Gestion des subventions et des contributions à CIC
          Un processus « bidirectionnel »
                  Novembre 20...
Subventions et contributions à CIC
•   CIC gère plusieurs programmes de subventions et de contributions.
•   Fonds versés ...
Subventions et contributions à CIC
 Les subventions et les contributions représentent près de 70 %
  du budget ministérie...
Subventions et contributions à CIC
                     Programme d’établissement               PAR              BORTCE   ...
Subventions et contributions à CIC (suite)
 Programmes d’établissement et d’aide au réétablissement
    Près de 400 four...
Contexte opérationnel des programmes
 d’établissement – Critères pour les bénéficiaires des
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Contexte opérationnel des programmes
 d’établissement – Critères pour les bénéficiaires des
              ententes de cont...
Contexte opérationnel du Programme du multiculturalisme
     Critères pour les bénéficiaires des ententes de
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Règles de gestion des programmes
        Cadre de contrôle de gestion

•   La gestion des subventions et des contributions...
Cadre de contrôle de gestion (suite)
• Éléments clés
   – La mesure du rendement;
   – L’évaluation des programmes;
   – L...
Le cycle de vie d’une entente de contribution


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Propositions d’ententes de contribution
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 Les ententes de contribution sont établies de
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Contrôle de gestion (évaluation du projet et de
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Responsabilisation et suivi
•   Les fournisseurs de services et les organisations soumettent des rapports à CIC.
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Outils de gestion des programmes – iSMRP


 Système de mesure pour la reddition de comptes
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Transition : conclure une nouvelle entente ou
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Plan d’action gouvernemental du SCT
 En réponse aux observations du groupe d’experts en matière de
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Plan d’action ministériel de CIC
 Dans le cadre du plan d’action gouvernemental, chaque
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Éléments du plan d’action ministériel (PAM) de
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•    Clarté et uniformité dans la prestation de...
Éléments du plan d’action ministériel
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CIC Managing Grants Contributions French

  1. 1. Gestion des subventions et des contributions à CIC Un processus « bidirectionnel » Novembre 2009
  2. 2. Subventions et contributions à CIC • CIC gère plusieurs programmes de subventions et de contributions. • Fonds versés aux personnes ou aux organisations afin d’appuyer l’établissement, l’adaptation et l’intégration des nouveaux arrivants dans la société canadienne, et de promouvoir la compréhension interculturelle et les valeurs canadiennes parmi tous les Canadiens en vue de bâtir une société intégrée et homogène, par : 1. le Programme d’établissement; 2. le Programme d’aide au réétablissement; 3. le Programme du multiculturalisme; 4. le Programme de reconnaissance historique pour les communautés. • Ces programmes comportent des différences sur le plan des conditions, du modèle de prestation, des bénéficiaires des fonds et des objectifs particuliers. Toutefois, tous sont gérés selon des principes directeurs et des critères par rapport auxquels les propositions et les organisations sont évaluées. 1
  3. 3. Subventions et contributions à CIC  Les subventions et les contributions représentent près de 70 % du budget ministériel.  Au cours des 5 dernières années, le budget consacré aux ententes de contribution (EC) a plus que doublé.  Le nombre d’ententes de contribution a également doublé, passant d’environ 450 en 2005-2006 à près de 1000 dans l’ensemble du pays. 2
