2. תפקיד המנכ"ל בקשרי עבודה מטה – שטח
על מה נדבר היום?
מדיניות ונהלים
תהליכי עבודה
מערכות יחסים
זרימת מידע איכותי
3. תפקידי מטה ארגוני
מטרה ראשית של מטה הארגון תחת המנכל היא להוביל את הארגון להשגת מטרותיו
תוך שמירה על הקיימות שלו לאורך זמן.
תפקידיו:
• עיצוב ותחזוקה של תשתיות הארגון שיאפשרו השגת המטרה.
• מדיניות ונהלים –
ביסוס מדיניות ארגונית בתחומים השונים ונהלים שמבטיחים גם פעולה
נכונה של הארגון במודל החברתי וגם פעולה נכונה של הארגון כישות
ארגונית וניהול איכותי ומקצועי ללא תלות פרסונאלית בבעלי התפקידים
השונים.
4. תפקידי מטה ארגוני- המשך
תפקידיו:
• תהליכי עבודה מוסדרים - יצירת התנאים המאפשרים לשטח לפעול על
פי חזון ומטרות החברה. סטנדרטיזציה ושקיפות של תהליכי העבודה
והניהול של הארגון כיחידה אחת.
• ידע, כלים ושירותים – מתן ידע, כלים ושירותים התומכים בשטח לבצע
את המצופה בארגון על פי חזונו ומטרותיו.
• יצירת סינרגיה ואינטגרציה בין חלקי הארגון השונים.
• מתן מענה אפקטיבי ויעיל לצורכי השטח.
• פתרון בעיות ארגוניות בהווה וקבלת החלטות על עתיד הארגון
בשותפות עם השטח.
5. מטה – שטח..
עבודת מטה מאופיינת במוטיבציה גבוהה לייצר סטנדרטיזציה של השירותים
והמקצוענות שלהם ליחידות השונות, ובמקביל מתן מענה איכותי,
מותאם צורך ובעיתוי הנכון לכל יחידה.
מטרות אלו פעמים רבות נתקלות בקושי כיוון שהמטה אינו יושב בתוך היחידות
ו" חש את הדופק" , והוא מפתח כגוף מוטיבציות פנימיות שונות המקורבות יותר לצורכי
הנהלה, ופחות לצורכי השטח.
כיצד בונים את הגשר הנכון בין המטה
לשטח
ובין השטח למטה?
7. איך מתמודדים עם המתחים?
חידוד המטרה כמטה של כל אחד מהיחידות היושבות במטה
גיוס השטח למטרות המטה
שקיפות ונראות של הערך של המטה לשטח
יצירה ובניית ערך לשטח באופן מתמשך
עבודה מול ריבוי גורמים בדרגים שונים
9. שמירה על איזונים
•
•
•
•
•
•
•
•
עד כמה כוח יש למטה?
עד כמה המטה ריכוזי מדיי או ביזורי מדיי?
עד כמה המטה אינו מעורב מספיק בתהליכים?
עד כמה המטה מעצים תהליכים בירוקרטים ?
עד כמה המטה נותן ערך לשטח?
עד כמה המטה יוצא לשטח?
עד כמה המטה מוביל את השטח?
עד כמה למטה יש מה לתת לשטח?
11. הסדרת תהליכי עבודה - הכרח או צורך?
מטה הארגון אחראי לתשתיות הארגון
ככל שמייצר המטה תשתיות קבועות ואיכותיות כך יקצה הארגון יותר משאבים
ל- Core Businessופחות יעסוק בכיבויי שריפות ועיצוב מחדש של פתרונות ותהליכים
מתחים ארגוניים שכיחים סביב סוגיית תהליכים בארגון-
הצורך לחופש פעולה, יצירתיות,
פתיחות, גמישות וסתגלנות
הצורך להבנייה, לסדר, לעקביות
ולאחידות
התנהלות המבוססת על קשרים
בין אישיים, יד המקרה
מערכת בירוקרטית
רווית טפסים
השאיפה בהסדרת תהליכי עבודה היא
מציאת האיזון העדין המתאים לצורכי המטה והשטח
12. מהו תהליך עבודה איכותי?
