Microsoft Power Point Sergio Elcunovich Herramientas Para El Manejo De La Informacion Y..

Centro de Capacitación
& Formación Gerencial

Conferencia
“Controllers 2004”

Sergio Elcunovich
Service Corporation International
Jardin del Pilar S.R.L.

1


Nuestro Grupo

• SCI -Service Corporation International- es
la compañía de servicios funerarios de mayor
prestigio con presencia en 18 países en 4
continentes..
• Posee en el mundo 2.225 funerarias, 417
cementerios y 183 crematorios
• En nuestro país, coordina los servicios de los
más reconocidos cementerios privados y
cuenta con importantes casas funerarias.

2


Nuestros cementerios ...

3


Nuestras casas funerarias...

4


HERRAMIENTAS PARA LA
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y
LA CREACIÓN DEL VALOR DEL
REPORTING

5


Gestión de la información, gestión
del conocimiento…

“Un gramo de información vale un kilo de
datos;
un gramo de conocimiento vale un kilo de
información;
un gramo de entendimiento vale un kilo de
conocimiento;
un gramo de sabiduría vale un kilo de
entendimiento.”

Russell L. Ackoff, “Recreación de las Corporaciones”.

6


NECESIDAD DE NUEVAS
TECNOLOGÍAS

7


Entorno

Globalización.
Competencia agresiva
Avance tecnológico en materia de comunicaciones..
Cambio en la importancia relativa de los factores
económicos: de la tierra, capital y trabajo al capital
Intelectual (conocimiento).
Menor tiempo para la toma de decisiones.
Fusiones y Adquisiciones (volumen, desuniformidad)

8


El reporte financiero y el Rol del
Departamento de Finanzas.

Desde
una filosofía exclusivamente “desde abajo hacía arriba”

y una relación de poder con otros departamentos de la
compañía

Hacia
una filosofía de “compartir la información para ayudar a la
creación de valor”

9


Rol creciente…tareas multiplicadas

Recopilar, comprobar, manipular datos
Presupuestación
Consolidación
Reporting
Análisis
Revisión y aprobación
Gestión de procesos
Validaciones
…

10


… y sistemas saturados

Cantidad creciente de información a manipular
Cambios continuos de estructura a aplicar
Los sistemas tradicionales, basados en datos extraídos de
las distintas fuentes (ERP, contabilidad, RRHH, etc) e
integrados en hojas Excel no pueden responder a estas
necesidades

11


Hojas de cálculo desbordadas

Normalmente indocumentadas
Restricción de volumen de datos
Mantenimiento costoso (estructuras cambiantes)
Integridad de datos escasa
Interfaces con otros sistemas difícil
Capacidad de análisis multidimensional limitado (tablas dinámicas)

12


El reto tecnológico
• Superar los obstáculos que hoy dificultan el
trabajo
– Automatizar las tareas mecánicas
• Recopilación de información segura
• Consolidación rápida

13



• Y fomentar las tareas que
agreguen valor
– Distribución y compartimiento de la
información
– Análisis profundo
– Simulación de escenarios
(presupuestación, rolling
forecast,…)

14



Sistemas Transaccionales Aplicaciones Analíticas
HOY

PASADO FUTURO

15


Respuesta tecnológica a
necesidades del management

“Set de herramientas para la recolección de datos y
manejo de la información, que implementa soluciones
orientadas al usuario final para apoyar la toma de
decisiones, aprovechando la información disponible en
cualquier parte de la organización”.
=
Business Intelligence

16


Glosario de Business Intelligence (BI)

• Data Warehouse: Repositorio completo de datos de la
empresa previo proceso de selección, depuración, transformación,
organizados del modo que la empresa los utilizara.
• Data Marts: Repositorio parcial de la empresa, donde se
almacenan datos tácticos y operativos.

17


Glosario de Business Intelligence (BI) (cont.)