  4. 4. Subventions et contributions à CIC Programme d’établissement PAR BORTCE Programme du PRHC multicultura-lisme Objectifs en matière Fournir aux nouveaux arrivants les Offrir un Aider les Promouvoir la Reconnaître les de politiques renseignements dont ils ont besoin soutien du travailleurs compréhension expériences pour prendre des décisions; des revenu et formés à interculturelle et les historiques cours de langue pour qu’ils aient les d’autres l’étranger à valeurs particulières des compétences linguistiques qui leur services réussir et à canadiennes, la communautés permettront de bien fonctionner au immédiats et mettre plus participation civique ethnocultu-relles Canada; de l’aide pour trouver un essentiels aux rapidement à et le changement et sensibiliser les emploi; et un coup de main pour se réfugiés profit leurs institutionnel. Canadiens à cet constituer des réseaux afin de réinstallés. compé-tences égard. devenir partie prenante de leur sur le marché collectivité. du travail canadien. Budget Subvention : 234 M$ (Qc) Subv. : S.O. Subv. : S.O. Subv. : 6,6 M$ Subv. : (2009-2010) Contribution : 664 M$ Contrib. : Contrib. : 3 M$ Contrib. 5,1 M$ 1,1 M$ 56 M$ Contrib. : 9,9 M$ Nombre d’EC 741 28 0 1 2 AP plus une (environ 900 par année) subvention Cycle de 1 AP national et plusieurs AP Premier AP à AP dans la région Un AP est prévu. financement et régionaux à l’automne concernant un l’été 2009. des Prairies/T.-N. nombre d’appels de financement qui sera versé à partir au printemps de propositions (AP) du 1er avril 2010. 2009. 3
  5. 5. Subventions et contributions à CIC (suite)  Programmes d’établissement et d’aide au réétablissement  Près de 400 fournisseurs de service (FS) offrant les programmes CLIC, PEAI et PAR, ainsi que le Programme d’accueil : • La majorité (plus de 80 %) valent plus de 50 k$; • Beaucoup sont pluriannuelles;  La majorité des programmes d’établissement et d’aide au réétablissement servent à la prestation directe des services aux clients – la continuité des services offerts est primordiale;  Les paiements sont faits pour des services clairement définis, après que les services ont été rendus;  La gestion des EC se fait principalement au niveau régional;  Le fonds pour l’innovation est administré à l’échelle nationale.  Programmes du multiculturalisme  Il y a plus ou moins 50 ententes, comportant un mélange de subventions et de contributions.  La coordination est centralisée. 4
  6. 6. Contexte opérationnel des programmes d’établissement – Critères pour les bénéficiaires des ententes de contribution  Les termes « fournisseurs de services » et « bénéficiaires » sont définis, conformément aux conditions des programmes d’établissement, de la façon suivante :  les provinces qui ont une autre entente de financement – Colombie­ Britannique et Manitoba;  les gouvernements provinciaux et territoriaux ou les administrations municipales;  les organismes à but non lucratif, dont les organismes non gouvernementaux, les entreprises sans but lucratif, les groupes communautaires et les organismes cadres;  les organismes internationaux (cela exige l’approbation du gouverneur en conseil);  les entreprises, les établissements d’enseignement et les particuliers.  Les questions concernant les clients admissibles (p. ex. les citoyens canadiens, les travailleurs étrangers temporaires et les demandeurs d’asile/réfugiés). 5
  7. 7. Contexte opérationnel des programmes d’établissement – Critères pour les bénéficiaires des ententes de contribution • Les conditions indiquent deux groupes de bénéficiaires : – Les réfugiés réinstallés au Canada; – Les FS qui fournissent de l’aide à ces personnes, comme : a) une entreprise; b) une entreprise sans but lucratif; c) un organisme non gouvernemental; d) un organisme intergouvernemental; e) un groupe communautaire; f) un établissement d’enseignement; g) une personne; h) un organisme cadre; i) un organisme ou un ministère d’un gouvernement provincial ou territorial ou d’une administration municipale; j) le Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (HCR); k) une organisation de recommandation (au sens du Règlement); l) un fournisseur de services étranger; m) un organisme international. 6
  8. 8. Contexte opérationnel du Programme du multiculturalisme Critères pour les bénéficiaires des ententes de contribution/subventions • Les organisations ou les associations canadiennes sans but lucratif; • Les institutions publiques non fédérales ou les institutions d’intérêt public canadiennes comme les médias, les conseils scolaires, les écoles, les collèges et les universités, les chambres de commerce, les organismes d’exécution de la loi et de police, les hôpitaux et d’autres établissements de santé; • Les administrations régionales et municipales et leurs organismes; • Les gouvernements des Premières nations et des Inuits, les conseils de bande et leurs organismes; • Les citoyens canadiens et les résidents permanents. 7
