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CHE BEL PROGRESSO ABBIAMO
FATTO!
Negli ultimi 25 anni abbiamo sognato il paperless office, ma abbiamo continuato a stampare
sempre più carta, inviarla, riceverla, conservarla... tentando di farci aiutare in questi processi
da computer sempre più potenti non sfruttando le loro caratteristiche, ma pretendendo
solo di replicare le nostre abitudini
pagina 10
di Sandro Fontana
PREMESSA
Cosa direste se i computer ve-
nissero usati principalmente per
gestire un pallottoliere virtuale?
Sapete, un bel pallottoliere interat-
tivo piazzato sul video, sul quale
fosse possibile muovere le palli-
ne colorare e virtuali, fare somme,
sottrazioni e con un po’ di fatica
anche moltiplicazioni e divisioni.
Vabene,vabene,forseunpallottolie-
re è un po’ poco; diciamo invece un
bel regolo calcolatore, virtuale natu-
ralmente , con possibilità di zoomare
sul cursore per vedere le più minute
divisioni di scala presenti sul corpo
e sull’asta scorrevole, magari per ri-
solvere qualche equazione di secon-
do grado (ohé! l’hanno usato anche
sulla luna, sapete!) con cinque, sei ,
ma anche ben sette cifre decimali !!
Pensate che stia dicendo cose prive
di senso? Sono d’accordo con voi:
sarebbe un uso dei computer attua-
li veramente sciocco. Beh, questo
è il modo nel quale spesso usiamo
oggi il computer quando parliamo
di gestione documentale: lo adope-
riamo in modo che ci permetta di
continuare ad usare la carta, carta
virtuale però; quindi parliamo di
dematerializzazione e rimaterializ-
zazione ... ed anche quando i do-
cumenti nascono non materiali,
cioè elettronici, in genere prima o
poi li stampiamo per poi riacqui-
sirli come immagini. Notevole!
Che bellezza avere finalmente una
fattura in formato elettronico! pensa
si può averla dire ttamente in posta
elettronica, valida legalmente perchè
firmata con firma qualificata e poi
... beh poi la stampiamo, così chi
opera con la contabilità può leggere
meglio i dati per inserirli a mano nel
sistema contabile, sprecando tempo
ed aggiungendo un po’ di errori du-
rante l’inserimento dei dati stessi.
Che bel progresso, abbiamo fatto !
CONTENUTO!
NON SUPPORTO.
Proviamo a mettere vicini i concet-
ti di informazione e di documento.
È indubbio che in un documento,
vengono scritte le informazioni .che
devono essere comunicate ad altri,
ovvero conservate. Sono le informa-
zioni quindi ad essere importanti, a
dover essere protette nella loro inte-
grità ed in alcuni casi a dover dimo-
strarelaloroautenticitàenonripudio.
E il documento allora? Beh, se
per documento intendete il pez-
zo di carta, questo è un mezzo
per il trasporto delle informazio-
ni, quindi di per sé di scarsa im-
portanza rispetto a queste ultime.
È chiaro che se partiamo da docu-
menti nati immateriali, cioè elet-
tronici, al supporto materiale ci si
pagina 11
arriva solo in alcuni casi particolari,
quindi la stampa inizialmente non
è da prendere in considerazione.
Cerco di spiegarmi me-
glio con un esempio, quel-
lo della fattura elettronica.
per documento intendete il pez-
zo di carta, questo è un mezzo
per il trasporto delle informazio-
ni, quindi di per sé di scarsa im-
portanza rispetto a queste ultime.
È chiaro che se partiamo da docu-
menti nati immateriali, cioè elet-
tronici, al supporto materiale ci si
arriva solo in alcuni casi particolari,
quindi la stampa inizialmente non
è da prendere in considerazione.
Cerco di spiegarmi me-
glio con un esempio, quel-
lo della fattura elettronica.
È chiaro per tutti che in una fat-
tura, la cosa importante sono i
dati: mittente, destinatario, partita
iva, causali, termini di pagamen-
to, descrizioni merci, importi etc...
Molto poco o per nulla importan-
te è ad esempio il colore del logo
dell’azienda che emette la fattura,
lo spessore delle righe delle fin-
cature presenti, il font utilizzato
ed il corpo del carattere adottato.