• DSS (Decision Support System): Incorporan reglas de
decisión y análisis de datos no predefinidos en la posibilidades de
un EIS (por qué?)
– OLAP (On Line Analytical Process): Principal
componente de DSS: análisis multidimensional, volumen de
datos, drill down, drill through.
– Data Mining: Técnicas de análisis de datos encaminadas a
obtener información oculta en un repositorio de datos
(predictivos, segmentación, descubrir sin hipótesis).
– Query and Reporting Tools: Disminución o eliminación
de la dependencia de los departamentos tecnológicos.

18


Glosario de Business Intelligence (BI) (cont.)

EIS ( Executive Information System): Herramientas para
proveer información a los ejecutivos de lo que quieren controlar,
proveyendo visualización simultanea de diferentes indicadores, en
forma amigable y sencilla.
– BSC (Balance Scored Card): Herramienta para medir el
desempeño de las empresas para alcanzar sus objetivos de
mediano y largo plazo desde diversas perspectivas.

19


Business Intelligence

EIS BALANCE
E.I.S
SCORECARD

QUERY AND
DSS OLAP REPORTING DATAMINING
TOOLS

DataWarehouse

20


Algunas ventajas del BI

Análisis multidimensional de la información
Proyecciones, tendencias y simulaciones
Tiempo de respuesta
Volumen de datos
Calidad de la información
Accesibilidad
Reducción de costos operativos
Democratización de la información
…..

21


Caso SCI Argentina: Integración
Gestión y Análisis de la Información

22


Antecedentes

17 Empresas locales familiares adquiridas entre
1997 y 1999 por una Corporación Americana SEC
Diferencias conceptuales en el manejo del
Negocio
Falta de solución tecnológica Corporativa
Políticas contables e impositivas diversas
70.000 Clientes
Permanencia de ex Accionistas en cargos
directivos

23


Antecedentes (cont.)

Diferentes sistemas transaccionales
USGAAPs
Necesidad de manejo de la información integrada sin
perder la individualidad legal o de negocio
Información histórica poco confiable
Baja calidad de datos o ausencia de los mismos
Reporte mensual al exterior
Enfoque bottom-up

24


“El Desafio”...

Unificar la gestión de
negocios

25


Limitaciones

Restricciones contractuales
Falta de una visión común
Soportar nuevos requerimientos
Grado de madurez organizacional
Posibilidad de soluciones Corporativas para la
Región.
Presupuesto

26


EVOLUCION DE LOS
SISTEMAS DE GESTIÓN

27


WEB
CRM
BUC
AR - OP AR - OP AR - OP AR
Telemagic

AR - OP AR - OP
Paz Campanario
AR - OP Gloriam
AR Todas las
AR
Memo Lujan Funerarias
L.Costa
Solomon Campanario
Solomon Solomon
Gloriam
Cobol Cobol Strad – Sol 4
2.06 2.06 2.06

AP para todas las compañias
AP
Paz
AP para todas las compañias
Solomon 4.01
Solomon Solomon 2.06
Caja consolidada para todas las compañias
Solomon 4.01
Contabilidad para todas las compañias
Contabilidad
Paz Contabilidad para todas las compañias
Solomon Solomon 2.06
Solomon 4.01
Datawarehouse Cuentas a Cobrar, Contratos y Ventas
28
OLAP Financiero y Ventas


SOLUCIONES DE BI
APLICADAS

29


Base Única de Contactos (DSS/ RT)

30


CRM (DSS/ OLAP)

31


Análisis Multidimensional
y Reporte (OLAP)
Profit
Denver
LA Total Exp.
SF Margin
West Cogs
February March East West
Actual Budget Actual Budget Actual Budget Actual Budget
Sales Camera TV Jan
TV Feb
VCR Mar
Audio
Qtr 1
Margin Camera
TV VCR Jan
VCR Feb
Audio Mar
Qtr 1
Apr
Mar Apr
Feb Mar
Jan Feb
Actual Budget Jan
Sales Margin Sales Margin
Sales Margin
TV East
TV VCR TV VCR
West
East Actual
South
Budget
Total
Forecast
VCR East
Variance
West
West Actual
South Budget
Total Forecast
Variance 32


