La solution pour gérer vos
disponibilités au quotidien
Formation du JJ/MM/AA
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Mot d’accueil…
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Rappel des objectifs pédagogiques
• Cette formation s’adresse aux personnels des Off...
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Les moyens pédagogiques
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Programme de la formation (4h)
• Un bon exemple vaut mieux qu’un long discours: prés...
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Les disponibilités hôtelières de l’Office deTourisme de
Moulins et sa Région
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Espace public
• Accès aux disponibilités via une adresse publique; possibilité de tr...
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Espace gérant
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Espace OT: ergonomie de la solution
• Connexion à l’outil
Une connexion sécurisée po...
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• Définition d’un gérant : personne disposant d’une adresse ma...
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• Définition: hôtel, chambre d’hôte, gîte, camping…
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Espace OT: cas de test n° 1
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Saisie des disponibilités des évènements
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Restitution des disponibilités des évènements
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• S’assurer de la bonne réception des mails
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Exemple: de juin à sept...
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Formation disp ot v4 meublés et 7j glissants

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Formation disp ot v4 meublés et 7j glissants

  1. 1. La solution pour gérer vos disponibilités au quotidien Formation du JJ/MM/AA
  2. 2. http://info.dispot.servicelogiciel.fr Mot d’accueil…
  3. 3. http://info.dispot.servicelogiciel.fr Rappel des objectifs pédagogiques • Cette formation s’adresse aux personnels des Offices deTourisme (OT) • Objectif n°1: transfert de compétences pour l’administration de la solution logicielle « DispOT » • Objectif n°2: échanges entre les participants (dont l’intervenant) sur les meilleures pratiques dans leurs relations avec les gérants des hébergements
  4. 4. http://info.dispot.servicelogiciel.fr Les moyens pédagogiques • Le présent diaporama • Un accès à la solution « DispOT » en mode test • Des cas de tests pratiques
  5. 5. http://info.dispot.servicelogiciel.fr Programme de la formation (4h) • Un bon exemple vaut mieux qu’un long discours: présentation des résultats obtenus lorsque la solution est opérationnelle • Présentation de l’Espace « Public » : restitution des disponibilités • Présentation de l’Espace « Office de tourisme » : administration de la solution • Présentation de l’Espace « Gérant » : saisie des disponibilités • Mise en œuvre de la solution: affranchissez-vous de toute considération informatique • Lancez-vous !
  6. 6. http://info.dispot.servicelogiciel.fr Les disponibilités hôtelières de l’Office deTourisme de Moulins et sa Région • Exemple de restitution des disponibilités quotidiennes • Exemple de restitution pour un événement
  7. 7. http://info.dispot.servicelogiciel.fr Espace public • Accès aux disponibilités via une adresse publique; possibilité de trier par type d’hébergement • Pages distinctes entre les disponibilités quotidiennes et les disponibilités dans le cadre d’un événement • Comment diffuser l’information: • Sur une page web (lien url à intégrer en hypertext) • Impression écran pour une impression papier • Export Excel pour une impression papier(option) • Service web / API pour intégration dans un site web(option)
  8. 8. http://info.dispot.servicelogiciel.fr Espace gérant • Mettez-vous dans la peau de vos gestionnaires d’hébergements: • Saisie quotidienne • Saisie multi-dates (dans le cadre d’un événement)
  9. 9. http://info.dispot.servicelogiciel.fr Espace OT: ergonomie de la solution • Connexion à l’outil Une connexion sécurisée pour l’administrateur (https) • Règles de navigation et d’ergonomie Fonctions communes à tous les éléments : Créer / Rechercher / Modifier / Annuler / Exporter Fonctions spécifiques
  10. 10. http://info.dispot.servicelogiciel.fr EspaceOT: les gérants • Définition d’un gérant : personne disposant d’une adresse mail et d’un accès internet pour saisir le nombre de chambres disponibles dans son hébergement • Pré-requis pour chaque hébergement partenaire : • Disposer d’un e-mail pour chaque gérant pour effectuer les envois et les relances • Générer adresse unique par gérant pour permettre la saisie des disponibilités • Création, modification, visualisation des gérants
