompetensi guru dan kakitangan yang bernilai
 Aset Fizikal yang bernilai
 Aset Modal Insan yang bernilai
 Aset organisasi yang bernilai
 Aset nilai dan budaya
 Keupayan untuk bersaing yang penting
 Ciri-ciri yang meletakkan sekolah berada pada
kedudukan yang ada kelebihan
 Kerjasama dengan agensi luar yang ada keupayaan

26. MENGENAL PASTI KELEMAHAN SUMBER
DAN KETIADAAN KEUPAYAAN
BERSAING
 Kelemahan sumber berkaitan dengan;
 Ketiadaan keupayaan atau kepakaran
 Kekurangan aset fizikal, organisasi nilai dan
buadaya
 Ketiadaan keupayaan dalam bidang
keberhasilan utama.

27. MAKLUMAT PERSEKITARAN
LUARAN STRATEGIK
 Memikirkan tentang perkara yang berlaku di luar persekitaran
sekolah yang memberi kesan kepada sekolah. Ini adalah
berkaitan politik, ekonomi, sosial, teknologi, demografi,
perundangan, termasuk perubahan kehendak pelanggan,
peningkatan persaingan, perubahan dasar. Perlu kita fikirkan
bagaimana kita mahu mendapatkan maklumat perkara yang
berlaku di luar.
Soalan utama ialah:
1. Apakah perubahan yang berlaku di luar, yang boleh membantu
kita mencapai misi kita. (Peluang) (opportunities)
2. Apakah perubahan yang berlaku di luar yang perlu diberi
perhatian agar kita mampu menghadapinya (Ancaman)

28. SKOP MAKLUMAT PERSEKITARAN
LUARAN STRATEGIK: PEST
 Political
 Legislation and Regulation
 International relations, world peace
 Economic
 Economic cycles, recession, boom
 Currency rates, interest rates, tariff/taxes/quotas
 Capital, labor and commodity markets
 Social
 Demographics, foreigners
 Tastes, fashion, perception, worldview
 Environmental awareness
 Technological
 Process effect development
 Product capability
 ICT

29. ISU STRATEGIK
(PEMBINAAN MATLAMAT
STRATEGIK)

30. Fasa Kedua:
Pembinaan Matlamat Strategik atau
KRA/Bidang Keberhasilan Utama
 Strategic goals define what must be done to
achieved the mission & vision. (Niven, 2003)
 Ia pernyataan hasil akhir (outcomes
statement) yang menjadi garis panduan
pada semua aktiviti dalam organisasi bagi
menjayakan misi dan visi organisasi.
(mbustaman & Hairudin, ms 110, 2009)

31. KENAL PASTI
ISU-ISU STRATEGIK
 Strategic issues is a strength, weakness,
opportunity, or threat – or problem or
opportunity- that has or will have the
potential to have a significant impact on the
institution or stakeholders (Sevier, 2000).
 Something we need to respond to, something
we can‟t ignore. Something you need to deal
with (Sevier, 2000)
 (the good, the bad & the ugly)

32. PERNYATAAN BERKIATAN ISU
 A well-stated issue involves such phrases as
 “What should be done about …….?”
 “How to …….?”
 “Whether to …….?”
 “Should we …….?”
 Issues need to be precise, specific,
and “cut straight to the case”
 Issues on the “the worry list” raise
questions about
 What actions need to be considered
 What to think about doing

33. DEFINISIKAN ISU
Definisikan APAKAH masalah itu:
Huraikan DI MANA masalah itu berlaku :
Jelaskan BAGAIMANA masalah itu dikenal pasti

34. MATLAMAT STRATEGIK
INDIKATOR PRESTASI

35. BIDANG KEBERHASILAN UTAMA (KRA)
 Bidang utama yang perlu dicapai oleh sesebuah
agensi di peringkat strategik.
 Berkaitan dengan misi penubuhan sesebuah agensi
dan membantu menjelaskan peranan teras agensi.
 Bilangan KRA yang sesuai adalah antara 3 hingga 5
supaya lebih fokus.

