Segundo o especialista em produtividade Christian Barbosa, quando mal planejadas e mal conduzidas, reuniões podem se transformar nas maiores vilãs da produtividade no ambiente de trabalho.
Para que situações assim sejam evitadas, a Senior reúne neste guia as boas práticas para a realização de reuniões produtivas.
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66% DAS PESSOAS
AFIRMAM QUE AS REUNIÕES EM
SUAS EMPRESAS SÃO IMPRODUTIVAS
E MAL CONDUZIDAS.
Pesquisa realizada pela revista Você
S/A e consultoria Tríade do Tempo.
3. DHO . MKT > 2012
QUANDO MAL
PLANEJADAS E MAL
CONDUZIDAS, AS
REUNIÕES PODEM
SE TORNAR AS
MAIORES VILÃS DA
PRODUTIVIDADE
NO AMBIENTE DE
TRABALHO.
Christian Barbosa – especialista
em produtividade em seu livro A
Tríade do Tempo.
4. DHO . MKT > 2012
A comunicação escrita precisa ser bem
planejada e objetiva, garantindo que o receptor
compreenda completamente a mensagem.
Qual a função do que você quer comunicar?
Você irá se comunicar
com qual público?
Qual o local?
Quais são as ações a
serem tomadas?
Quais são os valores
envolvidos?
Quais são as datas e prazos?
QUEM
ONDE
COMO
QUANTO
QUANDO
ORGANIZE AS IDEIASORGANIZE SEU TEMPO
60%
Planejar
10%
Revisar
30%
Escrever Convidar
Lamentar
Desculpar-se
Agradecer
Solidarizar-se
FUNÇÃO
SOCIAL
sentir
Confirmar
Relatar
Atualizar
Resumir
Analisar
Registrar
Justificar
Recomendar
Propor
Solicitar
Pedir
Facilitar
Convocar
FUNÇÃO
INFORMATIVA
saber
FUNÇÃO
ATIVA
fazer
6. Só marque uma reunião se
realmente for necessário.
Convoque as pessoas que
podem contribuir ou decidir o
assunto tratado.
A indisponibilidade de sala não deve
ser motivo para adiar reuniões,
principalmente as rápidas. Avalie
alternativas (5° andar, café, copa,
posto de trabalho).
Sempre que possível, marque a
agenda com antecedência.
O objetivo e a pauta devem ser
definidos e enviados na convocação.
Esses itens são imprescindíveis, pois
norteiam a reunião.
Reserve um local apropriado e
os recursos necessários.
Se for pertinente, solicite aos
convidados sugestões de itens para a
pauta.
Avalie o tempo necessário
para reunião e coloque-o no
compromisso, mesmo que
sejam 15 minutos.
Prepare a forma de conduzir a
reunião e prepare-se para possíveis
imprevistos.
Sempre que possível, verifique
a disponibilidade de agenda
(outlook) dos convidados.
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ANTES
7. Reveja o objetivo e a pauta no
começo da reunião.
Não misture assuntos muito
diferentes em uma mesma
reunião. Mantenha o foco no
objetivo e na pauta.
Registre as decisões e pendências
com datas de conclusão e
responsáveis (Ata – modelo padrão
SGQ Senior ou e-mail)
Gerencie o tempo. Caso seja
necessário, solicite ajuda de um
participante para auxiliá-lo.
Em torno de 10min antes do término
da reunião, verifique se os objetivos
foram cumpridos e se os registros
das decisões e pendências estão
alinhados.
Estabeleça as regras de uso de
notebook e celular.
A postura do coordenador da
reunião será determinante
para coibir ou estimular a
participação/contribuição dos
presentes.
O coordenador da reunião deve
organizar as participações para
que não haja tumulto.
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DURANTE
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DEPOIS Certifique-se de que a sala que
você utilizou está em ordem.
Encaminhe os registros de
decisões e as pendências aos
participantes em até 5 dias úteis.
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9. Maximizar resultados
é um dos
nossos valores.
Fazer acontecer é
uma das nossas
competências.
Realize reuniões
produtivas e promova
esta prática em seu
dia a dia!
DHO . MKT > 2012
LEMBRE-SE!