  11. 11. http://info.dispot.servicelogiciel.fr EspaceOT: les hébergements • Définition: hôtel, chambre d’hôte, gîte, camping… • Objectif dans le cadre de DispOT : recenser tous les hébergements et leur associer des attributs descriptifs à minima (type, classement, téléphone….) • Création, modification, visualisation des hébergements • Association d’un gérant à un ou plusieurs hébergements
  12. 12. http://info.dispot.servicelogiciel.fr Espace OT: cas de test n° 1 • Connectez-vous sur l’environnement de formation: https://dispotformation.servicelogiciel.fr/ • Créez 3 hôtels • Attribuez l’hôtel 1 au gérant 1; l’hôtel 2 au gérant 2
  13. 13. http://info.dispot.servicelogiciel.fr Espace OT: les évènements (1) • Définition: un événement est une manifestation pour laquelle l’OT souhaite diffuser les disponibilités des hébergements • Création, modification, visualisation des événements • Association d’un ou plusieurs hébergements à un événement • Association automatique selon le type d’hébergement • Définition de la structure en charge de la saisie des dispos ( gérant de chaque hébergement, organisateur de l’évènement, centrale de réservation globale…)
  14. 14. http://info.dispot.servicelogiciel.fr Espace OT: les évènements (2)
  15. 15. http://info.dispot.servicelogiciel.fr Saisie des disponibilités des évènements
  16. 16. http://info.dispot.servicelogiciel.fr Restitution des disponibilités des évènements
  17. 17. http://info.dispot.servicelogiciel.fr EspaceOT: les relances par mail (1) • Définition: une relance par mail sera adressée aux gérants : • ayant accepté ce mode de relance (cf. fiche gérant) • n’ayant pas saisi leurs disponibilités à une heure dite • Relance/saisie quotidienne et relance/événement en cours NB: Pour les évènements, il est possible de paramétrer des centrales de réservation venant se substituer au gérants.
  18. 18. http://info.dispot.servicelogiciel.fr EspaceOT: les relances par mail (2) • S’assurer de la bonne réception des mails • Demander aux gérants d’ajouter « ne.pas.repondre@servicelogiciel.fr » à leurs contacts • Si le mail arrive dans leur dossier spam : leur demander de déclarer « ce n’est pas un spam » / « ce courrier n’est pas indésirable »  le cas échéant cela va réactiver le lien url  cela évitera le passage en spam lors de la prochaine réception • Si les problèmes persistent : nous analyserons pour vous la trace technique (« logs ») du serveur d’émission des mails : support@servicelogiciel.fr
  19. 19. http://info.dispot.servicelogiciel.fr EspaceOT: les relances par mail (3) • Automatiser les envois Exemple: de juin à septembre, relance tous les jours à 16h50 pour la saisie des disponibilités quotidiennes
  20. 20. http://info.dispot.servicelogiciel.fr Espace OT: cas de test n° 2 • Connectez-vous sur l’environnement de démonstration: https://dispotdemo.servicelogiciel.fr/ • Programmez une relance par mail quotidienne dans 10 minutes • Faites une pause café ;-) • Vérifiez vos boites mails de test • Simulez la saisie des disponibilités du jour pour le gérant 1 • Visualisez le résultat : http://dispotdemo.servicelogiciel.fr/hebergementaffichage/index?leDossier=OT-DEMO
  21. 21. http://info.dispot.servicelogiciel.fr Espace OT: cas de test n° 3 • Connectez-vous sur l’environnement de démonstration: https://dispotdemo.servicelogiciel.fr/ • Créez un événement commençant à une date ultérieure • Associez les hôtels 1 et 2 à cet événement • Programmez une relance par mail « Evénement » dans 2 minutes • Faites une pause café ;-) • Vérifiez vos boites mails de test • Simulez la saisie des disponibilités du jour pour le gérant 1 • Visualisez le résultat : http://dispotdemo.servicelogiciel.fr/eventaffichage/index?leDossier=OT-DEMO
  22. 22. http://info.dispot.servicelogiciel.fr Annexe : éviter le classement en spam 1/2 • Ajoutez « ne.pas.repondre@servicelogiciel.fr » à vos contacts
  23. 23. http://info.dispot.servicelogiciel.fr Annexe : éviter le classement en spam 2/2 • Si le mail arrive dans le dossier spam : déclarez « ce n’est pas un spam » / « ce courrier n’est pas indésirable » • Cela va réactiver le lien url • Cela évitera le passage en spam lors de la prochaine réception
  24. 24. http://info.dispot.servicelogiciel.fr Annexe 1: règles d’envoi des mails • Règles communes : seuls les hébergements, gérants et évènements ACTIF seront traités

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