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  1. 1. Depuis deux ans, un format de fichier fait beaucoup parler de lui dans le domaine de larchivage à long terme des documents numériques : PDF/A. FedISA et SEAL Systems se sont associés pour rédiger ce document qui se veut un petit guide pratique à lusage de ceux qui sont intéressés par la mise en oeuvre de ce format dans des projets darchivage. FedISA (Fédération ILM Stockage et Archivage) est une association professionnelle qui sest fixée pour principales missions : Dinformer et assister les utilisateurs sur les nouvelles technologies, les nouveaux processus et lesnouvelles réglementations en effectuant une véritable veille tant technologique que juridique,normative ou encore organisationnelle. Daider les responsables de projet à justifier leurs dossiers : en les sensibilisant aux nouvellestechnologies et aux obligations correspondantes, normatives, organisationnelles, juridiques etréglementaires, en leur permettant d’estimer les risques encourus (légaux et financiers) et lesavantages compétitifs comme une meilleure réactivité. De fluidifier et participer au développement du marché de l’archivage électronique. De favoriser la mise en place de certifications et de référencements dans les domaines du tiersarchivage, des outils matériels et logiciels, des systèmes internes d’archivage des entreprises. SEAL Systems a développé un ensemble de solutions dédiées au PDF/A : PDFLonglifeCelles-ci permettent de vérifier et de générer des fichiers conformes à la norme PDF/A à partir detous types de fichiers (MSOffice, graphiques, CAO). Ces solutions sont multi plates-formes(Windows, UNIX, Linux…) et facilement configurables. Les outils de supervisions apportent unetransparence dans les traitements, un suivi complet (journalisation au format XML) et facilitentl’administration de la solution. Le traitement de fichiers en masse et l’intégration dans desworkflows existants ont été éprouvés dans de nombreux projets. De plus, une intégration SAPcertifiée et validée est disponible pour les utilisateurs de cet ERP. Une évaluation de la versioninteractive est téléchargeable en ligne : www.pdfa.fr ou www.pdfforever.fr. SEAL Systems estmembre du PDF/A Competence Center.
  2. 2. Depuis la réforme du Code Civil de mars parmi des millions en quelques secondes,2000, qui a introduit lécrit numérique dans pour ne citer que les plus évidents.le droit français, la dématérialisation desprocédures et des documents est devenue Mais la dématérialisation na pas que desune réalité en France. Il suffit pour sen avantages. Elle pose des problèmesconvaincre de lire la liste des lois, des techniques complexes : gestion dedécrets, des instructions comptables du lintégrité des documents, supports deministère des finances, des règlements, stockage, moyens de sécurisation despubliés depuis cette date. documents sur le long terme...Presque tous les domaines ont fait lobjet Parmi tous ces problèmes techniques, lede travaux du législateur ou de choix dun format darchivage est lun desladministration : les ventes en lignes, les plus importants mais il nest pas lun desactes notariés, la gestion des appels plus simples. Par exemple, il existe plus dedoffres des administrations, les services 200 formats dimages fixes. Lequel choisir ?bancaires, les envois recommandés, les Il sinvente presque tous les ans un nouveaufactures, le paiement de la TVA, les moyen dencoder les séquences sonores.déclarations sociales... Lequel prendre ? Les formats des plans en 3 dimensions évoluent tous les 18 mois...Les avantages de la dématérialisation sont Que retenir pour larchivage ?nombreux : gains de temps, réduction defrais de postes, possibilités de traitements PDF/A est lun des moyens de répondre àautomatisés, accessibilité à un document ces questions.Avant de parler de PDF/A, il convient de contenus multimédia (documents sonorespréciser ce quest le format PDF. ou images animées). Les annotations, les métadonnées, les liens hypertextes, lesLe PDF (Portable Document Format) a été signets ainsi que la signature électroniqueinitialement créé par Adobe Systems, pour sont également supportés par ce format degérer ses échanges de documents fichier.en interne. La documentation de la version 1.3 a étéLe PDF est un langage de publiée en 1999, lors du lancement