1. IL PROCESSO DI AUDIT DEI
SISTEMI DI GESTIONE
DELL’ENERGIA
1

2. Breve ripasso: gli audit interni
L'organizzazione deve effettuare ad intervalli pianificati audit interni per
stabilire se il sistema di gestione per la qualità
• è conforme ai requisiti della norma e del sistema di gestione per la
qualità,
• è stato efficacemente attuato e mantenuto aggiornato.
Deve essere pianificato un programma di audit interni che tenga conto
dello stato e dell'importanza dei processi e delle aree oggetto di verifica,
oltre che dei risultati di precedenti verifiche ispettive.
Devono essere stabiliti i criteri, l'estensione, la frequenza e le modalità delle
verifiche ispettive.
La scelta dei valutatori e la conduzione degli audit interni devono
assicurare l'obiettività e l'imparzialità del processo di verifica. I
valutatori non possono effettuare verifiche sul proprio lavoro.
2

3. IL PROCESSO DI AUDIT
Ripasso concetti principali e terminologia
3

4. Breve ripasso: le verifiche ispettive interne
I responsabili delle aree sottoposte a verifica ispettiva devono
assicurare che vengano adottate, senza indebiti ritardi, le
azioni necessarie per eliminare le non conformità
rilevate e le loro cause. Le azioni successive devono
prevedere la verifica dell'attuazione delle azioni
predisposte e la comunicazione dei risultati di questa
verifica.
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5. Audit Interni (di 1° parte)
Audit interni: o “Audit di prima parte”
sono eseguiti periodicamente dalla Direzione Aziendale o per conto
della stessa da personale che abbia idonee competenze e che
sia indipendente dall’attività sottoposta ad audit.
Sono eseguiti a fronte di:
• Norma di riferimento
• Prescrizioni aggiuntive del sistema di gestione
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6. Audit Esterni (di 2° parte)
Audit esterni “Audit di seconda parte"
sono effettuati sul sistema di gestione qualità di un fornitore al fine del
suo inserimento tre i fornitori qualificati o del mantenimento di tale
condizione.
Sono eseguiti a fronte:
• Della norma di riferimento concordata contrattualmente
• Di specifiche prescrizioni contrattuali
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7. Audit Esterni (di 3° parte)
Audit esterni “Audit di terza parte”
sono effettuati da organismi di audit esterni indipendenti, quali quelli
che rilasciano certificazioni di conformità ai requisiti della ISO
50001 e della ISO 14001 su un Sistema di Gestione ai fini della
certificazione del sistema stesso o di sorveglianza per il
mantenimento della certificazione o dell’accreditamento.
Sono eseguiti a fronte:
• Della norma di riferimento
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8. Introduzione: Il ruolo dell’auditor
IL RUOLO DELL’AUDITOR
In generale l'auditor è una
“persona che ha competenza per effettuare un
audit”
(ISO 19011 cap. 3.8)
N.B.: competenza = dimostrate caratteristiche personali e
dimostrata capacità di saper utilizzare conoscenze e abilità
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9. LA NORMA UNI EN ISO 19011 fornisce linee guida su :
 principi dell’attività di audit (punto 4)
 gestione di un programma di audit (punto 5)
 attività di audit (punto 6)
 competenza e valutazione degli auditor (punto 7)
APPROCCIO PER PROCESSI :
L’audit è un processo, con i relativi :
 Obiettivi
 Risorse
 Fasi di realizzazione
 Criteri di analisi, verifica e miglioramento
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10. Audit – Terminologia ISO 19011
Processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere EVIDENZE DELL’AUDIT
e valutarle con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i CRITERI DELL’AUDIT sono
stati soddisfatti
 CRITERI DELL’AUDIT: insieme di politiche, procedure o requisiti utilizzati come riferimento
 EVIDENZE DELL’AUDIT: registrazioni, enunciazioni di fatti o altre informazioni che sono pertinenti
ai criteri dell’audit e verificabili.
Audit Combinati e Congiunti
 Quando i sistemi di gestione (…) vengono sottoposti contemporaneamente
all'audit, questo viene definito "audit combinato”
 Quando due o più organismi di audit eseguono congiuntamente un audit su di
un'unica organizzazione oggetto deIl'audit, questo viene definito "audit congiunto".