  9. 9. Règles de gestion des programmes Cadre de contrôle de gestion • La gestion des subventions et des contributions s’appuie sur un solide cadre de contrôle de gestion. • L’objectif est d’améliorer la reddition des comptes en donnant des directives nationales claires et uniformes au personnel de CIC responsable de l’exécution et de la supervision des programmes de subventions et de contributions; • Assurer une sélection, une négociation et une gestion appropriées des ententes de contribution au moyen d’une formation, de directives et d’outils pertinents à l’intention du personnel de CIC et des fournisseurs de services. 8
  10. 10. Cadre de contrôle de gestion (suite) • Éléments clés – La mesure du rendement; – L’évaluation des programmes; – Le processus lié aux ententes de contribution lui-même (planification, examen, négociation, gestion, évaluation et surveillance). • Renforcés du début à la fin par : – la formation du personnel; – l’élaboration et la révision des manuels et des guides de l’utilisateur; – les formulaires et les calendriers d’EC nationaux normalisés; – les outils de gestion (interfaces électroniques) pour venir en aide au personnel de CIC et aux FS. 9
  11. 11. Le cycle de vie d’une entente de contribution Planification Propositions d’EC – Programmes 1 d’établissement 2 Cessation des ententes 8 3 Évaluation et recommandation des 7 propositions 4 Modification des EC et documentation des dossiers Préparation des ententes 6 de contribution 5 Examen des demandes et calcul des paiements Suivi 11
  12. 12. Propositions d’ententes de contribution (EC)  Les ententes de contribution sont établies de différentes façons :  Appels de propositions : • ouverts à tous les organismes et personnes admissibles;  « Nouvelle » entente avec des fournisseurs de services existants : • le besoin permanent de service; • le FS a fait ses preuves en matière de prestation : • modifications à une entente existante : • élargir le service existant ou ajouter un service connexe.  Proposition non sollicitée : • rarement utilisée – pour répondre à un besoin urgent. 11
  13. 13. Contrôle de gestion (évaluation du projet et de l’organisation/du fournisseur de services) • Appels de propositions • On évalue toutes les propositions afin de déterminer si elles cadrent avec les priorités ministérielles, si elles les appuient, et si elles offrent un bon rapport qualité-prix. Elles doivent : – se conformer pleinement à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor; – correspondre précisément aux conditions du programme; – réaliser les objectifs et obtenir les résultats du programme, répondre aux besoins des clients; – représenter un bon investissement dans la prestation rentable de services par des organismes et des fournisseurs compétents, efficaces et fiables. • Les organismes et les fournisseurs de services sont évalués d’après les éléments suivants : – la réputation et le statut juridique; les structures organisationnelles et de gestion intégrée (secrétaire général, conseil élu); la solidité financière et structurelle; et les antécédents (projets, activités, affiliations connues, notamment pour déterminer s’il s’agit d’une entité inscrite pour des raisons de sécurité nationale). • Les lignes directrices et les normes visant à assurer l’intégrité des programmes et un bon rapport qualité-prix. Les évaluations sont documentées et examinées afin d’assurer l’exercice d’une diligence raisonnable. 12
  14. 14. Responsabilisation et suivi • Les fournisseurs de services et les organisations soumettent des rapports à CIC. • Bon rapport qualité-prix : Les évaluations initiales sont appuyées par la surveillance des activités et le suivi financier effectués par le personnel de CIC. • Détermination et gestion du risque : Analyse visant à déterminer le niveau de risque et les exigences en matière de suivi. – Les vérifications, les examens et le suivi sont des éléments essentiels du cadre de contrôle global de CIC. Une approche officielle et systématique à l’égard de l’évaluation des pratiques de gestion est utilisée pour la réalisation de vérifications internes et externes. Les résultats sont communiqués à la haute direction. • Rectification du tir : Pour les besoins de l’assurance de la qualité, des échantillons d’examens et de rapports de suivi sont envoyés au bureau régional et à l’administration centrale. – Cela s’applique aux plans de surveillance prévus et aux activités de vérification a posteriori. • Le bureau régional et l’administration centrale sont informés des questions préoccupantes. 13
