1. Tabellen 1
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Alle Daten werden in Access in den zugrunde liegenden Tabellen
gespeichert. Jede Tabelle enthält die Datenfelder, die die Daten
der Datenbank beinhalten. Ein Datenfeld ist eine Art Form für die
darin zu speichernden Daten. Die Einrichtung und Veränderung von Datenfeldern
geschieht in der Entwurfsansicht für Tabellen.
Ein Datenfeld ist gekennzeichnet durch den
Feldnamen, Felddatentyp, die Beschreibung
sowie die Feldeigenschaften.
Feldname
Feldnamen können frei gewählt werden und sollten möglichst gut den späteren
Inhalt der Daten wiedergeben. Sie dürfen am Anfang kein Leerzeichen haben. Die
Verwendung von Punkten (.), Ausrufezeichen (!) und eckigen Klammern ([ ]) ist
nicht möglich, da diese Zeichen als Ordnungszeichen in Access verwendet
werden. Ebenfalls akzeptiert Access manche Sonderzeichen nicht.
Felddatentyp
Felddatentypen
Text
Kann beliebige Zeichen
enthalten. Max. Länge 255
Zeichen
Memo
Ein Textfeld für max. 64.000
Zeichen
Zahl
Numerische Daten, die Art und
Länge muss in den
Eigenschaften festgelegt
werden.
Datum/Zeit Datums- und/oder Zeitwerte
Währung
Geldbeträge mit 2
Nachkommastellen,
Währungssymbol und
rechtsbündiger Ausrichtung
AutoWert
Fortlaufend wird ein Zähler um 1
erhöht, sobald ein neuer
Datensatz angelegt wird.
Ja/Nein
Logisches Feld mit nur 2
Zuständen
OLE-Objekt
Objekt Linking and Embending
(Objekte verbinden und
einfügen). Hier kann, wie in
Word oder Excel, jedes
beliebige Datenobjekt (Bilder,
Töne, Dateien etc.)
eingebunden werden.
Hyperlink
Verweis auf eine Datei oder
Internetseite mittels eines
Daten- oder Hyperlinks.
Nachschlage-
assistent
Ein Assistent hilft bei der
Generierung eines

2. Tabellen 2
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Der Felddatentyp gibt die Art der Daten
wieder, die in dem Feld gespeichert werden
sollen (siehe Tabelle).
Beschreibung
Die Beschreibung eines Datenfeldes erscheint bei der Eingabe von Daten am
unteren Bildschirmrand in der Statusleiste. Hier können erläuternde Texte frei
formuliert werden.
Feldeigenschaften
Jeder Felddatentyp benötigt verschiedene
Eigenschaften zur vollständigen Definition. Dies sind:
Feldgröße
Format und Eingabeformat
ggf. Dezimalstellen
zusätzliche Beschriftung
Standardwert
Gültigkeitsregel und Gültigkeitsmeldung
Eingabe erforderlich
leere Zeichenfolge
Der Felddatentyp Text wird über die Größe des Feldes in seiner Länge definiert.
Beim Felddatentyp Zahl hat die Feldgröße eine erweiterte Bedeutung, die sich aus
dem Datentyp ergibt.
Für Zahlen stehen im Wesentlichen 5 Feldgrößen zur Verfügung, die jeweils die
einzugebenden Zahlen beschränken. Dabei werden sowohl die Art der Zahlen, als
auch der Zahlenraum eingegrenzt, in dem die Daten liegen dürfen (siehe Tabelle).
Die Eingrenzung der Datentypen dient dem ökonomischen Umgang mit
Speicherplatz. Je größer der gewählte Datentyp ist, desto mehr Speicherplatz wird
für die Daten reserviert. Bei kleineren Datenbanken spielt der Speicherplatz nur
eine untergeordnete Rolle; in großen, professionellen Datenbanken ist der
Speicherbedarf eine wichtige Größe.
Die Angabe von Dezimalstellen ist selbsterklärend.
Das Format, das eine Zahl einnehmen soll, kann in Access im
Vorhinein bestimmt werden und korreliert eng mit dem
Eingabeformat. Access bietet standardmäßig 7 Formate an.
Nachschlagefeldes, das
vorbestimmte Werte zur
Eingabe vorschlägt.
Numerische Datentypen
Byte
Ganze Zahlen zwischen 0
und 255
Integer
Ganze Zahlen zwischen
-32.768 und 32.768
Long
Integer
Ganze Zahlen zwischen
-2.147.483.648 und
2.147.483.648
Single
Alle Zahlen zwischen
-3,48*10
38
und 3,48*10
38
Double
Alle Zahlen zwischen
-1,79*10
308
und 1,79*10
308
Dezimal
Dezimalzahlen mit
wählbarer Genauigkeit