de lareprésentation de documents, riche version 4 dAcrobat Reader. Celle deen fonctionnalités qui n’ont cessé de PDF 1.4 a été publiée en novembre 2001,s’étoffer au travers de ses versions en association avec la version 5 d’Acrobatsuccessives. Reader. Cest cette dernière qui a servi deLes documents PDFs peuvent être simples référence pour les normes PDF/A etou complexes, structurés ou non PDF/X1. Depuis, trois autres versions sontstructurés. Ils peuvent contenir du texte, venues sajouter.des images, des graphiques et même des1 PDF/X : Cette norme (ISO 15930) est destinée à assurer léchange de documents dans le domaine de la pré-impression. Il permet notamment de piloter de façon homogène les RIP (Raster Image Processors), les logiciels qui permettent le tramage pour limpression. 3
  3. 3. PDF a connu, jusquà ce jour, 5 versions de compression des images fixes ; Pardepuis sa première publication : ailleurs, il devient possible de gérer des fichiers qui contiennent des couches2; Version 1.3 - 1999 : PDF 1.3 intègrecomplètement le niveau III de PostScript. Il Version 1.6 - 2005 : Cette versionsupporte la séparation des espaces de supporte les "open-type fonts" ; Lacouleur et les profils ICC (profils techniques longueur des pages peut atteindre 381 km ;des numériseurs et des imprimantes); Il est possible de gérer les fichiers qui représentent des objets en 3 dimensions; Version 1.4 - 2001 : Cette versionintroduit la transparence et les TAGs Version 1.7 - 2006 : Lencodage des(gestion de la structure des fichiers) ; Les documents est réalisé en UNICODE (tousfichiers en niveaux de gris peuvent être les alphabets et tous les idéogrammes de lacompressés suivant la méthode JBIG 2 ; La planète peuvent être employés dans lessécurité est améliorée; documents) ; Plusieurs fichiers PDFs peuvent être intégrés dans un seul fichier3. Version 1.5 - 2003 : Avec cette version,JPEG 2000 peut être utilisé comme moyenPDF/A est une famille de normes ISO temps des fichiers, indépendamment des(ISO 19005) qui définissent des sous- applications et des systèmes d’exploitationensembles du format PDF à des fins dans lesquels ils ont été produits.darchivage à long terme de documents PDF/A-1 repose sur la version 1.4 de PDF.électroniques. Pour assurer la portabilité dans le temps,La première de ces normes PDF/A-1 est le certaines fonctionnalités contenues dans lerésultat de plus de trois années de travaux PDF 1.4 sont exclues de la norme, commedun groupe de travail de la commission 171 le mode transparent, linclusion dede lISO4. séquences sonores, dimages animées, dimages fixes comprimées avec JPEGCette norme définit les exigences pour la 2000, etc. En revanche le PDF/A, imposecréation de documents adaptés à certaines fonctionnalités commel’archivage, en se basant sur le format de l’incorporation des polices de caractèresfichier PDF. Elle spécifie en détail quels nécessaires à laffichage des textes, l’ajoutsont les types de contenu autorisés et ceux des métadonnées au format XMP (cf. pagequi ne le sont pas. Ces spécifications sont 6), etc.destinées à assurer la lisibilité dans le2 Les couches (layers) permettent de gérer des superpositions dans un même fichier. Un des exemples classiques dusage des couches est le multilinguisme. Imaginons la notice dutilisation dune machine : il y a une couche qui contient les photographies et les schémas de cette machine et il existe une couche de texte dexplication pour chaque langue (français, anglais, espagnol, italien, japonais, etc.). A la visualisation ou à limpression, il nest utilisé que deux couches à la fois, celle des photographies et des schémas et celle de la langue souhaitée.3 PDF 1.7 est devenu une norme le 1er juillet 2008 (ISO 32000)4 ISO : International Standard Organisation 4
