Conseil  - Formation -  Informatique<br />Architecte de solutions innovantes pour l’aide à domicile et les services à la p...
Chapitre 1Quelques considérations fonctionnelles<br />Les outils informatiques spécifiques  du secteur de l’aide à domicil...
Les taches à accomplir<br />Recruter, manager et gérer<br />Des salariés (candidats, intervenants)<br />Des clients (prosp...
 Des agréments nécessaires (simple, qualité)
 Deux principaux modes d’intervention : prestataire et mandataire
 Des exonérations  de charges spécifiques (qui dépendent du public servi !!!...)
 Des tiers payeurs : les prestations ne sont pas toujours  réglés entièrement pas les clients
 21 métiers très divers  (+ 5 nouveaux avec le plan 2 !!..)
etc</li></ul>Les outils informatiques spécifiques  du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne          ...
Gagner du temps grâce à un progiciel<br />Sur les taches quotidiennes : la production<br />Planning : nouvelles interventi...
Le « Workflow » métier<br />Schéma simplifié<br />Candidats<br />Prospects<br />Définition<br />On appelle "WorkFlow" (lit...
 Absences</li></ul>Planning<br />des interventions<br />(heures prévisionnelles)<br />En cours de mois<br />Heures <br />p...
  Attestation fiscale
 Comptes annuels </li></ul>Comptabilité<br /> Fin d’année<br />Les outils informatiques spécifiques  du secteur de l’aide ...
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Seminaire jdlsfr grenoble-6sept2010-v1

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Seminaire jdlsfr grenoble-6sept2010-v1

  1. 1. Conseil - Formation - Informatique<br />Architecte de solutions innovantes pour l’aide à domicile et les services à la personne<br />Les outils informatiques spécifiques du secteur<br />Présenté par Serge Caillol - Directeur commercial Domo SAPience<br />Le 6 septembre 2010<br />
  2. 2. Chapitre 1Quelques considérations fonctionnelles<br />Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 2<br />
  3. 3. Les taches à accomplir<br />Recruter, manager et gérer<br />Des salariés (candidats, intervenants)<br />Des clients (prospects, clients, bénéficiaires)<br />Des tiers-payeurs (organismes, enseignes, assureurs/assisteurs)<br />Planifier (heures prévisionnelles)<br />De nouvelles interventions (ponctuelles, récurrentes)<br />Des absences<br />Des remplacements<br />Pointer des heures réalisées<br />Établir la paie<br />Prestataire<br />Et/ou Mandataire<br />En tenant compte des dispositifs d’exonérations spécifiques<br />Facturer<br />Les clients<br />Et/ou les tiers-payeurs (organismes, enseignes, assureurs/assisteurs)<br />Délivrer des statistiques<br />Utiles au pilotage de l’activité<br />Exigées par les administrations<br />Etablir les comptes annuels<br />Votre secteur d’activité présente des spécificités métiers fortes<br /><ul><li> Une réglementation complexe , évoluant fréquemment (Plan 1, Plan 2, nouvelle convention collective pour les entreprises, etc) :
  4. 4. Des agréments nécessaires (simple, qualité)
  5. 5. Deux principaux modes d’intervention : prestataire et mandataire
  6. 6. Des exonérations de charges spécifiques (qui dépendent du public servi !!!...)
  7. 7. Des tiers payeurs : les prestations ne sont pas toujours réglés entièrement pas les clients
  8. 8. 21 métiers très divers (+ 5 nouveaux avec le plan 2 !!..)