IMPACTO DE LAS
SOLUCIONES

33


Atención de Clientes (CRM/ BUC)
Empr esa (Todas)

Cant de Tickets
120.00%

100.00%

80.00%
Estado

Vencida
60.00%
88.04% 87.27% 89.01% Finalizada s/ r etr aso
91.55% 87.83% 89.89% Finalizada c/ r etr aso
A Vencer
40.00%

20.00%

0.00%
2003 2004 2003 2004 2003 2004

4 5 6

Mes de llamada Año de llamada 34


Atención de Clientes (Cont.)

Mejora en la comunicación: alineación de
mensaje
Eficiencia en la distribución de los recursos
Anticipación del comportamiento de Clientes
Medición de la calidad de atención
Desarrollo de distintas estrategias con
impacto en los Clientes

35


Gestion de Clientes Morosos

Estado del Contrato ACTIVO
Localidad All Localidad
Producto All Producto
Fecha_Contrato All Fecha_Contrato
Ubicación All Ubicación
Medio All Medio

Cantidad Saldo Al
Grupo Gestion 2002-06 2003-06 2004-06
MOROSOS COBRANTIA
GESTION EXTERNA 5.832 7.141 8.104
GESTION INTERNA 16.493 13.503 8.341
Total MOROSOS * 22.325 20.644 16.445

36


Gestión de Clientes Morosos

25.000 22.325
20.644

20.000 16.493 16.445
13.503
15.000 Jun-02
8.341 8.104 Jun-03
7.141
10.000 Jun-04
5.832

5.000

0
Gestion Interna Gestion Externa Total

37



Contar de Cliente Campaña

CAMPAÑA AMARILLA

CAMPAÑA CELESTE
CAMPAÑA BLANCA

CAMPAÑA VERDE

% Sobre el Total
CAMPAÑA AZUL

CAMPAÑA ROJA
SIN CAMPAÑA

Total general
Gestor
VIVIANA TEIXEIRA M ENDEZ 36 362 223 193 20 31 4 869 12,85
SAM ANTA SCHWITZKY 34 344 225 194 33 38 8 876 12,95
M ARIA FERNANDA AM EZTO Y 28 348 217 189 23 35 5 845 12,49
PAO LA BEATRIZ AGUILERA 43 342 218 201 30 36 5 875 12,93
DIEGO GABRIEL OLIVETO 28 347 186 156 27 20 3 767 11,34
M ERCEDES ALBA LOPEZ 26 351 213 142 36 30 4 802 11,86
ANDREA C. GELVEZ RIO S 47 348 202 210 27 32 4 870 12,86
DIEGO HERNAN NOBLIA 36 351 221 185 35 28 5 861 12,73
Total general 278 2.793 1.705 1.470 231 250 38 6.765 100,00

38



Información disponible:

Comparativo de periodos
Información en $ y cantidad de casos
Apertura por grupo de clientes (morosos, normales)
Apertura de deuda por producto
Apertura de deuda por Marca / zona geográfica
Cobranzas por segmento, etc.

39



Acciones:

Segmentación
Controles preventivos (scoring)
Tercerización de la gestión
Reducción de costos de cobranzas
Gestión de campañas por segmento
Utilización de nuevas tecnologías (IVR)