זרימה-
לתהליך יש מערך תומך שמאפשר לו לזרום, התהליך אינו דורש משאבים בפני עצמו
(המוביל הארצי – הנתיבים בארגון מהם זורמים המים מהכנרת אל הברז)
אפקטיביות- התהליך עונה על המטרה שלשמה הוא קיים – התהליך אינו הופך להיות מטרה
לכשעצמה והוא מכיל רק מרכיבים הכרחיים לקידום המטרה (סכנת טפסים ובירוקרטיה)
יעילות-
המשאבים מנוצלים באופן אופטימאלי לצורך התפוקה והתהליך עצמו, בהתאם
למטרות (הגשם מחלחל למי תהום ומנוצל להשקיה)
בהירות- התהליך מאפשר לכל מנהל, עובד, מוטב, מתנדב את התנאים לייצר ערך במערכת
אחידות- התהליך שווה בפני כל הארגון- אנשי הארגון מקבלים אותו יחס, יכולים להגיע לאותם
המקומות ולצרוך משאבים בהתאם
ידע-
הידע שעובר בתהליך ונוצר בו הופך לנכס מתועד ושמיש בארגון
13. ביזור או ריכוז - מטרות
ריכוז
ביזור
עצמאות של השטח
שמירה על סטנדרטים אחידים
קרבה של השירות ללקוחות
הפנימיים בשטח ולצרכיהם
בקרה ושליטה
זמינות ומיידיות
זיהוי צרכים חוצי ארגון משותפים
14. סוג הפתרון הניהולי והערך המוסף
של גוף המטה
יתרונות
יתרונות
אינטגרציה (שפה, תרבות)
חסכון משאבים
ראייה מערכתית
סדר
מעקב, בקרה, יד על הדופק
חסרונות
חסרונות
אין מענה הולם לצרכים ייחודיים בשטח
אין מענה מלא לצרכי השטח
יתרונות
יתרונות
קרבה לשטח
פתרון מקצועי איכותי לשטח בזמן אמת
קרבה לשטח
חסרונות
חסרונות
ריכוזי
שפה שונה, סטנדרטים שונים, אין אחידות,
קושי בזיהוי והפעלת פעילויות חוצות ארגון
פתרון ניהולי
אין קו אחיד ביזורי
בזבוז אדמניסטרטיבי
משאבים
מקצועי
ערך מוסף של גוף המטה
15. מה מאפיין בתנועה בין ריכוז לביזור?
ריכוז
מטה רחב בלבד, שנותן שירותים ליחידות
אנשי מטה בתחום כפופים למטה ויושבים ביחידות
מטה התחום כגוף מבקר: תשתיות משותפות,
נהלים, תהליכים משותפים
כפיפות מקצועית למטה וניהולית ליחידה
התחום ביחידות עצמאי ונעזר במטה כגוף ייעוצי
באופן וולנטרי
אין מטה תחומי, פעילות עצמאית
ביזור
ביחידות בלבד
16. כלים בניהול דינאמיקה מטה ושטח
לקיחת אחריות על הפערים
לא לקחת "צד" אחד- לא איש מטה ולא איש שטח. ולא בגלל נטיות אישיות או מאפיינים
אישיותיים.
לראות שהידע שברשות המטה יהיה כמה שיותר מדויק ורלוונטי
יצירת תהליכים אוספי ידע ומפיצי ידע, מערכות תקשורת פתוחות וזורמות גם של ביקורת,
קושי, תסכול, וגם של נתונים, עיבוד, מסקנות, החלטות
יצירת פלטפורמות של דוחות ,דיווחים משני הצדדים במחויבות מלאה אחד לשני.
פגישות פנים אל פנים- יצירת שגרות עבודה הכוללות מפגשים מטה ושטח כחלק
מהעבודה: הגעת השטח למטה והגעת המטה לשטח ( סיורים, פגישות)
17. כלים בניהול דינאמיקה מטה ושטח
• התמדה ועקביות בביסוס הקשר הבריא בין המטה לשטח ולהיפך תוך שמירה עם "יד על
הדופק" כשהארגון גדל או מתכווץ מה קורה למטה ומה קורה בשטח
• הבניית תהליכי עבודה- לא להזניח את התהליכים. לוודא שפועלים על פי התהליכים. גם
המנכל נדרש לפעול על פי התהליכים – לא לעקוף את הארגון.
• לא להישען על הפרסונאלי – ליצור ארגון חכם בתלות יחסית חלקית במי שנושא את המשרה
ולהימנע מתלות גבוהה מדיי.
• עיצוב נורמות עבודה והתנהלות. מסרים ארגוניים בריאים לדרכי התמודדות עם בעיות,
מתחים, מורכבות, אי הבנות ואי סדרים.
• רמת גמישות : החלטה מראש ומשותפת של המטה במה אנו רוצים גמישות ובמה לא.
לדוגמא: מקצועיות ברמה גבוהה- דורשת רמה ריכוזית גבוהה עם בסיס מקצועי חזק במטה.
מומחיות מקומית התאמה לאוכלוסיה- ביסוס מקצועיות בשטח,ביזוריות
18. ניהול מוצלח מתחים מטה שטח
נסו לזהות נקודות עיוורון שלכם
על המתרחש בשטח ועל הערך מוסף של המטה לשטח ,
ככל שתרשו לעצמכם לראות ולטפל במה שלא ראיתם
קודם כך הארגון ישתפר ויצמח.