  9. 9. etc</li></ul>Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 3<br />
  10. 10. Gagner du temps grâce à un progiciel<br />Sur les taches quotidiennes : la production<br />Planning : nouvelles interventions<br />Planning : absences/remplacements<br />Le planning des interventions est au cœur du métier<br />Sur les taches administratives en fin de mois et de trimestres<br />Obtention d’heures réalisées<br />Réalisation de la paie et des factures<br />Déclarations sociales<br />Réalisation des statistiques (DDTEFP, etc)<br />Sur les taches administratives en fin d’année<br />DADS-U<br />Attestations fiscales<br />Le planning doit se trouver au cœur de la gestion informatisée<br />Toute ressaisie doit être évitée<br />Le logiciel métier spécialisé doit intégrer la réalisation automatisée de la paie , de la facturation , des déclarations sociales et des statistiques<br />Les deux doivent automatisées<br />Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 4<br />
  11. 11. Le « Workflow » métier<br />Schéma simplifié<br />Candidats<br />Prospects<br />Définition<br />On appelle "WorkFlow" (littéralement "flux de travail") la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus métier (aussi appelé processus opérationnel).<br />Recrutements :<br /><ul><li> nouveaux salariés</li></ul>Recrutements :<br /><ul><li> Nouveaux clients</li></ul>En permanence<br />Salariés<br />Clients<br />Gestion planning :<br /><ul><li> Nouvelles</li></ul> interventions<br /><ul><li> Remplacements
  12. 12. Absences</li></ul>Planning<br />des interventions<br />(heures prévisionnelles)<br />En cours de mois<br />Heures <br />prévisionnelles<br />Télégestion :<br />fixe ou mobile<br />(SFR/Prylos)<br />Validation planning<br />Saisie des heures<br />Heures réalisées<br /> Fin de mois<br />Paie<br />Facturation<br />Règlements<br />Heures payées et facturées<br />Obligations sociales <br />et fiscales<br /><ul><li> DADS-U
  13. 13. Attestation fiscale
  14. 14. Comptes annuels </li></ul>Comptabilité<br /> Fin d’année<br />Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 5<br />
  15. 15. Focus : traitement des heures<br />Pour réaliser paie et facturation, il est nécessaire d’obtenir des heures réalisées<br />L’outil informatique doit permettre :<br />La saisie simplifiée des heures réalisées<br />En regard des feuilles d’heures ou de présence ramenées par les intervenantes<br />D’éviter la ressaisie dans le cas où les heures réalisées= heures prévisionnelles <br />Par un dispositif simple de validation sélective du planning<br />L’intégration des informations en provenance d’une solution de télégestion (garent de l’effectivité de la prestation) :<br />Fixe (télépointage par l’intermédiaire du téléphone fixe du client)<br />Mobile : SFR/Prylos (les intervenants sont dotés d’un terminal mobile)<br />Voir slide suivant<br />Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 6<br />
  16. 16. SFR Option Service à la Personne<br />La solution SFR Business Team/Prylos : <br />L’Option Service à la personne c’est :<br /><ul><li>L’horodatage du début et de la fin des interventions via un système de validation des arrivées/départs.
  17. 17. La consultation et l’actualisation en temps réel du planning de travail sur le mobile.
  18. 18. La gestion en temps réel des intervenants lors de prestations de service à domicile.
  19. 19. La possibilité de prévenir d’une absence d’un simple clic.
  20. 20. Le contact permanent entre les intervenants.</li></ul>Solution informatique métier<br />http://www.sfrentreprises.fr/solutions/solutions-data/option-sfr-service-a-la-personne/index.jsp<br />Domo Sapience est partenaire SFR Business Team et Prylos<br />Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 7<br />
  21. 21. Focus : facturation usagers/financeurs<br />Les clients bénéficient parfois d’aides financières <br />(Les CG : APA, PCH, les CRAM, les Mutuelles, les Assureurs/Assisteurs, etc)<br />Certains financeurs imposent d’être facturés directement par l’OASP dans le respect :<br /><ul><li>De son formalisme (format et nature des factures : exemple, 1 facture par client ou un bordereau mentionnant tous les clients aidés, etc)
  22. 22. Et du financement :</li></ul>Les mentions obligatoires sur les factures clients : le décret 2007-854 du 14 mai 2007 relatif aux services à la personne indique ces mentions obligatoires.<br />Pour chaque heure financée :<br />Surfacturation<br />(optionnelle)<br />L E F I N A N C E M E N T <br /><ul><li> Pour chaque financeur :
  23. 23. Taux du financeur </li></ul>Exemple : 18 €/heure pour les heures normales<br /><ul><li> Pour chaque personnes aidée
  24. 24. Un nombre d’heures de prestation (qui dépend de l’état de dépendance de la personne aidée, par exemple : GIR, pour l’APA)</li></ul>Exemple = 16 heures/mois<br /><ul><li> Une part à la charge de l’usager (qui dépend le plus souvent de ses revenus) : Exemple = 10% ou 1,80 €
  25. 25. Surfacturation
  26. 26. Ecart (s’il existe), entre le taux imposé par le financeur et le taux direct de l’OASP (20 € par exemple) => est facturé au client, si le financeur le permet</li></ul>2 €<br />Taux<br />financeur<br />Taux<br />Direct <br />OASP<br />1,80 €<br />Part usager<br />16,20 €<br />Part financeur<br />L’outil informatique doit permettre <br />une facturation automatisée, <br />détaillée et respectant la <br />réglementation<br />Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 8<br />
