1. De werkkostenregeling:
Handig keuzemenu of
zeker niet makkelijker?
0
Dagvoorzitter:
mr. Rob van Seumeren
Sprekers:
mw. mr. Renate Kerkhof
drs. Alexander Mus
mr. Kees Goeman
1
De fiscale spelregels van
de werkkostenregeling
Door:
Kees Goeman
en
Alexander Mus
www.inventivecontrol.com

2. onderwerpen
1. Huidig systeem van vergoedingen en verstrekkingen
2. De werkkostenregeling
3. Vrijstellingen en lagere waarderingen
4. Keuzemogelijkheid
5. Actiepunten
6. Uitwerking (voorbeeld)
7. Toetsing vrije ruimte
8. Tips en attentiepunten
www.inventivecontrol.com 1
huidig systeem
Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking wordt genoten,
behalve redelijke vergoedingen en verstrekkingen die:
strekken ter bestrijding van kosten, lasten en afschrijvingen
ter behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking
(reiskosten), of
om andere redenen niet als beloningsvoordeel worden
ervaren (fruitmand)
(dit zijn de vrije vergoedingen en verstrekkingen)
www.inventivecontrol.com 2
de werkkostenregeling
Vanaf 1 januari 2011 behoren vergoedingen en verstrekkingen
ook tot het loon
Werkgever krijgt een vrije ruimte voor belastingvrije
vergoedingen en verstrekkingen: 1,4% van de loonsom
exclusief loon uit vroegere dienstbetrekking indien dit
> 10% van de totale loonsom is
vergoedingen/verstrekking voor de vrije ruimte vooraf
aanwijzen
Bij overschrijding van de vrije ruimte: 80% eindheffing
(geen verhaal op werknemers, dus werkgeverskosten)
www.inventivecontrol.com 3

3. de werkkostenregeling – uitzonderingen
De werkkostenregeling geldt niet voor gepensioneerde
werknemers
behalve voor korting op producten uit het eigen bedrijf, en
verstrekkingen
die u ook aan uw actieve werknemers geeft (zoals het
kerstpakket)
De werkkostenregeling geldt niet voor intermediaire kosten:
kosten die de werknemer voor de werkgever voorschiet, zoals
benzine voor de auto van de zaak
postzegel die een werknemer koopt voor een zakenbrief
www.inventivecontrol.com 4
de werkkostenregeling – uitzonderingen
De volgende vergoedingen/verstrekkingen blijven buiten de
werkkostenregeling:
bijtelling voor het privégebruik auto van de zaak
het genot van een woning
vergoeding van geldboeten
kosten van “criminele activiteiten”
de niet aangewezen vergoedingen en verstrekkingen
de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen voor zover
deze meer dan 30% afwijken van hetgeen in vergelijkbare
gevallen gebruikelijk is
www.inventivecontrol.com 5
schema
intermediaire geen
kosten heffing
niet loon voor
aangewezen werknemer
nihil- geen
waardering heffing
vergoeding/ aangewezen gericht binnen de geen
verstrekking vrijgesteld grenzen heffing
bovenmatig werkkosten
deel regeling
+
overige werkkosten
aangewezen regeling
-/-
Ongebruikelijk loon voor 1,4% fiscale
deel werknemer loonsom
eindheffing
80%?
www.inventivecontrol.com 6