36. Sifat Pernyataan MS /KRA
 Hasil akhir + Umum = misi & visi
 Berfokus
 Tanggungjawab peringkat tinggi (korperat)
 Tiada tempoh atau tempoh jangka panjang
 Penggunaan ayat: luas, umum dan ringkas
 Boleh bersifat kualitatif
 Kritikal dan mesti capai jika ingin menjayakan
misi dan visi
 (rujuk contoh Jadual 5.3. muka surat 113)

37. MATLAMAT STRATEGIK
• Merupakan garis panduan yang terperinci
mengenai apa yang ingin dicapai pada
masa hadapan.
• Dibina berasaskan peranan organisasi
dalam persekitaran mega (societal), makro
(regional) dan mikro (school/centre).
• Menjawab apakah yang perlu dilakukan
untuk mencapai VISI dan MISI ?

38. INDIKATOR PRESTASI
 Definition: Benchmarks, targets,
standards or other measures used to
evaluate the quality of product and
services.

39. PEMBINAAN
OBJEKTIF

40. OBJEKTIF
 1. Objektif ialah sesuatu yang perlu
dicapai berdasarkan sasaran yang
ditetapkan.
 2. Hasil akhir (final outcomes) yang
ingin dicapai yang dinyatakan secara
khusus yang ingin dicapai oleh
organisasinya semasa melaksanakan
misi asasnya

41. Tips
1. Objectives are specific, measurable results produced while
implementing strategies.
2. While identifying objectives, keep asking “Are you sure you
can do
this?”
3. Use a round-robin technique to collect all members' ideas for
objectives. tujuan.
4. Integrate the current year's objectives as performance
criteria in each
“implementer's” job description and performance review.
5. Remember that objectives and their timelines are only
guidelines,
not rules set in stone. They can be deviated from, but deviations
should be understood and explained
mbustaman IAB 10 41

42. mbustaman IAB 10 42

43. Perhatian Penting
 Setiap penulisan pernyataan objektif mesti jelas
apakah hasil akhir atau outcomes yang ingin
dicapai dalam satu tempoh tertentu.
 Kegagalan mematuhi perkara di atas boleh
memberi masalah untuk membina KPI.
 Kesilapan umum: Objektif ialah ends bukan
proses atau cara (means) iaitu strategi.

44.  What are SMART-A Measures?
When creating a ‘balanced’ set measures for an organization, aligning
measures where possible is also critical for your success ….
MEASURABLE
SPECIFIC AGREED TO
SMART
MEASURES
ALIGNED
REALISTIC
TIMELY

45. OBJEKTIF
1. Objektif ialah sesuatu yang perlu
dicapai berdasarkan sasaran yang
ditetapkan.
2. Hasil khusus yang ingin dicapai oleh
organisasinya semasa melaksanakan
misi asasnya (David, 2003)

46. OBJEKTIF
Meningkatkan
Untuk matriks
Mengurangkan
dari {asas} kepada {sasaran } dalam { masa }

47. CIRI-CIRI OBJEKTIF
• Specific (khusus)
• Measureable (boleh diukur)
• Attainable (boleh dicapai)
• Reliable (boleh dipercayai/konsisten)
• Time frame (berjangkamasa)

48. BENTUK OBJEKTIF
• Objektif yang perlu dicapai untuk
jangka masa melebihi dari
setahun dikenali sebagai - jangka
panjang (David,2003)
• Objektif yang perlu dicapai untuk untuk
jangka masa kurang dari setahun
seperti pelan taktikal/pelan tindakan
dikenali sebagai jangka pendek

49. PERHATIAN?
 Objektif sering bertukar/dikelirukan dengan
Matlamat.
 Setiap satu objektif mesti menyokong
sekurang-kurangnya Matlamat/Isu dan
disokong/dihubungkaitkan dengan sekurang-
kurangnya satu strategi(cara (how) untuk
mencapai objektif berkaitan)

50. APAKAH ITU KPI ATAU KEY
PERFORMANCE INDICATOR
KPI adalah petunjuk-petunjuk yang
menerangkan sejauhmanakah sebuah
organisasi atau program mencapai
objektifnya atau hasil akhirnya (results).
KPI ialah tanda-tanda yang
menunjukkan keberhasilan (outcomes)
yang dibina dalam perancangan
organisasi, digunakan berterusan untuk
mengawal dan mengukur tahap
prestasi organisasi.