  4. 4. Différents formats de fichiers sont utilisés Caractères) afin de pouvoir être interrogeablespour la conservation ou l’archivage des de la même manière.documents : les fichiers natifs, JPEG, TIFF, Metadonnées : Des métadonnées, commePDF, XPS… Lanalyse des exigences le titre, l’auteur, la date de création dufondamentales dun format de fichier pour document, sa date de modification, le sujet, lesl’archivage à long terme montre que le mots-clefs… peuvent être enregistréesPDF/A est un de ceux qui répondent directement dans le fichier PDF/A. Les fichiersefficacement à celles-ci. De plus, PDF/A PDF/A peuvent être ainsi classés automatiquement grâce à ces métadonnéesapporte des avantages supplémentaires sans intervention manuelle.comparés à dautres formats de fichier : Spécifications disponibles : La publication Recherche texte avancée : PDF/A peut de la norme garantit la possibilité pour touteenregistrer les documents en mode "texte", ce entreprise ou toute administration de pouvoirqui permet une recherche avancée sur un mot, accéder librement aux spécifications du formatdes expressions, des chiffres. Les formats de et donc pouvoir créer librement des logiciels detype image (JPEG, TIFF, etc.) nécessitent lectures ou de production de fichiers conformeslutilisation dun fichier associé qui contient le 5 à PDF/A .texte après OCR (Optical CharacterRecognition ou Reconnaissance Optique dePDF/A peut sutiliser dans de très documentation, qui disposent de fondsnombreux cas : importants dimages en couleur, le PDF/A est un moyen pour permettre l’archivage à long Brochures, manuels, fiches terme de celles-ci.d’information : De nombreuses sociétés et de Le monde médical : L’imagerie numériquenombreuses administrations produisent, est de plus en plus répandue dans le mondediffusent et mettent en ligne leurs informations médical. PDF/A est un moyen efficace et sûrsous format de fichier PDF. Le PDF/A est un pour larchivage des dossiers des patients, desmoyen fiable d’assurer l’interopérabilité et la 7 analyses, des résultats de scanners...pérennité de ces informations. E-mails : De plus en plus de-mails ont un Contrats électroniques signés : Un caractère contractuel, chacun sait la difficulténombre croissant de documents commerciaux darchivage ou de migration d’un système e-est échangé de manière électronique. Les mail vers un autre. Il est commode et simpledocuments PDF/A peuvent être signés et d’archiver les e-mails en PDF/A.faciliter la gestion de la valeur probante deceux-ci en garantissant leur interopérabilité et Documents pour limpression : Lesleur préservation dans le temps . 6 sociétés d’édition, les cabinets darchitectes ou encore les graphistes peuvent utiliser la Plans, cartes et dessins techniques : Les compatibilité du PDF/X avec le PDF/A. En effet,cartes, les plans architecturaux, les plans de un fichier PDF peut respecter à la fois la normegénie civil, les dessins techniques en ingénierie PDF/X et la norme PDF/A, assurant ainsisont de bons candidats pour le PDF/A. Surtout pérennité et respect des couleurs.lorsque la législation impose une conservationde plusieurs dizaines d’années pour certains de Interopérabilité : Et, il ne faut pas oublierces documents. quun fichier PDF/A est aussi un fichier PDF... Il est donc lisible avec tous les visualiseurs de Respect de la couleur des images : Le PDF. La représentation fidèle du document,PDF/A permet l’affichage correct de la couleur, quel que soit l’environnement logiciel, est doncélément essentiel pour l’utilisation d’images. ainsi assurée.Par exemple, pour les agencesphotographiques, les musées, les centres de5 Cette caractéristique, essentielle pour un format de fichier destiné à larchivage, est partagée par dautres formats comme JPEG et JPEG20006 En matière de signature électronique, le format ne fait pas tout. Il convient de sassurer que les méthodes, les outils utilisés et les procédures sont conformes à la législation en vigueur.7 Attention, le format DICOM, très utilisé dans le monde médical, nest pas pris en compte par PDF/A-1. En effet, ce format contient des images au format JPEG 2000, des images animées de type MPG2, etc. qui ne sont pas aujourdhui supportés par PDF/A. Les futures versions de PDF/A devraient permettre larchivage de ce format. 5