3. Tabellen 3
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Über das Eingabeformat (und auch das Formatfeld) lassen sich bestimmte
Eingabemuster definieren, die eine vereinfachte Dateneingabe ermöglichen. So
lässt sich die Art des Zeichens definieren. Ebenfalls definieren lässt sich, ob eine
Eingabe zwingend oder optional ist (siehe Tabelle nächste Seite). Access stellt zur
Erstellung eines Eingabeformates für Textfelder einen Assistenten zur Verfügung.
Beispiel:
00000 Fünfstellige Postleitzahl mit zwingender Eingabe
(99000) 00099999 Telefonnummer mit Vorwahl in Klammern und fester und optionaler Eingabe
0000>AAAA Es muss eine Kombination aus 4 Ziffern und 4 Buchstaben eingegeben werden.
Die Buchstaben werden als Großbuchstaben erfasst.
tt. mmmm jjjj Ein Datum wird im Format 05. Januar 2005 bestimmt.
ISBN 0-&&&&&&&&&-0 Eine ISBN (Internationale Standard-Buchnummer) soll erfasst werden.
Im Beschriftungsfeld der Eigenschaften kann eine zusätzliche Beschriftung
festgelegt werden, die automatisch in Formulare übernommen wird.
Als Standardwert kann ein Wert bestimmt werden, der bei der Neuanlage eines
Datensatzes als Vorschlagswert automatisch gewählt wird. Dies bietet sich
besonders bei Auswahl- oder Zahlenfeldern an.
Gültigkeitsregeln werden wie Bedingungen für Abfragen formuliert. So kann eine
Bedingung mittels größer (>) – kleiner (<) – gleich (=), aber auch „Wie“ und
„Zwischen“ bestimmt werden. Wird eine Regel bei der Eingabe nicht beachtet, so
erscheint eine Fehlermeldung. Die Fehlermeldung gibt als Text die
Gültigkeitsmeldung wieder.
Für bestimmte Datenfelder ist es sinnvoll, eine Eingabe zwingend erforderlich zu
machen. Dies kann über das Optionsfeld „Eingabe erforderlich“ eingestellt
werden.
Formatvorgaben
Platzhalter
Mögliche Eingaben
Eingabe
zwingend
Eingabe
optional
0 9
Ziffer von 0 bis 9 kein Plus-
oder Minuszeichen,
Leerzeichen nur bei
optionaler Eingabe
#
Ziffer oder Leerzeichen
werden angezeigt, aber
nicht gespeichert, Plus- und
Minuszeichen sind erlaubt.
L ? Buchstabe von A bis Z
A a Buchstabe oder Ziffer
& C
Beliebiges Zeichen oder
Leerzeichen
. , : ; - /
Platzhalter für
Dezimaltrennzeichen
<
Alle nachfolgenden
Buchstaben werden in
Kleinbuchstaben
umgewandelt.

4. Tabellen 4
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Innerhalb eines Textfeldes ist es möglich, nur
Leerzeichen einzugeben. Dies kann über das
Optionsfeld „leere Zeichenfolge“ zugelassen
oder unterbunden werden.
Über den zweiten
Reiter im
Eigenschaftenfenster
der Entwurfsansicht für
Tabellenfelder kann
eine
Nachschlageoption,
die zum Beispiel mit
Hilfe des Nachschlageassistenten eingestellt
wurde, angesehen und angepasst werden.
Dabei ist zwischen Textfeldern, Listenfeldern und
Kombinationsfeldern zu unterscheiden.
Textfelder bieten keine Auswahlmöglichkeit.
Listenfelder erlauben ausschließlich die Auswahl aus einer vordefinierten Liste.
Diese kann manuell erstellt oder auf der Basis einer Tabelle oder Abfrage bestimmt
sein.
Kombinationsfelder bieten wie Listenfelder bestimmte Werte zur Auswahl an, lassen
aber zusätzlich auch die Eingabe von eigenen Werten zu.
>
Alle nachfolgenden
Buchstaben werden in
Großbuchstaben
umgewandelt.
! Die Anzeige ist rechtsbündig
Das folgende Zeichen wird
als festes Zeichen angezeigt
und gespeichert.
t bzw. m
Tag oder Monat von 1 bis 12
bzw. 1 bis 31
tt bzw. mm
Tag oder Monat von 01 bis
12 bzw. 01 bis 31
ttt bzw. mmm
Wochentag oder Monat
abgekürzt
tttt bzw. mmmm
Wochentag oder Monat
ausgeschrieben
jj Jahr zweistellig
jjjj Jahr vierstellig
h m oder s
Stunde, Minute oder
Sekunde von 1 bis 24 bzw. 1
bis 60
hh mm oder ss Stunde, Minute oder
Sekunde von 01 bis 24 bzw.
01 bis 60
. / - Datumstrennzeichen