40


Reporting, Control de Gestión

Suma de YTD JulioSuma de YTD Julio Negocio
AGRUPAC. FIJO- CEMENTERIOS
AGRUPAC. FIJO- GRUPO PRINCIPALES RUBROS Total
SERVICIOS
VARIABLE PRINCIPALES RUBROS
GRUPO Y Total general
VARIABLE FUNERARIOS
70 FIJOS 95 OTROS GASTOS CREMATORIOS -800,000
Suma de YTD Julio
70 FIJOS 95 OTROS GASTOS 94 GASTOS DE ENVIO Y CORRESPON
-560,000 -100,000
-240,000 -800,000
AGRUPAC. FIJO-VARIABLE DE COBRANZAS -70,000
93 GASTOS
94 GASTOS DE ENVIO Y CORRESPON
Total -1,000,000
-30,000 -100,000
04 VENTAS DE COBRANZAS GENERALES
93 GASTOS 92 GASTOS 100,000,000 -800,000 -1,000,000
-700,000 -300,000
60 VARIABLES 91 PAPELERIA Y UTILES
92 GASTOS GENERALES -20,000,000 -100,000
-560,000 -240,000 -800,000
65 SEMI VARIABLES 90 MARKETING
91 PAPELERIA Y UTILES -70,000 -2,400,000
-2,000,000 -30,000 -100,000
90 MARKETING 89 MOVILIDAD Y VIATICOS -1,680,000 -800,000 -2,400,000
-720,000
70 FIJOS
89 MOVILIDAD Y VIATICOS
-15,500,000
-560,000 -240,000 -800,000
88 TELEFONIA Y COMUNICACIÓN -100,000
Total general
88 TELEFONIA Y COMUNICACIÓN
86 SEGUROS 62,500,000 -30,000
-70,000 -3,000,000 -100,000
86 SEGUROS -2,100,000
84 SIEMBRA Y MANT DE PARQUES -900,000
-800,000 -3,000,000
84 SIEMBRA Y MANTBIENES DE USO
83 DE PARQUES -800,000 -100,000 -800,000
83 BIENES DE USO GASTOS SOBRE INMUEBLES
82 -70,000 -30,000
-1,000,000 -100,000
82 GASTOS SOBRE INMUEBLES
81 HONORARIOS -700,000 -300,000
-800,000 -1,000,000
81 HONORARIOS 75 OTROS GASTOS DEL PERSONAL -560,000 -240,000
-100,000 -800,000
75 OTROS GASTOS DEL PERSONAL
74 CARGAS SOCIALES -70,000 -30,000
-1,000,000 -100,000
74 CARGAS SOCIALES -700,000 -300,000 -1,000,000
73 SUELDOS Y JORNALES -800,000
73 SUELDOS Y JORNALES -560,000 -240,000 -800,000
110 OTROS INGRESOS Y EGRESOS -800,000
110 OTROS INGRESOS Y EGRESOS -560,000 -240,000 -800,000
100 GASTOS NO OPERATIVOS -1,000,000
100 GASTOS NO OPERATIVOS -700,000 -300,000 -1,000,000
Total 70 FIJOS -15,500,000
Total 70 FIJOS -11,090,000 -4,410,000 -15,500,000
Total general -15,500,000
Total general -11,090,000 -4,410,000 -15,500,000

41



100% 8% 8% 9% 8%
18%
90% 12% 12% 12%
26%
P o rce n taje estru ctu ra fijo s

80% 12% 13%
14% 18%
70%
12% 12%
60%
50%
40% 67%
65% 61%
30% 57% 55%
20%
10%
0%
GLORIAM PAZ CAMPANARIO LUJAN MEMORIAL

Sueldos y relacionados Gastos sobre inmuebles Bienes de Uso Otros

42



Ventajas:

Optimización de recursos
Reducción de costo de auditoria externa
Cada usuario arma su set de reportes
Potencia análisis económico: por negocio, centro de
costos, sucursal, etc.
Aumenta la efectividad en la toma de decisiones.
Democratiza el control de gestión.
Disminución tiempos de análisis y gestión de
reportes
Anticipación (Prevención)

43


Para Terminar...

No existe la bala de plata
Manejar el concepto de Tecnología aplicado al
negocio
Tener visión de mediano plazo, un paso
adelante y no dos
Evitar el efecto el túnel
Buscar el mejor ROI
Evaluar la etapa de madurez organizacional
Buscar apoyo dentro de la Organización
Consultar otras experiencias

44


Fin de la presentación

Muchas gracias por su atención!

SERGIO ELCUNOVICH- SCI
selcunovich@sciarg.com

45

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