  5. 5. Un certain nombre de points clés sont à création d’un document donné. Les documentsconsidérer lors de la conception et de la PDF/A sont indépendants des polices demise en oeuvre dun projet darchivage caractères de la plate-forme de restitutionutilisant le format PDF/A : puisqu’ils contiennent toutes les polices de caractères qui leur sont nécessaires. Pour le Images : Toutes les images contenues dans niveau de conformité PDF/A-1a, les polices deles fichiers PDF/A doivent être reproductibles. caractères doivent être définies par référence àCeci peut être garanti uniquement par la norme Unicode.l’inclusion de l’image dans le fichier PDF/A (les Metadonnées : Les métadonnées sont desliens vers un lieu de stockage externe au fichier données intégrées dans un fichier et quisont interdits). Les images alternatives ne sont apportent des informations qui peuvent êtrepas permises (une basse résolution pour l’écran exploitées par des fonctions de recherches.et une autre HR pour l’impression). Les Dans le cadre des solutions d’archivage, ellesméthodes de compression autorisées sont le sont utilisées pour une meilleure organisationZIP et JPEG. Attention, les compressions LZW et une meilleure gestion des documents. Pouret JPEG2000 sont interdites dans PDF/A-1. Le PDF/A, les métadonnées doivent être encodéeschoix de la résolution des images ne fait pas suivant le standard XMP (eXtensible Metadatapartie du périmètre de la norme PDF/A. En Platform) basé sur XML. Ce standard a étéconséquence, le choix de celle-ci est libre. développé par Adobe. Une seule métadonnée Mode transparent : La gestion de ce mode est obligatoire: le «PDF/A identifier», qui doitest imprécise dans la version 1.4 et peut être produit par loutil qui a généré le fichierinfluencer la représentation finale du document PDF/A. Les métadonnées sont un point crucial àlors de son affichage ou de son impression. En prendre en compte lors de la conceptionconséquence, ce mode est interdit dans PDF/A-1. dapplications puisqu’elles fournissent lesPar exemple, ces modes "transparents" informations nécessaires au classement et à lapeuvent être créés automatiquement dans une recherche des documents archivés dans leprésentation PowerPoint puis inclus dans le temps.fichier PDF. Il est donc nécessaire de faire très Fichiers PDFs Accessibles : PDF disposeattention aux formats qui utilisent le mode d’un ensemble de fonctions permettanttransparent et qui doivent être transformés en l’accessibilité du contenu aux personnes ayantPDF/A. Des tests préalables à leur conversion des déficiences physiques de la vuedoivent être effectués. notamment. Les fonctions de grossissement et Couleurs : Les couleurs d’une illustration ou daugmentation du contraste facilitent, pard’un graphique dans un document doivent, exemple, la lecture des textes pour lesnormalement, toujours avoir la même personnes ayant une vision diminuée. Lesapparence, quel que soit lécran ou fichiers PDFs dits "accessibles" ont delimprimante utilisée pour la visualisation ou la nombreux points en commun avec le niveaurestitution. Le PDF/A répond à cette attente. Le PDF/A-1a. Les deux nécessitent la définition duPDF/A assure la gestion des couleurs grâce à contenu via des TAGs. Ces différents TAGsdifférents profils disponibles (RGB, SRGB, donnent des informations complémentaires surAdobe RGB, ISO coated...). Cependant, selon le contenu et précisent ses usages. Les fichiersl’utilisation du document PDF/A, un profil "accessibles" facilitent aussi l’affichage sur lesspécifique peut être inadapté. Son choix doit petits écrans (PDA, Smartphone…) et lesdonc être effectué avec soin, même si ce profil conversions éventuelles futures (PDF, HTML,peut être modifié dans le futur, pour tenir TXT, RTF). Il est donc possible de créer descompte, notamment, des évolutions fichiers PDF/A-1a à partir de fichiers PDFs 8technologiques des moyens de restitution . accessibles. Mais attention, le passage au Polices de caractères : Malgré la mise à format PDF/A doit être la dernièredisposition d’un grand nombre de polices de transformation de la chaîne de production.caractères usuelles dans les systèmes Fichiers PDFs Interactifs : Les élémentsd’exploitation du marché (Windows®, Linux®, interactifs améliorent de manière significativeetc.) du fait du besoin d’affichage des pages le périmètre des fonctions et dusage desWeb internationales, il n’y a aucune garantie documents au format PDF. Par exemple, unque les polices de caractères utilisées lors de fichier PDF peut contenir des hyperliens, deslaffichage soient celles utilisées lors de la commentaires, des formulaires de saisie.8 Cette possibilité de changer le profil colorimétrique peut induire des difficultés pour des documents signés puisque ceux- ci ne doivent pas être modifiés. Cest pourquoi le choix de ce profil doit être réalisé avec extrêmement de soin pour ce type de document. 6