51. Definisi KPI
 KPI adalah suatu parameter yang boleh
diukur, yang telah dipersetujui bersama, dan
yang akan mencerminkan kejayaan sesuatu
organisasi
 KPI adalah penunjuk atau tanda (signpost)
kejayaan bagi membantu organisasi
mentakrif dan mengukur kemajuan untuk
mencapai objektif, matlamat, visi dan misi
organisasi.
 Kesimpulan: KPI adalah satu kaedah mengukur prestasi strategi dan
matlamat sesebuah organisasi

52. Mengapakah pentingnya KPI alam proses
perancangan strategik?
Mengikut Kaplan (2003):
 If we can’t measure our processes, we can’t
manage our processes
 If we can’t manage our processes, we can’t
change our processes for improvement
 If we can’t improve our processes, we can’t
meet or exceed our customers’ expectations
 MEASURE - MANAGE – CHANGE - EXCEED

53. Metrik Pengukuran Prestasi
Metrik Prestasi boleh disediakan dalam bentuk:
 Ratio (Jumlah output rosak:jumlah output)
 Rating (CGPA 3 keatas)
 Ranking (Top 10, Best in the World)
 Peratus ( Peningkatan sebanyak 20% bagi tahun 2006)
 Bilangan (Absolute Numbers)
 Tahap Pencapaian
 Jumlah: KOS (RM) atau Masa (hari/jam/minit)
 Gred atau Skor
 Indeks
53

54. Identifying & Creating KPIs
… That Can Present in Different Forms
Indices
Percentages
Complexity of Analysis
Ratio
Rating
(surveys)
Rankings
(Benchmarks)
Absolute
Numbers
Strategic Information Generated

55. Setiap KPI mesti dihubungkan
dengan satu Target

56. Link KPI with target &
Initiatives
 Target: Desired level of performance for a
performance measure (e.g., % of customer
satisfaction target = 95%)
 Initiatives: Action programs that will achieve our
performance goals (e.g., license renewals via
Internet)
(source: Balanced Scorecard Institute, USA. 2005)

57. Potential areas to consider when
setting targets:
 1. TOV or Baselines and trends
 2. National, state, local or Education
Standards.
 3. Benchmarking / Mission/ Vision
 4. Feedback from customers and
stakeholders
 5. Analisis SWOC

58. STRATEGI

59. SWOT ANALYSIS & TOWS MATRIX
STRENGTHS WEAKNESSES
INTERNAL
1. 95% able to read, write & 1.New teachers
ENVIRONMENT
count 2. facilities
2. Teachers experience 3. space
EXTERNAL 3. 30% A in all subject UPSR 4.
ENVIRONMENT
OPPORTUNITIES
S-O STRATEGIES W-O STRATEGIES
1.PIBG financial support
2. Learning institutions
3. Benchmarking partners USE STRENGTHS TO TAKE OVERCOME WEAKNESSES BY
ADVANTAGE OF TAKING ADVANTAGE OF
4.
OPPORTUNITIES OPPORTUNITIES
THREATS
S-T STRATEGIES W-T STRATEGIES
1.Parents overzealous
2. Feeder school for Convent
Secondary MINIMIZE WEAKNESSES AND
USE STRENGTHS TO AVOID
3.
THREATS AVOID THREATS
4,

60. WHAT IS ORGANISATIONAL
STRATEGY?
“A strategy is defined as a pattern, of
purposes, policies, programmes,
actions, decisions, or resource
allocations that define what an school is,
what it does, and why it does it. Strategies can
vary by level function, and by time frame.”
(Bryson, 1995, p.32)

61. PEMBINAAN STRATEGI
Strategi organisasi mesti berkait dengan:
 Cara merealisasikan VISI & MISI
strategik.
 Cara merealisasikan matlamat & objektif
strategik organisasi.
 Cara melaksanakan perancangan
dengan berkesan.

62. PELAN TINDAKAN

63. PELAN TAKTIKAL
Setiap strategi perlu dituruti oleh pelan
taktikal/pelan operasional (tindakan).
Pelan taktikal adalah langkah jangka pendek
(maka objektifnya adalah jangka pendek).
Setiap strategi perlu mempunyai sekurang-
kurangnya SATU pelan taktikal.
Pelaksanaan pelan taktikal perlu melalui proses
yang detail/terperinci (pelan operasional)
Setiap proses pelaksanaan perlu mengambil
kira pelan kontingensi (sebagai langkah
pencegahan).