La fattura elettronica quindi do-
vrebbe essere un oggetto contenente
i dati di fatturazione e non sempli-
cemente avere l’aspetto di un foglio
di carta, in cui è stampato qualcosa.
Ma se deve essere un oggetto con-
tenente i dati di fatturazione, in-
teroperabile ed interpretabile con
facilità, quale contenitore miglio-
re per una fattura elettronica se
non una struttura come l’XML ?
In questo modo abbiamo tutto, i
dati e la loro semantica all’interno di
una struttura di trasporto standard,
sicuramente interoperabile con altri
sistemi informativi, per permettere
una facile condivisione ed utilizzo
delle informazioni che contiene.
MATERIALIZZAZIONE:
ON DEMAND ONLY
E allora, noi umani, non pos-
siamo più vedere e control-
lare nulla con i nostri occhi ?
Perchè no? Il file XML, tra le altre
cose, può contenere le informazioni
necessarie a permettere una materia-
lizzazione inunformatoadattoades-
sere letto da noi umani, come quello,
ad esempio, di un simulacro di foglio
di carta all’interno di un computer.
A questo punto se proprio ne abbia-
mobisognoovoglia,possiamoanche
stampare questo simulacro, ed ecco!
di nuovo abbiamo il logo dell’azien-
da colorato, le righe delle fincature
con lo giusto spessore ed il corretto
livello di grigio, il font che ci piace
ed un corpo del carattere abbastanza
grande da non stancare i nostri po-
veri occhi: nel frattempo il file XML
contenente la fattura, è già stato ca-
ricato automaticamente nei DB del
nostro sistema informatico di conta-
bilità, senza errori umani di inseri-
mento dati e senza altro tempo perso.
Comodo no? Non sem-
bra questo il modo più cor-
retto di usare un computer ?
UN EFFETTO COLLATERALE
NELLA CONSERVAZIONE
DOCUMENTALE
Parliamo adesso della conser-
1 - 07
pagina 13
vazione dei documenti/dati.
L’XML è un formato di semplici
caratteri, standard, leggibile con
qualsiasi strumento di base, molto
comprimibile, piccolo per definizio-
ne: un file XML che rappresenti una
pagina contenente circa 60 elementi
variabili –come anagrafiche, impor-
ti, codici, date, ...-- occupa poco
più di 2000 byte mentre occupa
circa 800 byte se viene compresso.
LostessodocumentoinformatoPDF
occupa 49Kbyte e circa 43Kbyte se il
PDF viene compresso , mentre occu-
pa circa 110Kbyte se la pagina è rap-
presentatainformatografico(PNG).
In realtà il confronto fatto non è
molto onesto: nel caso dell’XML
il file contiene solo i dati, nessu-
na grafica o altre informazioni
non significative, mentre nel caso
PDF ed in quello dell’immagi-
ne PNG dentro i file c’è tutto.
Naturalmente in caso di PDF Form,
è possibile estrarre o salvare solo i
dati e non tutto il resto; ma in que-
sto caso, sapete quale è la struttura
dati scelta da Adobe per il salva-
taggio: ma certo avete indovinato,
è l’XML naturalmente chi altri?
XML PER TUTTO ALLORA?
Mi piace sempre ragionare so-
pra una cosa ed in genere usa-
re quello che è più opportuno.
Tutto ciò che deve viene gestito
come form, ad esempio le fatture,
i questionari, le ricevute, le ricette
mediche, i certificati e tipicamen-
te tutti i documenti che contango-
no dati strutturati od atomici utili
da riconoscere nella loro semantica
per poi poterli gestire, trova nel-
la famiglia XML uno strumento
eccezionale, per la sua semplicità e
potenza, la sua standardizazione ed
ubiquità, e per la ricchezza degli
strumenti disponibili da una co-
spicua presenza di fornitori diversi.
Ed i testi? Ad esempio un contrat-
to, un rapporto o magari una rela-
zione, uno studio ... un romanzo?
Fermorestandocheoggiusarel’XML
nelle applicazioni office è diventato
uno standard che si sta diffondendo
sempre di più, ci possono essere al-
cuni casi dove si ritiene più comodo
utilizzare altri formati, sempre aper-
ti naturalmente, come ad esempio
l’RTF od il puro formato ASCII.