4. de werkkostenregeling – gerichte vrijstellingen
De volgende vergoedingen en verstrekkingen zijn
gericht vrijgesteld:
zakelijke reiskosten, waaronder woon-werkverkeer (€ 0,19)
zakelijk tijdelijk verblijf elders (waaronder zakelijke
maaltijden)
onderhoud en verbetering van vakkennis en vaardigheden
inschrijving in een beroepsregister
outplacement
het volgen van een opleiding
verhuizen in het kader van de dienstbetrekking
extraterritoriale kosten
www.inventivecontrol.com 7
de werkkostenregeling – nihil waardering
De volgende verstrekkingen – indien deze op de werkplek
worden gebruikt of verbruikt – vallen in de vrije ruimte, maar
worden op nihil gewaardeerd
(arbo-)voorzieningen op de werkplek
consumpties op de werkplek (geen maaltijd)
uniformen/werkkleding (logo ≥ 70 cm2)
mobiele communicatiemiddelen (zakelijk gebruik ≥ 10%)
computers, gereedschap e.d. (zakelijk gebruik ≥ 90%)
openbaarvervoerkaart en voordeelurenkaart
rentevoordeel van een hypothecaire geldlening en fiets
www.inventivecontrol.com 8
waardering verstrekkingen
Verstrekkingen worden gewaardeerd op de waarde in het
economisch verkeer, met dien verstande dat
indien ter zake van de verstrekking aan de werkgever een
bedrag in rekening is/wordt gebracht, deze op het
factuurbedrag wordt gewaardeerd
voor producten en diensten uit het eigen bedrijf de
consumentenprijs geldt
voor maaltijden op de werkplek, huisvesting/inwoning op de
werkplek (boorplatform) en kinderopvang door de werkgever
een forfaitaire waardering geldt.
www.inventivecontrol.com 9

5. keuzemogelijkheid
Voor de jaren 2011, 2012 en 2013 geldt een keuzemogelijkheid:
U mag zelf kiezen of u de oude regeling (vrije vergoedingen en
verstrekkingen) toepast of de werkkostenregeling
Maximumbedrag personeelsfeesten e.d.
Jaarlijks switchen mag, maar is niet realistisch:
financiële- en salarisadministratie aanpassen
afspraken met de fiscus vervallen (en “herleven” niet meer)
aanpassen arbeidsvoorwaarden
www.inventivecontrol.com 10
actiepunten
Inventariseer alle vergoedingen en verstrekkingen (denk ook
aan het personeelsfeest e.d.)
Vergoedingen en verstrekkingen indelen naar categorie
Bepaal (of schat) de vrije ruimte en bereken de werkkosten
Beoordeel of de oude regeling voordeliger is
(overgangsregeling)
Beoordeel of arbeidsvoorwaarden moeten (en kunnen) worden
aangepast
(Laat) administratie aanpassen!
www.inventivecontrol.com 11
uitwerking (1)
aantal werknemers 10
totale loonsom € 350.000
u vergoedt / verstrekt uw werknemers in 2010
een mobiele telefoon (≥ 10% zakelijk) € 600
een personeelsfeest à € 125 p.p. € 1.250
kerstpakket à € 35 p.p. € 350
beroepsopleiding voor twee werknemers € 3.000
kostenvergoeding tbv drie auto's van de zaak € 500
drie fietsen van de zaak à € 600 € 1.800
vergoeding lidmaatschap belangenvereniging
voor twee werknemers (geen beroepsregister) € 500
korting op producten uit eigen bedrijf
(20% korting, maximaal € 500 per jaar) € 1.500
totaal vergoedingen/verstrekkingen € 9.500
eindheffing 20% over kerstpakketten € 70
jaarlijkse kosten € 9.570
www.inventivecontrol.com 12

6. uitwerking (2)
Onder de werkkostenregeling pakt dit als volgt uit:
intermediaire gericht nihil aangewezen
kosten vrijgesteld waardering posten
een mobiele telefoon (≥ 10% zakelijk) € 600
een personeelsfeest à € 125 p.p. € 1.250
kerstpakket à € 35 p.p. € 350
beroepsopleiding voor twee werknemers € 3.000
kostenvergoeding tbv auto's van de zaak € 500
drie fietsen van de zaak à € 600 € 1.800
vergoeding lidmaatschap bel.vereniging
voor 2 werkn. (geen beroepsregister) € 500
korting op producten uit eigen bedrijf
(20% korting, maximaal € 500 per jaar) € 1.500
€ 500 € 3.000 € 600 € 5.400 = € 9.500
af: vrije ruimte 1,4% van € 350.000 € 4.900
overschrijding € 500
eindheffing 80% = € 400
jaarlijkse kosten € 9.900
www.inventivecontrol.com 13
toetsing vrije ruimte
Voor het bepalen van uw vrije ruimte en het toetsen van uw
vergoedingen en verstrekkingen aan die vrije ruimte kunt u
kiezen uit 3 methoden:
U schat uw vrije ruimte op basis van het voorafgaande
kalenderjaar, u toetst gedurende het lopende jaar en u
herrekent na afloop van het jaar
U schat uw vrije ruimte op basis van het voorafgaande
kalenderjaar, u toetst per aangiftetijdvak van het lopende jaar en
u herrekent na afloop van het jaar
U berekent uw vrije ruimte per aangiftetijdvak van het lopende
kalenderjaar en u toetst ook per aangiftetijdvak van het lopende
jaar
www.inventivecontrol.com 14
tips/aandachtspunten
Administratieve plicht werkgever: maandelijks inzicht in de aard
en omvang van vergoedingen en verstrekkingen
Vergoedingen en verstrekkingen administreren in
loonadministratie inclusief BTW
Aansluiting met BTW-aangifte?
Vaste kostenvergoeding: vooraf onderzoek naar werkelijke
kosten
Evaluatie door wetgever in 2013
www.inventivecontrol.com 15