  6. 6. Le PDF/A impose que les fichiers conformes à évidemment, il est possible de marier les deuxcette norme ne doivent contenir que des approches et davoir dans le même ensembleéléments insensibles au temps et qui darchives des documents issus doutils den’entravent pas la clarté et la restitution des CAO/DAO et des documents issus deinformations. En conséquence, la majeure numérisations de documents sous formepartie des fichiers PDFs interactifs ne pourra papier. De plus, des métadonnées peuvent êtrepas être convertie en PDF/A. mises en place, soit par reconnaissance de Commentaires et annotations : Les texte (OCR), soit par génération automatique,commentaires ne doivent être ni cachés, ni de manière à pouvoir utiliser les fonctions deparamétrés comme non imprimables. De plus, recherche offertes par PDF. Cependant, lesil y a certains types de commentaires interdits : dessins en trois dimensions (dessin 3D) ne sont«text edit comments», par exemple, car pas supportés par PDF/A-1 puisque ces derniersutilisant le mode transparent qui est lui-même ne sont compatibles avec le format PDF quàinterdit. Cependant, si un utilisateur souhaite partir de la version 1.6. En conséquence, silmettre en place un commentaire permanent, il existe des dessins 3D dans une collection deest possible de le faire mais uniquement via une plans à convertir en PDF/A, il convientnote. vraisemblablement de réaliser un traitement préalable (par exemple, produire autant de Hyperliens : Techniquement les liens fichiers PDF/A quil y a de couches dans le planhypertextes sont également des commentaires 9 dorigine) .dans PDF. Ils ne peuvent pas être conservés enl’état. Ils doivent être «aplatis» (la référence du PDF/A et signature électronique : Leslien est présente mais le lien nest plus contrats commerciaux, les échangesinteractif). Ces liens sont désactivés lors de la administratifs sont désormais souventconversion en PDF/A. effectués en ligne. Comment garantir l’authenticité des documents échangés ? Formulaires : La norme PDF/A n’interdit pas Comme depuis des milliers d’années, lales formulaires, cependant certains types de signature (manuscrite, sceau, tampon…) restechamp utilisant des actions peuvent être la solution utilisée sauf qu’ici elle estincompatibles avec l’archivage long terme. Des électronique. Les trois fonctions de cetteimpossibilités de conversion peuvent être signature sont de s’assurer de l’identité durencontrées lors de la génération du PDF/A signataire, de garantir que le document n’a pasdans les cas suivants : subi de modifications depuis sa signature eto Présence de champs avec des actions du que le document existait avec une date et unetype «Soumettre un formulaire», «Importer heure donnée. L’utilisation de la signaturedonnées de formulaire», «Réinitialiser un électronique avec les fichiers PDF/A ne poseformulaire». Ces actions sont interdites du fait juste que la question relative au séquencementquelles sont en mesure de changer le des étapes du processus darchivage desdocument. documents. Il faut dabord produire le fichier auo Présence de scripts JavaScript. Ces scripts format PDF/A puis le signer. En effet, unsont également interdits puisquils peuvent, eux document ne doit plus être modifié après saaussi, modifier le fichier PDF lors de son signature. Attention : Ne pas confondreutilisation ou de son affichage. signature électronique et cryptage. En effet le Dessins techniques – CAO/DAO : Les cryptage (protection du contenu dundessins techniques CAO, les plans (circuits document) est interdit pour la norme PDF/A.électroniques, plans darchitectes, cartes…) Des limites : Dans certains cas, pour dessont de bons candidats pour l’archivage long raisons de sécurité, les documents doivent êtreterme en PDF/A. PDF 1.4 permet la gestion de resignés, après une certaine période, afin deformats de pages larges jusquà dimportantes pérenniser la signature initiale. Dans un fichierdimensions (5,08 m X 5,08). Du fait des PDF, la re-signature conduit au remplacementcapacités de ce format, on peut donc concevoir de la signature initiale par une nouvelle du faitsoit un processus intégré de génération de que la signature est embarquée dans le fichierPDF/A à partir de solutions CAO (Conception PDF. Dans ce cas, il est peut être nécessaireAssistée par Ordinateur) ou DAO (Dessin dutiliser un fichier de signature externe afin deAssisté par Ordinateur), soit un processus de garantir lintégrité du fichier PDF/A et de ne pasnumérisation de documents papiers. Bien être contraint à sa modification.9 PDF/E (norme ISO 24517 Document management -- Engineering document format using PDF -- Part 1: Use of PDF 1.6) permet darchiver les plans en 3D. Cependant comme PDF/E repose sur PDF 1.6, il faut attendre PDF/A-2 pour pouvoir lutiliser pour larchivage. 7