Il presente documento in formato
RTF occupa circa 8Kbyte, in for-
mato ASCII circa 7Kbyte —ma
così ho perso tutta la formattazione
ed in questo caso ciò significa una
parte dell’informazione— mentre
in formato ODT (l’open document
format ) occupa circa 19Kbyte,
in formato docx di Microsoft oc-
cupa 29Kbyte, sempre meno dei
46Kbyte che occuperebbe se scrit-
to in MSWord, oltre al fatto che
quest’ultimo formato non è aperto.
CONCLUSIONE
Smettiamola di acquisire documen-
ti come immagini e sforziamoci di
gestire i dati dei nostri documen-
ti, risparmieremo un mucchio di
tempo, saremo soggetti a meno
errori, saremo più efficienti e ri-
ceveremo ringraziamenti speciale
dalla foresta amazzonica ... ma si-
curamente meno ringraziamenti da
parte dei produttori di memorie di
massa: come sappiamo bene, non
si può fare sempre contenti tutti.
Sandro Fontana
Chief Technology Officer di Secure
Edge S.r.l.
BIBLIOGRAFIA
Il regolo calcolatore
http://web.ticino.com/calcolo/regoli/
regoli.html
CNIPA: dematerializzazione
http://www.cnipa.gov.it/site/it-it/
Attivit%c3%a0/Dematerializzazione/
CNIPA: La firma digitale
http://www.cnipa.gov.it/site/it-IT/
Attivit%c3%a0/Firma_digitale/
CNIPA: Autenticare la stampa dei
documenti elettronici
http://www.cnipa.gov.it/site/_files/
studio%20cnipa%20timbri%20digital
i%202.0.pdf
Microsoft: specifiche del formato
RTF (search= Rich Text Format
(RTF) Specification)
http://www.microsoft.com/downloads/
details.aspx?FamilyId=DD422B8D-
FF06-4207-B476-6B5396A18A2B&d
isplaylang=en
OASIS: Open Document Format for
Office Applications
http://docs.oasis-open.org/office/v1.1/
OS/OpenDocument-v1.1.pdf
Introduzione al formato di file Open
XML di Microsoft Office (2007)
http://www.microsoft.com/italy/msdn/
risorsemsdn/office/openxml.mspx
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  • 1. 1 - 07 CHE BEL PROGRESSO ABBIAMO FATTO! Negli ultimi 25 anni abbiamo sognato il paperless office, ma abbiamo continuato a stampare sempre più carta, inviarla, riceverla, conservarla... tentando di farci aiutare in questi processi da computer sempre più potenti non sfruttando le loro caratteristiche, ma pretendendo solo di replicare le nostre abitudini pagina 10 di Sandro Fontana PREMESSA Cosa direste se i computer ve- nissero usati principalmente per gestire un pallottoliere virtuale? Sapete, un bel pallottoliere interat- tivo piazzato sul video, sul quale fosse possibile muovere le palli- ne colorare e virtuali, fare somme, sottrazioni e con un po’ di fatica anche moltiplicazioni e divisioni. Vabene,vabene,forseunpallottolie- re è un po’ poco; diciamo invece un bel regolo calcolatore, virtuale natu- ralmente , con possibilità di zoomare sul cursore per vedere le più minute divisioni di scala presenti sul corpo e sull’asta scorrevole, magari per ri- solvere qualche equazione di secon- do grado (ohé! l’hanno usato anche sulla luna, sapete!) con cinque, sei , ma anche ben sette cifre decimali !! Pensate che stia dicendo cose prive di senso? Sono d’accordo con voi: sarebbe un uso dei computer attua- li veramente sciocco. Beh, questo è il modo nel quale spesso usiamo oggi il computer quando parliamo di gestione documentale: lo adope- riamo in modo che ci permetta di continuare ad usare la carta, carta virtuale però; quindi parliamo di dematerializzazione e rimaterializ- zazione ... ed anche quando i do- cumenti nascono non materiali, cioè elettronici, in genere prima o poi li stampiamo per poi riacqui- sirli come immagini. Notevole! Che bellezza avere finalmente una fattura in formato elettronico! pensa si può averla dire ttamente in posta elettronica, valida legalmente perchè firmata con firma qualificata e poi ... beh poi la stampiamo, così chi opera con la contabilità può leggere