  15. 15. Outils de gestion des programmes – iSMRP  Système de mesure pour la reddition de comptes concernant les programmes de contributions de l’immigration (iSMRP)  :  une base de données sur Internet conçue pour recueillir des renseignements sur les clients et les services relativement à la prestation des services d’établissement et d’aide au réétablissement de CIC offerts par les fournisseurs de services,  intégralement mis en œuvre en 2004, mais il reste du travail à faire afin d’élaborer un système de production de rapports qui facilite la surveillance et l’évaluation des programmes. 14
  16. 16. Transition : conclure une nouvelle entente ou mettre fin à une entente avec des organismes ou des fournisseurs de services existants • Certains projets voient leur cycle de vie se terminer naturellement (p. ex. les projets relatifs au multiculturalisme, la mise à l’essai de nouvelles approches), alors que d’autres se rapportent à des besoins opérationnels permanents (p. ex. les cours de langue). • Si des problèmes surviennent alors qu’une entente est en vigueur : –Travailler avec les organisations au règlement des questions préoccupantes; –Suivre un processus d’engagement bien défini et documenté; –S’il y a lieu, informer la haute direction; –S’il y a lieu, mettre fin à l’entente. –Assurer la continuité du service aux clients. 15
  17. 17. Plan d’action gouvernemental du SCT  En réponse aux observations du groupe d’experts en matière de subventions et de contributions de 2007, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a élaboré un plan d’action gouvernemental visant à réformer l’administration des subventions et des contributions. Le plan d’action comporte trois éléments fondamentaux :  une réforme stratégique – une nouvelle politique en matière de paiements de transfert, entrée en vigueur le 1er octobre 2008;  des outils horizontaux – un Centre d’expertise (CE) visant à assurer un leadership concernant la réforme des subventions et des contributions;  des plans d’action ministériels pour la réforme des subventions et des contributions. 16
  18. 18. Plan d’action ministériel de CIC  Dans le cadre du plan d’action gouvernemental, chaque ministère doit élaborer et mettre en œuvre son propre plan d’action ministériel (PAM) afin d’examiner les pratiques de gestion des subventions et des contributions, de déterminer des possibilités d’amélioration de la prestation de services, et de partager les pratiques exemplaires.  Les éléments suivants du PAM doivent être élaborés d’ici le 31 mars 2010 :  gestion du risque;  participation des demandeurs et des bénéficiaires;  établissement des normes de service ministérielles pour les programmes de paiements de transfert. 17
  19. 19. Éléments du plan d’action ministériel (PAM) de CIC • Clarté et uniformité dans la prestation des programmes et mise en œuvre intégrée des programmes – établissement, réétablissement, multiculturalisme et reconnaissance des titres de compétences étrangers. • Les intervenants observent une certaine uniformité dans la gestion des programmes de paiements de transfert. • Réduction des contraintes administratives pour les bénéficiaires, transparence dans les relations et les résultats attendus, services améliorés et accélérés, et respect des normes de service. • Établissement, communication, surveillance et préparation de rapports correspondant aux normes de service. 18
  20. 20. Éléments du plan d’action ministériel (PAM) de CIC (suite) • Approche normalisée axée sur le risque à l’échelle du Ministère à l’égard de la gestion des subventions et des contributions, particulièrement de la détermination des besoins en matière de surveillance et de vérification. • Formulaires et calendriers mis à jour, rédigés dans un langage simplifié, plus clair et convivial. • Utilisation d’outils communs et meilleur accès aux renseignements pertinents afin d’orienter l’exécution des programmes. • Favoriser des gains d’efficacité dans les interactions entre le Ministère et les fournisseurs de services, réunir l’information en un tout cohérent et faciliter le recoupement de renseignements provenant de diverses sources. • Adoption de pratiques ayant fait leurs preuves dans d’autres ministères • Renforcement des capacités dans le secteur, pour permettre aux employés de CIC de disposer de plus de temps pour traiter/surveiller et influencer les résultats des initiatives et des projets. 19
  21. 21. QUESTIONS DISCUSSION

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