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11. TERMINI E DEFINIZIONI
RISULTANZE DELL’AUDIT
 Risultati della valutazione delle evidenze dell'audit raccolte
rispetto ai criteri di audit - NOTA: Le risultanze dell'audit possono
indicare conformità o non conformità rispetto ai criteri di audit, o
segnalare opportunità di miglioramento.
CONCLUSIONI DELL’AUDIT
 Esito di un audit fornito dal gruppo di audit dopo aver preso in
esame gli obiettivi dell'audit e tutte le risultanze dell'audit.
COMMITTENTE DELL’AUDIT
 Organizzazione o persona che richiede un audit - NOTA: Il
committente può essere l'organizzazione oggetto dell'audit o
qualsiasi altra organizzazione che abbia un diritto regolamentare o
contrattuale di richiedere un audit.
ORGANIZZAZIONE OGGETTO DELL’AUDIT
 Organizzazione sottoposta all’audit.
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12. TERMINI E DEFINIZIONI
AUDITOR - VALUTATORE
 Persona che ha le caratteristiche personali dimostrate e la competenza per effettuare un audit.
GRUPPO DI AUDIT
 Uno o più auditor che eseguono un audit, supportati, se necessario, da esperti tecnici (ET)
NOTE: Un auditor del gruppo di audit è nominato Responsabile del gruppo; il gruppo di audit può
comprendere auditor in addestramento
ESPERTO TECNICO
 Persona che fornisce conoscenze o esperienza specifica al gruppo di audit.
NOTA: La conoscenza o esperienza specifica sono riferite all'organizzazione, al processo o
all'attività da sottoporre ad audit, alla lingua o alla cultura.
NOTA: Un esperto tecnico non può agire come auditor nel gruppo di audit.
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13. TERMINI E DEFINIZIONI
PROGRAMMA DI AUDIT
 Insieme di uno o più audit pianificati per un arco di tempo definito ed orientati verso
uno scopo specifico.
NOTA: Un programma di audit comprende tutte le attività necessarie per pianificare,
organizzare ed eseguire gli audit.
PIANO DELL’AUDIT
 Descrizione delle attività e delle disposizioni per eseguire un audit.
CAMPO DELL’AUDIT
 Estensione e limiti di un audit.
NOTA: il campo dell’audit generalmente comprende una descrizione delle
localizzazioni fisiche, delle unità organizzative, delle attività e dei processi, come
pure il periodo di tempo richiesto.
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14. PRINCIPI DELL’ATTIVITA’ DI AUDIT o“MILESTONES”
INDIPENDENZA
 Gli auditor sono indipendenti dall'attività oggetto dell'audit e sono
liberi da pregiudizi e conflitto d'interesse.
APPROCCIO BASATO SULL’EVIDENZA
 Le evidenze dell'audit sono verificabili. Esse si basano su campioni
delle informazioni disponibili.
L'adesione a questi principi è un prerequisito per fornire conclusioni
dell'audit pertinenti e sufficienti e per assicurare che auditor diversi,
operando indipendentemente l'uno dall'altro, pervengano a
conclusioni simili in circostanze simili.
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15. PRINCIPI RIFERITI AGLI AUDITOR
COMPORTAMENTO ETICO
 Integrità, riservatezza e discrezione sono le caratteristiche
fondamentali della professionalità dell’auditor
PRESENTAZIONE IMPARZIALE
 Obbligo di riportare fedelmente e con precisione. Le risuItanze,
le conclusioni e i rapporti di audit devono riflettere fedelmente
e accuratamente le attività dell'audit. Devono essere inoltre
segnalate le difficoltà significative incontrate durante I'audit e
eventuali opinioni divergenti non risolte tra il gruppo di audit e
l'organizzazione oggetto dell'audit.
ADEGUATA PROFESSIONALITA’
 Applicazione di accuratezza e capacità critica nell'attività di
audit. Possedere la competenza necessaria è un importante
fattore.