meglio i dati per inserirli a mano nel sistema contabile, sprecando tempo ed aggiungendo un po’ di errori du- rante l’inserimento dei dati stessi. Che bel progresso, abbiamo fatto ! CONTENUTO! NON SUPPORTO. Proviamo a mettere vicini i concet- ti di informazione e di documento. È indubbio che in un documento, vengono scritte le informazioni .che devono essere comunicate ad altri, ovvero conservate. Sono le informa- zioni quindi ad essere importanti, a dover essere protette nella loro inte- grità ed in alcuni casi a dover dimo- strarelaloroautenticitàenonripudio. E il documento allora? Beh, se per documento intendete il pez- zo di carta, questo è un mezzo per il trasporto delle informazio- ni, quindi di per sé di scarsa im- portanza rispetto a queste ultime. È chiaro che se partiamo da docu- menti nati immateriali, cioè elet- tronici, al supporto materiale ci si
  • 2. pagina 11 arriva solo in alcuni casi particolari, quindi la stampa inizialmente non è da prendere in considerazione. Cerco di spiegarmi me- glio con un esempio, quel- lo della fattura elettronica. per documento intendete il pez- zo di carta, questo è un mezzo per il trasporto delle informazio- ni, quindi di per sé di scarsa im- portanza rispetto a queste ultime. È chiaro che se partiamo da docu- menti nati immateriali, cioè elet- tronici, al supporto materiale ci si arriva solo in alcuni casi particolari, quindi la stampa inizialmente non è da prendere in considerazione. Cerco di spiegarmi me- glio con un esempio, quel- lo della fattura elettronica. È chiaro per tutti che in una fat- tura, la cosa importante sono i dati: mittente, destinatario, partita iva, causali, termini di pagamen- to, descrizioni merci, importi etc... Molto poco o per nulla importan- te è ad esempio il colore del logo dell’azienda che emette la fattura, lo spessore delle righe delle fin- cature presenti, il font utilizzato ed il corpo del carattere adottato. La fattura elettronica quindi do- vrebbe essere un oggetto contenente i dati di fatturazione e non sempli- cemente avere l’aspetto di un foglio di carta, in cui è stampato qualcosa. Ma se deve essere un oggetto con- tenente i dati di fatturazione, in- teroperabile ed interpretabile con facilità, quale contenitore miglio- re per una fattura elettronica se non una struttura come l’XML ? In questo modo abbiamo tutto, i dati e la loro semantica all’interno di una struttura di trasporto standard, sicuramente interoperabile con altri sistemi informativi, per permettere una facile condivisione ed utilizzo delle informazioni che contiene. MATERIALIZZAZIONE: ON DEMAND ONLY E allora, noi umani, non pos- siamo più vedere e control- lare nulla con i nostri occhi ? Perchè no? Il file XML, tra le altre cose, può contenere le informazioni necessarie a permettere una materia- lizzazione inunformatoadattoades- sere letto da noi umani, come quello, ad esempio, di un simulacro di foglio di carta all’interno di un computer. A questo punto se proprio ne abbia- mobisognoovoglia,possiamoanche stampare questo simulacro, ed ecco! di nuovo abbiamo il logo dell’azien- da colorato, le righe delle fincature con lo giusto spessore ed il corretto livello di grigio, il font che ci piace ed un corpo del carattere abbastanza grande da non stancare i nostri po- veri occhi: nel frattempo il file XML contenente la fattura, è già stato ca- ricato automaticamente nei DB del nostro sistema informatico di conta- bilità, senza errori umani di inseri- mento dati e senza altro tempo perso. Comodo no? Non sem- bra questo il modo più cor- retto di usare un computer ? UN EFFETTO COLLATERALE NELLA CONSERVAZIONE DOCUMENTALE Parliamo adesso della conser- 1 - 07