7. tips/aandachtspunten
Voordelen:
op werkgeversniveau in plaats van per werknemer
minder regels/voorwaarden?
Nadelen:
arbeidsvoorwaarden aanpassen
aanpassen administratie
Voordeel met name voor belastingdienst
www.inventivecontrol.com 16
VRAGEN ?
www.inventivecontrol.com 17
werkkostenregeling
en
wijziging van arbeidsvoorwaarden
Mr. R.M. (Renate) Kerkhof
20 oktober 2010

8. Wijziging van de arbeidsovereenkomst (1)
Diverse redenen om te wijzigen:
- Sanctie
- Aanpassen organisatie aan
marktomstandigheden
- Gewijzigde omstandigheden
- Harmoniseren arbeidsvoorwaarden
- …
Wijziging van de arbeidsovereenkomst (2)
Onderscheid tussen:
1. Arbeidsvoorwaarden
2. Verworven rechten werknemer
3. Instructiebevoegdheid werkgever
In praktijk (1)
Ondernemer Tax Wear exploiteert een 20 tal grote dames en heren
modezaken. Tax Wear heeft in totaal 100 werknemers in dienst. De
volgende arbeidsvoorwaarden zijn (onder andere) overeengekomen:
- Tax Wear hecht aan kwaliteit: zij vergoedt voor iedere werknemer het
lidmaatschap van de branchevereniging;
- Tax Wear houdt van fitte werknemers: iedere werknemer kan op kosten
van Tax Wear in zijn/haar woonplaats een sportschoolabonnement
vergoed krijgen;
- Tax Wear houdt van representatieve werknemers: iedere werknemer
kan tegen 50% van de inkoopprijs voor maximaal € 1.000,= kleding
kopen bij Tax Wear;
- Tax Wear waardeert het als commerciële binnendienst werknemers ‘s
avonds thuis bestellingen in de webshop afwikkelen. De werknemers
doen dit om de beurt, ieder gemiddeld 4 maal een week per jaar. Tax
Wear vergoedt het internetabonnement van alle werknemers.
- Tax Wear wil dat haar werknemers optimaal bereikbaar zijn. Tax Wear
vergoedt van alle inkopers het (vaste) telefoonabonnement.

9. In praktijk (2)
De accountant van Tax Wear heeft haar er op
gewezen dat er per 1-1-10 een nieuwe
werkkostenregeling van kracht is.
Als Tax Wear alle arbeidsvoorwaarden handhaaft,
krijgt zij zeker te maken met een aanslag van 80%.
Dat kost Tax Wear 20% van de netto winst.
Tax Wear wil geen enkel risico lopen en besluit de
genoemde arbeidsvoorwaarden te wijzigen.
Wijziging van de arbeidsovereenkomst (3)
Grondslag wijziging:
1. Wederzijds goedvinden
2. Eenzijdig wijzigingsbeding
3. Redelijkheid en billijkheid (goed werkgever-
/werknemerschap)
4. Via gedeeltelijk ontslag?
Wijziging van de arbeidsovereenkomst (4)
Wederzijds goedvinden
- Altijd mogelijk
- Werknemer moet ondubbelzinnig instemmen