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16. Registrazioni del programma di audit
È NECESSARIO CONSERVARE REGISTRAZIONI CHE ATTESTINO
L’ATTUAZIONE DEL PROGRAMMA DI AUDIT OVVERO:
 Le registrazioni relative ai singoli audit ossia:
 i Piani di Audit
 i rapporti di audit
 i rapporti di non conformità
 i rapporti di azioni correttive
 i rapporti di azioni preventive
 i risultati dei riesami degli audit4
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17. Registrazioni del programma di audit
È NECESSARIO CONSERVARE REGISTRAZIONI CHE ATTESTINO
L’ATTUAZIONE DEL PROGRAMMA DI AUDIT OVVERO:
 le registrazioni relative al personale coinvolto nell’audit riguardanti argomenti quali:
 la valutazione delle competenze e delle prestazioni dell’auditor
 la composizione del gruppo di audit
Il mantenimento ed il miglioramento delle competenze
Le registrazioni dovrebbero essere conservate e conservate con adeguata
sicurezza.
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18. Attività di audit
REDAZ E
CHIUSURA
AVVIO RIESAME DISTRIB.
PREPARAZIONE EFFETTUAZIONE DELL’
AUDIT DOC. RAPP. DI
AUDIT
AUDIT
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19. Avvio dell’Audit
Nomina responsabile gruppo di audit Costituzione gruppo di audit
Definizione obiettivi
. Conformità a criteri audit Definizione Criteri
Definizione Campo
. Conformità a requisiti Politiche, procedure,
Estensione e limiti audit
contrattuali o cogenti norme, leggi,
spaziali e
. Raggiungimento obiettivi regolamenti, requisiti
temporali
. Identificazione del sistema di gestione
aree miglioramento
Determinazione della fattibilità dell’audit
Disponibilità informazioni, collaborazione organizzazione auditata, tempi e risorse
Contatto iniziale con l’organizzazione oggetto dell’audit
Stabilire canale di comunicazione, fornire informazioni,
richiedere documenti e registrazioni, determinare le regole di sicurezza
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20. Gruppo di audit
Prestare attenzione a:
• Dimensioni del gruppo
• Competenza complessiva necessaria
• Necessità di indipendenza di tutti i membri del gruppo
• Capacità di guida da parte di RGV
• Assenza di conflitti tra membri gruppo e valutato
• Capacità organizzativa dei membri del gruppo
• Rapporti gerarchici tra membri del gruppo
• Autorità ed autorevolezza del gruppo
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21. Conduzione del riesame della documentazione
La documentazione oggetto dell’audit deve essere riesaminata e valutata prima
dell’inizio dell’audit sul campo.
Quali documenti?
-I rapporti degli audit precedenti
-I documenti e registrazioni del sistema di gestione pertinenti.
Il riesame può essere condotto anche all’inizio della verifica sul posto, se non
risulta dannoso per il raggiungimento degli obiettivi dell’audit .
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22. Preparazione dell’audit sul posto
Piano di audit
Comprende:
gli obiettivi - i criteri - il campo - le date ed i luoghi -
la stima della durata temporale – i ruoli e le responsabilità –
le risorse necessarie –la lingua utilizzata –
le indicazioni per la logistica - gli aspetti soggetti
a vincoli di riservatezza
Assegnazione dei compiti al gruppo di audit
Preparazione dei documenti di lavoro
Liste di riscontro e/o moduli di registrazione
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23. Svolgimento dell’audit
Riunione di apertura
Raccolta e verifica delle informazioni
Elaborazione delle risultanze dell’audit
Preparazione delle conclusioni dell’audit
Conduzione della riunione di chiusura
Preparazione, approvazione
e distribuzione del rapporto di audit
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24. Riunione di apertura
Ha rilievo marginale negli audit di prima parte.
E’ importante comunque per:
 confermare il piano di audit o apportare modifiche
 fornire una breve sintesi di come si eseguono le attività di audit
spiegare i criteri di conduzione dell’audit
concordare gli aspetti logistici
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25. Raccolta e verifica delle informazioni
Le informazioni inerenti gli obiettivi, il campo ed i criteri dell’audit
dovrebbero essere raccolte mediante un opportuno campionamento e
dovrebbero essere verificate.
Solo le informazioni che è possibile verificare possono costituire evidenze
oggettive dell’audit e pertanto registrate.
Le evidenze raccolte costituiscono un campione delle informazioni
disponibili per cui vi è sempre un elemento di incertezza di cui è
necessario tenerne conto: è necessario approfondire le evidenze per
attribuire una NC.