  • 3. pagina 13 vazione dei documenti/dati. L’XML è un formato di semplici caratteri, standard, leggibile con qualsiasi strumento di base, molto comprimibile, piccolo per definizio- ne: un file XML che rappresenti una pagina contenente circa 60 elementi variabili –come anagrafiche, impor- ti, codici, date, ...-- occupa poco più di 2000 byte mentre occupa circa 800 byte se viene compresso. LostessodocumentoinformatoPDF occupa 49Kbyte e circa 43Kbyte se il PDF viene compresso , mentre occu- pa circa 110Kbyte se la pagina è rap- presentatainformatografico(PNG). In realtà il confronto fatto non è molto onesto: nel caso dell’XML il file contiene solo i dati, nessu- na grafica o altre informazioni non significative, mentre nel caso PDF ed in quello dell’immagi- ne PNG dentro i file c’è tutto. Naturalmente in caso di PDF Form, è possibile estrarre o salvare solo i dati e non tutto il resto; ma in que- sto caso, sapete quale è la struttura dati scelta da Adobe per il salva- taggio: ma certo avete indovinato, è l’XML naturalmente chi altri? XML PER TUTTO ALLORA? Mi piace sempre ragionare so- pra una cosa ed in genere usa- re quello che è più opportuno. Tutto ciò che deve viene gestito come form, ad esempio le fatture, i questionari, le ricevute, le ricette mediche, i certificati e tipicamen- te tutti i documenti che contango- no dati strutturati od atomici utili da riconoscere nella loro semantica per poi poterli gestire, trova nel- la famiglia XML uno strumento eccezionale, per la sua semplicità e potenza, la sua standardizazione ed ubiquità, e per la ricchezza degli strumenti disponibili da una co- spicua presenza di fornitori diversi. Ed i testi? Ad esempio un contrat- to, un rapporto o magari una rela- zione, uno studio ... un romanzo? Fermorestandocheoggiusarel’XML nelle applicazioni office è diventato uno standard che si sta diffondendo sempre di più, ci possono essere al- cuni casi dove si ritiene più comodo utilizzare altri formati, sempre aper- ti naturalmente, come ad esempio l’RTF od il puro formato ASCII. Il presente documento in formato RTF occupa circa 8Kbyte, in for- mato ASCII circa 7Kbyte —ma così ho perso tutta la formattazione ed in questo caso ciò significa una parte dell’informazione— mentre in formato ODT (l’open document format ) occupa circa 19Kbyte, in formato docx di Microsoft oc- cupa 29Kbyte, sempre meno dei 46Kbyte che occuperebbe se scrit- to in MSWord, oltre al fatto che quest’ultimo formato non è aperto. CONCLUSIONE Smettiamola di acquisire documen- ti come immagini e sforziamoci di gestire i dati dei nostri documen- ti, risparmieremo un mucchio di tempo, saremo soggetti a meno errori, saremo più efficienti e ri- ceveremo ringraziamenti speciale dalla foresta amazzonica ... ma si- curamente meno ringraziamenti da parte dei produttori di memorie di massa: come sappiamo bene, non si può fare sempre contenti tutti. Sandro Fontana Chief Technology Officer di Secure Edge S.r.l. BIBLIOGRAFIA Il regolo calcolatore http://web.ticino.com/calcolo/regoli/ regoli.html CNIPA: dematerializzazione http://www.cnipa.gov.it/site/it-it/ Attivit%c3%a0/Dematerializzazione/ CNIPA: La firma digitale http://www.cnipa.gov.it/site/it-IT/ Attivit%c3%a0/Firma_digitale/ CNIPA: Autenticare la stampa dei documenti elettronici http://www.cnipa.gov.it/site/_files/ studio%20cnipa%20timbri%20digital i%202.0.pdf Microsoft: specifiche del formato RTF (search= Rich Text Format (RTF) Specification) http://www.microsoft.com/downloads/ details.aspx?FamilyId=DD422B8D- FF06-4207-B476-6B5396A18A2B&d isplaylang=en OASIS: Open Document Format for Office Applications http://docs.oasis-open.org/office/v1.1/ OS/OpenDocument-v1.1.pdf Introduzione al formato di file Open XML di Microsoft Office (2007) http://www.microsoft.com/italy/msdn/ risorsemsdn/office/openxml.mspx 1 - 07