64. PELAN OPERASIONAL
 Nyatakan aktiviti-aktiviti (tindakan) yang dicadangkan
 Siapakah yang bertanggungjawab?
 Tempoh masa pelaksanaan
 Indikator pengukuran prestasi atau output
 Sumber yang diperlukan
 Adalah lebih baik disertakan bersama pada setiap helaian
jadual perkara seperti:
1. Strategi
2. Matlamat Strategik atau objektif (bagi
memperlihatkan hubungannya)
3. Elemen dalam Visi dan Misi.
 Tip: Pastikan setiap tindakan/aktiviti dihubungkait
sekurang-kurangnya satu strategi.

65. PELAN KONTINGENSI
 Contingency planning (cp) is a technique that
aims to reduce or eradicate uncertainty
from strategic and operational planning (BTEC-
UK, 96)
 CP are attempts to answer the „what if?‟
questions about major issues that can
seriously affect an school and the achievement
of its long-term success.
 CP can be made at any level (Strategic level,
Operational level & Individual level)

66. PENDEKATAN PELAN
KONTINGENSI
1. Ad Hoc Approaches- event is dealt with
when it occurs.
2. Planned Approaches- CP may work
when the possibilities are circumscribed
and each is well structured, based on long
experience. (Mintzberg,94)

67. RUMUSAN: Rajah Pokok Untuk
Perhubungan Misi dengan Sasaran
Misi/Visi Matlamat Objektif KPI Sasaran
Misi
M1 O1
Visi
o2
M2
O3

68. Contoh
Matlamat Sasaran
Isu Strategik Objektif KPI
(KRA) TOV 2009 2010 2011 2012
% pelajar yang lulus
98.3 98.6 99 99.5 100
semua mata pelajaran
1. Peningkatan prestasi
Peratus pelajar mendapat
murid peperiksaan 4 6 10 12 15
semua A
PMR
GPS 3.58 3.0 2.9 2.8 2.7
% pelajar yang lulus
71.2 73.5 74.0 76.3 78.0
semua mata pelajaran
Meningkatkan
Tahap pencapaian
tahap 2. Peningkatan prestasi Peratus pelajar mencapai
kecemerlangan akademik 5 6 8 11 13
pencapaian murid peperiksaan SPM semua A
tidak memuaskan
akademik
GPS 4.23 4.03 3.99 3.96 3.90
% murid yang lulus semua
mata pelajaran
*Untuk sekolah
rendah Peratus pelajar mencapai
Meningkatkan kelulusan semua A (5A)
UPSR
GPS
mbustaman IAB 10 68

69. ISU STRATEGIK, MATLAMAT STRATEGIK, KPI, OBJEKTIF & SASARAN
ISU SASARAN PRESTASI
STRATEGIK MATLAMAT
BIDANG STRATEGIK OBJEKTIF KPI
KURIKULUM TOV 07 08 09 2010
Meningkatkan Peningkatan prestasi * % pelajar 91.7 % 94% 97% 99% 100%
kecemerlangan murid dalam peperiksaan yang lulus
pencapaian PMR semua mata
Pencapaian
akademik pelajar pelajaran
akademik
• Peratus
murid masih 33% 35% 37% 39% 40%
lagi belum pelajar
cemerlang. mendapat
semua A
• GPS
ISU STRATEGIK MATLAMAT KPI SASARAN PRESTASI
BIDANG STRATEGIK
TOV 07 08 09 2010
Pencapaian kokurikulum Memastikan Bilangan
masih lagi di tahap pencapaian pelajar
minimum kokurikulum mencapai
mencapai tahap kejayaan
3 7 11 13 15
KO- yang cemerlang. -peringkat
KURIKULUM Negeri
mbam@IAB.MOE 07 69
69

70. KESIMPULAN
• Perancangan strategik sekolah yang berkesan
merupakan proses manusia dan bukan proses
kertas
• Proses pembelajaran perlu dilakukan secara refleksi
dan tidak terlalu formal (words supported by numbers,
rather than numbers supported by words)
•Perlukan sikap keterbukaan
•Menerima hakikat bahawa organisasi mempunyai
sumber terhad