  27. 27. Focus : gestion RH et paie<br />L’outil informatique doit permettre de réaliser, de manière automatique et avec un minimum de saisies :<br />La gestion des contrats de travail, des avenants et des départs des salariés<br />Gestion de fréquents avenants successifs (beaucoup de temps partiel, nombre d’heures contrat ayant vocation à croitre)<br />L’établissement de la paie : <br />prestataire : l’OASP est l’employeur<br />et mandataire : le client est l’employeur<br />Exo spécifiques<br />Les exos sur les heures réalisées dépendent du statut des clients chez qui les prestations ont été délivrées : exos SAP (public actif, famille) et aide à domicile (personnes âgées, dépendantes, handicapées)<br />Ventilation des heures sur le BS<br />Les heures doivent donc aboutir en paie avec la qualification exo SAP ou aide à domicile = > elles doivent impérativement être reliées au planning<br />Dans le prolongement de la paie, l’édition des bordereaux <br />Déclarations sociales trimestrielles (télétransmises : DUC-EDI)<br />annuelles (DADS-U)<br />Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 9<br />
  28. 28. La réponse : le PGI métier<br />Le Workflow métier complet doit être implémenté dans le PGI<br />Gestion => planning => paie et facturation<br />Avec une base de données unique<br />Sur laquelle sont connectés les différents modules fonctionnels<br />Permettant d’éviter toute double saisie d’information<br />Gain de temps<br />Moins d’erreurs de saisie<br />Le PGI doit présenter de larges capacités de paramétrages et personnalisation<br />Afin d’adapter la solution informatique à l’organisation de l’OASP<br />Il doit être évolutif <br />pour suivre les fréquentes évolutions du secteur et de sa réglementation<br />L’ergonomie doit être sans faille <br />sous peine de décourager les utilisateurs<br />Définition<br />Un Progiciel de gestion intégré (PGI) (en anglais Enterprise Resource Planning ou ERP) est un « logiciel qui permet de gérer l'ensemble des processus opérationnels d'une entreprise, en intégrant l'ensemble des fonctions de cette dernière . »<br />Le principe fondateur d'un PGI est de construire des applications informatiques (paie, comptabilité, gestion de stocks…) de manière modulaire (modules indépendants entre eux) tout en partageant une base de données unique et commune. <br />Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 10<br />
  29. 29. Chapitre 2Quelques considérations techniques<br />Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 11<br />
  30. 30. Client Serveur VS Full-web <br />Les Technologies<br />Le logiciel client-serveur est installé en local sur vos ordinateurs en réseau<br />Le logiciel full-web est installé sur les serveurs de l’éditeur, accessible par l’internet, grâce à un simple navigateur web<br />Logiciels web spécifiques du secteur des SAP et de l’aide à domicile<br />Ces solutions récentes n’intègre à ce jour pas la paie et quelquefois ne traite pas la partie financeurs/tiers-payeurs<br />Les PGI métiers spécifiques et complets demeurent à ce jour des logiciels clients-serveurs<br />Internet<br />Avantages du logiciel web :<br />Déploiement rapide de la solution<br />Mises à jour prises en charges par l’éditeur<br />Maintenance et exploitation simples<br />Une application accessible de n’importe où, grâce à un simple navigateur web<br />inconvénients du logiciel web :<br /><ul><li>Moins bonne ergonomie que les logiciels clients/serveur (drag and drop, réactivité de l’interface)
  31. 31. Disponibilité internet obligatoire</li></ul>Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 12<br />
  32. 32. PGI Client Serveur hébergé<br />Le progiciel de Gestion Intégré métier hébergé est un bon compromis entre le logiciel client/serveur installé en local et la solution full-web<br /><ul><li>Il présente les caractéristiques suivantes :</li></ul>Il répond aux besoins d’accès nomades et décentralisés <br />La maintenance et l’exploitation sont optimisées<br />On conserve une PGI complet<br />On conserve l’ergonomie poussée permise par un logiciel client/serveur<br />Accès possible par PC Windows, Mac ou PC Linux <br />Permet une commercialisation en mode SAAS/on-demand (Software As A Service)<br />Coût fixe, paramétrage, maintenance et assistance utilisateur compris, <br />Coût mensualisé, par utilisateur<br /><ul><li>La solution technique : Le PGI client/serveur hébergé avec accès distant Citrix (XenApp )</li></ul>Solutions Citrix<br />CitrixXenApp™ est un système de mise à disposition des applications Windows® qui permet de gérer les applications au sein du datacenter et de les délivrer sous la forme d’un service à la demande, quels que soient l’endroit et le périphérique utilisé. XenApp réduit les coûts de gestion des applications de 50% et permet de délivrer instantanément n’importe quelle application à<br />n’importe quel endroit, tout en renforçant considérablement la sécurité.<br />Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 13<br />
  33. 33. Merci pour votre attention<br />Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 14<br />

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