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26. Raccolta delle informazioni
I metodi per raccogliere informazioni comprendono
• Interviste:
Durante l’orario di lavoro e sul luogo di lavoro abituale
Mettendo a proprio agio le persone
• N.B. Spiegando le ragioni dell’intervista
Evitando di influenzare le risposte
Ringraziando per la partecipazione
• osservazione di attività
– osservazione dell’ambiente di lavoro
• riesame dei documenti
– Procedure, istruzioni
– Registrazioni
– Informazioni di ritorno
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27. Processo Raccolta delle informazioni
Fonti di informazioni
Raccolta evidenze
Valutazione rispetto
ai criteri dell’audit
Risultanze
Riesame
Conclusioni dell’audit
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28. Elaborazione delle risultanze dell’audit
Le evidenze raccolte dell’audit devono essere sempre confrontate con i criteri
dell’audit per dare luogo alle risultanze. Le risultanze indicano conformità, non
conformità e se previsto opportunità di miglioramento.
È necessario che il gruppo di verifica si riunisca per discutere ed esaminare le
risultanze dell’audit.
Il piano di verifica potrebbe contenere all’interno la possibilità di registrare le
risultanze dell’audit.
Le non conformità devono essere riesaminate con l’organizzazione oggetto
dell’audit per far si che quest’ultima abbia la consapevolezza che le evidenze
dell’audit sono accurate e le NC capite. Si devono cercare di risolvere le divergenze
di opinione e segnalare i punti non risolti.
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29. Preparazione delle conclusioni dell’audit
Il gruppo di VI, prima della chiusura, si confronta al fine di :
 riesaminare le risultanze dell’audit a fronte degli obiettivi prefissati
 concordare le conclusioni
 preparare raccomandazioni, se richiesto dagli obiettivi dell’audit
 discutere sulle azioni successive da intraprendere.
29

30. Conduzione della riunione di chiusura
Nella riunione di chiusura tra team di V.I. e organizzazione auditata:
-si presentano le risultanze dell’audit
- si concorda il tempo per la definizione delle azioni correttive
Qualora emergano delle divergenze tra i partecipanti alla riunione circa le
risultanze dell’audit, queste dovrebbero essere risolte e, in caso contrario,
documentate tutte le opinioni.
Se comprese negli obiettivi dell’audit, si dovrebbero presentare anche le
raccomandazioni.
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31. Preparazione, approvazione
e distribuzione del rapporto di audit
La preparazione del rapporto di audit spetta al RGVI.
Il rapporto di audit include:
 gli obiettivi dell’audit
 il campo di applicazione dell’audit
 l’identificazione del committente dell’audit
 l’identificazione del team di audit
 le date e i luoghi dove è stato condotto l’audit
 i criteri dell’audit
Le risultanze dell’audit
Le conclusioni dell’audit 31

32. Preparazione, approvazione
e distribuzione del rapporto di audit
Il rapporto di audit può includere:
l’elenco dei rappresentanti dell’organizzazione oggetto dell’audit
 la conferma che gli obiettivi dell’audit sono stati raggiunti
 eventuali aree non coperte anche se facenti parte del campo dell’audit
 eventuali divergenze emerse in sede di audit
 le raccomandazioni emerse per il miglioramento
 i piani delle azioni emerse a seguito di audit
La lista di distribuzione del rapporto
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33. Preparazione, approvazione
e distribuzione del rapporto di audit
Il rapporto di audit dovrebbe essere emesso nei tempi concordati, datato,
riesaminato e firmato. Lo stesso deve essere distribuito ai destinatari
designati dal committente dell’audit.
Il rapporto di audit è di proprietà del committente dell’audit.
Il team di audit e tutti i destinatari del rapporto sono tenuti alla riservatezza
del documento
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34. Chiusura dell’audit
L’audit si considera completato quando tutte le attività previste nel piano di
audit sono completate ed il rapporto di audit è approvato e distribuito.
I documenti inerenti l’audit dovrebbero essere conservati o distrutti in
accordo alle procedure del programma di audit.
Il team di verifica ed i responsabili del programma di audit non dovrebbero
divulgare i contenuti dei documenti né informazioni scaturite dalla verifica.