  7. 7. Les conseils simples qui suivent permettent Taille des fichiers : Une augmentation de ladéviter les erreurs lors de la production de taille des fichiers est souvent constatée (Lesfichiers au format PDF/A : fichiers en PDF/A peuvent être de 5 à 10 fois plus volumineux que les fichiers PDFs Stratégie darchivage : PDF/A nest quun originaux) lors du passage dun fichier auformat de fichier. En conséquence, lutilisation format PDF vers un fichier au format PDF/A.de celui-ci nempêche pas de se poser un L’une des causes qui peut expliquer cettecertain nombre de questions : Quels sont les augmentation de taille est l’inclusion dans ledocuments que l’on souhaite archiver ? Quelles fichier PDF/A de toutes les polices desont les utilisations futures de ceux-ci ? Quels caractères nécessaires à son bon affichage. Unesont les types de documents, les durées de solution pour réduire la taille des fichiers est laconservation, les volumétries présentes et à concaténation de plusieurs fichiers en un seulvenir ? Par exemple, pour les documents car cette concaténation permet de mutualiserpapiers, il faudra considérer le temps de les polices de caractères pour plusieursnumérisation, le conditionnement (reliure, documents. Une autre solution est de maintenirtrombones, agrafes, etc.)... Selon les besoins, dans le système d’archivage toutes les policesune fonction OCR pourra être mise en place de caractères et de nincorporer celles utiliséespour permettre des recherches ultérieures en dans le document que lorsque celui-ci quitte cetmode plein texte ou pour faciliter lindexation… environnement (dans ce cas les fichiers archivésAutre exemple, la génération de fichiers PDF/A ne sont pas conformes PDF/A). Attention cesà partir de-mails doit être étudiée avec deux solutions ne sont pas possibles dans leattention. En effet, les traitements peuvent cadre dun archivage à valeur probante (pourêtre complexes compte tenu du type des les documents signés) puisque les documentsfichiers attachés et de la récursivité de ceux-ci subissent une modification lors de la restitution(un e-mail contenant un autre e-mail qui dans les deux cas. Il nest donc plus possible decontient lui-même des fichiers comprimés, valider leur authenticité.etc.). PDF/A ne sera un bon format darchivageque si la stratégie darchivage a été Compression : Les compressions deparfaitement définie et que si ce format a été documents sont possibles mais il estretenu en tenant compte de ses fondamental de noter que certainescaractéristiques propres. compressions, comme la compression LZW, sont incompatibles avec les spécifications du Fichiers protégés : Les fichiers protégés PDF/A-1. Il convient donc de vérifier si lespar mot de passe (en lecture, en impression ou compressions qui seront mises en oeuvre par leen modification) poseront des difficultés lors de logiciel de production sont compatibles avec leleur conversion en PDF/A, voire même rendront format.impossible celle-ci. En conséquence, lasécurisation des fichiers (cryptage et mot de Vérification avant archivage : Est-cepasse) doit être gérée au niveau du système bien un fichier PDF/A ? Il est important ded’archivage et non pas au niveau du fichier s’assurer que tous les fichiers PDF/A qui sontPDF/A. archivés sont conformes à la norme. En effet, Polices de caractères : Les polices de une erreur dans le format peut rendrecaractères utilisées dans les documents à inutilisable un document dans 5, 10 ou 20 ans. Ilconvertir doivent être disponibles dans convient donc de mettre en place un processusl’environnement logiciel de génération des de vérification et de gérer les rejets en cas defichiers PDF/A. En effet si, lors de la conversion non conformité par rapport à la norme. Il esten PDF/A dun document, une police n’est pas aussi possible de ne pas rejeter les fichiers enprésente dans lenvironnement de