10. Wijziging van de arbeidsovereenkomst (5)
Eenzijdig wijzigingsbeding
- Werkgever behoud zich het recht voor eenzijdig de
inhoud van de arbeidsovereenkomst te wijzigen.
- zwaarwichtig bedrijfsbelang waarvoor belang
werknemer naar maatstaven redelijkheid en billijkheid
moet wijken.
- schriftelijk
Wijziging van de arbeidsovereenkomst (6)
Eenzijdig wijzigingsbeding en rol
ondernemingsraad/vakbond:
- Als OR eens met wijziging dan is dat een
indicatie dat geen sprake is van strijd met
redelijkheid en billijkheid
- Aan afspraak met vakbond wordt meer
waarde gehecht
Wijziging arbeidsvoorwaarden (8)
Goed werkgever/werknemerschap
1.Sprake van gewijzigde omstandigheden op
het werk?
2. Redelijk voorstel?
3. Kan aanvaarding in redelijkheid van de
werknemer worden gevergd?

11. In praktijk (3)
Stel, Tax Wear is wel een eenzijdig
wijzigingsbeding overeengekomen.
- Wijziging fiscale regelgeving voldoende
zwaarwegend belang om
arbeidsvoorwaarden te wijzigen?
In praktijk (4)
Stel, zwaarwegend bedrijfsbelang om binnen 1.4% te
blijven.
- Mag Tax Wear besluiten om arbeidsvoorwaarden
alleen voor bepaalde werknemers te wijzigen?
Bijvoorbeeld:
- internetabonnement niet meer voor alle werknemers
vergoeden, maar alleen voor kantoormedewerkers;
- voordeel aanschaf kleding alleen nog voor
winkelmedewerkers.
In praktijk (5)
Stel, Tax Wear is geen eenzijdig
wijzigingsbeding overeengekomen.
- Fiscale wijzigingen te kwalificeren als
‘gewijzigde omstandigheden op het werk’?

12. In praktijk (6)
Tax Wear doet het volgende voorstel:
- Op kleding krijgt werknemer 50% korting op consumentenprijs,
maar verschil wordt belast als loon
- Lidmaatschap branchevereniging wordt alleen nog vergoed voor
management;
- Inkoopmedewerkers krijgen mobiele telefoon die alleen zakelijk
mag worden gebruikt, geen vergoeding vaste telefoon
- Geen vergoeding meer van fitnessabonnement
- Vergoeding internet alleen voor commerciële medewerkers
Tax Wear komt hiermee uit op 0.8% loonsom
Sprake van redelijk voorstel?
In praktijk (7)
Moet werknemer het voorstel van Tax Wear om het
lidmaatschap van de branchevereniging niet langer te
vergoeden redelijkerwijze aanvaarden?
- als lidmaatschap verplicht door de branche of bij
wet?
- als arbeidsvoorwaarde specifiek
bedongen/essentieel?
- als Tax Wear lidmaatschap wel verplicht stelt?
In praktijk (8)
Tax Wear is slim en biedt nieuwe
werknemers een arbeidsovereenkomst aan
zonder genoemde arbeidsvoorwaarden.
- Mag dat?

13. In praktijk (9)
Stel, Tax Wear verstrekte enkel netto
onkostenvergoeding aan alle werknemers,
ook als er geen sprake was van onkosten.
Tax Wear trekt onkostenvergoeding in en
vergoedt enkel nog daadwerkelijke kosten
van die werknemers die daarmee in hun
functie te maken hebben.
- Geoorloofde wijziging?
Wijziging van de arbeidsovereenkomst (10)
Via gedeeltelijk ontslag:
- Arbeidsovereenkomst opzeggen of ontbinden
onder gelijktijdig nieuw aanbod
Wijziging arbeidsvoorwaarden (9)
Heeft de OR adviesrecht of
instemmingsrecht?
- Artikel 25 WOR: i.i.g. geen adviesrecht
- Artikel 27 WOR: ook geen instemmingsrecht,
wel wat betreft een beloningssysteem
Kan wel helpen als de OR het ermee eens is

14. Tips & Tricks
• Bepaal wat belangrijk / essentieel is om te
behouden als arbeidsvoorwaarde
• Bepaal of wijziging noodzakelijk is of dat
andere toepassing moegelijk is
• Controleer de CAO op wat verplicht is
• Doe een redelijk voorstel
• Tref een overgangsregeling
• Biedt indien reëel een financiële compensatie
VRAGEN?