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35. Conduzione di azioni successive all’audit
Le conclusioni dell’audit possono richiedere all’organizzazione valutata
l’attuazione di azioni correttive, preventive e/o di miglioramento
Tali azioni non sono considerate facenti parte dell’audit e sono di
competenza dell’organizzazione auditata che deve definirle ed applicarle
nei tempi concordati, oltre a rendere noto al committente dell’audit il
relativo stato di attuazione.
Il completamento e l’efficacia di tali azioni deve essere sempre verificato.
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36. Competenza e valutazione degli auditor
La buona riuscita dell’audit dipende dalla competenza degli auditor
incaricati.
Tale competenza è basata:
 sul possesso di caratteristiche personali
 dalla capacità di applicare le conoscenze delle competenze
ottenute mediante l’istruzione, l’esperienza di lavoro, la formazione
e l’addestramento come auditor e l’esperienza di audit
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37. Competenze degli auditor
QUALITA’ CONOSCENZE AMBIENTE
CONOSCENZE ED ED ESPERIENZE CONOSCENZE
ESPERIENZE GENERICHE ED ESPERIENZE
ISTRUZIONE ESPERIENZA FORMAZIONE ESPERIENZA
DI LAVORO SUGLI AUDIT DI AUDIT
ATTRIBUTI PERSONALI
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38. IL PROCESSO DI AUDIT
Verifiche sulla norma ISO
50001
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39. DOCUMENTI E REGISTRAZIONI
39

40. DOCUMENTI E REGISTRAZIONI
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41. 4.2.1 RESPONSABILITA’ DELL’ALTA
DIREZIONE
Verificare che l’organizzazione abbia:
Definito le autorità relative all’attuazione/miglioramento del SGE, incluse
le deleghe per gli investimenti,
Nominato ufficialmente il Rappresentante della Direzione per il SGE,
Deliberato ufficialmente investimenti per il miglioramento del SGE,
coerenti con gli impegni espressi nella politica per l’ energia.
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42. 4.2.2 RAPPRESENTANTE DELLA DIREZIONE
Verificare che il Rappresentante della Direzione abbia:
Definito un organigramma che includa le posizioni organizzative inerenti
al SGE,
Predisposto mansionari o altri documenti che stabiliscano le
responsabilità inerenti al SGE,
Comunicato al personale le responsabilità inerenti al SGE
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43. 4.4.2 PRESCRIZIONI LEGALI ED ALTRE
PRESCRIZIONI
Verificare che l’organizzazione abbia:
Predisposto un registro delle prescrizioni di legge europee, nazionali,
regionali e degli eventuali regolamenti e piani comunali applicabili ai
propri aspetti energetici,
Valutato come le prescrizioni di legge si applicano alle proprie attività,
Valutato l’adeguatezza del SGE, in termini di controllo operativo,
sorveglianza e misurazione, organizzazione del lavoro, formazione,
sistema tecnico, a seguito delle prescrizioni di legge applicabili,
Disponibili documenti/registrazioni derivanti da requisiti cogenti (es. libretti
di centrale degli impianti termici),
Attivato adeguati canali per l’aggiornamento in merIto alle prescrizioni
legali.
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44. 4.4 PIANIFICAZIONE
Verificare che l’organizzazione abbia:
Definito i criteri per il riesame energetico
Documentato i risultati del riesame energetico
Mantenuto aggiornato il riesame energetico ad intervalli definiti,
coerentemente con eventuali cambiamenti nelle strutture,
apparecchiature, sistemi o processi.
Individuato opportunità di miglioramento delle prestazioni energetiche
Definito l’Energy Baseline, quale consumo di riferimento per la
valutazione del miglioramento delle prestazioni energetiche
Individuato EnPI
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45. 4.4.6 OBIETTIVI, PROGRAMMI E TRAGUARDI
ENERGETICI
Verificare che l’organizzazione abbia:
Definito e documentato obiettivi e traguardi per l’energia misurabili ed i
programmi ad essi correlati; devono essere stabiliti e documentati i
termini temporali entro i quali raggiungere tali traguardi;
Obiettivi e traguardi devono considerare gli usi energetici significativi e le
prescrizioni di legge applicabili;
I programmi devono specificare responsabilità, risorse e tempi di
attuazione;
Devono essere stanziate formalmente le risorse finanziarie per attuare i
programmi stabiliti (approvazione investimento da parte dell’ Alta
Direzione)
Obiettivi, traguardi e programmi dovrebbero essere monitorati a intervalli
definiti.