production, anomalie mais de les normaliser lorsque celala génération du PDF/A est compromise. L’idéal est possible (fichier non protégé par un mot deest que la génération du PDF/A soit réalisée par passe, pas de polices de caractères atypiques...)l’auteur du document qui lui dispose forcément par un logiciel adapté. Il convient donc dede toutes les polices nécessaires à la production définir avec précision le worflow à mettre ende son fichier. Si cette approche nest pas place en considérant toutes les sources despossible (par exemple : producteurs en réseau documents et tous les traitements réalisés suret conversion sur un serveur), il est impératif de ceux-ci (cf. signature électronique). Quel quemettre en place des procédures strictes pour soit le mode de production (sur les postes dessassurer que tous les polices utilisées par tous utilisateurs, sur des serveurs locaux, sur unles producteurs de documents sont bien système centralisé, etc.), il est plus queprésentes sur le serveur de conversion / souhaitable (impératif) que le circuitgénération des fichiers PDF/A. darchivage comporte obligatoirement une phase de vérification de la conformité des fichiers à la norme (voir ci-après "les outils"). 8
  8. 8. Le format PDF/A comporte 2 niveaux de Il est évident que lorsque, cela est possible,conformité : il est préférable dutiliser le niveau 1a car PDF/A-1a : Le niveau le plus strict, puisqu’il ce niveau est le plus richeassure la conformité de la structure logique du fonctionnellement. Cependant, ce niveaudocument à la norme. Chaque signe (lettre ou est plus délicat à obtenir puisque laidéogramme) doit avoir un équivalent structure du document doit exister dès laUNICODE. La structure et le contenu du production de celui-ci pour être intégréedocument sont définis grâce à des TAGs. Ce qui dans le PDF/A.permet une extraction précise du texte et uneinterprétation facilitée pour les appareils Pour résumer :mobiles (PDA, téléphones…). La génération du PDF/A-1b est plutôt PDF/A-1b : Niveau suffisant pour les réservée aux documents produits suite àbesoins de représentation. La structure logique une numérisation ;du document n’est pas un élément essentiel, ce La génération du PDF/A-1a estqui est important est la garantie de la généralement réservée aux fichiersreprésentation fidèle du document lors de produits via des applications qui lesvisualisation par affichage sur écran ou produisent (traitement de textes, tableurs,impression. etc.).La norme ISO 19005-2 (plus connue sous le Calques PDF (PDF Layers) : Plusieursnom PDF/A-2) est en cours de rédaction. vues pourront être enregistrées pour un même document (mais une seule peut être visualiséeComme la norme ISO 19005-1, la future et imprimée à la fois : celle qui est affichée).norme ISO 19005-2 ne concernera que les Cette évolution est importante,documents statiques. Une troisième partie particulièrement pour les fichiers CAO, car ilqui nen est quau stade préliminaire (ISO sera possible de stocker des calques pour permettre la superposition de plusieurs plans19005-3 - PDF/A-3) prendra en compte les dans un seul document.documents interactifs (les documents PDF Packages/Collections : C’est unecomportant des formulaires notamment). nouvelle fonctionnalité de la version PDF 1.7 qui permet d’embarquer dans un fichier PDFLa norme PDF/A-2 sera basée sur les d’autres fichiers PDFs sans modification de cesversions ultérieures à la version 1.4 (1.5, 1.6 derniers. Si certains documents doivent êtreet 1.7) du format PDF. La compatibilité regroupés, il suffit de créer un document PDFascendante sera assurée : si un fichier PDF dans lequel ils seront conservés et d’ajouter lesrespecte la norme PDF/A-1, il sera informations relatives à ces fichiers (lesobligatoirement compatible avec la norme métadonnées) dans le fichier PDF les contenant. Comme les fichiers embarqués nePDF/A-2. Plusieurs fonctionnalités sont en sont pas modifiés, les éventuelles signaturescours de discussion pour la version 2 de la électroniques restent valides, lintégrité dunorme (19005-2 / PDF/A-2), en voici document étant préservée. Un fichier PDFquelques unes : "collections" sera conforme à la norme PDF/A-2 JPEG2000 : Introduction de la méthode de uniquement si tous les fichiers embarqués sontcompression JPEG 2000. Cette méthode est conformes à PDF/A-2.souvent plus performante que JPEG qui est XRefs compressés et Streams : Cest uneaujourdhui autorisée dans PDF/A-1. nouvelle fonctionnalité introduite avec la Mode transparent : Jusqu’à la version PDF version PDF 1.6. Les XRefs compressés sont1.4, la gestion des modes transparents et de la utilisés pour les fichiers de grande taillesurimpression n’était pas clairement définie (contenant de nombreuses pages et éléments)dans les spécifications de PDF. Pour cette et assurent une amélioration de la compressionraison, ces techniques n’étaient pas autorisées de ces fichiers.dans la norme PDF/A-1. Maintenant que cesmodes sont clairement définis dans le formatPDF, ils seront autorisés dans la norme PDF/A-2. 9
  9. 9. Améliorations des TAGs et de o Daméliorer les compressions desl’accessibilité : PDF/A-2 possédera de images (JPEG 2000 et gestion desnouveaux TAGs qui faciliteront les accès aux couches).documents. o Dintégrer des fichiers 3D. Utilisation native des polices de o De convertir avec beaucoup moins de restrictions les fichiers PowerPoint®.caractères Open type : Les polices de o De faciliter la gestion des signaturescaractères Open Type seront disponibles en numériques.mode natif. Ces polices sont dun usage pluspratique que les polices Type1 ou TrueType. La norme ISO 19005-2 devrait être publiée Amélioration des Métadonnées : Lesmétadonnées embarquées sont plus riches que au cours du premier trimestre 2010.dans la version précédente de PDF/A et Pour résumer : PDF/A-1 peut être utiliséoptimisent les accès aux documents. dès aujourdhui pour larchivage des Signatures électroniques améliorées : fichiers issus de numérisations, deUne meilleure gestion des signatures traitements de textes, de tableurs, etc. Siélectroniques sera disponible simplifiant par contre, il est nécessaire pour unelarchivage à long terme de celles-ci. application darchiver des séquences En résumé : La future version de PDF/A sonores, des images animées ou despermettra principalement : images au format JPEG 2000, il convient o De gérer des documents volumineux dattendre PDF/A-2 qui sera adapté à ce en rendant possible le regroupement type de document. de plusieurs documents dans un seul.Comme toujours, lusage de bons outils est Soit des outils permettant la générationle gage de la réussite. Il convient donc de directe de PDF/A.sélectionner ceux-ci avec soin.Quatre types doutils peuvent être utilisés : Lutilisation dun logiciel de contrôle de la conformité à la norme est fortement Soit des outils permettant le contrôle de recommandé. Il est en effet préférable dela conformité à la norme et aux niveaux de détecter immédiatement un problèmela norme (et dans le futur aux différentes plutôt que dans 10 ou 20 ans.versions de la norme) ; Soit des outils de conversion de fichiers Pour une liste des outils et des fournisseurs,PDFs en fichiers PDF/A ; voir le site du PDF/A Competence Center. Soit des outils de conversion de fichiersOffices, images, CAO en PDF/A ;L’association internationale ADDS L’association organise et participe à des(Association for the Digital Document manifestations internationales, publie desStandards) créée en 2006 est à lorigine de ouvrages et organise des échanges au seinlinitiative PDF/A Competence Center, dont de son forum accessible sur son site webl’objectif est de promouvoir les échanges www.pdfa.orgd’informations et expériences relatives àl’archivage long terme et à la norme ISO Une présentation des membres de cette association et une liste de solutions19005 (PDF/A). logicielles autour de PDF/A sont également disponibles sur ce site. 10
  10. 10. Comme nous vous lavons montré, PDF/A est un format bien adapté à larchivage à longterme. Il suffit de connaître les quelques clés qui permettent de savoir parfaitementlutiliser. Nous espérons que le présent document vous aidera à mettre en placeefficacement vos applications utilisant PDF/A. Bien évidemment, nous mettrons à jource document au fil des évolutions du format PDF/A.FedISA et SEAL Systems tiennent à remercier le PDF/A Competence Center pour lamise à disposition de sa publication «PDF/A in a Nutshell» que nous avons consultéelors de la rédaction du présent document. Design & Maquette Editions Licorne Aventures – 2008 – www.licorneaventures.com

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