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46. 4.5.2 COMPETENZA, FORMAZIONE,
CONSAPEVOLEZZA
Verificare che l’organizzazione abbia:
Attuato iniziative adeguate per la sensibilizzazione del personale alla riduzione degli sprechi
ed all’uso razionale dell’energia,
Definito la competenza necessaria per le posizioni organizzative, le cui attività hanno un
effetto sull’efficienza energetica, in termini di esperienza, formazione e istruzione; es di
posizioni di interesse:
Servizi generali,
Manutenzioni,
Produzione,
Progettazione,
Acquisti.
Pianificato le attività di formazione ed addestramento necessarie ad un’efficace
funzionamento del SGE.
Erogato la formazione ed addestramento
Conservato le pertinenti registrazioni (CV, attestati frequenza corsi, abilitazioni/certificazioni
conseguite (quali ad esempio EGE, certificatore energetico in edilizia, auditor SGE,
abilitazione alla conduzione dei generatori di calore)
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47. 4.5.3 COMUNICAZIONE
Verificare che l’organizzazione abbia:
Preso una decisione ufficiale in merito alla comunicazione o meno verso
l’esterno, riguardo alle prestazioni del proprio SGE e, in caso abbia
deciso di comunicare le proprie prestazioni, che sia stato stabilito e
documentata la metodologia,
Stabilito le modalità di comunicazione interna riguardo al SGE e alle
prestazioni energetiche, quali informazioni, a chi richiederle, con quale
mezzo, con quale frequenza.
Stabilito le modalità di comunicazione interna per favorire commenti o
suggerire miglioramenti del SGE
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48. 4.5.5 CONTROLLO OPERATIVO
Procedure per il controllo operativo e la manutenzione dovrebbero
comprendere:
procedure di gestione e liste di controllo per evitare e minimizzare gli
sprechi
programmi di gestione e manutenzione di macchinari, equipaggiamenti
ed attrezzature
descrizione degli interventi di assistenza per le relative attrezzature,
compreso ciò che è soggetto ad assistenza
identificazione dei dipartimenti e personale responsabile per il controllo e
la manutenzione delle attrezzature
pianificazione dell’ispezione delle attrezzature e descrizione di come
deve essere fatta l’ispezione.
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49. 4.5.6 PROGETTAZIONE
La progettazione consapevole dell’energia dovrebbe assicurare che:
l’analisi minuziosa della richiesta di energia venga effettuata nelle prime
fasi del progetto
successivamente venga effettuata una verifica energetica in appropriate
fasi di progettazione, ove possibile (offerte, progettazione di dettaglio
iniziale, progettazione finale, scelta delle attrezzature, consegna,
commissione, ecc.)
i compiti delle persone responsabili della progettazione siano
chiaramente definiti.
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50. 4.5.7 APPROVVIGIONAMENTO DI SERIZI
ENERGETICI, IMPIANTI, PRODOTTI, ENERGIA
Procedure suggerite dovrebbero includere:
politiche di acquisto, ove applicabili
linee guida di acquisto, es. criteri che devono essere seguiti se i prodotti
proposti hanno il potenziale di incrementare il consumo di energia
oltre il livello prescritto
verifiche energetiche dettagliate se richieste
criteri di ritorno dell’investimento e metodi di calcolo, es. valutazione
economica
valutazione del costo del ciclo di vita
lista minuziosa approvata di pezzi di ricambio energeticamente efficienti
e/o negozi in cui vengono venduti tali elementi.
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51. 4.6.1 MONITORAGGIO, MISURAZIONE,
ANALISI
Il Piano di Monitoraggio dell’energia dovrebbe comprendere quanto
segue:
come vengono misurati e registrati i consumi di energia le variabili ed i
fattori
l’estensione del monitoraggio, compresa la frequenza delle misurazioni;
calibrazione e manutenzione delle attrezzature di misura
ruoli e responsabilità del relativo personale
come viene calcolata la previsione di consumo in relazione alle variabili
di influenza.
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